Werkstätten:Messe 2011

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1 Werkstätten:Messe 2011 Möglichkeiten und Grenzen einer Risikomanagementintegration in das Balanced-Scorecard-Konzept Nürnberg, 17. März 2011 Rüdiger Hein ParRAT GmbH Betriebswirtschaftlicher Berater Oliver Rodenhäuser DER PARITÄTISCHE HESSEN Referent Betriebs- und Finanzmanagement

2 Agenda 2 I. Vorstellung und thematische Einführung II. Grundlagen der Balanced Scorecard III. IV. BSC und Risikomanagement Zusammenfassung und Ausblick V. Literaturhinweise VI. Fragen

3 Beispielorganisation WfbM Sorgenlos GmbH in Musterstadt 3 WfbM Sorgenlos GmbH Berufsbildungsbereich Arbeitsbereich Tagesförderstätte Garten- und Landschaftsbau Montagebereich Schreinerei Werkstatt:Messe 2011 Fachvortrag Hein, R. / Rodenhäuser, O.

4 Thematische Einführung Balanced Scorecard Risikomanagement 4 Risikomanagementsystem Frühwarnsystem Beobachtung externer und interner Bereiche mittels Indikatoren Definition von Sollwerten und Toleranzgrenzen Informationsverarbeitung und Maßnahmenplanung Controlling Planung Steuerung Informationsver-sorgung Kontrolle Interne Überwachung Organisatorische Sicherungsmaßnahmen Prozessabhängige Kontrollen Prozessunabhängige Kontrollen (Interne Revision)

5 Agenda 5 I. Vorstellung und thematische Einführung II. Grundlagen der Balanced Scorecard III. IV. BSC und Risikomanagement Zusammenfassung und Ausblick V. Literaturhinweise VI. Fragen

6 Balanced Scorecard Die Bestandteile 6 Mission Vision Finanzperspektive Kundenperspektive Prozessperspektive Potenzialperspektive Strategische Ziele Kennzahlen Maßnahmen

7 Balanced Scorecard WfbM Sorgenlos GmbH (1) 7 Menschen mit Behinderung nach ihren individuellen Möglichkeiten im Hinblick auf ihre Teilhabe am Arbeitsleben unterstützen, sowie ihre Persönlichkeitsentwicklung zu fördern und ihre Selbstbestimmung zu ermöglichen. Wir sind DER Ansprechpartner und Organisator für Arbeitsmöglichkeiten für alle benachteiligte Personengruppen in der Region Musterstadt. Interne Prozesse Welche Prozesse erfordern von uns besondere Leistungen, um unsere Mission zu erfüllen? Finanzen Wie sichern wir die Finanzierung / Wirtschaftlichkeit in Bezug auf a) Kostenträger und b) gewerbliche Wirtschaft? Kunden Welche Anforderungen müssen wir erfüllen, um a) Menschen mit Behinderung, b) Angehörige und gesetzl. Betreuer, c) gew. Wirtschaft und d) Kostenträger zufrieden zu stellen. Potenziale Welche Voraussetzungen müssen wir erfüllen, um kontinuierliche Verbesserungen in Hinblick auf die Mission sicherzustellen? Werkstatt:Messe 2011 Fachvortrag Hein, R. / Rodenhäuser, O.

8 Balanced Scorecard WfbM Sorgenlos GmbH (2) 8 Strategische Ziele Messgröße Istwert Planwert Maßnahmen F i n a n z e n F 1 Pünktliche Abrechnung mit Ø Fakturierungsdauer 20 Tage 15 Tage MASS einführen; Kostenträger F 2 Sicherung der Liquidität Liquidität 2. Grades 100% 120% wöchentliche Daten- Aktualisierung F 3 Bildung von Rücklagen Rücklagenquote 73% 77% Abstimmung mit F 4 F 5 F 6 Rechtliche Vorgaben der Leistungserbringung (SGB IX, WVO und WMVO) erfüllen Gewährleistung der indivduell notwendigen Bedarfsgruppe der behinderten Beschäftigten Zeitnahe Fakturierung und Abrechnung gewerblicher Aufträge Personalschlüssel im Arbeitsbereich Steuerberater 01:10 01:12 regelmäßiger Personalabgleich Hilfepläne unter 1 Jahr 92% 95% regelmäßige Hilfeplangespräche Rechnungsstellung innerhalb 3 Tage 20 Tage 15 Tage Sensibilisierung der Mitarbeiter I n t e r n e P r o z e s s e I 1 Ressortdenken aufheben Anzahl ressortübergreifender Projektgruppen I 2 Einstellung des Personals hin zur personenzentrierten Leistung entwickeln Anzahl Teilnehmer interne Schulungsteilnahme 1 pro Arbeitsbereich 2 pro Arbeitsbereich Gründung übergreifender Projektteams Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter I 3 Führungstil vereinheitlichen k.a I 4 I 5 Weiterentwicklung der Zertifizierungsprozesse (EFQM) Arbeitsprozesse behinderungsgerecht zergliedern Audits mit kooperierenden Leistungserbringern Untersuchung jedes neuen Auftrages jährliches Audit jährliches Audit % bei Aufträgen über Teilbereiche werden durch kollegiale Verbindungen geprüft Bildung einer Arbeitsgruppe "Zergliederung"

