Zuständigkeitskatalog Bezügezahlung (Herkömmliche Bearbeitung)

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1 Zuständigkeitskatalog Bezügezahlung (Herkömmliche Bearbeitung) Verfasser: Carsten Schiemann 1

2 Inhaltsverzeichnis 1. Zuständigkeiten der Bezüge anordnenden Stelle Zuständigkeiten im Bereich herkömmliche Bearbeitung beim BADV Zuständigkeiten des BADV (Bezüge zentral)

3 1. Zuständigkeiten der Bezüge anordnenden Stelle 1.1 Allgemeine Aufgaben Mitteilung der Stammdaten zur Einrichtung des Arbeitgebers im Bezügezahlungsverfahren, Mitteilung bei Änderungen (Anschrift, Dienststellenstruktur, Betriebsnummern, Kontonummer Sozialversicherung, Kontonummer Zusatzversorgung, Unfallversicherung, Insolvenzgeldumlage, etc.) Einrichtung der Haushaltsstellen (ggf. Objektkonten) im HKR-Verfahren; ggf. Beantragung von Guthabenkonten beim BMF (Referat II A 6) Haushaltsplanung (Ermittlung der Personalkosten für Folgejahre, Kostenkalkulation bei Neueinstellungen) Bearbeitung aller beamten- und tarifrechtlichen Belange (Schriftwechsel, Auskünfte an Bedienstete) Pflichten des AG lt. Schwerbehindertengesetz (Führen des Schwerbehindertenverzeichnisses) Schriftverkehr und Datenübermittlung an die statistischen Landesämter bei Verdiensterhebung 1.2 Fallspezifische Aufgaben Im Besoldungsbereich Festsetzung und Anordnung von Bezügen: Grundgehalt, Familienzuschlag, Zulagen, Zuschläge, Prämien, vermögenswirksame Leistungen, Sonderzahlungen (Sonderzuwendung), Anwärterbezüge, Vergütungen, Sterbegeld Überwachung des Familienzuschlags, Versendung der Erklärungen an die Zahlungsempfänger und der Vergleichsmitteilungen an andere Arbeitgeber Festsetzung der Erfahrungszeit und der Dienstzeiten (einschließlich Stufenfestsetzung) Feststellungsverfahren zur Anwärterbezügekürzung nach nicht bestandener Zwischen- oder Abschlussprüfung ( 66 Abs.2 und 3 BBesG) Nachversicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung (außer Entgeltermittlung und Abführung) 3

4 1.2.2 Im Tarifbereich Festsetzung und Anordnung von Bezügen: Entgelt, Zulagen, Zuschläge, Prämien, vermögenswirksame Leistungen, Jahressonderzahlungen, Einmalzahlungen, Ausbildungsvergütung, Strukturausgleich Festlegung der Stufe und der Beschäftigungszeiten Zuordnung in die neue Entgeltgruppe ( 4 TVÜ Bund); Überwachung des Bewährungsaufstiegs (bis 2007) Bearbeitung und Überwachung von Fehlzeiten und Unterbrechungen; Anordnung von Zeiten der Entgeltfortzahlung ( 21 TVöD) Festsetzung der Pauschalgruppen der Kraftfahrer Sozialversicherung Erstmalige Anmeldung bei der Sozialversicherung (sofern eine maschinelle Anmeldung innerhalb von 6 Wochen nach Beginn der Beschäftigung nicht erfolgt) Festlegung der Beitragsgruppen in der SV (materiell-rechtliche Prüfung der Versicherungspflicht) Kontrolle der maschinell erstellten Meldungen (in Zusammenarbeit mit dem BADV) Prüfung der Versicherungsfreiheit wegen Jahresarbeitsentgelt-Überschreitung Festsetzen und Überwachen der Arbeitgeberzuschüsse Feststellungsverfahren zur Teilnahme am U1-Verfahren nach dem Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) Erstellung und Abwicklung von Erstattungsanträgen nach dem Aufwendungsausgleichgesetz (AAG, U2-Verfahren) Rückforderung (Erstattungsanträge) von SV-Beiträgen für Zeiten vor der Historik Zusatzversorgung Erstmalige Anmeldung bei der Zusatzversorgung 4

