BILANZIEREN IN BMD 5.5

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1 BILANZIEREN IN BMD 5.5 BILANZBERICHT + STEUERERKLÄRUNGEN IN NTCS Stefan Wenninger Stand:

2 Inhaltsverzeichnis EINLEITUNG GRUNDLAGEN ZU BMD GRUNDLAGEN ZU BMD VORSTELLUNG VON BMD 5.5 UND NTCS GRUNDLAGEN DER BEDIENUNG VON BMD DIE WICHTIGSTEN TASTATURKÜRZEL IN BMD GRUNDLEGENDE TIPPS ZU BMD ÜBERSICHT ÜBER DIE WICHTIGSTEN PROGRAMME FÜR BILANZIERINNEN ORDNERSTRUKTUR UND SPEICHERPFADE IN BMD EINSPIELEN EINER BUCHHALTUNG IN BMD EINE BUCHHALTUNG AN DEN MANDANTEN ZURÜCKSENDEN EINE NEUE MANDANTENBUCHHALTUNG ANLEGEN BILANZBUCHUNGEN IN BMD GRUNDLEGENDE KONTROLLEN VOR DEM BUCHEN GRUNDLEGENDE FUNKTIONEN IM BUCHUNGSPROGRAMM PR OP-VERWALTUNG BUCHEN IN PR SPLITTBUCHUNGEN TIPPS FÜR BILANZBUCHUNGEN MEHR-WENIGER-RECHNUNG AUTOMATISCHE ERMITTLUNG DER RÜCKSTELLUNGEN (KÖST / GSVG) AUTOMATISCHE VERBUCHUNG VON GEWINN UND VERLUST ANLAGEVERZEICHNIS JAHRESÜBERNAHME DES VORJAHRES-AVZ NEUANLAGE EINES AVZ ÜBERLEITEN DER IN DER BUCHHALTUNG VORERFASSTEN ANLAGEGÜTER MANUELLES ANLEGEN NEUER ANLAGEN IM AVZ ÄNDERN VON BUCHWERTEN ODER AUSSCHEIDEN VON ANLAGEN BERECHNEN DER ABSCHREIBUNG AUTOMATISCHES EINBUCHEN DER ABSCHREIBUNG AUSDRUCK AVZ UND ANLAGENSPIEGEL MONATLICHE AFA AUTOMATISCH EINSPIELEN IN BMD GRUNDLAGEN ZU NTCS BEDIENUNG VON NTCS WICHTIGE TASTENKÜRZEL DIVERSE TIPPS ZU NTCS KUNDE, BUCHHALTUNG UND BILANZPROJEKT ANLEGEN GRUNDSÄTZLICHE ORGANISATION DER KUNDEN UND FIRMEN NEUANLAGE EINES KUNDEN FIRMA AUS KUNDE ERZEUGEN BUCHHALTUNGEN VON FIRMEN ANLEGEN BILANZPROJEKTE VON FIRMA ANLEGEN GESELLSCHAFTER UND ANGEHÖRIGE

3 6 DAS BILANZPROJEKT IN NTCS ARBEITEN MIT NTCS-CHECKLISTEN (PROJEKTEN) STAMMDATEN FIRMEN UND FIBU-STAMMDATEN VERWALTEN GESELLSCHAFTER-/GESCHÄFTSFÜHRER STAMMDATEN VERWALTEN ANLAGE DER BETEILIGUNGSVERHÄLTNISSE VORBEREITUNGEN ÜBERNAHME VORJAHRESSALDEN SALDENLISTE SACHKONTEN ANLAGENBUCHHALTUNG UND FINANZBUCHHALTUNG VERLUSTVORTRAGSVERWALTUNG BERECHNUNG / VERBUCHUNG KÖST-RÜCKSTELLUNG BERECHNUNG / VERBUCHUNG GSVG-RST UMBUCHUNGEN - ALLE AUSWERTUNGEN KONTEN GLIEDERN AUSWERTUNGEN BILANZ / GUV NACH UGB AUFBEREITEN MANDANTENSPEZIFISCHE BILANZGLIEDERUNG SPIEGELDARSTELLUNGEN - SPIEGELARTEN AUSWERTUNGSÜBERSICHT ERSTELLEN BILANZBEILAGEN AUFTRAG UND DURCHFÜHRUNG RECHTLICHE VERHÄLTNISSE STEUERLICHE VERHÄLTNISSE: WIRTSCHAFTLICHE VERHÄLTNISSE ERLÄUTERUNGEN ZU BILANZ UND G&V ANHANG STEUERERKLÄRUNGEN DRUCK JAHRESABSCHLUSS DIE STEUERERKLÄRUNGEN IN NTCS ALLGEMEINES STAMMDATEN KUNDE, GESELLSCHAFTER, ANGEHÖRIGE ZUORDNUNG VON ERKLÄRUNGEN ZUORDNEN VON BUCHHALTUNGEN ZU BEILAGEN ERFASSEN DER ERKLÄRUNGEN ALLGEMEINE FUNKTIONEN IN DER MENÜLEISTE AUSDRUCKGESTALTUNG FÜR STEUERERKLÄRUNGEN, BEILAGEN UND NOTIZEN U1 UMSATZSTEUERERKLÄRUNG E1 EINKOMMENSTEUERERKLÄRUNG: SPEZIELLE FUNKTIONEN K1 KÖRPERSCHAFTSTEUERERKLÄRUNG: SPEZIELLE FUNKTIONEN E6, E6A, E6A-1, E6B, E61 UND VERF KR1-KFZ-STEUERERKLÄRUNG ANHANG A - BEISPIEL EINER BILANZCHECKLISTE ANHANG B - BEISPIEL K1 UND EST-ERKLÄRUNG BEISPIEL KÖRPERSCHAFTSTEUERBERECHNUNG BEISPIEL EINKOMMENSTEUER BEISPIELE EINKÜNFTE VON PERSONENGESELLSCHAFTEN ANHANG C - DIE ULTIMATIVE STEUERERKLÄRUNG