9 Balanced Scorecard WfbM Sorgenlos GmbH (3) 9 Strategische Ziele Messgröße Istwert Planwert Maßnahmen K u n d e n K 1 Öffentlichkeitsarbeit ausbauen Anzahl Presseveröffentlichungen 5 10 Halbe Stelle für ÖA K 2 umfängliche Erfüllung der Leistungsvereinbarung Erfüllungsgrad 92% 95% Weitere Detaillierung der Leistungsbeschreibungen K 3 K 4 Einführung MASS (EDV-System zur Abrechnung mit Kostenträger) Neue Bereiche/Projekte konzeptionell beschreiben und entwickeln Dauer Rechnungsstellung Anzahl neuer Projekte - 3 Tage Vereinbarung mit Leistungsträger LWV 1 Projekt pro Abteilung / Bereich 2 Projekte pro Abteilung / Bereich Projektteams zusammenstellen P o t e n z i a l e P 1 Personalmotivation erhöhen Fluktuationsrate 5% 3% Prämie, Personalgespräche, bereichsübergreifende P 2 Personalqualifikation sichern (rechtliche Vorgabe erfüllen) Teilnahme am Lehrgang "Sonderpädagogische Zusatzqualifikation" 9 WVO) - alle 5 neuen "Gruppenleiter " Fortbildungsplan Z b iterstellen und kontrollieren, Inhalte festlegen P 3 hohe Führungskompetenz erhalten Zufriedenheit der Mitarbeiter Index: 2,3 Index: 2,0 Befragungsbogen erstellen, Befragung durchführen P 4 Kontinuität im Personal-Stamm gewährleisten Ø-Anstellungsdauer 7 Jahre größer 8 Jahre Weihnachtsgeld zahlen, pünktliche Gehaltszahlung, unbefristete Verträge, einheitliche P 5 Wettbewerbsfähige Löhne und Gehälter %-Anstieg der Löhne und Gehälter im Vergleich zum Vorjahr 2% 3% Erhöhung Sonderzahlung

10 Strategische Ziele Erarbeitung von Zielvorschlägen 10 1 Strategische Analyse und Synthese SWOT-Matrix 3 Brainstorming für Zielvorschläge Zielvorschläge 2 Leitfragen von Finanzperspektive Kundenperspektive Prozessperspektive Potenzialperspektive Eigene Darstellung in Anlehnung an Michell-Auli, P. / Schwemmle, M. (2008): Integriertes Management mit der Balanced Scorecard, S. 96

11 Perspektiven Synopse: BSC-Perspektiven für NPO-Anpassung 11 Klassische BSC BSC für NPO Muster-BSC für Sozialunternehmen BSC für NPO BSC für NPO BSC für NPO Autor(en) Kaplan/Norton Kaplan/Norton Schellberg, K. Gmür, M. Haddad, T. Perspektiven Mission (übergeordnetes gesellschaftliches Ziel) Werte und Leitbild Erreichung der obersten Organisationsziele Leistungswirkung Finanziell Finanziell Finanzen entfällt entfällt Kunde Interne Geschäftsprozesse Lernen und Entwicklung Kunde Interne Geschäftsprozesse Lernen und Entwicklung Kunden (ggf. Aufteilung nach Kundengruppen) Interne Prozesse Mitarbeiter und Entwicklung Zufriedenstellung der Kunden/Adressaten Optimierung der Leistungserstellung Sicherung der Lernund Innovationsfähigkeit Leistungserbringung Interne Perspektive Innovations- und Wissensperspektive Berens/Karlowitsch/Mer tes Leistungswirkung (Übersetzung und Greifbarmachung der Mission) Finanziell (Sicherung der Zukunftsfähigkeit) Leistungserbringung (Ausrichtung auf die Leistungswirkung) Interne Prozesse (Ausrichtung auf die Leistungswirkung) Lernen und Entwickeln (Sicherung der Zukunftsfähigkeit) Mitarbeiter (Ausrichtung auf die Leistungswirkung)

