KUNDEN- UND LIEFERANTEN-LISTE

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1 KUNDEN- UND LIEFERANTEN-LISTE RADIX ERP by ACS Data Systems Comunicazione telematica art 21 del DL. 72/2010 (spesometro) Release: ACS Data Systems AG/spa 1 / 27

2 INHALTSVERZEICHNIS Inhaltsverzeichnis... 2 Einleitung... 3 Zeitpunkt der Abgabe der Meldung... 3 Inhalt der Meldung... 3 Von der Meldung Ausgeschlossene Geschäftsvorfälle... 4 Handhabung in Radix... 5 Festlegen der Ein- und ausgeschlossenen MwSt. Kode... 5 Festlegen der Länderkode und der Steuerparadiese... 7 Ändern der Einträge in den Buchungen... 8 Verwalten von Teilrechnungen und periodischen Zahlungen... 9 Verwalten von Gut- und Lastschriften Vorgabewerte im Kunden- und Lieferantenstamm Suchen von Buchungen (Filter) Tabellarische Anzeige der Buchungen Berechnung und Ausgabe der Meldung Berechnen der Kunden-/Lieferanten-Liste Ausgabe der Kunden- und Lieferanten-Liste Überprüfen der Datei mit File Internet Manuelle Eingabe bzw. Import für die Kunden-/Lieferanten-Liste ACS Data Systems AG/spa 2 / 27

3 EINLEITUNG Mit dem Gesetzesdekret DL. 78/2010 wurde die Verpflichtung für MwSt. Subjekte (Unternehmen, Freiberufler) eingeführt, sämtliche Umsätze ab einer bestimmten Schwelle telematisch der Agentur der Einnahmen zu melden. Diese Meldung, offiziell benannt mit Comunicazione telematica delle operazioni rilevanti ai fini IVA art 21, wird auch als Spesometro oder Kunden- und Lieferanten-Liste bezeichnet (in Radix und hier nachfolgend wird die letzte Bezeichnung verwendet, da den Anwendern durch die vor einigen Jahren abgeschaffte Meldung bekannt). In diesem Dokument wir die Handhabung des Programmes Radix beschrieben, um die Meldung der Kundenund Lieferanten-Liste auszugeben. Evtl. Fragen fiskalischer Natur werden hier nicht behandelt; bitte wenden Sie sich hierfür an Ihren Wirtschaftsberater. Für die Verwaltung der nachfolgend beschriebenen Meldung muss in Radix das eigens hierfür vorgesehene Update durchgeführt werden (ab Version 2.17e1). Sollten Sie nur wenige Geschäftsvorfälle haben, die zu melden sind, so können Sie diese anstatt über Radix alternativ auch direkt über das eigene Erfassungsprogramm, das von der Agentur der Einnahmen kostenlos zur Verfügung steht, verwalten. Dieses Programm finden Sie zum Download unter (folgenden Link anklicken): +operazioni+iva/compilazione+e+invio/sw+compilazione+comunicazioni+spesometro#software In diesem Falle sind die nachfolgend angeführten Schritte in Radix nicht mehr erforderlich. ZEITPUNKT DER ABGABE DER MELDUNG Diese Meldung muss jährlich innerhalb des 30. April des Folgejahres durchgeführt werden (also innerhalb 30. April 2012 für die Meldung der Daten 2011). Für das Steuerjahr 2010 wurde, durch die verschiedenen Änderungen, ein Aufschub bis zum 31. Dez gewährt (mit Rundschreiben vom 21. Dez wurde ein neuer Aufschub auf 31. Jan gewährt). INHALT DER MELDUNG Die Meldung betrifft den Verkauf und den Erwerb von Gütern, sowie die durchgeführten und erhaltenen Dienstleistungen. Dabei wurden folgende Schwellen festgelegt, ab denen der Geschäftsvorfall zu melden ist: ohne MwSt. für Geschäftsvorfälle, die mit Rechnung dokumentiert sind; mit MwSt. für Geschäftsvorfälle, die durch Steuerquittung oder Kassazettel belegt sind; Für das Jahr 2010 müssen nur Geschäftsvorfälle mit Rechnungen mit einem Betrag von mindestens ohne Mwst. gemeldet werden. In diesem Zusammenhang bezieht sich die Schwelle auf den Geschäftsvorfall, wobei folgendes beachtet werden muss: Zusammenhängende Verträge: falls für einen Geschäftsvorfall mehrere einzelnen Rechnungen erstellt wurden, so muss für die Kontrolle der Schwelle die Summe aller Rechnungen, auch in verschiedenen Jahren, ACS Data Systems AG/spa 3 / 27

4 verwendet werden, die mit diesem Vertrag zusammenhängen (z.b. Kundenauftrag, der mit mehreren Teillieferungen ausgeführt wird und somit auch aus mehreren Teilrechnungen besteht). Periodische Zahlungen: falls Verträge mit periodischen Zahlungen vorliegen, so muss für die Kontrolle der Schwelle die Summe aller Rechnungen verwendet werden, die innerhalb des aktuellen Jahres mit diesem Vertrag zusammenhängen (z.b. Lieferverträge, Verträge mit wiederkehrenden Leistungen, usw.). Achtung: Radix verwaltet die Meldung ausschließlich für MwSt. Buchungen mit Kunden und Lieferanten. Für Tageseinnahmen oder Steuerbelege wird die Meldung nicht automatisch erstellt. Es ist jedoch möglich, solche Bewegungen manuell in einem eigens entwickelten Programm von Radix zu erfassen und gemeinsam mit den anderen Buchungen zu melden. VON DER MELDUNG AUSGESCHLOSSENE GESCHÄFTSVORFÄLLE Von der Meldung ausgeschlossen sind jene Geschäftsvorfälle, die in Italien nicht steuerbar sind: Importe und Einfuhren aus Drittländer; Exporte und Ausfuhren in Drittländer (ausgenommen Verkäufe an gewohnheitsmäße Exporteure, die immer zu melden sind); Innergemeinschaftliche Erwerbe, Lieferungen, durchgeführte und erhaltene Dienstleistungen (ausgenommen nationale Dreiecksgeschäfte Art. 58, die immer zu melden sind); Geschäftsvorfälle mit Steuerpflichtigen mit Sitz in einem Steuerparadies (sog. Blacklist); Umsätze die bereits einer Meldung lt. Art. 7 DPR 605/1973 unterliegen (z.b. Strom-, Gas-, Wasserlieferungen, Fernwärme, Versicherungsverträge, usw.); Umsätze gegenüber Privatpersonen ohne Rechnungspflicht, die mit inländischen Bankomat- oder Kreditkarten bezahlt wurden; Umsätze außerhalb des Anwendungsbereichs der MwSt. (escluso/fuori campo IVA). Für weitere Sonderfälle bitte wenden Sie sich an Ihren Wirtschaftsberater. Um automatisch die oben angeführten Geschäftsvorfälle auszuschließen, überprüft das Programm sowohl die Buchungsart (Feld MwSt. Behandlung) als auch den verwendeten MwSt. Kode (Feld Kun-/Lief-Liste). ACS Data Systems AG/spa 4 / 27

