ZIV-Schulung. Excel 2010 für Fortgeschrittene

Transkript

1 ZIV-Schulung Excel 2010 für Fortgeschrittene

2 Alles unter Kontrolle - Datenanalyse für Fortgeschrittene

3 Spezialfilter Mithilfe von Filterkriterien in einem separaten Zellbereich können Filter für mehrere Spalten definiert werden. Demo-Datei: Spezialfilter.xlsx Den Spezialfilter kann man über Daten-Sortieren und Filtern-Erweitert aufrufen. Listenbereich: Tabelle Kriterienbereich: Filterkriterien Option: an gleicher Stelle filtern oder an eine andere Stelle kopieren (Letzteres zum Üben empfehlenswert!) Neu in 2010: Ausgabe des Kriterienbereich sowie des Filterergebnisses auf einem separaten Blatt möglich. (Funktioniert nur bei Aufruf des Spezialfilters aus dem separaten Blatt!)

4 Spezialfilter (2) Mehrere Kriterien können miteinander durch Bedingungen verknüpft werden. Bei UND-Verknüpfungen befinden sich die Suchkriterien in einer Zeile. Bei ODER-Verknüpfungen befinden sich die Suchkriterien in einer Spalte und unterschiedlichen Zeilen. Bsp: Alle Mitarbeiter über 59 Jahre mit einem Gehalt zwischen 1600 und 1800 Euro. Suchkriterien können auch das Ergebnis von Berechnungen sein. In der Formel des berechneten Suchkriteriums können die Spaltenüberschriften direkt eingegeben werden.

5 Übung Spezialfilter: Kundenverzeichnis.xlsx Öffnen Sie die Datei Kundenverzeichnis.xlsx. Ermitteln sie mit dem Spezialfilter auf einem separatem Blatt alle Datensätze, die folgende Bedingung erfüllen: Alle Kunden aus Wiesbaden, Mainz und Berlin mit einem Umsatz 2009 von mehr als Euro. Speichern Sie Ihr Ergebnis unter Kundenverzeichnis-E.xlsx

6 Daten konsolidieren nach Position Daten verschiedener identisch aufgebauter Tabellen (Quellbereiche) werden in einer Gesamtberechnung (Zielbereich) zusammengefasst. Demo-Datei: Filialen.xlsx Erstellung eines identischen Zielbereichs nach Aktivierung der ersten Zelle des Zielbereichs, Aufruf Daten- Datentools-Konsolidieren Verweise auf Filialen-Blätter Funktionswahl (Summe, Anzahl, etc.) Verknüpfungen mit Quelldaten

7 Daten konsolidieren nach Kategorie Daten verschiedener Tabellen (Quellbereiche) mit identischen Zeilenund Spaltenbeschriftungen werden in einer Gesamtberechnung (Zielbereich) zusammengefasst. Gemäß den Beschriftungen werden die Werte der Quellbereiche im Zielbereich zugeordnet Demo-Datei: Filialen2.xlsx Zielbereich anlegen, groß genug wählen nach Aktivierung der ersten Zelle des Zielbereichs, Aufruf Daten- Datentools-Konsolidieren Verweise auf Filialen-Blätter mit Zeilen- und Spaltenüberschriften Aktivieren der Kontrollkästchen Oberster Zeile / Linker Spalte

8 Konsolidierungsergebnisse bearbeiten / löschen Nur über das Fenster Konsolidieren können: zusätzliche bzw. geänderte Quellbereiche aufgenommen werden. Quellbereiche gelöscht werden. (Werden die Konsolidierungsergebnisse direkt im Zielbereich gelöscht, wird nicht die Konsolidierungsdefinition gelöscht. Dazu müssen alle Quellbereiche im Fenster Konsolidieren gelöscht werden.) andere Funktionen zur Berechnung gewählt werden. Konsolidierungsergebnisse werden im Zielbereich automatisch gegliedert. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

9 Übung Konsolidierung: Popkonzert.xlsx Öffnen Sie die Datei Popkonzert.xlsx Konsolidieren Sie die Tabellen Köln, Dortmund und Frankfurt nach Rubrik (mit der Funktion ANZAHL) in der Tabelle Anzahl ohne Verknüpfungen, um die Anzahl der Veranstaltungsorte für verschiedene Preisklassen zu ermitteln. Konsolidieren Sie die Tabellen Köln, Dortmund und Frankfurt nach Rubrik (mit der Funktion SUMME) in der Tabelle Gesamt mit Verknüpfungen, um die Umsätze des Kartenverkaufs zu ermitteln. Blenden Sie alle Detaildaten ein. Speichern Sie Ihr Ergebnis unter Popkonzert-E.xlsx