4 Einleitung Willkommen zur Anleitung über das Bilanzieren in BMD 5.5 und über das Erstellen von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen in NTCS. Die Abschlussbuchungen und das Führen des Anlageverzeichnisses in BMD 5.5 wird ebenso besprochen wie das Anlegen neuer Mandanten und Bilanzprojekte in NTCS sowie das anschließende Erstellen von Bilanzberichten inklusive Anhang und den Steuererklärungen. Vorerfahrungen mit BMD sind hilfreich aber nicht notwendig. Gerne möchten wir Sie zu unserer Homepage einladen, wo Sie sich zahlreiche weitere kostenlose BMD-Skripten downloaden können. Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Einstieg in das Erstellen von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen mit BMD! 4 4 4

5 1 Grundlagen zu BMD Vorstellung von BMD 5.5 und NTCS BMD* begann als rein filebasierendes Softwarepaket ohne Datenbank im Hintergrund. Diese ursprüngliche Software gibt es aktuell in der Version 5.5. (* Büromaschinen Mittlerer Datentechnik) Etwa mit der Jahrtausendwende führte BMD parallel ein neues Softwarekonzept - NTCS* genannt - ein, das zum einen eine fortschrittlichere Bedienung aufweist und als wesentlichste Änderung die Speicherung aller Daten in einer Datenbank einführte. (* New Technoloy Commercial Software) Seit der Entwicklung von NTCS wurden sukzessive fast alle früheren BMD Module in der neuen NTCS abgebildet und dabei jedes Mal auch im Funktionsumfang ausgeweitet. Zahlreiche Module gibt es überhaupt nur in der NTCS. Aktuell wird seit Jänner 2010 gerade die Buchhaltung in der NTCS eingeführt, aber viele warten noch mit dem Umstieg, weil die Buchhaltung in BMD 5.5 sehr stabil läuft und die meisten Module in der NTCS anfangs noch kleinere Probleme aufweisen. Zum gegenwärtigen Stand hat man als Steuerberater fast immer beide Software-Welten im Einsatz: - In der BMD 5.5 werden die Buchhaltung (inklusive den Jahresabschlussbuchungen), das AVZ und die Lohnverrechnung geführt. - In der NTCS verwendet man die Kostenrechnung, die Bilanzierung und die Steuererklärungen (und all die übrigen Module wie Zeiterfassung, Leistungsverrechnung, Dokumentenarchiv, Standardbriefe, CRM, WP, etc). Die beiden Softwarewelten sind nahtlos mit einander verbunden, sodass z.b. der Austausch der Buchhaltungsdaten aus der BMD 5.5-Welt mit der Bilanzierung in der NTCS-Welt - nach einer einmalig angelegten Verknüpfung je Mandant - automatisch erfolgt. Wurde z.b. bei einem Mandanten seit dem letzten Aufbereiten eines Jahresabschlusses in NTCS eine Buchung in BMD 5.5 im betreffenden Jahr gemacht, erhält man automatisch den Hinweis, das sich in 5.5 etwas geändert hat und es wird vorgeschlagen, dass die Buchhaltungsdaten neu in die NTCS übernommen werden. Vereinfacht kann man sagen, dass man - zuerst in der BMD 5.5 die Buchhaltung kontrolliert und die Abschlussbuchungen macht und das Anlageverzeichnis führt - und anschließend in der NTCS den Bilanzbericht und die Steuererklärungen macht. In der Praxis wird man immer wieder einmal aus der NTCS-Welt zurückspringen in die BMD 5.5-Welt, um z.b. noch die Gewinn-Umbuchung zu machen etc Dieses Wechseln zwischen den beiden Welten stellt keinerlei Problem dar, da Änderungen in der BMD 5.5 von NTCS automatisch erkannt werden. 5 5