5 HANDHABUNG IN RADIX In Radix wurden sämtliche Programme überarbeitet, um die Meldung für das Jahr 2010 durchzuführen. Da die Bestimmungen rückwirkend auf die Bewegungen des Jahres 2010 anzuwenden sind, haben wir automatische Prozeduren erstellt, die den manuellen Eingriff in die Buchungen auf ein Minimum beschränken. Insbesondere werden von Radix folgenden Geschäftsvorfälle automatisch verwaltet: Schwelle für die Meldung ( für das Jahr 2010, für das Jahr 2011): die Rechnungen werden geprüft und ggf. für die Meldung verwendet; ebenso damit verknüpfte Gut- und Lastschriften. Zusammenhängende Verträge: über die Auftragsverwaltung (bei Verkaufsrechnungen) bzw. über das Bestellwesen (bei Einkaufsrechnungen) werden evtl. zusammenhängende Verträge erkannt und ausgewertet. Periodische Zahlungen: über die Vertragsverwaltung (Zusatzmodul in Radix) werden Rechnungen, die mit periodischen Verträgen verbunden sind, erkannt und ausgewertet. Ausgeschlossene Geschäftsvorfälle: wie oben beschrieben (siehe Von der Meldung Ausgeschlossene Geschäftsvorfälle), werden bestimmte Geschäftsvorfälle ausgeschlossen: Radix erkennt diese aufgrund der Einträge im MwSt. Kode bzw. des Buchungskodes. Näheres hierzu in den folgenden Kapiteln. Damit in Radix die Daten für die Kunden- und Lieferanten-Liste korrekt ermittelt werden können, sind zuerst folgende Schritte durchzuführen: Festlegen der ein- und ausgeschlossenen MwSt. Kode Ändern der Einträge in den Buchungen FESTLEGEN DER EIN- UND AUSGESCHLOSSENEN MWST. KODE Um bestimmte Geschäftsvorfälle von der Meldung auszuschließen, wurde in der MwSt. Tabelle ein eigenes Feld vorgesehen, das diese Information beinhaltet. Die Art des Geschäftsvorfalles (z.b. innergem. Lieferung) wird bei den Verkaufsrechnungen hauptsächlich über den MwSt. Kode bestimmt. Bei den Einkaufsrechnung hingegen wird der Geschäftsvorfall (zusätzlich oder auch alternativ) von der Art der Buchungsschablone (z.b. IGE) bestimmt, unabhängig vom MwSt. Kode (21%). Deshalb wird für die Ermittlung, ob eine Geschäftsvorfall in die Meldung einbezogen wird oder nicht, sowohl der MwSt. Kode als auch die Art der Buchungsschablone verwendet. ACS Data Systems AG/spa 5 / 27

6 Rufen Sie hierzu bitte das Programm zum Erfassen der MwSt. Kode auf (Stammdaten > Buchhaltung und Zahlungen > Mehrwertsteuerkode). Über das Feld Kun-/Lief-Liste wird bestimmt, ob eine Bewegung mit diesen MwSt. Satz in die Meldung aufgenommen wird. Falls in einer Buchung mehrere MwSt. Kode verwendet werden, so werden ggf. nur diejenigen Beträge in die Meldung aufgenommen, die hier mit Ja gekennzeichnet sind. Beim Programmupdate wird dieser Eintrag automatisch aufgrund der MwSt. Gruppe vorbelegt: MwSt.Gruppe Eintrag Kun-/Lief-Liste Anmerkung Soggetto ad IVA JA Esente JA Non imponibile JA bei MwSt. Kode, die Exporte verwendet werden, auf NEIN setzen Non imponibile 8.1.c JA Escluso/non sogg. NEIN Autofattura Art. 17 JA Acquisti/cess. Intra NEIN Servizi intra (2009) NEIN Servizi internat. UE NEIN Servizi internat. paesi terzi JA Bitte überprüfen Sie diese Einstellung, insbesondere für die MwSt. Kode der Gruppe non imponibile. Da die Exporte von der Meldung ausgeschlossen sind, muss hier für die jeweiligen MwSt. Kode, die für Exporte verwendet werden, der Eintrag im Feld Kun-/Lief-Liste auf NEIN gesetzt werden. ACS Data Systems AG/spa 6 / 27

