Reisekosten, Inland Prof. Dr. jur. Tobias Huep, Rainer Hartmann, Norbert Minn TK Lexikon Arbeitsrecht 3. November 2015

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1 Reisekosten, Inland Prof. Dr. jur. Tobias Huep, Rainer Hartmann, Norbert Minn TK Lexikon Arbeitsrecht 3. November 2015 Arbeitsrecht 1 Arbeitsrechtlicher Begriff der Reisekosten HI HI Reisekosten sind arbeitsrechtlich sämtliche Aufwendungen des Arbeitnehmers anlässlich einer im Interesse des Arbeitgebers erbrachten und vom Arbeitnehmer geschuldeten Reisetätigkeit wie bspw. Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Der Begriff der Reisekosten ist arbeitsrechtlich nicht definiert, seine Verwendung in Individualarbeitsverträgen oder Kollektivvereinbarungen daher auslegungsbedürftig. [ 1 ] Nicht zu den Reisekosten gehört die Anfahrt des Arbeitnehmers zu seinem regelmäßigen (ersten) Arbeitsplatz; es handelt sich vielmehr um Kosten der persönlichen Lebensführung. [ 2 ] Der Begriff und die Bedeutung der Reisekosten im Arbeitsrecht sind von der steuerrechtlichen Behandlung zu unterscheiden. Arbeitsrechtlich ist weiterhin zwischen der Erstattung von Reisekosten und der Pflicht zur Vergütung von Reisezeiten zu unterscheiden. [ 3 ] Reisekosten gehören zu den in analoger Anwendung der 670, 675 BGB vom Arbeitgeber als "Auftraggeber" zu erstattenden freiwilligen Vermögensopfern des Arbeitnehmers. Sie gehören somit nicht zum Entgelt und sind daher auch nicht von Lohnersatzansprüchen, z. B. nach dem EFZG, umfasst. Nicht zu den Reisekosten gehört der sog. "Eigenschaden" des Arbeitnehmers, d. h. Einbußen an seinen Vermögenswerten, die er im Interesse des Arbeitgebers eingesetzt hat (bspw. bei einem Unfall mit dem eigenen Fahrzeug während einer Dienstreise). 2 Aufwendungsersatzanspruch des Arbeitnehmers HI Aufwendungsersatzanspruch aus arbeitsrechtlichen Vereinbarungen Ob und in welchem Umfang Reisekosten zu erstatten sind, beurteilt sich nach der Auslegung der jeweiligen Anspruchsgrundlage. [ 4 ] In Betracht dafür kommen vorrangig der Arbeitsvertrag sowie Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge. Formularmäßig verwendete Reisekostenerstattungsklauseln in Arbeitsverträgen unterliegen dabei der Inhaltskontrolle gem. 305 ff. BGB. Ein vollkommener Ausschluss des Erstattungsanspruchs ist im durchschnittlichen Arbeitsverhältnis (ohne überdurchschnittliche Vergütung) unangemessen, eine Pauschalabgeltung (oft als sog. "Auslösung" bezeichnet) dagegen nicht von vornherein. [ 5 ] Eine Verweisung auf die beamtenrechtlichen Vorschriften, die das Gebot sparsamer Verwendung öffentlicher Gelder berücksichtigen, in einer Tarifnorm ist zulässig [ 6 ] ; im öffentlichen Dienst gilt zusätzlich das Bundesreisekostengesetz (BRKG). Die Klauseln verweisen oft auf die entsprechenden einkommensteuerrechtlichen Bestimmungen, um hier einen Gleichlauf mit den steuerrechtlichen Vorgaben sicherzustellen dies ist grundsätzlich zulässig und sinnvoll, aber arbeitsrechtlich nicht zwingend geboten. Soweit bei der arbeitsrechtlichen Beurteilung auf den steuerrechtlichen Begriff der Dienstreise zurückgegriffen werden soll [ 7 ], ist zu beachten, dass es ab steuerrechtlich den