6 1.2 Grundlagen der Bedienung von BMD 5.5 In BMD 5.5 gibt es 4 verschiedene Möglichkeiten, um ein Programm aufzurufen. Alle Programme sind direkt über die Menüleiste erreichbar: Über die hier einblendbare, individuell anpassbare Schnellstartleiste kann jeder User seine häufig benötigten Programme hier nach Programmgruppen sortiert aufrufen. Das zentrale Startfenster hilft als übersichtlicher Programm-Navigator rasch aus allen vorhandenen Programmen das gewünschte auszuwählen. Kennt man den Programmnamen, kann man ihn auch direkt in der Programmaufruf-Leiste eingeben. Tipp: die aktuelle BMD-Version und BMD-Kundennummer sieht man hier unten in der Infozeile

7 1.3 Die wichtigsten Tastaturkürzel in BMD F1: dort wo man Zeiträume oder Kontenbereiche eingibt, wird mit F1 das gesamte Jahr oder der ganze Kontenbereich ausgewählt (z.b. ALLE Lieferanten- oder ALLE AVZ-Konten) Wenn im Buchungsprogramm in einem Feld eine Kontonummer einzugeben ist: o mit den ersten Buchstaben des Kontonamens und F1-Taste ein Sachkonto suchen o o mit der F2-Taste ein Kundenkonto und mit der F3-Taste ein Lieferantenkonto suchen. Weiß man nur einen Wortteil, der irgendwo im Kontonamen vorkommt, so gibt man diesen mit beginnendem * ein: *gebühr und F1 findet daher auch das Konto Sonstige Gebühren. Mit F4 bekommt man im Kontonummernfeld gleich alle Konten zur Auswahl angezeigt F3: manchmal möchte man ein Eingabefeld, das bereits mit einem Wert befüllt ist, löschen, z.b. in den Parametereinstellungen. Gerade dort wird oft die Eingabe von "0" nicht genommen - in diesem Fall löscht man ein bereits befülltes Feld mit F3. F4: In den meisten Eingabefeldern von BMD öffnet sich mit der F4-Taste ein Suchen- Fenster mit einer Liste der möglichen Eingaben: Praktisch ist dies bei Feldern wo Dateipfade einzugeben sind: hier öffnet F4 einen Pfadnavigator (ähnlich dem Explorer). F5: damit startet man beim Buchen den BMD-Taschen-Rechner. Mit ihm kann man auch Beträge errechnen und anschließend direkt in das Betragsfeld der Buchung übernehmen. F7: Manchmal kann es sein, dass man aus einer Fehlermeldung nicht mehr herauskommt. Häufig kann dieser Fehlerkreislauf mit 3x F7 beendet werden. (z.b. wenn man wegen einer Kontrollsummendifferenz pr03 nicht mehr verlassen kann - mit 3 x F7 geht es.) F8: Die F8-Taste ist in den meisten Eingabefeldern mit einer Hilfe-Funktion belegt, sodass man sich zum aktuellen Eingabefeld eine Hilfeinfo einblenden kann. F9: Dies ist die "Powertaste" im Buchungsprogramm pr03: in allen Programmbereichen wird ein nützliches Kontextmenü mit zahlreichen wichtigen Funktionen eingeblendet: o o im Kontoblatt kann dieses direkt nach Excel exportiert werden, oder in ein früheres oder späteres Buchhaltungsjahr gewechselt werden, oder der Kontenstamm (Kontoname / USt-Hinterlegung etc) eingestellt werden, oder der laufende Kontensaldo eingeblendet werden je Buchung in der Saldenliste kann man sich das Vorjahr einblenden lassen usw. Es lohnt sich daher in allen Bereichen des Buchungsprogrammes pr03 (beim Buchen / in der Saldenliste / in der OP-Liste / in der Kontoansicht) die F9-Taste zu drücken und sich die weiteren Möglichkeiten anzusehen! Shift-F11: Möchte man den aktuellen BMD 5.5-Bildschirm ausdrucken (Bildschirm- Hardcopy), so geht dies am einfachsten über Shift-F11 ESC-Taste: damit steigt man aus dem aktuellen Programm aus oder schließt eine aktuelle Listung Für lange Listen (z.b. Vorschau der Saldensliste, Liste aller Konten, Buchungsjournal) kann man - mit der Bild-Auf und Bild-Ab-Taste schnell seitenweise blättern - und mit der Pos1- (Ende-) Taste springt man beim ersten Druck an den Anfang (Ende) der aktuellen Listseite, um beim zweiten Druck direkt ganz an den Anfang (Ende). 7 7