7 FESTLEGEN DER LÄNDERKODE UND DER STEUERPARADIESE Für Buchungen mit ausländischen Kunden oder Lieferanten, die in der Meldung aufgenommen werden, muss neben der Adresse (in den anagrafischen Daten) auch der ausländische Länderkode mit auf der Meldung angegeben werden. Bitte erfassen Sie deshalb im Programm Landesbezeichnungen (Menü Stammdaten > Tabellen) für diese Länder, die in der Meldung aufscheinen, den gültigen Länderkode im Feld Kode ausländischer Staat. Eine vollständige Liste der Länderkode finden sie unter folgendem Link (auf letzter Seite des PDF-Dokumentes): aesi+iva_istr.pdf?mod=ajperes&cacheid=6e7fe40042a52d12a8beb9ce3ff8abd8 Weiters sind Geschäftsvorfälle mit einen MwSt. Subjekt mit Sitz in einem Steuerparadies (Black List) von der Meldung ausgeschlossen (dies betrifft nur die Buchungen ab 1. Juli 2010). In diesem Falle ist es erforderlich, dass in den Stammdaten der Länder, die als Steuerparadies gelten, das Flag Steuerparadies aktiv ist. Bitte überprüfen Sie deshalb im selben Programm Landesbezeichnungen die Einträge der betroffenen Länder. Alle Buchungen mit Kunden- oder Lieferanten, die in den anagrafischen Daten ein Land haben, das als Steuerparadies gekennzeichnet ist, werden ab automatisch von der Meldung ausgeschlossen. ACS Data Systems AG/spa 7 / 27

8 ÄNDERN DER EINTRÄGE IN DEN BUCHUNGEN Bei den Einkaufsrechnungen bestimmt grundsätzlich die Buchungsschablone, ob bestimmte Geschäftsvorfälle von der Meldung ausgeschlossen werden. Dies geschieht automatisch mit dem Update; seitens des Anwenders müssen hier keine Änderungen vorgenommen werden. Zu Ihrer Information hier eine Übersicht über die Buchungsarten, die von der Meldung automatisch ein- oder ausgeschlossen werden: MwSt. Behandlung Normal Zoll IG-Erwerb IG-Dienstleistung (bis 2009) Eigenrechnung Inland Internationale Dienstl. EU Internationale Dienstl. Drittl. Eintrag Kun-/Lief-Liste JA NEIN NEIN NEIN JA NEIN JA So wird z.b. ein innergemeinschaftlichen Erwerb von der Meldung ausgeschlossen, da dies automatisch aufgrund der Buchungsschablone (MwSt. Behandlung = innergemeinschaftliche Erwerb) erfolgt, unabhängig von der Einstellung im MwSt. Kode; dasselbe gilt auch für die Importe oder internationalen Dienstleistungen EU. Es können jedoch nicht alle Buchungen für die Meldung automatisch ermittelt werden. Für folgende Fälle müssen die Einträge für die Kunden- und Lieferanten-Liste manuell geändert werden: Vorfall Gesplittete Zahlungen Periodische Zahlungen Ausgeschlossene Buchungen Gut- oder Lastschriften Beschreibung Teilrechnungen für einen Geschäftsvorfall, die zwar einzeln die Schwelle für die Meldungspflicht nicht überschreiten, jedoch insgesamt als Summe diese Schwelle überschreiten (falls hierfür nicht Aufträge oder Bestellungen in Radix vorhanden und auch mit den Rechnungen verbunden sind). Rechnungen für periodische (wiederholende) Geschäftsvorfälle, die zwar einzeln die Schwelle für die Meldungspflicht nicht überschreiten, jedoch insgesamt als jährliche Summe diese Schwelle überschreiten (falls hierfür nicht Verträge in Radix vorhanden und auch mit den Rechnungen verbunden sind) Buchungen, die bereits einer Meldung lt. Art. 7 DPR 605/1973 unterliegen (z.b. Strom-, Gas-, Wasserlieferungen, Fernwärme, Versicherungsverträge, usw.). Diese müssen mit den zu meldenden Rechnungen verbunden werden. Wenn Sie eine Buchung aus den Vorjahren (2010) aufrufen, um den Eintrag für die Meldung zu ändern und auch anschließend speichern, erhalten Sie eine oder mehrere Meldungen, dass die Buchungen, die Periode oder die Konten bereits abgeschlossen sind; da jedoch keine Änderungen (wie Betrag, Datum, Konto) in der eigentlichen MwSt.- oder Journalbuchungen durchgeführt werden, können Sie diese Meldungen ignorieren. ACS Data Systems AG/spa 8 / 27

9 VERWALTEN VON TEILRECHNUNGEN UND PERIODISCHEN ZAHLUNGEN Um die vorher angeführten Fälle zu verwalten, müssen die betroffenen Buchungen aufgerufen und das für die Meldung vorgesehene Feld geändert werden. Über eine eigene Filterfunktion (nachfolgend beschrieben in Suchen von Buchungen (Filter)) können Sie einfach diese Buchungen finden. Die MwSt. Buchung wurde folgendermaßen erweitert: Vorgabe für Berechnung Ergebnis der Berechnung Auf der Seite MwSt. wurde das Feld Eintrag Kun-/Lief-Liste hinzugefügt. Folgende Einstellungen sind vorgesehen: Eintrag Kun-/Lief-Liste Automatisch Beschreibung Dies ist die Standardvorgabe; d.h. alle bestehenden Buchungen erhalten automatisch diesen Eintrag. In diesem Falle führt das Programm für die Meldung folgende Prüfungen automatisch durch: a) Kontrolle ob Rechnung mit Auftrag (Verkaufsrechnung) oder Bestellung (Einkaufsrechnung) verbunden ist; falls ja wird der Betrag des Auftrages/der Bestellung (=Geschäftsvorfall) gelesen und die Schwelle aufgrund dieses Betrages überprüft. Gleichzeitig wird auch die Art der Zahlung intern für die Meldung auf gesplittete Zahlung (pagamento frazionato) gesetzt. b) Kontrolle ob Rechnung mit Vertrag (eigenes Modul Vertragsverwaltung) verbunden ist; falls ja wird der Betrag aller Rechnungen des Jahres, die mit diesem Vertrag (=Geschäftsvorfall) sind, berechnet und die Schwelle aufgrund dieses Betrages überprüft. Gleichzeitig wird auch die Art der Zahlung intern für die Meldung auf periodische Zahlung (pagamento periodico) gesetzt. c) Falls weder sub a) noch sub b) zutrifft, wird der Betrag der Rechnung auf die Erreichung der Schwelle überprüft: falls Betrag >= Schwelle, wird diese Rechnung in die Meldung aufgenommen und die Art der Zahlung intern für die Meldung auf ungesplittete Zahlung (pagamento non frazionato) gesetzt. ACS Data Systems AG/spa 9 / 27