12 Agenda 12 I. Vorstellung und thematische Einführung II. Grundlagen der Balanced Scorecard III. IV. BSC und Risikomanagement Zusammenfassung und Ausblick V. Literaturhinweise VI. Fragen

13 Risikomanagement in der BSC Überlegung von Kaplan/Norton 13 "Im allgemeinen ist Risikomanagement eine Restriktion oder ein zusätzliches Ziel, das zur Ergänzung jeder von der Geschäftseinheit gewählten Gewinnstrategie dient. * * Kaplan, R. S. / Norton, D.P. (1997): Balanced Scorecard, S. 49

14 Risikointegration in die BSC 14 Möglichkeiten der Integration 1 Zusätzliche Risikoperspektive 2 3 Risikoadjustierte BSC Risiko-Scorecard

15 1. Zusätzliche Risikoperspektive WfbM Sorgenlos GmbH (1) 15 Menschen mit Behinderung nach ihren individuellen Möglichkeiten im Hinblick auf ihre Teilhabe am Arbeitsleben unterstützen, sowie ihre Persönlichkeitsentwicklung zu fördern und ihre Selbstbestimmung zu ermöglichen. Wir sind DER Ansprechpartner und Organisator für Arbeitsmöglichkeiten für alle benachteiligte Personengruppen in der Region Musterstadt. Interne Prozesse Welche Prozesse erfordern von uns besondere Leistungen, um unsere Mission zu erfüllen? Finanzen Wie sichern wir die Finanzierung / Wirtschaftlichkeit in Bezug auf a) Kostenträger und b) gewerbliche Wirtschaft? Potenziale Welche Voraussetzungen müssen wir erfüllen, um kontinuierliche Verbesserungen in Hinblick auf die Mission sicherzustellen? Risiko Welche Risiken gefährden den Fortbestand der WfbM Sorgenlos GmbH? Kunden Welche Anforderungen müssen wir erfüllen, um a) Menschen mit Behinderung, b) Angehörige und gesetzl. Betreuer, c) gew. Wirtschaft und d) Kostenträger zufrieden zu stellen. Werkstatt:Messe 2011 Fachvortrag Hein, R. / Rodenhäuser, O.

16 1. Zusätzliche Risikoperspektive WfbM Sorgenlos GmbH (2) 16 Risikoidentifkation Strategische Ziele Messgröße Maßnahmen Tarifentwicklung R 1 Anpassung Löhne und Gehälter %-Anstieg der Löhne und Gehälter im Vergleich zum Vorjahr R i s i k Qualifiziertes Personal R 2 Personalqualifikation sichern (rechtliche Vorgabe erfüllen) Spendeneinnahmen R 3 Weiteren Spendenrückgang o stoppen Kostendeckung im R 4 Erträge erhöhen bei konstanten Bereich Garten- und Kosten Landschaftsbau Teilnahme am Lehrgang "Sonderpädagogische Zusatzqualifikation" 9 WVO) Einnahmen aus Spenden Deckungsbeitrag Erhöhung Sonderzahlung Fortbildungsplan erstellen und kontrollieren, Inhalte festlegen und mit Bedarf abstimmen Fundraising intensivieren, ÖA- Bereich ausbauen Wechsel Kooperationspartner

17 1. Zusätzliche Risikoperspektive WfbM Sorgenlos GmbH (3) 17 Zusätzliche Risikoperspektive

18 2. Risikoadjustierte BSC WfbM Sorgenlos GmbH (1) 18 Strategische Ziele Messgröße Istwert Planwert Maßnahmen Status Trend Risiken F i n a n z e n F 1 Pünktliche Abrechnung mit Ø Fakturierungsdauer 20 Tage 15 Tage MASS einführen; Kostenträger zahlt nur Kostenträger unregelmäßig und verspätet F 2 Sicherung der Liquidität Liquidität 2. Grades 100% 120% wöchentliche Daten- Kennzahl kann Fehlinformationen Aktualisierung liefern F 3 Bildung von Rücklagen Rücklagenquote 73% 77% Abstimmung mit steuerrechtliche Bestimmungen F 4 F 5 F 6 Rechtliche Vorgaben der Leistungserbringung (SGB IX, WVO und WMVO) erfüllen Gewährleistung der indivduell notwendigen Bedarfsgruppe der behinderten Beschäftigten Zeitnahe Fakturierung und Abrechnung gewerblicher Aufträge Personalschlüssel im Arbeitsbereich Steuerberater 01:10 01:12 regelmäßiger Personalabgleich Hilfepläne unter 1 Jahr 92% 95% regelmäßige Hilfeplangespräche Rechnungsstellung innerhalb 3 Tage 20 Tage 15 Tage Sensibilisierung der Mitarbeiter beachten ggf. Gesetzesänderung Zusammensetzung der Bedarfsgruppen Hoher Abstimmungs- und Mahnaufwand

19 Risikoadjustierte BSC WfbM Sorgenlos GmbH (2) 19 Risikoadjustierte BSC Werkstatt:Messe 2011 Fachvortrag Hein, R. / Rodenhäuser, O.