10 Pivot-Tabellen (1) Erstellung Eine Pivot-Tabelle ist eine interaktive Tabellensicht, mit der durch verschiedene Filter- und Berechnungsmethoden Daten übersichtlich angezeigt und analysiert werden können. Demo-Datei: Bestellungen.xlsx Einfügen-PivotTable-Dialogfenster PivotTable erstellen Die zu analysierenden Dateien dürfen keine Leerzeilen enthalten Erstellung in neuem Arbeitsblatt durchführen.

11 Pivot-Tabellen (2) Felderanordnung Über die erscheinende PivotTable-Feldliste werden ausgewählte Felder (=Spalten) auf die vier Pivot-Bereiche (Berichtsfilter, Spaltenbeschriftungen, Zeilenbeschriftungen, Werte) Die Anordnung der Felder (Layout) kann jederzeit geändert werden.

12 Pivot-Tabellen (3) Anpassungen Felder beschriften Feldliste: andere Berechnungsfunktion (z.b. Anzahl) im Wertebereich festlegen PivotTable-Tools Entwurf PivotTable-Format für die Tabelle wählen Daten filtern (Berichts-, Beschriftungs-, Wertefilter) Quelldaten eines Wertfeldes anzeigen (Drilldown durch Doppelklick)

13 Pivot-Tabellen (4) Datengruppierung Innerhalb einer Pivot-Tabelle können Sie Elemente von Spalten- bzw. Zeilenfeldern zu individuellen Gruppen zusammenfassen. Die Gruppierungen lassen sich mit Teilergebnissen separat auswerten. Markierung mehrerer Eintragungen mithilfe der STRG-Taste Anschließend in den PivotTable-Tools Optionen-Gruppieren- Gruppenauswahl wählen. Zur schnelleren Übersicht kann man sich sog. Datenschnitte anzeigen lassen (neu in Excel 2010), die schnelle Filtervariationen zulassen. Bei Verwendung werden die Datenschnitt-Tools eingeblendet.

14 Übung Pivot-Tabellen: Vertreterumsätze.xlsx Öffnen Sie die Datei Vertreterumsätze.xlsx Werten Sie die Tabelle auf einem separaten Tabellenblatt in einer Pivot- Tabelle wie abgebildet aus. Fügen Sie Datenschnitte für Vertreter, Land und Region ein und stellen Sie den Datenschnitt für die Region Süd ein. Speichern Sie Ihr Ergebnis unter Vertreterumsätze-E.xlsx

15 Pivot-Tabellen (5) Graphische Umsetzung in PivotCharts Daten einer Pivot-Tabelle können in einem Diagramm (PivotCharts) graphisch dargestellt werden. Dies geschieht auf ähnliche Weise wie bei normalen Excel-Diagrammen. Demo-Datei: Vertreterumsätze-E.xlsx Erstellt werden PivotCharts über Optionen-Tools-PivotChart auf demselben Tabellenblatt wie die Pivot-Tabelle. Der PivotChart-Filterbereich wird automatisch eingeblendet. Elemente der Spaltenfelder werden zu Einträgen der Legende, Elemente der Zeilenfelder werden zu den Einheiten der x-achse.

16 Demo-Datei: Matrizen.xlsx Matrixformeln Als Matrix bezeichnet man einen rechteckigen Zellbereich, für den bestimmte Rechenregeln gelten. Mit einer Matrixformel können mehrere Berechnungen auf einmal durchgeführt werden. Matrixformeln können nicht direkt eingegeben werden, sondern durch Betätigen der Tastenkombination STRG+UMSCHALT+ENTER bei Abschluss der Formeleingabe. {=Matrixformel} Beispiele: Formel Erläuterung Ergebnis {=A1:G1*A10:G10} {=Summe(B5:B10- A1:A6)} Die Zellinhalte der Zellen A1 bis G1 werden mit den Zellinhalten A10 bis G10 multipliziert. Die verschiedenen Ergebnisse werden im Ausgabereich, der zuvor markiert werden muss, ausgegeben. Die Zellinhalte der Zellen A1 bis A6 werden von den Zellinhalten der Zellen B5 bis B10 subtrahiert. Die Ergebnisse werden addiert. A1*A10, B1*B10, (B5-A1)+(B6- A2)+(B7-A3)