10 Gesplittete Zahlung Periodische Zahlungen Nicht berücksichtigen Durch die Einstellung automatisch, die als Vorgabewert standardmäßig in allen Bewegungen eingesetzt wird, können somit bereits eine Großzahl der Bewegungen automatisch abgewickelt werden, ohne Eingreifen des Anwenders. In diesem Falle wird diese Rechnung immer in die Meldung mit aufgenommen, unabhängig vom Betrag (auch wenn unterhalb der Schwelle). Dies ist dann erforderlich, wenn es sich um eine Teilabrechnung (verbundene Verträge) eines Geschäftsvorfalles handelt, der die Schwelle überschreitet, jedoch nicht mit einem Auftrag/einer Bestellung verbunden ist und somit auch nicht automatisch ermittelt werden kann. Beispiel: eine Einkaufsrechnung eines Lieferanten von 5.000, die eine Teilabrechnung einer Bestellung von insgesamt darstellt, muss gemeldet werden. Falls im Programm hierfür nicht eine Bestellung erfasst und mit der Einkaufsrechnung verbunden ist, so muss der Eintrag händisch auf gesplittete Zahlung gesetzt werden. In diesem Falle wird die Rechnung in die Meldung aufgenommen, wenn die Summe aller Rechnungen, die ebenfalls als Eintrag periodische Zahlungen haben, im Jahr die Schwelle erreicht bzw. überschreitet. Beispiel: ein Wartungsvertrag für eine Maschine beträgt jährlich , wird jedoch in 4 Raten mit einzelnen Rechnungen zu je fakturiert. Obwohl die einzelne Rechnung die Schwelle nicht überschreitet, muss diese gemeldet werden, weil die Gesamtsumme der Rechnungen mit periodischer Zahlung die Schwelle erreicht bzw. überschreitet (4 x = ). In diesem Falle wird die Rechnung, unabhängig vom Betrag, von der Meldung ausgeschlossen. Dies ist z.b. dann der Fall, wenn für diesen Lieferanten bereits eine Meldung lt. Art. 7 DPR 605/1973 erstellt wurde (z.b. Stromlieferung). Der vom Gesetzgeber verwendete Begriff Zahlung (pagamento frazionato, usw.) bezieht sich immer auf die Rechnung und nicht auf die Zahlung. Bzgl. Begriff Schwelle siehe Inhalt der Meldung. Im Feld Art der Zahlung steht für Informationszwecke nach der Berechnung der Daten (siehe Berechnen der Kunden-/Lieferanten-Liste) das Ergebnis der Berechnung. Mit der Lupe kann ein Informationsfenster angezeigt werden. Der Knopf [Gut-/Lastschrift] steht für die Eingabe der Verbindung für diese Dokumente zur Verfügung (siehe hierzu unten Verwalten von Gut- und Lastschriften). Anschließend muss die Buchung gespeichert werden. Das Ändern des oben beschriebenen Feldes Eintrag Kun-/Lief-Liste hat Einfluss auf die Ausgabe der Meldung. Damit jedoch eine evtl. händische Änderung dieses Feldes Auswirkungen auf die Meldung hat, muss am Ende der Änderungen das Programm für die Berechnung (siehe Berechnen der Kunden-/Lieferanten-Liste) neu durchgeführt werden. ACS Data Systems AG/spa 10 / 27

11 VERWALTEN VON GUT- UND LASTSCHRIFTEN Für die Meldung müssen auch evtl. Gut- und Lastschriften berücksichtigt werden, falls die ursprüngliche Rechnung meldungspflichtig ist. Hierbei gibt es 2 Möglichkeiten: Gut- / Lastschrift Kompensierung Getrennte Meldung Beschreibung Grundsätzlich können Gut- und Lastschriften mit der ursprünglichen Rechnung kompensiert werden. Dies ist auch dann möglich, wenn eine Gut-/Lastschrift, die sich auf eine Rechnung des Meldezeitraums bezieht, im Folgejahr ausgestellt wurde. So z.b. kann eine Gutschrift, die im März 2011 ausgestellt wurde und sich auf eine Rechnung vom Dez bezieht, mit dieser kompensiert werden. Dies immer nur, falls die Meldung für das Jahr 2010 noch nicht abgegeben wurde; d.h. die Kompensierung kann immer bis zur Abgabe der Meldung erfolgen. Falls eine Kompensierung nicht mehr möglich ist, weil die Gut-/Lastschrift nach der Abgabe der Meldung ausgestellt wurde, so wird diese getrennt in der Meldung angeführt. Falls sich also eine Gut-/Lastschrift auf eine Rechnung des Meldejahres bezieht, so muss manuell eine Verbindung zwischen dieser Rechnung und der Gut-/Lastschrift erfasst werden. Dabei wird aufgrund der neuen Summe (Rechnung + Lastschrift bzw. Rechnung Gutschrift) die Kontrolle der Schwelle durchgeführt; sollte eine Rechnung meldepflichtig sein (aufgrund der Schwelle), so könnte diese nach der Verbindung mit der Gutschrift nicht mehr meldepflichtig sein (weil der Gesamtbetrag die Schwelle unterschreitet). Umgekehrt könnte eine Rechnung, die aufgrund der Schwelle nicht meldepflichtig ist, durch eine Lastschrift meldepflichtig werden. Radix prüft aufgrund der von Ihnen erfassten Verbindung die neue Schwelle. Achtung: die Verbindung muss in der Buchung der Gutschrift/Lastschrift erfasst werden und dort die verbundenen Rechnungen eingetragen werden, und nicht umgekehrt. Um jedoch zu vermeiden, für jede Gutschrift manuell eine Verbindung zur Rechnung zu erstellen, sollten Sie diese Verbindung nur dort erfassen, wo die Rechnung (alleine) meldepflichtig aufgrund der Schwelle ist. Bei Lastschriften brauchen nur solche erfasst werden, wo die Summe Rechnung + Lastschrift die Schwelle überschreitet. ACS Data Systems AG/spa 11 / 27