8 1.4 Grundlegende Tipps zu BMD 5.5 Vorschlagswerte in Klammern Bei zahlreichen BMD 5.5-Programmen steht rechts neben einem Eingabefeld in Klammer ein Vorschlagswert. Wenn man diese auswählen möchte, braucht man das aktuelle Eingabefeld einfach nur ohne Eingabe mit der ENTER-Taste abschließen: Durchlesen und Durchschalten durch Infozeile (Funktionszeile) BMD zeigt bei den allermeisten Feldern eine Vielzahl von möglichen Funktionen jeweils ganz unten in der Infoleiste an. Diese Zeile ist die wertvollste Quelle von Informationen, welche Möglichkeiten und Automatismen man im aktuellen Feld hat: Häufig enthält diese Zeile mehr Hinweise als sie auf einmal Platz haben. Das TAB-Symbol zeigt dann an, dass man mit der Tabulator-Taste durch die übrigen Hinweiszeilen durchschalten kann. Hilfe-Dokumentation Innerhalb jedes BMD 5.5-Programmes kann man über das violette Hilfe-Symbol ein Hilfehandbuch zum konkreten Programm öffnen

9 Drucker Bei Programmen, die einen Ausdruck erzeugen, fragt BMD, welchen Drucker man beim Ausdruck verwenden möchte. Dabei gibt es folgende Druckermöglichkeiten: lp01 dies ist der am aktuellen PC hinterlegte Standarddrucker lp10 dieser Drucker muss manuell angelegt werden - damit kann man BMD 5.5- Ausdrucke für NTCS-Drucklisten (z.b. Bilanzbericht) zur Verfügung stellen lp62 Adobe PDF lp94 es kommt der Windows-Drucker-Dialog, wo man alle seine am PC angelegten Drucker auswählen kann lp96 der Ausdruck wird direkt als Excel-Datei geöffnet lp98 ist die BMD-eigene Druckvorschau, die direktes Vermailen oder Speichern als PDF und auch alle Windows-Drucker ansprechen kann lp99 der Ausdruck erfolgt direkt in ein Word-Dokument Wir haben bei den meisten BMD-Programmen den lp98 als Standarddrucker hinterlegt. Diese Ausdruckvorschau sieht so aus und bietet folgende Vorteile: - man kann mit dem Pfeiltasten durch das Dokument schalten und durch Klick auf die Seitennummern direkt zu einer gewünschten Seite springen - zudem kann über die Taste 'Bearbeiten' das Dokument zum direkten Bearbeiten geöffnet werden, um z.b. noch eine kleine Korrektur zu machen. 9 9

10 Aufruf eines weiteren Programms Gerade während dem Buchen benötigt man öfter mal ein anderes BMD-Programm, um z.b. schnell eine Saldenliste auszudrucken. Man muss in diesem Fall NICHT aus dem Buchungsprogramm pr03 aussteigen, sondern kann direkt mit der F9-Taste und der X-Taste zur gewohnten BMD-Programmstart-Maske wechseln. Sobald man das externe Programm beendet hat, ist man automatisch zurück im Buchungsprogramm. Parameter in BMD 5.5 Jedes Programm hat eigene Parameter. Diese können - ALLGEMEIN für alle Mandanten in der Kanzlei eingestellt werden - oder MANDANTENBEZOGEN für jede einzelne Buchhaltung Es wird ersucht die Parameter immer nur mandantenbezogen zu ändern. Vorschläge für eine gesamte Änderung für alle in der Kanzlei werden gerne entgegengenommen. Die mandantenbezogenen Parameter haben IMMER Vorrang vor den allgemeinen Parametern. Daher, sobald ein Parameter mandantenbezogen eingestellt wird, übersteuert dieser den allgemeinen Parameter. Einblenden der Programmstartseite Hat man einmal zuviel auf ESC gedrückt, wird auch die Programmstartseite geschlossen und man erhält ein leeres BMD 5.5. Mit der F9-Taste blendet man sich die Programmstartseite wieder ein. Mit gehaltener linker Maustaste kann man sich direkt aus dieser Programmstartseite Programme in die eigene Schnellstart-Leiste ziehen. Da die Schnellstart-Leiste Bildschirmplatz verbraucht und daher die Programmfenster und auch deren Schrift kleiner macht, darum empfiehlt es sich bei Bedarf diese Schnellstart-Leiste auszublenden. Viele User lassen sie gänzlich ausgeblendet, um die einzelnen Programme immer automatisch in maximaler Größer vor sich zu haben