20 3. Risiko-Scorecard WfbM Sorgenlos GmbH (1) 20 Risikobereich Messgröße Istwert Planwert Maßnahmen Finanzen R-F 1 Spendeneinnahmen Einnahmen aus Spenden R-F 2 Kostendeckung im Bereich Gartenund Landschaftsbau 10% 10% Weiteren Spendenrückgang stoppen; Fundraising intensivieren, ÖA-Bereich ausbauen Deckungsbeitrag 0 0 Erträge erhöhen bei konstanten Kosten, Wechsel Kooperationspartner Interne Prozesse R-I 1 Beschwerden Beschwerdequote 3% 1% Beschwerdemanagement weiter ausbauen R-I 2 Interne Kommunikation Teamsitzungen 1 x Monat 2 x Monat Teamübergreifender Versand Ergebnisprotokolle Kunden R-K 1 R-K 2 Verlust Großauftrag im Montagebereich Verfall der Marktpreise für die Schreinerei-Produkte Vertragsverlängerung Datum Datum Intensivierte Kundenansprache Preisliste Index: 1,3 Index: 1,4 Regelmäßiges Trend-Reporting Potenziale R-P 1 Tarifentwicklung %-Anstieg der Löhne und Gehälter im Vergleich zum Vorjahr R-P 2 Qualifiziertes Personal Teilnahme am Lehrgang "Sonderpädagogische Zusatzqualifikation" 9 WVO) 2% 3% Anpassung Löhne und Gehälter, Erhöhung Sonderzahlung - alle 5 neuen "Gruppenleit er" Personalqualifikation sichern (rechtliche Vorgabe erfüllen), Fortbildungsplan erstellen und kontrollieren, Inhalte festlegen und mit Bedarf abstimmen

21 3. Risiko-Scorecard WfbM Sorgenlos GmbH (2) 21 Original-BSC Risiko-BSC

22 Agenda 22 I. Vorstellung und thematische Einführung II. Grundlagen der Balanced Scorecard III. IV. BSC und Risikomanagement Zusammenfassung und Ausblick V. Literaturhinweise VI. Fragen

23 Zusammenfassende Übersicht 23 Zusätzliche Risikoperspektive additiver Ansatz zusätzliche BSC- Perspektive (4+1) Erfassung aller Risiken Ggf. weitere Untergliederung nach Risikobereichen sinnvoll Risikoadjustierte BSC integrativer Ansatz Ziele werden Risiken zugeordnet Berücksichtigung in Ursache- Wirkungsbetrachtung Erfassung aller Risiken? Risiko-Scorecard separater Ansatz Perspektiven analog zur Balanced Scorecard Fehlende Verknüpfung mit originärer Balanced Scorecard

24 Bedeutung BSC für Risikomanagement 24 4-fache Ausgeglichenheit der BSC auch nicht-finanzielle Kennzahlen auch externer Fokus (Kunden) auch subjektive Einschätzungen auch zukünftige Größen

25 Agenda 25 I. Vorstellung und thematische Einführung II. Grundlagen der Balanced Scorecard III. IV. BSC und Risikomanagement Zusammenfassung und Ausblick V. Literaturhinweise VI. Fragen

26 Literaturhinweise (1) 26 Balanced Scorecard Kaplan, R. S. / Norton, D.P. (2001): Die strategiefokussierte Organisation Jossé, G. (2005): Balanced Scorecard Horváth & Partners (2007): Balanced Scorecard umsetzen Michell-Auli, P. / Schwemmle, M. (2008): Integriertes Management mit der Balanced Scorecard Greiling, D. (2008): Performance Measurement in Nonprofit-Organisationen

27 Literaturhinweise (2) Risikomanagement Martin, T.A. / Bär, T. (2002): Grundzüge des Risikomanagements nach KonTraG Diederichs, M. (2010): Risikomanagement und Risikocontrolling Bachert, R. / Peters, A. / Speckert, M. (2008): Risikomanagement in sozialen Unternehmen Eisenreich, T. / Halfar, B. / Moos. G. (2005): Steuerung sozialer Betriebe und Unternehmen mit Kennzahlen 27

28 Agenda 28 I. Vorstellung und thematische Einführung II. Grundlagen der Balanced Scorecard III. IV. BSC und Risikomanagement Zusammenfassung und Ausblick V. Literaturhinweise VI. Fragen

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 29 Fragen? Anmerkungen? Hinweise?