12 Für die Erfassung der Verbindung der Gutschriften gehen Sie wie folgt vor: Einstellung auf automatisch lassen Hier klicken um Verbindungen zu erfassen Rufen Sie eine Buchung einer Gut-/Lastschrift auf. Lassen Sie die Einstellung von Eintrag Kun-/Lief-Liste auf automatisch (diese Einstellung hat keinen Einfluss für Gut-/Lastschriften). Klicken Sie auf den Knopf [Gut-/Lastschrift]; dabei öffnet sich folgendes Fenster: Auswahl Rechnung In dieser Tabelle geben Sie die Rechnung(en) an, auf die sich diese Gut-/Lastschrift bezieht. Im Feld Buchung können Sie durch Anklicken der Suchfunktion (<F2> oder Lupe ) eine Übersicht der bereits vorhandenen ACS Data Systems AG/spa 12 / 27

13 Rechnungen dieses Kunden/Lieferanten erhalten und diese übernehmen. Somit wird eine Verbindung zw. der aktuellen Gut-/Lastschrift und der Rechnung hergestellt. Aufgrund dieser Verbindung wird auch die Gesamtsumme (Rechnung + Lastschrift bzw. Rechnung Gutschrift) für die Berechnung der Schwelle verwendet. Nachdem Sie eine Rechnung übernommen haben, werden in diese Tabelle Rechnungsnummer und Datum eingetragen. Weiters wird hier der Betrag (Grundlage und MwSt.) der aktuellen Gut-/Lastschrift übernommen (und nicht der verbundenen Rechnung). Diese Beträge sind deshalb erforderlich, da sich eine Gutschrift auf mehrere Rechnungen beziehen kann; somit kann die Aufteilung des Betrages auf die einzelnen Rechnungen erfolgen. Das Vorzeichen für Grundlage und MwSt. müssen immer dem der aktuellen Gut-/Lastschrift entsprechen (also bei der Gutschrift negativ, bei einer Lastschrift positiv). Sollte hingegen keine Verbindung zur Rechnung über die Suchfunktion erfolgen, können die Felder Dokumentdatum, Dokumentnummer, Grundlage und MwSt. auch manuell erfasst werden. In diesem Falle jedoch wird die Last-/Gutschrift nicht mit der Rechnung kompensiert, sondern immer auf der Meldung getrennt ausgegeben (unabhängig vom Betrag). Anschließend muss die Buchung gespeichert werden. Das Eintragen oder Ändern einer Verbindung zu einer Rechnung hat Einfluss auf die Ausgabe der Meldung. Damit jedoch ein evtl. neuer bzw. geänderter Eintrag in diese Tabelle Auswirkungen auf die Meldung hat, muss am Ende der Änderungen das Programm für die Berechnung (siehe Berechnen der Kunden-/Lieferanten-Liste) neu ausgeführt werden. ACS Data Systems AG/spa 13 / 27

14 VORGABEWERTE IM KUNDEN- UND LIEFERANTENSTAMM Es ist auch möglich, in der Buchung den Inhalt des Feldes Eintrag Kun-/Lief-Liste automatisch vom Kundenoder Lieferantenstamm vorschlagen zu lassen. Dies kann dann sinnvoll sein, wenn sämtliche Buchungen eines Kunden/Lieferanten immer denselben Wert für den Eintrag haben. So z.b. bei Lieferanten für Strom und Gas, die von der Meldung ausgeschlossen sind, oder von Lieferanten, wo ausschließlich oder hauptsächlich periodische Zahlungen vorhanden sind (Mietrechnungen). In diesem Falle kann im Kunden- bzw. Lieferantenstamm das Feld Eintrag Kun-/Lief-Liste mit einem bestimmten Vorgabewert gefüllt werden; standardmäßig ist dieser auf automatisch gesetzt. Dieser Wert wird bei der Buchung automatisch vom Kunden- bzw. Lieferantenstamm vorgeschlagen und kann auch individuell für die einzelne Buchung geändert werden. Achtung: dieser Eintrag hat nur einen Einfluss auf zukünftige Buchungen und nicht auf bereits bestehende. Um jedoch für bereits bestehende Buchungen diesen Eintrag zu übernehmen, wurde ein eigenes Programm entwickelt, das für alle bzw. ausgewählte Kunden und Lieferanten diese Einträge übernimmt. Rufen Sie hierzu das Programm Eintrag Kun-/Lief-Liste aus Kunden/Lieferanten (Menü Buchhaltung > Kunden-/Lieferanten-Liste) auf. ACS Data Systems AG/spa 14 / 27

15 Beim Starten wählen Sie das Jahr aus, für welches die Einträge übernommen werden sollen. Mit dem Feld Buchungen öffnen Sie den Buchungsfilter, um den Eintrag evtl. nur für bestimmte Kunden oder Lieferanten zu übernehmen. Achtung: mit diesem Programm werden evtl. bereits durchgeführte Einträge in den Buchungen (z.b. Eintrag = periodische Zahlung) mit dem Eintrag in den Stammdaten des Kunden/Lieferanten überschrieben. Deshalb sollten Sie hier ggf. der Buchungsfilter verwenden, um den Eintrag nur für ausgewählte Kunden/Lieferanten bzw. Buchungen zu übernehmen. Achtung: nach dem Durchführen dieses Programmes muss erneut das Berechnungsprogramm (siehe Berechnen der Kunden-/Lieferanten-Liste) durchgeführt werden, damit die geänderte Einträge für die Meldung berücksichtigt werden. SUCHEN VON BUCHUNGEN (FILTER) Das Auffinden von Buchungen, für die zusätzliche Informationen (wie oben beschrieben) manuell erfasst werden müssen, kann über mehrere Programme erfolgen: Online-Info <F10>/<F11>/<F12>: über diese Funktion können auf der Übersicht Buchhaltung die einzelnen Buchungen eines Kunden, Lieferanten oder Kontos aufgelistet und direkt mit der Taste <F4> aufgerufen und geändert werden. Neue Filterfunktion in Erfassen Buchungen: über verschiedene Filterkriterien können Buchungen direkt ausgewählt und geändert werden. Diese Funktion wird hier nachfolgend beschrieben. ACS Data Systems AG/spa 15 / 27