bisherigen Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" nicht mehr gibt. Der Begriff wird abgelöst durch die "erste Tätigkeitsstätte". [ 8 ] Dies kann auch die Auslegung entsprechender Vertragsklauseln beeinflussen. Aufwendungsersatzanspruch aus dem Gesetz Fehlt eine solche Regelung, ist auf die gesetzliche Regelung der 670, 675 BGB zurückzugreifen. [ 9 ] Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer analog 670, 675 BGB diejenigen Reisekosten als Auslagenersatz zu ersetzen, die der Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeit gemacht hat und die er den Umständen nach für erforderlich halten durfte. [ 10 ] Ausgeschlossen ist der Anspruch, wenn vom Arbeitgeber keine besondere Abgeltung für die Reisekosten gezahlt wird. In Betracht kommt z. B. eine pauschale individual- oder kollektivvertragliche Abgeltung der Reisekosten oder ähnlicher Aufwendungen durch ein entsprechendes Entgelt. Erstattungsfähig sind dann nur die Reisekosten, die Folge der Arbeitgeberanweisung sind und nicht nur gelegentlich bei der Reisetätigkeit anfallen (Zigarettenkauf während eines reisebedingten Tankstellenaufenthalts). Die Dienstreise soll dem Dienstreisenden keine wirtschaftlichen Nachteile, jedoch auch keine besonderen Vorteile verschaffen. Das schließt nicht nur einen Auslagenersatz für Kosten der allgemeinen Lebensführung

2 keine besonderen Vorteile verschaffen. Das schließt nicht nur einen Auslagenersatz für Kosten der allgemeinen Lebensführung aus. Eine Vorteilsgewährung läge auch vor, wenn bei der Festsetzung der Reisekostenvergütung vom Dienstreisenden zu tragende und aus dienstlichem Anlass ersparte Kosten der allgemeinen Lebensführung unberücksichtigt blieben. [ 11 ] Diese Grundsätze gelten insbesondere auch bei privater Nutzung von Dienstreisen: Der Kostenerstattungsanspruch ist begrenzt auf die dienstreisebezogen anfallenden Kosten, dazu gehört auch der Verpflegungsmehraufwand. Den Arbeitnehmer trifft eine diesbezügliche Dokumentationspflicht als arbeitsvertragliche Nebenpflicht (Aufbewahrung von Belegen, Fahrtenbuch etc.). Auch ohne das Vorliegen konkreter Vereinbarungen oder Anweisungen, wird der Arbeitnehmer in aller Regel vor Antritt einer Dienstreise mit nennenswerten Kosten, die nicht generell vorab genehmigt sind, den Arbeitgeber um Zustimmung bitten müssen. Sofern der Arbeitnehmer dazu keine Möglichkeit mehr hatte, kommt es für den Erstattungsanspruch nicht darauf an, ob die Reise im Interesse des Arbeitgebers objektiv notwendig war; es genügt, dass der Arbeitnehmer sie subjektiv für erforderlich halten durfte. [ 12 ] Ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats beim Erlass einer Dienstreiseordnung mit Regelungen über Dienstreiseantrag, zugelassene Verkehrsmittel, Reisekostenerstattung, Spesenzahlung und Abrechnungsverfahren besteht nicht. [ 13 ] 3 Reisezeit als Arbeitszeit HI Gemäß 2 Abs. 1 ArbZG ist Arbeitszeit die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit. Grundsätzlich zählt die gewöhnliche Wegezeit von der privaten Wohnung zum Arbeitsplatz nicht zur Arbeitszeit i. S. des ArbZG. Zählt die Reisezeit zu den vertraglich geschuldeten Leistungspflichten des Arbeitnehmers (z. B. als Lkw-Fahrer oder