PROFESSIONALISIERUNGS- PROGRAMM: PERSONALSACHBEARBEITER

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1 PROFESSIONALISIERUNGS- PROGRAMM: PERSONALSACHBEARBEITER Tim-Oliver Goldmann prima human resources 1

2 Personalbetreuung und Mitarbeiterbindung Voraussetzungen kennen, um mit der Fachabteilung erfolgreich zusammen arbeiten zu können Wissen, wie Arbeitszeugnisse geschrieben werden sollten Ansätze kennen, um IT-gestützte Personaladministration durchführen zu können 2

3 Personalbetreuung und Mitarbeiterbindung Inhalt 1. Rolle und Selbstverständnis in der Zusammenarbeit mit der Fachabteilung Folie 4 2. Mitarbeiterbindung Folie 5ff 3. Arbeitszeugnisse Folie 11ff 4. IT-gestützte Personaladministration Folie 14ff 5. Optional Folie 17ff a) Optional Work-Life-Balance b) Optional Gesundheitsmanagement 3

4 Erwartungen 4

5 Rolle und Selbstverständnis Am Beispiel der Conseo GmbH HR Businesspartner kennt das Business seiner Fachabteilungen bekommt regelmäßig Informationen der Fachabteilung (Zukunft) bringt sich ein, denkt und arbeitet lösungsorientiert delegiert nicht weiter, sondern bleibt Ansprechpartner bis zur Lösung zeigt auch auf, was er nicht kann Motto: Geht nicht, gibt es nicht! Und: Nichts ist unmöglich! Voraussetzung:? 5

6 Personalbetreuung und Mitarbeiterbindung Definition Personalbetreuung beschäftigt sich mit allen Routinetätigkeiten, die in der operativen Personalarbeit anfallen Bei der Personalfürsorge geht es um die individuelle Betreuung von Mitarbeitern bei den kleineren und größeren Problemen des beruflichen und manchmal auch privaten Alltags. Dieses Prinzip der Individualität in der Personalarbeit, das zielgruppen- und personenspezifische Maßnahmen mit Wertschätzung verbindet, ist ein wichtiger Faktor der Personalbindung. die Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden, oder besser: Sie innerlich mit dem Unternehmen zu verbinden Vgl. Olfert, Steinbuch (1998) Mitarbeiterbindung, auch Retention genannt, beschreibt eine Verbundenheit des Mitarbeiters mit dem Unternehmen, die im Verhalten des Mitarbeiters deutlich wird: Gebundene Mitarbeiter haben eine Tendenz im Unternehmen zu bleiben, sie zeigen dauerhaft überdurchschnittliche Leistungen und verhalten sich dem Unternehmen gegenüber loyal. zeigt sich darin, dass sie keine innere Bereitschaft besitzen, das Unternehmen zu verlassen, das lässt sich an der überdurchschnittlichen Zielerfüllung ablesen und dass sie dienstlich und privat positiv über das Unternehmen reden Vgl. DGFP (2004 a) und vgl. DGFP e.v., Integriertes Personalmanagement in der Praxis, 2012, S

7 Mitarbeiterbindung Einstellungen - Erwartungen Bedürfnisse nach Maslow Selbstverwirklichung Achtung und Anerkennung Kontakt und Zuwendung Sicherheit Grundbedürfnisse 7

8 Individualisierung Suche nach neigungsgerechter herausfordernder Aufgabe und Entwicklungschancen Familie + Freizeit Sinn der Arbeit Mitarbeiterbindung Einstellungen - Erwartungen Bedürfnisse nach Maslow + Lohrmann + Studenten 2008 Selbstverwirklichung Lebensgenuss Achtung und Anerkennung Kontakt und Zuwendung Sicherheit Grundbedürfnisse kalkulatorisch affektiv normativ 8