16 Im Programm Buchungen kann über das Filterfenster ein eigenes Fenster für die Ermittlung der Buchungen, die für die Meldung relevant sind, aufgerufen werden. Anschließend präsentiert sich folgendes Filterfenster: ACS Data Systems AG/spa 16 / 27

17 Nachfolgend werden die einzelnen Filteroptionen beschrieben: Einstellung Filter Beschreibung Meldung für: wählen Sie mindestens eine Option aus; es muss mindestens ein Feld aktiv sein. Eintrag Kun-/Lief-Liste: hier können die Buchungen nach der Einstellung, die in der Buchung eingetragen wurde, gefiltert werden. Standardmäßig werden alle Buchungen auf automatisch gesetzt. Wie oben beschrieben (siehe Verwalten von Teilrechnungen und periodischen Zahlungen) kann diese Einstellung in den Buchungen geändert werden (z.b. gesplittete Zahlung); somit ist es möglich, solche Buchungen wieder aufzufinden. Berechnung: bevor die Meldung ausgegeben wird, bzw. nachdem manuell Änderungen in den Buchungen durchgeführt wurden, müssen die Buchungen neu berechnet werden. Durch diese Berechnung wird entschieden, welche Buchungen aufgrund der erfassten Parameter in die Meldung aufgenommen werden. Hier können also die Buchungen, die zu melden bzw. nicht zu melden sind und auch solche, die noch nicht berechnet wurden, ermittelt werden. Art der Zahlung: falls das vorige Feld Berechnung auf Zu melden gesetzt wurde, können hier die Buchungen gefiltert werden, die nach der Berechnung eine bestimmte Zahlungsart erhalten haben. Achtung: dieses Feld ist nicht mit dem Feld oben Eintrag Kun-/Lief-Liste zu verwechseln: während das Feld oben die Vorgabe für die Berechnung definiert, beinhaltet dieses Feld (Art der Zahlung) den aufgrund von der Berechnung ermittelten Wert (so z.b. kann im ersten Feld die Einstellung automatisch sein und diese dann nach der Berechnung im zweiten Feld (Art Zahlung) auf gesplittete Zahlung gesetzt sein, weil das Programm verbundene Aufträge mit mehreren Teilrechnungen gefunden hat. Meldung erforderlich aufgrund von Betrag: unabhängig von einer evtl. Berechnung und den anderen Einstellungen (z.b. periodische Zahlungen) werden hier alle Dokumente, dessen Betrag die Schwelle erreicht oder überschreitet (Option Zu melden ) bzw. unterschreitet (Option nicht zu melden ), angezeigt. Weiters kann angegeben werden, ob auch evtl. verbundene Verträge (Aufträge/Bestellungen bzw. periodische Zahlungen) ebenfalls für die Berechnung der Summe der Rechnungen berücksichtigt werden. Mit der Option Kunden/Lieferanten mit Jahressumme Rechnungen über Schwelle werden nur solche ACS Data Systems AG/spa 17 / 27

18 Kunden/Lieferanten berücksichtigt, wo die Summe aller Rechnungen (unabhängig von der Einstellung) im Jahr die Schwelle überschreiten. Mit dem Feld Gut-/Lastschriften berücksichtigen bis: wird bestimmt, bis zu welchem Datum solche Dokumente mit der originale Rechnung kompensiert werden. Achtung: da diese Auswertung für die Summierung der Dokumente intensive Datenzugriffe macht, kann das Programm hierfür einiges an Zeit beanspruchen. Verbindung Gut-/Lastschrift zu Rechnung: da in der Meldung für meldungspflichtige Gut-/Lastschriften ebenfalls Informationen über die Rechnungen, auf die sich diese beziehen, angeführt werden müssen, wird in der Buchung eine Verbindung zw. diesen manuell erfasst. Hier kann das Vorhandensein diese Verbindung ausgewertet werden. Falls eine Verbindung nicht vorhanden ist, so wird die Gut-/Lastschrift nicht gemeldet (was auch so gewollt sein kann). Über die Kombination diese Filterfunktion lassen sich die Bewegungen ermitteln, die noch überprüft und evtl. ergänzt werden müssen. Da der Suchvorgang eine komplexe Datensuche durchführen muss, kann es zu einigen Zeitverzögerungen kommen, bis alle Daten gefunden werden. Nachfolgend noch einige Beispiele über die Anwender der Suchfunktion. Ziel der Suche Einstellung Alle Buchungen, die in die Meldung aufgenommen werden Alle Buchungen, die in die Meldung aufgenommen werden, jedoch periodische Zahlungen sind Alle Buchungen, die manuell auf periodische Zahlungen gesetzt wurden Alle Buchungen, die nicht in die Meldung aufgenommen wurden Alle Buchungen mit Gut-/Lastschriften, die eine Verbindung zu einer Rechnung haben Voraussetzung: Programm zum Berechnen durchgeführt Feld Kunden [x] und/oder Lieferanten [x] aktiv Feld Berechnung = zu melden Alle anderen Felder = alle Voraussetzung: Programm zum Berechnen durchgeführt Feld Kunden [x] und/oder Lieferanten [x] aktiv Feld Berechnung = zu melden Feld Art der Zahlung = periodische Zahlungen Alle anderen Felder = alle Feld Kunden [x] und/oder Lieferanten [x] aktiv Feld Eintrag Kun-/Lief-Liste = periodische Zahlungen Alle anderen Felder = alle Voraussetzung: Programm zum Berechnen durchgeführt Feld Kunden [x] und/oder Lieferanten [x] aktiv Feld Berechnung = nicht zu melden Alle anderen Felder = alle Feld Kunden [x] und/oder Lieferanten [x] aktiv Feld Verbindung Gut/Lastschrift = vorhanden Alle anderen Felder = alle ACS Data Systems AG/spa 18 / 27