Außendienstmitarbeiter), handelt es sich um Arbeitszeit. [ 14 ] Auch Wegezeiten zwischen dem im Betrieb des Arbeitgebers eingerichteten Arbeitsplatz und außerhalb des Betriebs gelegenen weiteren Arbeitsstellen zählen als Arbeitszeit i. S. des 2 Abs. 1 ArbZG. Ob Wegezeiten (Dauer der Hinund Rückfahrt) einer Dienstreise als Arbeitszeit i. S. von 2 Abs. 1 ArbZG gelten, hängt vom Inhalt der arbeitgeberseitigen Weisung ab: Nach der sog. Beanspruchungstheorie, die das BAG vertritt, sind Wegezeiten immer dann Arbeitszeit, wenn der Arbeitnehmer während dieser Zeiten in einem Umfang fremdbestimmt im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers beansprucht wird, der eine Einordnung als Arbeitszeit erfordert. Entscheidend ist dabei nicht, ob der Arbeitnehmer während der Reisezeit tatsächlich Arbeitsaufgaben erledigt. Vielmehr lässt die entsprechende Weisung des Arbeitgebers die Wegezeiten zu einer arbeitszeitrechtlich relevanten Tätigkeit werden. Die vom Arbeitgeber geforderte Bearbeitung von Akten, s, Vor- und Nachbereitung des auswärtigen Termins während der Reise, aber auch das Führen eines Fahrzeugs (Dienstwagen), ist daher Vollarbeit. Gibt der Arbeitgeber dagegen lediglich die Benutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels vor und bleibt es dem Arbeitnehmer überlassen, wie er die Zeit nutzt, muss der Arbeitgeber die Reisezeit nicht als Arbeitszeit anerkennen. Eine Übertragung der arbeitszeitrechtlichen Beurteilung entsprechend der Grundsätze zum Bereitschaftsdienst ist auch gemeinschaftsrechtlich nicht gefordert. [ 15 ] Grenzen der Arbeitszeit Grundsätzlich gelten dann bei Dienstreisen die Arbeitszeitgrenzen des ArbZG, insbesondere die 10-Stunden- Höchstarbeitszeitgrenze nach 3 Satz 2 ArbZG. Die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben [ 16 ] sind bei der Anordnung von Dienstreisen vollumfänglich einzuhalten. Aus diesen Gründen kommt es auf die maßgeblichen tarifvertraglichen oder betrieblichen Regelungen über die Durchführung von Dienstreisen im Betrieb des Arbeitgebers an. [ 17 ] Darin sollte auch eine Verpflichtung des Arbeitnehmers zur Dokumentation der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und des Reiseaufwands innerhalb und außerhalb der sonst üblichen Dienstzeiten aufgenommen werden. Dabei ist zumindest im öffentlichen Dienst eine Verweisung auf die beamtenrechtlichen Vorschriften (Gesetze, Verordnungen, Erlasse) zulässig. [ 18 ] Die genannten Grundsätze gelten auch für Reisetätigkeiten anlässlich der Betriebsratstätigkeit. 37 Abs. 3 Satz 1 i. V. m. 78 Satz 2 BetrVG verbietet eine nachteilige Behandlung von Betriebsräten. 4 Vergütung der Reisezeiten HI Bei der Vergütungspflicht von Reisezeiten ist danach zu unterscheiden, ob die Reisezeit zu der gem. 611 Abs. 1 BGB geschuldeten "Leistung der versprochenen Dienste" (vom Arbeitgeber veranlasst) gehört oder nicht. Dazu zählt nicht nur die