9 Mitarbeiterbindung beeinflusst Eigene Zufriedenheit und das Fehlzeitenverhalten Umgang mit Kunden durch hohe Identifikation mit dem Unternehmen Engagement und Motivation Wie kann das erreicht werden? Aufstiegschancen, Aufgabenerweiterung offener Umgang miteinander Freiräume in der Arbeitsgestaltung usw. 9

10 Mitarbeiterbindung (2) Indikatoren zur Messung? Mitarbeitergespräch, Mitarbeiterbefragung, Open-Space-Workshops, 360-Grad-Feedback Fehlzeitenverhalten 1 bis 2 Jahre oder > 5 Jahre Betriebzugehörigkeit Was können Führungskräfte dazu beitragen? regelmäßiges Feedback geben, Bergführer sein fordern und fördern sich kümmern, aktiv zuhören können usw. 10

11 Mitarbeiterbindung (3) Was kann HR dazu beitragen? Als Beispiele? Mitarbeiterservice Funktionierende Prozesse zwischen Führungskräften und Mitarbeitern Initiator und Steuerer des Betrieblichen Gesundheitsmanagements 11

12 HR-Prozesse Mitarbeiterbindung (6) Handlungsfelder Vision Strategie(n) Führung + Kultur = Engagement Anerkennung Lebensphasenorientierter Einsatz Herausforderung Individuelle PE Interessante Aufgaben Gerechte Vergütung HR Administration Weiterentwicklung & Training Flexible Vergütungsstruktur 13 copyright 2012 prima-hr T.-O. Goldmann

13 Arbeitszeugnisse Formen Einfaches Arbeitszeugnis - Mitarbeiter (MA) hat von bis im Unternehmen gearbeitet - MA hat folgende Aufgaben gehabt - Keine Bewertung der Aufgabenerledigung Qualifiziertes Arbeitszeugnis - Wie einfaches Zeugnis und zusätzlich: - Bewertungen zu Engagement, Umgang mit anderen, Arbeitsgüte, Arbeitsmenge, usw. - Optional Hinweis, warum das Arbeitsverhältnis endet - Schlussformel und Datum (ZZ aktuell, Zeugnis Ende Arbeitsvertrag) 14

14 Arbeitszeugnisse (2) Grundsätze Getroffene Aussagen müssen wahr sein Keine negativen Aussagen schreiben Folge: Nicht alles, was wahr ist, muss und darf geschrieben werden Zwischenzeugnisse werden in der Gegenwartsform geschrieben Zeugnisse werden in der Vergangenheitsform geschrieben Die Funktion der/des Unterzeichner/s soll genannt sein Bewusst die Steigerungsformen nutzen Gradwanderung zwischen einem sehr guten Mitarbeiter und dem Überflieger beachten 15

15 IT-gestützte Personaladministration Personaladministration - Definition Unter Employee Self Service (frei übersetzt: Mitarbeiter-Selbstbedienung, siehe auch Self-Service Technologies) können Mitarbeiter eines Unternehmens bzw. Verwaltung in einem web-basierten Anwendungsprogramm eigene personalbezogene Daten selbst anlegen, anzeigen, ändern oder Genehmigungsprozesse starten. Durch den Zugriff der Mitarbeiter auf eigene Daten und Prozesse der Personalwirtschaft über das Intranet des eigenen Unternehmens werden Abläufe der Personal-Administration vereinfacht, beschleunigt und vereinheitlicht. Mitarbeiter übernehmen Verantwortung für die Aktualität und Richtigkeit ihrer Daten. Voraussetzung für den Erfolg von ESS ist die einfache und intuitive Bedienung der Anwendungen und die Möglichkeit, auf die Services technisch zugreifen zu können. Da gewerbliche Mitarbeiter in der Regel keinen Zugriff auf einen PC am Arbeitsplatz haben, können Kiosksysteme diese Lücke schließen. 17

