Anforderungen an ein modernes Workflow-System

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1 Ihr Partner im Prozess Management Anforderungen an ein modernes Workflow-System STAND Oktober 2010

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3 VORWORT Liebe Kunden und Interessenten von TQS! Ziel dieser Broschüre ist es, Ihnen einen Überblick über die Anforderungen zu geben, die an ein Workflow-Management-System gestellt werden. Die Broschüre ist nach Anwenderfunktionen und Administrationsfunktionen gegliedert. Weiters gibt sie einen Überblick über mögliche Programmierer-Schnittstellen, Analysefunktionen sowie über Modellierungs-, Dokumentations- und Realisierungsfunktionen. Dazu werden die Integrationsgesichtspunkte und die Zusatzmodule für die elektronische Rechnungsprüfung aufgeführt. Diese Broschüre soll Ihnen als Basisdokument dienen, um die verschiedenen auf dem Markt befindlichen Workflow-Management-Systeme miteinander zu vergleichen. Nachfolgend eine Übersicht über die Funktionsweise und die Ziele von Workflow-Management- Systemen aus der Online-Enzyklopädie wikipedia. Ihr Ernst Nemeth (Quelle: 3

4 ANWENDERFUNKTIONEN Elektronische Postkörbe (nur Anzeige, wenn Aufgaben zugeordnet, im Dialog wählbar) Persönlicher Postkorb Abteilungspostkörbe Rollenpostkörbe Sicht auf Vertretungen mit Berichtigungssteuerung der Bearbeitung Vertretung bei Abwesenheit Terminverwaltung (Datum, Uhrzeit) Gesamtprozess Einzelne Teilaufgaben Berechtigung zur Änderung Zuordnung/Kennzeichnung/Aufgaben Nach Priorität Wichtigkeit (Farbgestaltung) Prozessverantwortlicher Terminverantwortlicher Berechtigung zur Änderung 4

5 Filterfunktion der Postkörbe (Selektion der Aufgaben nach bestimmten Workflow-Kenngrößen) Freie Auswahl von Filterfunktionen Anzeige letzter Filter Suche nach Zeichenketten (SCAN-Funktion) Berechtigung zur Nutzung Sortierfunktion der Postkörbe (Sortieren der Aufgaben nach bestimmten Workflow-Kenngrößen) Freie Auswahl von Sortierfeldern Reihenfolge und auf- bzw. absteigend wahlfrei Weiterleitung von Aufgaben Mit der Möglichkeit der Zuordnung des Empfängers, des Erledigungstermines und der Änderung der Aufgabenbezeichnung Mit Prüfung der Zulässigkeit Protokollierung 5

6 ANWENDERFUNKTIONEN Arbeitsgruppenbildung Manuelle Einbindung von Mitarbeitern zur Bearbeitung einer Aufgabe Manuelle Auswahl von Mitarbeitern zur Sendung einer Mitteilung/ Nachricht Überblick über den Abarbeitungsstand Automatische Protokollierung Anzeige zuletzt bearbeitete Aufgaben Mit der Möglichkeit der Beauskunftung sämtlicher Details (der Akte) Vorgangsakte Einsicht während der Bearbeitung in die gesamte Akte (alle Informationen, Bearbeitungen, Dokumente, etc.) Vorgangsbezogene Notizen Anzeige sämtlicher Notizen (wer, wann, was) Erfassungsmöglichkeit eigener Notizen (mehrzeilig mit Datum/ Uhrzeit) Vorgangsprotokollierung Automatische im Dialog beauskunftbare Protokollierung der gesamten Bearbeitung (wer, wann, was ggf. mit Protokollierung Datenänderungen) 6

7 Kompetenzüberwachung Hierarchische Sichten auf Postkörbe von Mitarbeitern Genehmigungsverfahren Automatisch über Workflow-Modell-Definitionen integriert Suchhilfe (InfoCenter) Filtergesteuertes Auffinden und Beauskunften von Prozessen und Vorgängen (inkl. aller Bearbeitungsdetails) Mailingfunktion (Gesamtprozess bzw. Teilaufgaben) Start/ Ende eines Vorgangs Überfälligkeit Verteilerfunktion Ohne Zuordnung zum Workflow Manueller Workflow-Start Listen-Auswahl 7

