Cashflow beim Wasserversorger Hessenwasser: standardisiert, digitalisiert, schnell

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1 Implementierung einer Rechnungseingangslösung Cashflow beim Wasserversorger Hessenwasser: standardisiert, digitalisiert, schnell Der Mensch braucht zum Leben Wasser so dringend wie kaum etwas anderes. Da Deutschland nicht gerade zu den niederschlagsarmen Ländern der Erde gehört, haben wir uns einen großzügigen Umgang mit dem kostbaren Nass angewöhnt: Durchschnittlich 130 Liter verbraucht jeder Deutsche pro Tag. Spezialisierte Versorgungsunternehmen garantieren, dass das Wasser mit angemessenem Druck und in einwandfreier Qualität aus der Leitung sprudelt. So gewährleistet der Wasserversorger Hessenwasser im Jahr 2001 aus drei Wasserversorgungsunternehmen gegründet mit 37 Wasserwerken und insgesamt 324 Brunnen dafür, dass rund zwei Millionen Menschen in Südhessen nicht auf dem Trockenen sitzen. 107 Millionen Kubikmeter Wasser fließen dabei jährlich durch das 377 Kilometer lange Leitungsnetz. Wasser ist nicht das einzige, was bei einem Wasserversorger reibungslos fließen muss auch Geld darf im Unternehmen nicht ins Stocken geraten. Eine von Unilog Avinci entwickelte Posteingangs- und Dokumenten-Management-Lösung stellt sicher, dass auch Eingangsrechnungen schnell durch das Unternehmen fließen. Bei Hessenwasser ist das Aufkommen von Eingangsrechnungen in den letzten Jahren deutlich angestiegen, wohingegen das Personal in der Kreditorenbuchhaltung stetig reduziert wurde. Täglich erhält Hessenwasser 200 Rechnungen, davon sind ca. 80 Prozent mit Bestellbezug. Bis Ende 2005 wurden die Rechnungen ausschließlich in Papierform bearbeitet. Die Eingabe der Rechnungsdaten in das unternehmensweite ERP- System SAP-R/3 erfolgte ausschließlich manuell. Die Folge war Anwenderartikel Hessenwasser Seite 1/5

2 ein hoher Grad an Einzelfallbearbeitungen, der sich schnell als ineffizient erwies. Zudem wurden Kopien der Rechnungen per Fax oder Hauspost zur Freigabe weitergeleitet, sodass ständig eine große Menge Papier in Umlauf war. Die Rechnungen wurden anschließend auf herkömmliche Art in Ordnern abgelegt und im Papierarchiv im Keller eingelagert. Unsere Mitarbeiter waren zwar durch die weiten Wege, die sie täglich zurücklegen mussten, in guter körperlicher Verfassung, erinnert sich Peter Stiens, Unternehmensbereichsleiter Wirtschaft bei Hessenwasser, schmunzelnd zurück. Aber jeder Rechnungsvorgang verbrauchte enorm viel Zeit, die wir effizienter für andere Aufgaben nutzen wollten. Hinzu kam, dass eine kurzfristige Liquiditätsplanung durch den langwierigen Rechnungsumlauf nur eingeschränkt aussagefähig war. Anforderungen an einen neuen Rechnungseingangsprozess Der bestehende Rechnungseingangsprozess hatte seine Grenzen erreicht. Gemeinsam mit den Beratern von Unilog Avinci restrukturierte Hessenwasser seinen bestehenden Rechnungseingangsprozess anhand der neuen, elektronischen Möglichkeiten. Hauptziel der Neugestaltung war die Standardisierung und Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses. So sollten sowohl die Qualität als auch die Transparenz des Prozesses verbessert werden. Weiterhin erforderte es die dezentrale Struktur von Hessenwasser mit seinen 37 über Südhessen verteilten Wasserwerken, dass alle Anwender auch ohne SAP-Anbindung zukünftig in der Lage sein sollten, Rechnungen zu recherchieren, zu bearbeiten und freizugeben. Diese Anforderung soll über einen Rechnungsfreigabe-Workflow im SAP R/3 realisiert werden, der über eine Schnittstelle mit dem DMS interagieren sollte. Die Anwenderartikel Hessenwasser Seite 2/5