16 IT-gestützte Personaladministration (2) Personaladministration - Definition Nach Art und Umfang des Zugriffs auf die Daten werden beim ESS mehrere Stufen unterschieden: - Informationsgewinnung von Unternehmens- und Mitarbeiterdaten, z. B. Telefonbuch der Firma, Stellenangebote - Informationsgewinnung von eigenen Personaldaten, z. B. Anzeige des Urlaubstandes - Datenverwaltung eigener Personaldaten, z. B. Änderung der Bankverbindung, Anmeldung bei Weiterbildungsmaßnahmen Neben den Employee Self Services werden fast immer spezielle Manager Self Services (MSS) für Führungskräfte eingesetzt. Sowohl ESS als auch MSS spielen eine wichtige Rolle bei der Realisierung eines fortschrittlichen Service Delivery Modells im Rahmen von Shared Services. Self Services können einen Mehrwert im Vergleich zum Kontakt mit einem HR- (Service-) Mitarbeiter bieten, z.b. durch die höhere zeitliche und örtliche Verfügbarkeit, Zeitersparnis und die Eigenständigkeit des Benutzers bei den Serviceprozessen. 18

17 IT-gestützte Personaladministration (3) Personaladministration - Definition Als Beispiele für ESS sind zu nennen: - Erstellung und Abgabe eines Urlaub-Antrages, - Erstellung und Änderung eines Reise-Antrages, - Änderung der eigenen Telefonnummer, - Eintragen der Arbeitszeiten, - Anforderung eines Entgeltnachweises, - Buchung oder Stornierung einer Schulung, - Eingaben im Rahmen des jährlichen Mitarbeiterbeurteilungsprozesses etc. Quelle: Wilhelm Schmeisser, Alois Clemont, Alfred Protz: Personalinformationssysteme & Personalcontrolling, Luchterhand

18 Entgeltabrechnung (Systematik) Betreuung und Entgeltabrechnung (Zusammenhänge) systematische Verzahnung, klare Verantwortlichkeit kritisch, wenn Grundentgelt, Zuschläge und Einmalzahlungen getrennt bearbeitet werden Abrechnung ist ein Hygienefaktor, der stimmen muss! Systematik muss Betreuern bekannt sein, sie müssen damit jonglieren können Beitragsbemessungsgrenzen, geldwerter Vorteil, SV-Beiträge, Auswirkungen Konjunkturpaket 1 und Kurzarbeit müssen transparent erklärt werden können Entgeltbelege dürfen keine Unklarheiten enthalten 20

19 Work-Life-Balance Definition Zustand, in dem Arbeit und Privatleben (Familie) miteinander im Einklang stehen (Quelle: Wikipedia) Einklang = Gleichgewicht? Zustand erreichen und dann halten für den Mitarbeiter wichtig: Glück, Zufriedenheit, Erwerbsleben und Privatleben, Freizeit, Sport, Erholung für das Unternehmen wichtig: Motivation, Gesundheit, geringe Fehlzeiten, hoher Einsatz, kein Burn-Out, humane Arbeitsplätze, Arbeit = Treffen mit Freunden! 21

20 Gesundheitsmanagement Möglichkeiten für das Unternehmen? Konzeptionelle Vorarbeit, Ziele stecken, Kooperationspartner suchen Betriebsarzt, Krankenschwester Betriebsrestaurant mit gesunder Ernährung Betriebssportgruppen aktive Pausen (Gymnastik, Spaziergänge, Obst usw.) Gesundheitstage im Unternehmen mit Krankenkassen Gesundheitscheck-Up für Mitarbeiter Sponsoring von Rückenschule und Aktivitäten 23

21 Gesundheitsmanagement Pflichten für das Unternehmen? Gefährdungsbeurteilung (wie herkömmlich durch den Betriebsarzt) Analyse psychischer Belastungen (seit 2013 im 5, Abs.3 Nr. 6 ArbSchG) Betriebliches Eingliederungsmanagement gem. SGB IX 84 Arbeitssicherheits-Ausschuss-Sitzungen (AG-Pflicht) 24