17 Übung Matrixformeln: Poster.xlsx Öffnen Sie die Datei Poster.xlsx Berechnen Sie mit Hilfe einer Matrixformel in der Spalte D die Rückgabequote: (Zurückgenommen/Ausgegeben). Ermitteln Sie mit Hilfe einer Matrixformel in Zelle G4 anhand der ausgegebenen und nicht zurückgegebenen Poster den Gesamtumsatz aller Serien. Berechnen Sie in Zelle G5 den geometrischen Mittelwert (GEOMITTEL) der Rückgabequoten. Berechnen Sie in Zelle G9, wie viele Serien rentabel sind. Eine Serie gilt als rentabel, wenn die Rückgabequote höchstens 30 Prozent beträgt. Speichern Sie Ihr Ergebnis unter Poster-E.xlsx

18 Was wäre wenn Prognosen mit Excel

19 Was wäre wenn (1) - Zielwertsuche Die Zielwertsuche wird eingesetzt, wenn in einer Ergebniszelle ein bestimmtes Ergebnis erzielt werden soll. Ein Ausgangswert wird so lange verändert, bis der angestrebte Zielwert ermittelt wird. Demo-Datei: Zielwertsuche.xlsx Aufruf: Daten-Datentools-Was wäre wenn-analyse-zielwertsuche

20 Übung Zielwertsuche: Preis.xlsx Öffnen Sie die Datei Preis.xlsx und aktivieren Sie das Tabellenblatt Stück Berechnen Sie mit Hilfe einer Zielwertsuche den Gewinn in C18, wenn ein Barverkaufswert von 30 Euro erzielt werden soll. Wechseln Sie zum Blatt Stück Ermitteln Sie mit einer erneuten Zielwertsuche auf welchen Betrag der Materialeinkauf in Zelle D8 gesenkt werden muss, um die Selbstkosten in Höhe von 16,80 Euro zu erreichen. Speichern Sie Ihr Ergebnis unter Preis-E.xlsx

21 Was wäre wenn (2) - Datentabelle Mit einer Datentabelle kann man ermitteln, wie sich innerhalb einer Formel unterschiedliche Werte einer bzw. zweier Variablen auf das Ergebnis auswirken. Demo-Datei: Datentabelle.xlsx Datentabelle mit zwei Variablen vorbereiten Datenanalyse mit zwei Variablen durchführen Markieren der Datentabelle B6:E16 Daten-Datentools-Was wäre wenn-analyse- Datentabelle Eingabe der Bezugszellen für die zwei Variablen

22 Was wäre wenn (3)- Szenarien Mit Szenarien können innerhalb einer Tabelle eine Reihe von Werten ausgetauscht werden, um so unterschiedliche Auswirkungen auf Ergebnisse zu vergleichen, z.b. best case -, worst case -Szenarien. Demo-Datei: Hotel.xlsx Szenario 1: Vorjahreszahlen Szenario 2: optimistische Besucherzahlen Szenario 3: pessimistische Besucherzahlen Aufruf: Daten-Datentools-Was wäre wenn-analyse -Szenario-Manager Szenario hinzufügen, Szenario-Werte definieren Szenarien anzeigen Szenariobericht erstellen (Zusammenfassung)

23 Übung Szenarien: CD-Absatz.xlsx Öffnen Sie die Datei CD-Absatz.xlsx Erstellen Sie für jeder der vier Quartale des kommenden Jahres ein eigenes Szenario. Verwenden Sie dazu die Angaben der unteren Tabelle. 1. Quartal 2. Quartal, nach Umbau 3. Quartal Abteilung vergrößert 4. Quartal Weihnachtsgeschäft Rock Jazz Klassik Dancefloor Geben Sie zu den Szenarien Kommentare (Umbau, Abteilung, etc.) ein. Zeigen Sie die Szenarien nacheinander an. Erstellen Sie einen Szenario-Bericht. Speichern Sie Ihr Ergebnis unter CD-Absatz-E.xlsx

24 Alles auf einen Blick - Spezielle Diagrammbearbeitung

25 Sekundärachsen einfügen Demo-Datei: Werbemittel.xlsx Eine Sekundärachse (2. Y-Achse) ist in Diagrammen sinnvoll, wenn einzelne Datenreihen sehr unterschiedliche Werte besitzen. Datenreihe mit stark abweichenden Werten markieren Diagramm-Tools Layout Auswahl Formatieren Reihenoptionen Datenreihe zeichnen auf Sekundärachse Vergleich: Werbung - Umsatz Umsatz TEUR TEUR TEUR TEUR TEUR 500 TEUR 0 TEUR Jan Feb Mär Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez 200 TEUR 150 TEUR 100 TEUR 50 TEUR 0 TEUR Werbung Werbung Umsatz