19 Alle Buchungen mit Gutschriften, die keine Verbindung zu einer Rechnung haben (um ggf. diese nachzutragen) Feld Kunden [x] und/oder Lieferanten [x] aktiv Feld Verbindung Gut/Lastschrift = nicht vorhanden Alle anderen Felder = alle TABELLARISCHE ANZEIGE DER BUCHUNGEN In der tabellarischen Anzeige der Buchungen, die in der Suchfunktion aufgerufen wird, können eigene Spalten eingeblendet werden, um zusätzliche Informationen über die Einträge der Meldung zu erhalten. Über die Funktion der Spalteneinstellung können folgende Felder hinzugefügt werden: ACS Data Systems AG/spa 19 / 27

20 Feldname Bedeutung Eintrag Kun-/Lief-Liste Eintrag für die Meldung in der Buchung (z.b. automatisch, periodische Zahlung, usw.) Art der Zahlung Jahr Kun-/Lief-Liste Vom Berechnungsprogramm ermittelter Wert für die Buchung (z.b. nicht gesplitterte Zahlung, usw.) Jahr der Meldung der Buchung (nur falls berechnet). Dies ist bei Gutschriften interessant, die sich auf Rechnungen des Vorjahres beziehen. Betrag verbundene Verträge Betrag des Geschäftsvorfalles, d.h. berechneter Gesamtbetrag der verbundenen Aufträge, Bestellungen oder die Rechnungen für die periodischen Zahlungen. Verbundene Verträge Gut-/Lastschrift Kun-/Lief-Liste Datensatzart Für zukünftige Erweiterungen, wird z.z. nicht ausgewertet Datum der verbundenen Gut-/Lastschrift Satzart der Meldung (Privat, MwSt. Subjekt, Inländer, Ausländer) ACS Data Systems AG/spa 20 / 27

21 BERECHNUNG UND AUSGABE DER MELDUNG Nachdem die vorher beschriebenen Schritte (Ergänzen MwSt. Kode, Buchungen und Verbindung von Gut- /Lastschriften) durchgeführt wurden, kann die Meldung für die Ausgabe vorbereitet werden. Hierfür sind folgende Schritte erforderlich: Berechnen der Meldung Ausgabe der Meldung BERECHNEN DER KUNDEN-/LIEFERANTEN-LISTE Um die einzelnen MwSt. Buchungen in die Meldung zu übertragen, müssen diese vorher mit dem Programm Berechnen Kunden-/Lieferanten-Liste (Menü Buchhaltung > Kunden-/Lieferanten-Liste) berechnet werden. Beim Starten dieses Programmes wählen Sie das Jahr aus, für welches die Meldung erstellt wird (z.b. 2010). Feld Buchungen Beschreibung Mit diesem Feld können Sie den Buchungsfilter aufrufen und einzelne Buchungen (z.b. nur für einen Lieferanten dies nur für Testzwecke) für die Berechnung auswählen. Um eine vollständige Berechnung zu erhalten, bitte lassen Sie dieses Feld leer. ACS Data Systems AG/spa 21 / 27

22 Gutschriften berücksichtigen bis Mit diesem Feld können Sie bestimmen, bis zu welchem Datum des Folgejahres Gut- und Lastschriften mit den Rechnungen kompensiert werden (normalerweise Datum der Abgabe, also für Meldung 2010, sonst des aktuellen Jahres der Abgabe). Das Gesetz sieht vor, dass evtl. Gut- oder Lastschriften bis zur Abgabe der Meldung mit den Rechnungen kompensiert werden können, auch wenn die Gutschrift im Folgejahr der Meldung erstellt wurde (z.b. Rechnung von vom und Gutschrift von vom : in diesem Falle kann die Gutschrift mit der Rechnung kompensiert werden und es wird ein Eintrag von = erstellt). Nach der Abgabe der Meldung hingegen wird die Gutschrift mit dem jeweiligen Jahr der Ausstellung getrennt in die Meldung aufgenommen. Mit dem Knopf [Berechnen] werden die Daten für die Meldung berechnet. Dabei werden, je nach Inhalt des Feldes Eintrag Kun-/Lief-Liste (siehe Verwalten von Teilrechnungen und periodischen Zahlungen und Verwalten von Gut- und Lastschriften) die vorher beschriebenen Berechnungen durchgeführt: Auswählen der nicht ausgeschlossenen MwSt. Buchungen; Suchen von verbundenen Verträgen:(Aufträge, Bestellungen); Suchen von periodischen Zahlungen; Suchen von evtl. verbundenen Gut- oder Lastschriften; Überprüfung der Schwelle. Der Berechnungsvorgang führt komplexe Datenoperationen durch und wird deshalb einige Zeit in Anspruch nehmen. Während des Berechnens zeigt ein Balken den Fortschritt an. Am Ende der Berechnung können Sie die Meldung ausgeben bzw. die berechneten Einträge überprüfen und ggf. ändern. Wichtig: nach evtl. Änderungerungen der Einträge in der Buchung (bzw. in der MwSt. Koden) muss dieses Berechnungsprogramm erneut gestartet werden, um die Daten in der Kunden- und Lieferantenliste zu aktualisieren. ACS Data Systems AG/spa 22 / 27

23 AUSGABE DER KUNDEN- UND LIEFERANTEN-LISTE Nach der Berechnung kann die Meldung mit dem Programm Meldung Kunden-/Lieferanten-Liste (Menü Buchhaltung > Kunden-/Lieferanten-Liste) ausgegeben werden. Folgende Felder sind vorgesehen: Feld MwSt. Abschlussgruppen Firmendaten über Abschlussgruppe Beschreibung Normalerweise ist nur eine Gruppe vorgesehen. Durch die Checkbox in der ersten Spalte kann eine Gruppe ein- oder ausgeschlossen werden. Die Firmendaten werden normalerweise aus der Eingabe Daten eigene Firma übernommen. Sollten mehrere Abschlussgruppen sein, können diese aus der Abschlussgruppe entnommen werden. Art der Übermittlung Invio ordinario: normale Übermittlung Invio sostitutivo: diese Übermittlung ersetzt eine bereits erfolgte Annullamento: diese Übermittlung annullierte eine bereits erfolgte. In den beiden letzten Fällen muss auch die Protokollnummer und Dokumentnummer der erfolgten Ermittlung erfasst werden. Daten Vermittler Falls die Übermittlung über einen Vermittler (Wirtschaftsberater, Caf) erfolgt, können hier Steuernummer, Eintragung und Datum der Verpflichtung erfasst werden. ACS Data Systems AG/spa 23 / 27