8 ANWENDERFUNKTIONEN Überwachung Aktivitätendauer Automatisch über Workflow-Modell-Definitionen integriert Archivierung Integration InfoStore, IBM Content Manager für iseries Eigene Archivierung Archivierungsprodukte integrierbar Formularbearbeitung Eigene Formularbearbeitung Formularbearbeitung integrierbar Wiedervorlage Manuelle Definition der Wiedervorlage einer Aufgabe Automatische Bereitstellung der Aufgabe nach Ablauf Datum/ Uhrzeit Integration MS Office über Archiv-Integration 8

9 System-Prozessleitstand erforderlich Ad-Hoc-Workflow Volltextrecherche Prozessidentifikation Workflow-Kenngrößen Variable Workflow- und Aufgabenbezeichnungen Oberfläche SAA (GreenScreen) GUI (Browser-Frontend) 9

10 ADMINISTRATIONSFUNKTIONEN Organisationsstruktur Rollenkonzept Vertreterregelung Abwesenheitsregelung Benutzerverwaltung Vorgangs- bzw. Vorgangsschrittbezogene Berechtigungsverwaltung für Vorgangsinformationen Dokumente Programme Protokollierung von Datenänderungen Mehrere Versionen von Vorgangsdefinitionen in einem System (laufende/ neue Vorg.) 10

11 Export-, Importfunktion für Workflow-Modelle Ablaufdefinitionen Modularer Aufbau (wiederkehrende Vorgänge werden nur 1x definiert und können in mehreren Abläufen verwendet werden Sub- bzw. Subsub-Workflow-Technik) Ablaufsimulationen Sequentielle und parallele Abläufe Aktivierungsbedingungen Abläufe ereignisgesteuert Abläufe einmalig Abläufe periodisch Abläufe manuell Vorgangsschritte beliebig viele, frei definierbare parametergesteuerte Aktivierungsbedingungen (AND/ OR-Beziehungen) je Vorgangsschritt 11

12 ADMINISTRATIONSFUNKTIONEN Beendigungsbedingungen Beliebig viele, frei definierbare parametergesteuerte Beendigungsbedingungen (AND/ OR-Beziehungen) je Vorgangsschritt Automatisch Mitteilungen senden Beliebig viele, frei definierbare parametergesteuerte Bedingungen zum Senden von Mitteilungen bei Start/ Ende und Überfälligkeit (AND/ OR-Beziehungen) je Vorgangsschritt bzw. je Prozess Prozess- und Aufgabentext Frei definierbare Textüberschreibung Unterstützung Problem-Management Aktives Routing in Administrator To-Do-Liste bei Workflow- bzw. Integrations-Problemen Automatische Erstellung von Error-Workflows bei Problemstellungen Datenreorganisation Mandantenfähigkeit Mehrsprachigkeit 12

13 PROGRAMMIERER-SCHNITTSTELLEN Workflow-Informationen (Einbindungs-Möglichkeiten für spezielle Bearbeitungen/ Anforderungen) Initialisierung Eingabeprüfung Suchunterstützung Externer Programmaufruf Kundenspezifische Programme Start-/ Ende-Programme Aktionsbezogene Programme 13

14 PROGRAMMIERER-SCHNITTSTELLEN Workflow-Engine-Schnittstelle Aufruf bei Workflow-Start Aktivierung einer Aufgabe Beendigung einer Aufgabe Abbruch eines Workflows Überfälligkeit einer Aufgabe Normales Ende eines Ablaufes Auswahl der Nachfolger Weiterleiten einer Aufgabe Wiedervorlage einer Aufgabe Sonderbearbeitungen Userexits aus Workflow-Kenngrößen Externe Ausgabe Weiterleiten Versorgung Suchparameter InfoCenter InfoCenter Dynamische Bildung einer Arbeitsgruppe Dynamischer Start von Sub-Workflows 14