5 Schaffung der rechtlichen und organisatorischen Voraussetzungen für die Durchführung der Pflichtversicherung (Pflichtversicherung, Zusatzumlage, wissenschaftliche Mitarbeiter), insbesondere Beteiligungsvereinbarungen, Beantragung von Kontonummern Statusübergreifend Kommunikation mit Zahlungsempfängern in Bezug auf die Berechnung von Besoldung und Entgelt (Schriftwechsel, Auskünfte) Kommunikation mit anderen Dienststellen und Dritten (Auskünfte, Ausstellen von Vergleichsmitteilungen und Verdienstbescheinigungen z.b. betreffend Kranken-, Mutterschafts-, Arbeitslosen-, Wohngeld, BAföG-Mittel, etc.) Grundsatzentscheidungen bei nicht eindeutiger Rechtslage (sofern diese nicht von einer anderen Stelle zu treffen sind) Bearbeitung und Anordnung von Abtretungen und Pfändungen Rückforderung überzahlter Bezüge (Erstellung von Rückzahlungsaufforderungen für den Zahlungsempfänger, Überwachung der Zahlungseingänge, rechtliche Schritte zur Durchsetzung der Forderung) Widerspruchs- und Klageverfahren Anordnung von Statusgruppen- und Organisationswechseln Festsetzung und Anordnung von Jubiläumszuwendungen Festsetzung und Meldung von Übergangsgeldern Meldung von Mitversteuerungen Anordnung von Lehrvergütung bei nebenamtlich Lehrenden Überwachung von leistungsbezogenen Bezügebestandteilen (Überwachung der Haushaltsmittelgrenzen) Anordnung von unständigen Bezüge, alternativ die Übersendung von KIWI- ELSTERFT-Dateien Bearbeitung der Warnungslisten Anordnung der Bruttobeträge für die Berechnung von Bezügen in Vorhistorikzeiträumen 5

6 Einhaltung der vorläufigen Dienstanweisung Prüfung und Dokumentation von Eingaben in KIDICAP 2. Zuständigkeiten im Bereich herkömmliche Bearbeitung beim BADV 2.1 Im Besoldungsbereich Berechnung und Anordnung von Bezügen: Grundgehalt, Familienzuschlag, Zulagen, Zuschläge, Prämien, vermögenswirksame Leistungen, Sonderzahlungen (Sonderzuwendung), Anwärterbezüge, Vergütungen, Zahlung von Sterbegeld Entgeltermittlung und Abführung bei Nachversicherung in der gesetzlichen Rentenversicherung 2.2 Im Tarifbereich Berechnung und Anordnung von Bezügen: Entgelt, Zulagen, Zuschläge, Prämien, vermögenswirksame Leistungen, Jahressonderzahlungen, Einmalzahlungen, Ausbildungsvergütung, Auszahlung des Leistungsentgeltes nach TV-Leist Durchschnittsberechnung für Entgeltfortzahlung nach 21 TVöD 2.3 Statusübergreifend Zahlbarmachung von vermögenswirksamen Anlagen, Jubiläumszuwendungen und Übergangsgeldern (Bruttoauszahlung nach Abtretungserklärung) Berechnung und Anordnung von unständigen Bezügen (Dienst zu ungünstigen Zeiten, Mehrarbeitsvergütung, Zeitzuschläge, etc.; abhängig von den Gegebenheiten vor Ort kann der Einsatz des DV-Verfahrens KIWI bei den zu betreuenden Dienststellen sinnvoll sein; hierbei ist eine Abgrenzung vorzunehmen, welche Bezügebestandteile über die Online-Erfassung und welche Bezügebestandteile über KIWI zu bearbeiten sind) Altersteilzeit (Berechnung und Anordnung der Aufstockungsbeträge, Bearbeitung von Störfällen) Zahlbarmachung von Ausgleichsbezügen nach 11a SVG Zahlbarmachung von Reisekosten, Trennungsgeld, Umzugskosten 6