24 Art der Ausgabe Max. Anzahl Datensätze Liste/Formular Verzeichnis: Es stehen 2 Möglichkeiten der Ausgabe zur Verfügung: Datei: hierbei wird das von der Einnahmenagentur vorgesehen Format erstellt Kontroll-Liste: es wird der Inhalt der Meldung in tabellarischer Form zu Kontrollzwecken ausgegeben. Bitte drucken Sie für die Kontrolle auf alle Fälle eine solche Liste aus. Standardmäße dürfen für den Export pro Datei max Einträge vorhanden sein und die Datei eine bestimmte Größe nicht überschreiten (was im Normalfall immer zutrifft). Deshalb bitte lassen Sie diesen Wert auf 0. Auswahl der Kontroll-Liste (nicht bei Export auf Datei) Hier wird das Verzeichnis und rechts davon der Dateiname für den Export festgelegt. Der Dateiname wird automatisch vom Programm benannt. Je nach Einstellung des Feldes Art der Ausgabe kann mit [Drucken], [Anzeigen] bzw. [Export] die Kontroll- Liste ausgegeben bzw. mit [Export] die Datei erstellt werden. Um die Datei nach dem vorgeschriebenen Format für die telematische Übertragung zu erstellen, setzen Sie bitte die Auswahl des Feldes Art der Ausgabe auf Datei und klicken Sie dann auf *Export+ (bitte exportieren Sie nicht die Kontroll-Liste (Art Ausgabe = Kontrolliste + [Export]). Für die Ausgabe (Kontroll-Liste oder Datei) werden nur die vorher berechneten Buchungen (siehe Berechnen der Kunden-/Lieferanten-Liste) ausgegeben. Sollte in den Daten ein Fehler vorhanden sein (z.b. fehlende MwSt. Nr. bei MwSt. Subjekten), so gibt das Programm folgende Meldung aus: Mit [Weiter] wird die Meldung erstellt, jedoch werden die fehlerhaften Einträge übersprungen. Mit [Abbrechen] werden in einer Tabelle alle fehlerhaften Kunden/Lieferanten mit Angabe des Fehlers angezeigt. Durch Doppelklicken auf die jeweilige Zeile in der Tabelle kann direkt in die Stammdaten des Kunden/Lieferanten verzweigt und der Fehler korrigiert werden. Bei ausländischen Kunden bitte überprüfen Sie auch den Eintrag Kode ausländischer Staat in der Ländertabelle (siehe Festlegen der Länderkode und der Steuerparadiese). Bitte vergessen Sie nicht, nach evtl. Korrekturen wieder das Berechnungsprogramm (siehe Berechnen der Kunden-/Lieferanten-Liste) auszuführen, damit die Einträge aktualisiert werden. Wenn keine Fehler aufscheinen, kann die erstellte Datei übermittelt werden. Vorher sollte diese jedoch über ein Kontrollprogramm (z.b. File Internet, wie hier nachfolgend beschrieben) überprüft werden. ACS Data Systems AG/spa 24 / 27

25 ÜBERPRÜFEN DER DATEI MIT FILE INTERNET Von der Agentur der Einnahmen wird ein Kontrollprogramm zur Verfügung gestellt, das die Datei auf formelle Korrektheit überprüft. Dieses Programm kann über Internet ( kostenlos geladen werden (oder von unserem Download-Bereich). Mit der Funktion [Controlla file] können Sie die erstellte Datei überprüfen. Wählen Sie hierzu das Verzeichnis und die Datei aus, die Sie vorher in Radix erstellt haben und bestätigen Sie diese Auswahl mit [Öffnen]. Anschließend wählen Sie im neuen Fenster die Art der Überprüfung Spesometro aus und bestätigen Sie dies mit [OK]. Bestätigen Sie evtl. darauffolgende Meldungen, bis das Ergebnisfenster angezeigt wird. ACS Data Systems AG/spa 25 / 27

26 Beachten Sie insbesondere die Zeile Records scartati (fehlerhafte Einträge). Mit *Visualizza esito] wird eine Übersicht der Meldung inkl. Fehler angezeigt. Sollten Fehler angezeigt werden, müssen diese in den Daten in Radix korrigiert werden. Bitte vergessen Sie nicht, nach evtl. Korrekturen wieder das Berechnungsprogramm (siehe Berechnen der Kunden-/Lieferanten- Liste) auszuführen, damit die Einträge aktualisiert werden. ACS Data Systems AG/spa 26 / 27

27 MANUELLE EINGABE BZW. IMPORT FÜR DIE KUNDEN-/LIEFERANTEN-LISTE Für Anwender, die für den Meldungszeitraum die Buchungen nicht bzw. nur teilweise in Radix erfasst haben (weil z.b. innerhalb jenes Jahres auf Radix umgestellt und die einzelnen Bewegungen nicht übertragen wurden), können evtl. Rechnungen in einem eigenen Programm manuell erfasst oder über eine CSV-Datei importiert werden; hierfür steht das Programm Eingabe/Import Daten für Kunden-/Lieferanten-Liste (Menü Buchhaltung > Kunden-/Lieferanten-Liste) zur Verfügung. Dieses Programm kann auch für die Erfassung von meldungspflichtigen Geschäftsvorfällen aufgrund von Kassenbelegen oder Steuerquittungen verwendet werden. Die hier erfassten oder importierten Bewegungen werden dann zusammen mit den vorhandenen Buchungen in die Meldung übertragen. Für Informationen über dieses Programm wenden Sie sich bitte an unseren Software-Support. ACS Data Systems AG/spa 27 / 27