3 Aufgabe des Freigebers soll darin bestehen, den Wareneingang festzustellen und zu bestätigen. Zudem sollte es möglich sein, gegebenenfalls die Kontierung ändern zu können. Die Rechnungsdokumente selbst sollen zentral und direkt nach dem Posteingang im digitalen Archiv verfügbar sein. Die Lösung: Scanning und elektronische Bearbeitung Am Anfang des neuen Rechnungseingangsprozesses (siehe Abbildung 1) steht der neu eingerichtete Scan-Arbeitsplatz in der Buchhaltung. Hier werden sämtliche Rechnungen digitalisiert. Anschließend extrahiert der Scan-Server im Hintergrund mit Hilfe einer OCR (Optical Character Recognition) die relevanten Daten und gleicht sie mit Stamm- und Bewegungsdaten wie Kreditoren und Bestellungen ab. Danach werden die ermittelten Daten in der Kreditorenbuchhaltung geprüft und falls erforderlich korrigiert. Auf Basis der Bestellinformation (Einkäufergruppe) erfolgt automatisch ein Vorschlag, welcher Mitarbeiter die Rechnung freigeben sollte. Am Ende des Erfassungsprozesses werden die Dokumente an das DMS übergeben. Gleichzeitig wird in der logistischen Rechnungsprüfung des SAP R/3 ein Rechnungsbeleg automatisiert vorerfasst. Dem erzeugten Rechnungsbeleg liegen die ermittelten und validierten Daten zu Grunde. Abbildung 1: DMS-Workflow parallel zum SAP-Workflow Anwenderartikel Hessenwasser Seite 3/5

4 Wurde die Vorerfassung erfolgreich durchgeführt, wird im SAP R/3 ein Business Workflow zur Rechnungsprüfung und -freigabe gestartet. Nachdem dort einige grundlegende Prüfungen der Rechnung durchgeführt wurden, erfolgt die Übergabe der prüfungsrelevanten Daten an das DMS. Zur Rechnungsprüfung erhält der zuständige Sachbearbeiter per einen Link auf die freizugebende, digitalisierte Rechnung. Das Ergebnis der Rechnungsprüfung wird über die entsprechende Schnittstelle an das SAP R/3 übermittelt, wo auch der Abschluss der Rechnungsprüfung erfolgt. Die Rechnung wird entweder verbucht, in die nochmalige Prüfung geschickt oder aber aus dem R/3-System gelöscht. Die Papierdokumente werden nach dem Scannen in ein temporäres Fach abgelegt und nach zwei Wochen vernichtet. Im Geschäftprozess existieren die Rechnungen nur noch in digitaler Form, wodurch eine aufwändige physische Lagerung und Recherche entfällt. Schnelle Rechnungsprozesse durch Digitalisierung Die Mitarbeiter von Hessenwasser sind mit dem neuen Rechnungseingangsprozess zufrieden. Peter Stiens resümiert: Die größte Herausforderung war die Integration und Abstimmung der verschiedenen Software-Schnittstellen von Kofax, Saperion und SAP. Nachdem dieser Teil bewältigt war, kamen die Vorteile des neuen Rechnungsprozesses zum Tragen. Beispielsweise entfallen jetzt die langen Laufwege zwischen den einzelnen Abteilungen, dem Archiv sowie den Kopiergeräten, die früher für praktisch jede Eingangsrechnung angefallen sind. Außerdem können wir jetzt eine Liquiditätsplanung mit einer höhere Aussagekraft erstellen und nutzen durch den schnelleren Durchlauf die Skontoabzüge viel Anwenderartikel Hessenwasser Seite 4/5

5 besser aus. Insgesamt ist unser Arbeitsablauf sehr viel effizienter und transparenter geworden. Neben der Buchhaltung profitieren auch die anderen Abteilungen der Hessenwasser vom zentralen, digitalen Rechnungsarchiv. So entfällt beispielsweise der Weg vom Controlling in die Kreditorenbuchhaltung zur Einsicht einer Rechnung. Zur Ermittlung von Verbrauchsmengen war vor Einführung des DMS eine Prüfung der Rechnungen vor Ort in der Buchhaltung notwendig. Diese Aufgabe kann nun direkt vom Arbeitsplatz aus erledigt werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben den neuen Arbeitsablauf gut angenommen. Peter Stiens: Wir prüfen derzeit die Möglichkeiten zur Erweiterung des Systems um weitere Dokumentenarten aus anderen Abteilungen. Unser Ziel ist es, weite Teile unserer Geschäftsprozesse elektronisch zu unterstützen, um so weit wie möglich von der verbesserten Effizienz zu profitieren. Hessenwasser GmbH & Co. KG Gründung/Struktur: Entstanden in 2001 durch den Zusammenschluss von drei Wasserversorgern Niederlassungen: 37 Wasserwerke in Südhessen Mitarbeiter: ca. 500 Umsatz: ca. 75 Mio. Branche: Wasserversorgung Webadresse: Anwenderartikel Hessenwasser Seite 5/5