15 Userexits bei Workflow-Informationen InfoCenter Entscheidungsschritten Arbeiten mit Dokumenten Arbeiten mit Notizen Änderung Kopfdaten Externe Aufrufe Postkörbe Workflow-System Start eines Workflows Beenden eines Workflow-Schrittes Vorzeitiges Beenden, Prüfung Weiterleiten Versorgung Suchparamteter InfoCenter InfoCenter Dynamische Bildung einer Arbeitsgruppe Dynamischer Start von Sub-Workflows 15

16 ANALYSEFUNKTIONEN Durchlaufzeitberechnung Weiterer Ausbau geplant Liegezeitberechnung geplant Berechnung von Bearbeitungskosten Weiterer Ausbau geplant Freie Definition von Kennzahlen für Analysen Freie Definition von Suchkriterien zur Auswahl von Vorgangsdaten zur weiteren Bearbeitung (Information-, Data-Warehouse) Weiterer Ausbau geplant Simulation von Vorgangsdurchläufen Vorschläge für organisatorische Gestaltung (Optimierung) Grafische Animation von Vorgangsabläufen 16

17 MODELLIERUNGS-, DOKUMENTATIONS- UND REALISIERUNGSFUNKTIONEN Grafische Ablaufdarstellung Tabellarische Ablaufdarstellung Grafische Darstellung Aufbauorganisation Schnittstellen zu anderen vorgangsorientierten Systemen Weiterer Ausbau geplant Mehrere Versionen von Vorgangsdefinitionen in einem System (laufende/ neue Vorg.) Dokumentation Vorgangsstrukturen Weiterer Ausbau geplant 17

18 INTEGRATIONSGESICHTSPUNKTE Standard-Anwendungspakete Individual-Anwendungspakete Imagesysteme Textverarbeitung Mailingsysteme Archivierungssysteme Integration im Internet/Intranet 1) 1) 2) 3) 4) 5) 6) Die Integrationen müssen ohne Änderungen des Standards des Workflow-Systems einerseits und ohne Änderung des Integrationspaketes andererseits möglich sein. 1) Anwendungspakete Grundsätzlich ist es möglich, jedes AS/400 Standard- bzw. Individualanwendungspaket über das TaskLink-Schnittstellenkonzept einfach zu integrieren; der Integrationsgrad ist abhängig von den Entry-Parametern des aufzurufenden Programms 2) Imagesysteme InfoStore, Kendox, DpuScan, andere auf Anfrage 3) Textverarbeitung jedes, Vorlagen im RTF-Format 4) Mailingsysteme jedes, Integration über SMTP-Serverdienst der AS/400 5) Archivsysteme InfoStore for iseries (Hersteller Comarch Swiss AG), IBM Content Manager for iseries, InfoShare (Hersteller Kendox), MS SharePoint 2010 (in Realisierung), andere auf Anfrage Integrations-Schnittstellen für automatischen Start des Workflows nach korrekter Archivierung des Dokumentes (egal ob gescannter Beleg, PC-Dokument, FAX oder Mail mit/ohne Attachments) bei Abbruch der Archiv-Stapelverarbeitung automatisches Rücksetzen der gestarteten Workflows automatische (Nach-)Indexieren der Belege aus den Workflow-Informationen Aufruf der Dokumentensuche bzw. -Anzeige (Einzeldokument, Akte, etc.) automatisches Ändern der Dokumenten-Attribute im Archiv aus der Workflow-Bearbeitung 6) Integration im Browsertechnologie mittels CGI-Technologie mit und auf der AS/400 (HTTP_Server, APACHE); e Browser: MS Explorer, Firefox Internet/Intranet 18

19 ZUSATZMODULE FÜR ELEKTRONISCHE RECHNUNGSPRÜFUNG TaskLink FIBU-Basispaket Hinweis Native GreenScreen-Oberfläche oder WebInterface mit verfügbarem WebServer Apache auf AS/ 400 Standardisierte Integrationsschnittstellen für Archivund ERP-Systeme Integration in Mailsystem mittels SMTP-Dienst der AS/ 400 Integration in Input-Management-System smartfix Integration in Output-Management-System InterForm/ 400 Integration aller Zusatzmodule TaskLink Verfügbar für alle Modelle AS/ 400 ab V5R4M0 19