7 2.3.6 Einbehaltung, Abführung und Überwachung der Tilgung von Abtretungs- und Pfändungsbeträgen Rückforderung überzahlter Bezüge (Ermittlung der Rückzahlungsbeträge und Meldung an den Arbeitgeber) Fehler- und Differenzaufklärung im Buchungsverkehr Erstattung bei Abordnungen (Berechnung der Erstattungsbeträge) 2.4 Dialogbearbeitung KIDICAP Vergabe von Personalnummern Erfassung von Neuzugängen, Änderungen, Austritten Durchführung von manuellen Berechnungen (ggf. für Zeiten vor KIDICAP-Historik) Bearbeitung der Warnungslisten Erfassung von Abschlagszahlungen und Darlehen, die über das Zahlungsverfahren KIDICAP abzuwickeln sind Rückrufe Prüfung der Eingaben und der Zahlungsergebnisse (technische Erfassung und rechtliche Prüfung) unter der Beachtung der Einhaltung der vorläufigen Dienstanweisung Prüfung und Dokumentation von Eingaben in KIDICAP 2.5 Steuern An- und Abmeldungen bei der ELStAM-Datenbank. Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung Erstellung von Bescheinigungen nach 41c Abs. 4 EStG Erstellung von Bescheinigungen über zuviel versteuerte geldwerte Vorteile Erstellung von Bescheinigungen über zurückgezahlte Bruttobezüge ("Negativbescheinigungen") Mitversteuerung Reisekosten, Trennungsgeld, Umzugskosten, geldwerter Vorteil und Darlehen 7

8 2.6 Sozialversicherung Erfassung der SV-relevanten Daten Erstellung von SV-Einzelmeldungen Erstellung von Entgeltbescheinigungen auf Antrag der Bezüge anordnenden Stelle Kontrolle der maschinell erstellten Meldungen (in Zusammenarbeit mit dem Arbeitgeber) 2.7 Zusatzversorgung Erstellung von ZV-Einzelmeldungen Erfassung der ZV-relevanten Daten Differenzaufklärung 8

9 3. Zuständigkeiten des BADV (Bezüge zentral) 3.1 Haushalt und Zahlungsverkehr Überweisungs- und Buchungsverkehr Einrichtung und Verwaltung der Haushaltsstellen Erteilung von Kassenanordnungen an die Bundeskasse Technische Abwicklung der Zahlungen Buchung im HKR-System Umbuchungen Erteilung von Nachforschungsaufträgen Auflösung von Verwahrungen und Sondervorschüssen 3.2 Verfahrenspflege und Betreuung Pflege des Zahlungsverfahrens KIDICAP Testläufe bei Neuerungen / Änderungen Durchführung von Schulungen / Workshops Hotline KIDICAP Pflege der Stammdaten / Benutzerdaten Vergabe, Pflege und Löschung der Zugriffsrechte 3.3 Steuern Grundsatzangelegenheiten / fachliche Auskünfte Steuerliche Prüfung bei der Einrichtung neuer Arbeitgeber Anmeldung und Abführung der Steuerabzugsbeträge Einholung von Anrufungsauskünften 9

10 3.3.5 Registrierung, Prüfung und Weiterleitung der Anzeigen nach 41c Abs.4 EStG, der Bescheinigungen über zuviel versteuerte geldwerte Vorteile und der Bescheinigungen über zurückgezahlte Bruttobezüge Verfahrensbetreuung Riester-Rente für Beamte Lohnsteuer-Außenprüfung Anmeldung und Abführung der Arbeitskammerbeiträge 3.4 Sozialversicherung Pflege der Stammdaten / Benutzerdaten Erstellung der DEÜV-Meldedateien Abführung und Nachweisung der SV-Beiträge Verrechnung überzahlter SV-Beiträge im Rahmen der rechtlich zulässigen Möglichkeiten (innerhalb der Historik) Mithilfe bei der Prüfung durch RV-Träger 3.5 Zusatzversorgung Pflege der Stammdaten / Benutzerdaten Überwachung und Pflege der Berechnungsgrundlagen (insbesondere Sanierungsgeldsätze, Grenzwerte) Erstellung der Meldedateien Abführung der ZV-Beiträge/-Umlagen 3.6 Sonstiges Abführung der vermögenswirksamen Anlagebeträge Einbehaltung und Abführung von Sammelabzügen (Beiträge an Berufsverbände, Sozialwerke, Regressversicherungen) Durchführung von Statusgruppen und Organisationswechseln 10

11 3.6.4 Einlesen und Einspielen der KIWI-Dateien Outputmanagement (z.b. Bezügemitteilungen, Auswertungen usw.) Archivierung der Belege, Daten und Auswertungen nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen Einhaltung der vorläufigen Dienstanweisung Prüfung und Dokumentation von Eingaben in KIDICAP 11