11 Funktionen für Mausfreunde Generell erlaubt die BMD 5.5 ein beinahe "Maus-freies" Arbeiten. Wer jedoch gerne mit der Maus arbeitet findet z.b. im Buchungs-Programm pr03 an verschiedenen Stellen diverse P-Buttons, um z.b. ein Konto im Vorjahr zu sehen, eine OP-Liste auszudrucken vom betreffenden Konto oder um den Kontenstamm zu bearbeiten. Fährt man mit der Maus über einen dieser P-Buttons ohne ihn anzuklicken, erhält man eine Info eingeblendet, was der betreffende Button macht: Einblenden der Klientennamen In fast allen BMD 5.5-Programmen muss ein Buchhaltungspfad eingegeben werden: Mit der F4-Taste geht ein kleiner Datenexplorer auf, mit dem man im aktuellen Ordner alle vorhandenen Buchhaltungen sieht: Drückt man in diesem Fenster noch einmal die F4-Taste, werden die Klientennamen der Fibus angezeigt. Gibt man die ersten ein, zwei Ziffern der Buchhaltung ein, springt BMD direkt zu den Buchhaltungen, die mit diesen Ziffern beginnen

12 1.5 Übersicht über die wichtigsten Programme für BilanzierInnen pr00: zum Anlegen einer neuen Buchhaltung bzw. Ändern der Firmenstammdaten pr01: zum Anlegen neuer Konten / Verändern Bestehender Konten. Dies geht auch in pr03: - A: beim Buchen gibt man einfach eine neue Kontonummer ein - B: im Kontoblatt kann man mit F9 und K direkt in den Kontenstamm wechseln pr01c: von mehreren Konten auf einmal den Kontenstamm zu ändern pr01f: Konten zweisprachig anzulegen für den Ausdruck in 2 Sprachen pr03: ist das klassische Programm zum buchen (auch der Bilanzbuchungen) pr03v: Automatikbuchungen (die automatische Steuerverbuchung geht direkt in pr03) pr03s: Die automatischen Skonto-Sammelbuchungen nach Kostenstellen auftrennen pr03j: Belegdatum / Buchungsdatum nachträglich über viele Buchungen ändern (Symbol / Benutzer / Steuercode / Belegnr. ändert man in einem Spezialprogramm (5) oder über 1. Export mit KA20, 2. Ändern der Buchungen in Excel, 3. Neuimport mit KA21) pr04: dient zum automatischen Abstatten (Ausgleichen der OP-Verwaltung) pr07: Fibu-Kontrollprogramm (Salden, OP, Journal, EB-Salden, Kassastand, Beleg-Nr.) pr07a: nach Betrag in Fibu suchen und Kontrolle der Sammelbuchungen auf Steuer- und Personensammelkonten pr07st: Sammelbuchungen kontrollieren (Steuer- / Personen-Sammelkonten) pr08: Buchungen einspielen - pr08a: wie pr08 aber mit autom. Sammelbuchungen pr08b / pr08c: Kontenstamm exportieren, um ihn in anderer Fibu einzuspielen pr08i: um Kontostammdaten aus Fremdsystemen einzuspielen pr09: Jahresübernahme der Buchhaltung (Kontenstamm, EB-Salden, OP) pr09e: Jahresübernahme der Buchhaltungs-Nebendaten (Mahntexte, ZV ) pr09f: Jahresübernahme Bilanz-Nebendateien (Chronik und pr76a-personalrückstellungen) pr10: Stammdatenlistung (alle Kontennummer / -bezeichnungen / Steuercodes pr10g: Alle Kontenblätter oder alle Buchungen exportieren (z.b. nach Excel) pr11: OP-Liste pr11f: OP-Liste sortiert nach der Abstattung (=Zuordnung Zahlung zu Rechnung) pr12: Journal ausdrucken oder ein bestimmtes Symbol (z.b. die Abschlussbuchungen) pr12a: Buchungsjournal für eine bestimmte Periode nach Konten sortiert pr13: Saldenliste ohne EB pr13a: 12-Monats-Saldenliste mit Vorjahr pr13c: Saldenliste mit EB pr13f: Saldenliste mit Umsatz (auch für Personenkonten) pr14: eines oder mehrere / alle Konto ausdrucken: Punkt 6 Konten nach Datum: z.b. ein Konto für bestimmten Zeitraum pr15: Umsatzliste / ABC-Analyse der Personenkonten pr25b: Konten gliedern pr26: Kontenstamm einer anderen Fibu übernehmen pr26a: Übernahme Bilanzsalden aus Vorjahr - besser: pr26akto mehrere Jahre gleichzeitig pr32n: Punkt 1 eine Bilanz (Zwischenbilanz) aufbereiten und mit 7 ausdrucken