20 ZUSATZMODULE FÜR ELEKTRONISCHE RECHNUNGSPRÜFUNG Zusatzmodul FIBU-Basispaket Hinweis Nur für WebInterface verfügbar Ziel des FIBU-Zusatzmoduls ist es, Mitarbeiter im Unternehmen in fiskalische Geschäftsprozesse des Unternehmens einzubinden, ohne dass diese über das in der Finanzbuchhaltung erforderliche Know-How verfügen müssen. Dies kann dadurch realisiert werden, dass einerseits Stammdaten der FIBU synchronisiert dem TaskLink FIBU-Zusatzmodul zur Verfügung gestellt werden, andererseits Teilprozesse der FIBU (Erfassung Rechnungseingang, Rechnungseingangsbuch, elektronische Kontierung, Versorgung Rechnungseingangsschnittstelle) unter Bedachtnahme auf die FIBU-spezifischen Plausibilitäten abgewickelt werden können. Verfügbar für alle Modelle AS/ 400 FIBU DKS, SoftM Suite, Schilling DCW BDS IGS weitere auf Anfrage 20

21 Zusatzmodul FIBU-Massenfreigabe von Rechnungen Hinweis Nur für WebInterface verfügbar Userbezogene Zuordnung, mit Vertreterregelung, Reihung Beleganzeige nach Betrag oder Lieferant, wahlweise Einzelbeleganzeige oder Durchblättern der Rechnungen, Freigabe Rechnungen per Knopfdruck, Abarbeitung per Dialog oder im Hintergrund Zusatzmodul FIBU-Preisprüfung Hinweis Nur für WebInterface verfügbar Spezialverarbeitung von extrahierten Rechnungspositionen mit Prüfung gegen Preislisten, Möglichkeit der Bestätigung und Änderung von Mengen- und Preisinformationen Möglichkeit der Kontierung der Rechnungspositionszeilen (Konto/ Kostenstelle) mit Verdichtung und Überleitung in Buchungsmaske (für Weiterverarbeitung im FIBU- Zusatzmodul) Nur in Verbindung mit dem Input-Management- System smartfix einsetzbar 21

22 ZUSATZMODULE FÜR ELEKTRONISCHE RECHNUNGSPRÜFUNG Zusatzmodul FIBU TOOLBOX Hinweis Hinzufügen von Zusatzbelegen im Prozess über Aufruf Scanning-Komponente, Fileverzeichnis Automat. Ablage im Archiv mit Indexierung wie Rechnung Zusatzmodul FIBU Visualisierung Prüfergebnis am elektronischen Beleg Hinweis Spezialverarbeitung von geprüften und freigegebenen Rechnungspositionen in Form von Annotationen am elektronischen Beleg Nur in Verbindung mit dem Extraktions-Produkt smartfix und dem Archiv InfoStore for iseries und dem TaskLink-Zusatzmodul Preisprüfung einsetzbar Zusatzmodul FIBU Visualisierung Zahlungsvorschlägen und Zahlung Hinweis Darstellung der Rechnungen von Zahlungsvorschlägen bzw. Zahlungen in Reihenfolge der FIBU-Listen Blätterfunktion, Anzeige der elektronischen Belege 22

23 Zusatzmodul FIBU Integration in ERP-MAWI Hinweis Ziel des MAWI-Moduls ist es, den Datenfluss und den Arbeitsaufwand wesentlich zu vereinfachen Dies kann dadurch realisiert werden, dass einerseits Bestell- und Warenzugangsdaten der MAWI synchronisiert dem TaskLink FIBU-Zusatzmodul zur Verfügung gestellt werden, andererseits die Rechnungsprüfungs-Programme der ERP-Lösung direkt im Workflow-Prozess aufgerufen werden, wobei Rechnungseckdaten dabei übergeben werden bzw. das Ergebnis der Prüfung zur weiteren Bearbeitung im Workflow rückgemeldet wird Verfügbar für ERP-Lösungen XPPS, SoftM Suite, M3, Semiramis Leistungsumfang bzw. weitere auf Anfrage Zusatzmodul FIBU Verarbeitung digital signierter Rechnungen (Datei-Format PDF) Hinweis Nur in Verbindung mit dem Input-Management- System smartfix einsetzbar Nur in Verbindung mit der Signatur-Prüfsoftware von SecCommerce einsetzbar 23

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