3 Erbringung der eigentlichen Hauptleistungspflicht, sondern alle damit in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Tätigkeiten. [ 19 ] Dies kann auch bei "angeordneter Untätigkeit", z. B. als Beifahrer, der Fall sein, sofern der Arbeitnehmer nicht frei über seine Zeitnutzung bestimmen kann. Unbeachtlich für die Abgrenzung ist die arbeitszeitrechtliche Qualifikation der fraglichen Reisezeit. [ 20 ] Dazu gehört bei Außendienstmitarbeitern nicht nur die Reisezeit zwischen 2 Kundenbesuchen, sondern auch die Fahrt zum ersten und vom letzten Kunden an seinen Wohnsitz. [ 21 ] Vergütungspflicht bei Veranlassung der Reise durch Arbeitgeber Handelt es sich bei der Reisezeit um einen Teil der versprochenen Dienste, ist grundsätzlich von einer Vergütungspflicht nach 611 Abs. 1 BGB auszugehen. [ 22 ] Dies gilt unabhängig davon, ob die Reisetätigkeit innerhalb oder außerhalb einer festgelegten Normal- oder Regelarbeitszeit erbracht worden ist. Vergütungsrechtlich sind allerdings abweichende Regelungen (Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag) grundsätzlich möglich. Ob die Vergütungspflicht wirksam ausgeschlossen oder inhaltlich beschränkt werden kann, ist Frage des Einzelfalls. Fallen Reisezeiten in die reguläre Arbeitszeit, dürfte jedenfalls eine formulararbeitsvertragliche Bestimmung, nach der für solche Reisezeiten keine Vergütungspflicht bestehen soll, den Arbeitnehmer i. S. v. 307 Abs. 1 Satz 1 BGB unangemessen benachteiligen, da nach 615 BGB grundsätzlich der Arbeitgeber das Entgeltrisiko zu tragen hat. Unangemessen, weil intransparent i. S. des 307 Abs. 1 Satz 2 BGB, ist regelmäßig auch eine Vertragsklausel, nach der Reisezeiten, die außerhalb der normalen Arbeitszeit anfallen, mit der zu zahlenden Vergütung abgegolten sind, da für den Arbeitnehmer der Umfang unentgeltlich zu erbringender Reisetätigkeit nicht erkennbar ist. [ 23 ] Die tarifvertragliche Zahlung einer an bestimmten Prozentsätzen des Tarifstundenlohns orientierten "Auslösung" ohne Bindung an den tatsächlichen Aufwand oder steuerliche Pauschalbeträge, kann eine solche Vergütungsregelung darstellen. [ 24 ] Dabei dürfen die Tarifvertragsparteien auch unterhalb des regulären Stundenlohns bleiben. Ohne klare Regelung kommt bei Außendienstmitarbeitern, die direkt vom Wohnsitz aus ihre Kunden aufsuchen, eine Anrechnung des "ersparten" Anreisewegs zum Sitz des Arbeitgebers nicht in Betracht. [ 25 ] Möglich ist die Abgeltung von Reisezeiten außerhalb der Normalarbeitszeit durch (teilweisen) Freizeitausgleich. [ 26 ] Fehlt eine solche Regelung, ist auf die gesetzliche Regelung des 612 Abs. 1 BGB, d. h. auf eine objektiv bestehende "Vergütungserwartung" des Arbeitnehmers, zurückzugreifen. Unbeachtlich für die Vergütungspflicht ist wiederum die arbeitszeitrechtliche Einordnung: Weder begründet die Zuordnung zur Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) die Vergütungspflicht noch schließt umgekehrt die fehlende Qualifikation als Arbeitszeit eine Vergütungspflicht aus. [ 27 ] Keine Vergütungspflicht bei fehlender Veranlassung durch den Arbeitgeber Ist die Reisezeit nicht aus Veranlassung des Arbeitgebers entstanden, besteht grundsätzlich keine Vergütungspflicht nach 611 Abs. 1 BGB. [ 28 ] Einen Rechtssatz, dass solche Reisezeiten stets oder regelmäßig zu vergüten seien, gibt es nicht. Dies gilt selbstverständlich zunächst für die Anreise vom Wohnsitz des Arbeitnehmers zur ersten Tätigkeitsstätte. [ 29 ] Im Übrigen kommt es darauf an, ob der Arbeitnehmer eine in irgendeiner Form belastende und dem Interesse des Arbeitgebers dienende Tätigkeit während der Reisezeit zu erfüllen hat. Dabei kann es sich um die Durchführung der Reise an sich (z. B. Lenktätigkeit am Steuer des Dienstfahrzeugs) oder aber um sonstige arbeitsvertraglich geschuldete Tätigkeiten handeln (z. B. vor- oder nachbereitende Tätigkeiten eines auswärtigen Termins). Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Reisezeit zur freien Verfügung, handelt es sich auch dann nicht um (vergütungspflichtige) Arbeitszeit, wenn diese im Rahmen der Normalarbeitszeit "erbracht" wird. 5 Reisekosten im Arbeitsgerichtsprozess HI Die notwendigen Reisekosten einer Fahrt zum Arbeitsgericht erhält die Partei von der unterliegenden Partei ersetzt. [ 30 ] Im Gegensatz zu den ordentlichen Gerichten sind die Reisekosten vor den Arbeitsgerichten auch insoweit erstattungsfähig, als sie die Kosten einer Vertretung durch den Anwalt übersteigen, weil die Anwaltskosten im Urteilsverfahren der ersten Instanz nach 12a ArbGG nicht ersetzt werden [ 31 ], sodass die Reise für die Partei zur Rechtsverfolgung häufig auch dann notwendig ist, wenn die Beauftragung eines ortsansässigen Anwalts billiger wäre. [ 32 ]

4 [ 1 ] Vgl. BAG, Urteil v , 3 AZR 936/07, zur Reisekostenerstattung gem. 10 TVAöD-BT, BBiG bei Anfahrt zu einer auswärtigen Berufsschule. [ 2 ] Vgl. zur Abgrenzung BAG, Urteil v , 9 AZR 14/10, zur Kostenerstattung für die Aufwendungen eines häuslichen Arbeitszimmers. [ 3 ] S. Abschn. 4. [ 4 ] Zur Auslegung einer individualvertraglichen "Kilometerpauschale" vgl. BAG, Urteil v , 8 AZR 409/91. [ 5 ] BAG, Urteil v , 9 AZR 657/02; BAG, Urteil v , 5 AZR 678/94; LAG Hessen, Urteil v , 12 Sa 797/11. [ 6 ] BAG, Urteil v , 6 AZR 411/01; BAG, Urteil v , 6 AZR 323/02; BAG, Urteil v , 6 AZR 111/03. [ 7 ] 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG, 9 EStG, BAG, Urteil v , 10 AZR 89/04. [ 8 ] 9 Abs. 4 EStG n. F.. [ 9 ] Vgl. BAG, Urteil v , 9 AZR 455/11, BAG, Urteil v , 9 AZR 344/10; BAG, Urteil v , 9 AZR 14/10; BAG, Urteil v , 3 AZR 936/07, jeweils m. w. N. [ 10 ] BAG, Beschluss v , 1 ABR 3/98. [ 11 ] BAG, Urteil v , 6 AZR 111/03. [ 12 ] BAG, Urteil v , 5 AZR 74/62. [ 13 ] BAG, Beschluss v , 1 ABR 91/79. [ 14 ] BAG, Urteil v , 5 AZR 292/08, m. w. N. [ 15 ] BAG, Urteil v , 9 AZR 519/05. [ 16 ] 618 BGB sowie öffentlich-rechtliche Arbeitsschutznormen. [ 17 ] BAG, Urteil v , 7 AZR 389/05. [ 18 ] BAG, Urteil v , 6 AZR 355/12; BAG, Urteil v , 6 AZR 411/01. [ 19 ] BAG, Urteil v , 5 AZR 355/12 [ 20 ] Ebd., vgl. für Lenkzeiten im Fernverkehr 21a Abs. 3 ArbZG. [ 21 ] BAG, Urteil v , 5 AZR 292/08. [ 22 ] BAG, Urteil v , 5 AZR 678/11; BAG, Urteil v , 5 AZR 200/10, m. w. N. zur Vergütungspflicht von Beifahrerzeiten. [ 23 ] BAG, Urteil v , 5 AZR 200/10. [ 24 ] BAG, Urteil v , 5 AZR 355/12. [ 25 ] BAG, Urteil v , 5 AZR 292/08. [ 26 ] BAG, Urteil v , 9 AZR 686/09. [ 27 ] BAG, Urteil v , 5 AZR 355/12. [ 28 ] BAG, Urteil v , 5 AZR 678/11; BAG, Urteil v , 5 AZR 200/10, m. w. N. zur Vergütungspflicht von Beifahrerzeiten. [ 29 ] BAG, Urteil v , 5 AZR 292/08. [ 30 ] 91 ZPO. [ 31 ] S. Arbeitsgericht.

5 [ 32 ] BAG, Urteil v , 5 AZB 43/03.