13 pr34: USt-Verprobung + Kammerumlage (monatlich oder für gesamtes Jahr) pr34c: USt-Verprobung detailliert (jedes Monat einzeln) pr34eu: zum detaillierten Überprüfen von allen Ust-Arten inkl. VSt pr44: Personenkonten-Saldenliste (im Gegensatz zu pr13f mit Adresse) pr45: UVA + ZM + Meldung ADL + Zahlschein-Druck oder Telebankingdatei erstellen pr45kons: Erfassen Konsolidierung von UVA pr49: Buchhaltungen konsolidieren (ganz oder auch nur %-anteilig) pr49a: eine Buchhaltung aufteilen auf Filialbuchhaltungen (nur Sachkontensalden) pr51: Löschen von (in den letzten 3 Jahren) nicht bebuchten Konten pr52: Überspielen von Kontenstammdaten von einer Fibu in eine andere pr53: Überspielen von Buchungen von einer Fibu in eine andere pr54b: Buchungen exportieren (für Fremdsystem oder für Import mit pr08) pr55: Buchungen von einem Fibu-Konto auf ein anderes umspielen (Referenzkonto) pr55k: Konten auf Großschreibung umstellen + zurück, (pr55a für Umlaute) pr57a: zum Import und Export von Buchhaltungen pr60: wie pr03 Anzeige von Konten, Salden und Journal - jedoch keine Buchungsmöglichkeit pr76a: Rechner für Abfertigungsrückstellung pr77: Bewertung von Fremdwährungsforderungen und -verbindlichkeiten ka15: Kassabuch ausdrucken ka15bel: zum Ausdrucken von Eigenbeleg / Kassabeleg ap00: AVZ-Hauptprogramm ap01c: Stammdaten mehrerer Anlagegüter auf einmal befüllen / ändern ap03dmon: AVZ monatlich ausdrucken ap09e: Jahresübernahme des AVZ ap13i: AVZ-Daten importieren - ap14 zum Exportieren von AVZ ap16: mehrere AVZ konsolidieren ap18a: Freibetrag für investierte Gewinne ap30: Erfassung Konten für automatische AfA-Buchungen ap31: Verbuchen der AfA ap32: Ausdruck Anlagenspiegel ap93: Inventarnummern ändern oder umbuchen auf anderes Sachkonto - im Gegensatz zu ap01 sieht es bei ap93 so aus als wäre es von Anfang gleich auf dem neuen Konto gebucht ap93umb: Anlagegüter auf anderen Mandanten umbuchen ap97abg: Gesamtabgang aller Anlagen euroanbu: Einstellen auf welchen Wert abgeschrieben wird (1, 7 Cent, 1Cent) bpexport: Export ACL-Daten für Betriebsprüfung; Tipp: Ausgabe in - Dateien im Mailanhang in Excel öffnen und als TXT-Datei (Tabstopp-getrennt) speichern für den Prüfer 13 13

14 1.6 Ordnerstruktur und Speicherpfade in BMD 5.5 Die BMD-Daten (Buchhaltung / Kostenrechnung / AVZ / Lohn) sind meist in einem eigenen Verzeichnis oder sogar in einem eigenen Netzlaufwerk gespeichert, das auch einen entsprechenden Namen trägt: z.b. BMD_DATA oder ähnlich. Meist findet man im Arbeitsplatz ein eigenes Laufwerk mit dem Namen BMD_DATA (oder ähnlich). (Falls man kein Laufwerk oder Verzeichnis findet, bitte beim Administrator veranlassen, dass es eingeblendet wird.) Innerhalb des BMD-Datenverzeichnisses die Lohnverrechnung und die Buchhaltung immer in getrennten Verzeichnissen und meist gibt es für jedes Jahr einen eigenen Jahresordner. Im nachfolgenden Screenshot sind die Buchhaltungen in den Jahresordnern b1, b2, b3 und die Lohnverrechnungen sind in den Jahresordnern lv2001, lv2002, lv2003 Steigt man in einen Buchhaltungs-Jahresordner hinein, so sind darin alle Mandantenbuchhaltungen dieses Jahres enthalten. Wie man am nachfolgenden Screenshot sieht, werden die Mandanten-Ordner meist die Klientennummer enthalten, es sind aber auch Namen möglich:

15 Sieht man in einen Mandanten-Buchhaltungsordner hinein, so findet man zumindest immer einen Unterordner fib: In diesem Unterordner 'fib' befinden sich die eigentlichen Buchhaltungsdaten. Wenn es bei einem Mandanten auch eine Kostenrechnung gibt, so findet man im Mandanten- Buchhaltungsordner immer auch einen Ordner 'kore': Wenn beim betreffenden Mandanten bereits eine Anlagenbuchhaltung besteht, gibt es noch einen dritten Unterordner 'anbu' im Mandanten-Buchhaltungsordner: Findet man im Unterordner eine Textdatei mit Namen info57, so bedeutet dies, dass diese Buchhaltung bereits einmal aus einem BMD-System exportiert wurde und in einem anderen BMD-System importiert wurde mittels dem Programm pr57a (siehe nächstes Kapitel). Dies geschieht meistens dann, wenn der Klient selber in BMD bucht und am Jahresende seine Buchhaltung an den Steuerberater mailt. Wichtig: die Ordnerstruktur sollte immer nur diese 3 Ebenen haben und nicht mehr: Jahresordner / Mandantenordner / FIB-Ordner 15 15

16 Im folgenden Beispiel wurde eine Buchhaltung falsch eingespielt und es gibt den Mandanten- Ordner zweimal ineinander verschachtelt. Da eine Buchhaltung immer nur gezippt an jemand anderen g t werden kann, entstehen dabei immer ZIP-Dateien. Diese sollten bitte nie in den Mandanten-Buchhaltungsordner oder gar in den 'fib'-ordner gespeichert werden, sondern am besten immer nur am eigenen PC (z.b. auf dem Desktop), da sonst beim nächsten Exportieren und Mailen der Buchhaltung, auch das Zip-File zusätzlich mitgepackt und versendet wird und die Buchhaltung dadurch immer unnötig größer wird: bitte nicht Direkt im Jahresordner sind die ZIP-Dateien auch nicht optimal (weil sie die Datensicherung unnötig vergrößern), aber sie stellen ansonsten dort kein Problem dar: Mandantenverzeichnis beim Aufruf eines BMD 5.5-Programmes Damit BMD beim Start eines Programmes welche Mandantenbuchhaltung man bearbeiten möchte, muss man immer den Jahres-Ordner und den Mandantenordner eingeben. Im Buchungs-Hauptprogramm pr03 sieht das z.b. so aus: Die Unterordner 'fib' für die Buchhaltung und 'kore' (falls es eine Kostenrechnung gibt) muss man nicht zusätzlich eingeben. Es reicht immer der Jahres-Ordner und der Mandantenordner. Ob man als Trennzeichen zwischen diesen beiden Ordner / oder \ nimmt, ist in BMD 5.5 egal. Anmerkung: da die Buchhaltungen für dieses Skriptum in einer Testumgebung stattfinden, lauten die Jahresordner t7, t8, t

17 1.7 Einspielen einer Buchhaltung in BMD 5.5 Erhält man eine Buchhaltung als ZIP-Datei zug t und möchte man sie bei sich selbst einspielen, speichert man sie zuerst aus dem Anhang der . Am einfachsten direkt über einen rechten Mausklick auf den Anhang in der geöffneten Ich empfehle die Speicherung am besten auf der Festplatte mit den BMD-Daten und dort direkt ins betreffende Fibujahr hinein - hier in b9 (bitte nicht in den Mandanten-Ordner hinein) : Anschließend sollte man die Zip-Datei dort kurz öffnen und darin die Datei info57.txt öffnen: Denn diese Datei wird beim Exportieren des Senders erstellt und enthält vor allem die Hinweise - aus welchem Jahresordner - und aus welchem Jahr die Buchhaltung stammt - und wann sie exportiert wurde: 17 17

18 Nun kann diese ZIP-Datei in BMD 5.5 mit dem Programm pr57a eingespielt werden : Dazu wählt man im Programm pr57a den Punkt Mandant entpacken: BMD fragt nun nach dem Mandanten-Buchhaltungspfad, in den die Buchhaltung gespeichert werden soll. Wenn die Buchhaltung bereits unter diesem Pfad vorhanden ist, fragt BMD, ob es diese überschreiben darf. In diesem Fall sollte man sicher sein, dass die Buchhaltung, die man g t bekommen hat und nun einspielen möchte, auch wirklich aktueller ist, als der eigene Buchhaltungsstand. Dann fragt BMD, wo es die ZIP-Datei suchen soll. Da wir die Datei nicht lokal, sondern am BMD- Datenserver gespeichert haben, wählen wir '2-Datei Server': Zuletzt gibt man nun den Speicherpfad ein, unter dem man die ZIP-Datei gespeichert hat. Die Datei-Endung '.zip' kann man auch eintragen, aber dies ist nicht zwingend notwendig: Es folgt die Frage, ob sie die gebuchten Zeilen bei der Verrechnung berücksichtigen sollen. Nur wenn in BMD 5.5 die Verrechnung von Buchungszeilen für die Honorarnoten verwendet wird, muss man bei der Beantwortung aufpassen - ansonsten immer NEIN wählen. Anschließend wird die Buchhaltung korrekt eingespielt und man kann den aktuellen Buchungsstand z.b. direkt in pr03 überprüfen. Wenn es eine Buchhaltung bereits im entsprechenden Buchhaltungsordner gibt, überprüft BMD automatisch, ob der Klienten-Name der Buchhaltung in der ZIP-Datei mit dem Klientennamen der Buchhaltung am Server übereinstimmt - anstonsten kommt eine Warnung