26 Fehlerindikatoren Fehlerindikatoren werden verwendet, um zu verdeutlichen, dass Datenreihen auf Werten basieren, die ungenau bzw. fehlerhaft sein können, z.b. die Berücksichtigung von prozentualen Fehlerquoten bzw. Standardabweichungen. Aufruf: Diagramm-Tools Layout Analyse Fehlerindikatoren Weitere Fehlerindikatoroptionen Umsatz und Kosten (Planung) 1800 Jan Feb Mär Apr Mai Jun Geplanter Umsatz Geplante Kosten

27 Objekte in Diagramme einfügen Grafiken und Objekte werden in Diagrammen auf unterschiedliche Weise für optische Akzente eingesetzt (frei positionierbar; dem Diagrammbereich bzw. der Zeichnungsfläche zugewiesen; zur Anzeige von Datenreihen bzw. Datenpunkten) Eingefügte Objekte können mit der Maus nicht mehr über die Grenzen des Diagramms hinaus verschoben werden. Bsp: Musikhaus Wagner Januar Februar März

28 Übung zu Diagrammen: Schnee.xlsx Öffnen Sie die Datei Schnee.xlsx Erstellen Sie aus den Tabellendaten ein Diagramm (Diagrammtyp: Linie) auf einem separaten Diagrammblatt mit dem Namen Diagramm Schneehöhen und positionieren Sie die Legende oberhalb der Zeichnungsfläche. Lassen Sie für alle Datenpunkte der Datenreihe Schneehöhe am Berg einen Fehler indikator anzeigen, der eine mögliche Abweichung von 5% nach oben und unten darstellt. Fügen Sie für beide Datenreihen eine polynomische Trendlinie hinzu. Bezeichnen Sie die Trendlinien mit Tendenz am Berg und Tendenz im Tal Speichern Sie Ihr Ergebnis unter Schnee-E.xlsx

29 Alles gemeinsam Teamarbeit mit Excel 2010

30 Arbeitsmappen freigeben und schützen Arbeitsmappen können im Team über Überprüfen Änderungen Arbeitsmappe freigeben freigegeben werden. Demo-Datei: Kostenplanung.xlsx Standardmäßig können alle Teammitglieder die Freigabe einer Arbeitsmappe aufheben. Um dies zu verhindern deaktiviert man generell das Kontrollkästchen im Fenster Arbeitsmappe freigeben, Register Status. Alternativ kann die generelle Aufhebung der Mappenfreigabe durch ein Kennwort über Überprüfen Änderungen Arbeitsmappe schützen und freigeben verhindert werden.

31 Arbeitsblätter und Zellen schützen Blattschutz: Möglichkeit, Tabelleninhalte vor (versehentlichen) Änderungen zu schützen, z.b. wenn mehrere Personen eine komplexe Tabelle bearbeiten. Aufruf: Überprüfen Änderungen Blatt schützen Im Fenster Blatt schützen kann ein Kennwort vergeben werden. Über Kontrollkästchen können Ausnahmen definiert werden. Einzelne Zellen können durch vorheriges Entfernen der standardmäßigen Zellsperrung über Start - Zellen Format Zelle sperren (deaktivieren) vom Blattschutz ausgenommen werden.

32 Änderungen nachverfolgen Aufruf: Überprüfen Änderungen Änderungen nachverfolgen Einstellungen im Fenster Änderungen hervorheben vornehmen. Änderungen annehmen/ ablehnen

33 Übung Teamarbeit: Team. xlsx, Team_Caspari.xlsx, Team_Thomas.xlsx Öffnen Sie die Datei Team.xlsx Fügen Sie den Befehl Arbeitsmappen vergleichen und zusammenführen zur Schnellzugriffsleiste hinzu. Führen Sie in der geöffneten Arbeitsmappe die Kopien der Dateien Team_Caspari.xlsx und Team_Thomas.xlsx zusammen. Legen Sie fest, dass die Änderungen am Bildschirm hervorgehoben werden. Prüfen Sie alle Änderungsvorschläge: oübernehmen Sie in Zelle B5 den von Frau Thomas geänderten Wert. oübernehmen Sie für die restlichen geänderten Zellen die jeweiligen Vorschläge beider Kollegen. Speichern Sie Ihr Ergebnis unter Team-E.xlsx