19 1.8 Eine Buchhaltung an den Mandanten zurücksenden Möchte man eine Buchhaltung an den Steuerberater zurücksenden, so muss - zuerst das aktuelle Zwischenjournal mit einer Sammelbuchung abgeschlossen werden, - niemand darf in der Buchhaltung aktuell drinnen sein und buchen (auch kein Kollege), - und erst dann kann man das Zurücksenden mit dem Programm pr57a starten. Diesmal wählt man den Punkt 'Mandant packen' Man gibt den Mandanten-Buchhaltungspfad ein: Auf die Frage, ob die Buchhaltung gesperrt werden soll, wird man meist mit NEIN antworten (BH nicht sperren). Dies bedeutet, dass man selber in der Buchhaltung weiter buchen kann. Wenn man jedoch monatlich die Buchhaltung zwischen Steuerberater und Kunde hin und her sendet und beide Seiten buchen, macht es Sinn mit JA zu antworten. Wenn man mit JA antwortet, wird die Buchhaltung bei einem selbst gesperrt und man kann nicht weiterbuchen, bis man die Buchhaltung vom jeweils anderen wieder zurück bekommt. Die Sperre wirkt sich IMMER NUR beim Sender aus und nicht beim Empfänger. Tipp: Den Status der Sperre kann man jederzeit im Firmenstamm (pr00 - Kennzahl 26) einsehen und auch ändern: Es kommt eine Anfrage, was man mailen möchte - meist wird man die gesamte Buchhaltung zurücksenden: Auf die Frage, wohin die Buchhaltung gezippt werden soll, antwortet man Zuletzt füllt man die -Adresse aus und schon wird eine neue erzeugt, die direkt an den Empfänger der Buchhaltung gesendet werden kann und die die Buchhaltung als gezippten Anhang enthält: 19 19

20 1.9 Eine neue Mandantenbuchhaltung anlegen Wenn es eine Buchhaltung noch gar nicht gibt, legt man sie erstmalig im Programm pr00 an. Man gibt den gewünschten FIBU-Pfad im richtigen Jahresordner ein und drückt 2x ENTER; (das Sachbearbeiter-Feld wird seit der Einführung der Benutzer in BMD nicht mehr genutzt). BMD fragt danach, ob es den Mandanten anlegen soll: Anschließend fragt es nach einem Standardkontenrahmen. Es empfiehlt sich z.b. den BMDeigenen Standardkontenrahmen rlgbmd zu wählen, da dieser bereits perfekt gegliedert ist. Es gibt auch einen rlgbmd5 der ident mit dem rlgbmd ist, aber 5-stellige Sachkonten hat. Anschließend muss der Firmenstamm einmalig eingestellt werden, inklusive der Kontengrenzen der Lieferantenkonten und der Sammelkonten. Da wir dies im Skriptum "Umsatzsteuer in BMD 5.5" schon ausführlich beschrieben haben, verweisen wir an dieser Stelle nur auf den betreffenden Downloadlink: Für das Einspielen von Sach- und Personenkonten, von Kontosalden oder OP-Positionen eignet sich folgende Schnittstelle:

21 2 Bilanzbuchungen in BMD Grundlegende Kontrollen vor dem Buchen Kontrolle der Abstimmsummen (pr03) Gleich zu Beginn sollte man bei einer Buchhaltung immer die Abstimmsummen kontrollieren. Dazu geht man in das Buchungsprogramm pr03: Als FIBU-Verzeichnis gibt man den richtigen Jahresordner und den Mandantenordner ein: Wenn es keine Kostenrechnung gibt, lässt man das Feld KORE-Verzeichnis leer. Das Feld Sachbearbeiter lässt man in BMD IMMER leer, weil man besser mit der Benutznummer arbeitet: Bis zu 99 Benutzer können in einer Buchhaltung buchen. Da wir hier in Klammer die 1 sehen, ist aktuell wahrscheinlich niemand anderer in der Buchhaltung, da die meisten mit dem Benutzer 1 buchen. Die 1 in der Klammer bedeutet auch - (wie bei allen Werten die BMD bei einem Feld rechts davon in Klammer anzeigt) - dass BMD den Benutzer 1 vorschlägt. Man muss daher nicht extra eine 1 eingeben, sondern kann direkt nur die ENTER-Taste drücken