ELO Kundenreferenzen. ELO Kundenlösungen im Überblick Anregungen & Inspiration für Ihr Business

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1 ELO Kundenreferenzen 1 ELO Kundenlösungen im Überblick Anregungen & Inspiration für Ihr Business

2 Starke Lösungen gebaut für die Bedürfnisse unserer Kunden

3 Lieber Leser, wir leben in einer Zeit des Wandels. Globalisierende Märkte verursachen einen immer härteren Wettbewerb. Bei dieser rasanten Entwicklung stellt sich natürlich die Frage, wie man als Einzelner und als Unternehmen überhaupt noch mithalten kann. Schnelligkeit, Performance, Qualität und Kundennähe sind heute mehr denn je eine Frage der richtigen Werkzeuge, Konzepte und intelligent automatisierter Prozesse. ECM- Systeme wie ELO bieten hierzu die ideale Lösungsplattform, damit Sie diese Ziele erreichen können. Die Lösungsszenarien sind dabei so vielfältig wie die Profile jedes einzelnen Unternehmens. Ich selbst bin immer wieder erstaunt, in welcher und vor allem kreativen Art und Weise unsere Lösungen im Kundenumfeld eingesetzt werden. Da ist z.b. der Logistikarbeiter, der einen Scanprozess von Frachtpapieren steuert, indem er das System im laufenden Arbeitsprozess mit einer Barcodepistole bedient. Oder es rollen mobile, speziell konstruierte ELO Arbeitsplätze im Werkstattbereich, nehmen Prüfprotokolle auf und führen Serviceunterlagen mit. Der optimale Geschäfts- und Arbeitsprozess steht immer im Mittelpunkt, unabhängig von Branche und Größe eines Unternehmens. Wer erfolgreich arbeiten will, sollte Medienbrüche vermeiden und manuelle Tätigkeiten durch automatisierte Schritte ersetzen. Nur so ist gewährleistet, dass die benötigten Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen. In der vorliegenden Broschüre haben wir Ihnen einige Beispiele aus der Praxis zusammen- gestellt. Sie sollen Ihnen Anregungen und Inspiration für die eigene Arbeit liefern. Ganz nach dem Motto: Aus der Praxis für die Praxis. Ich bin mir sicher, dass der ein oder andere nützliche Hinweis zur Optimierung Ihrer Arbeits- und Geschäftsprozesse vorhanden ist und wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen. Mit freundlichem Gruß ELO Digital Office GmbH H. Mosbach, Geschäftsführer ELO Digital Office GmbH

4 1. AKN Eisenbahn AG 6 Branche: Schienenverkehr Schwerpunkte: Vertragsmanagement, Rechnungsverarbeitung Stichworte: Anbindungen an SAP und Lotus Notes 2. Allresto GmbH 10 Branche: Gastronomie/ 100%ige Tochter der Flughafen München GmbH Schwerpunkte: Umfassende ECM Lösung, Archivierung von > 1,5 Mio. Datensätzen Stichworte: Anbindungen an Microsoft Dynamics NAV 3. August Mink KG 14 Branche: Industrie / Hersteller technischer Bürsten Schwerpunkte: Umfassende ECM Lösung, Archivierung von Zeichnungen, elektronischer Rechnungsversand Stichworte: Elektronische Signatur, ERP FORMAT von e-bootis 4. Autohaus Boris Becker 18 Branche: Automobil Schwerpunkt: Elektronische Fahrzeugakte Stichworte: Anbindung an IBM iseries (AS/400), diverse Mercedes Applikationen, CIDCAR für Chrysler und C/A/R/E für Renault 5. Brückner Gruppe 22 Branche: Industrie / Folienrecktechnologie Schwerpunkte: Umfassende ECM Lösung, Archivierung Stichworte: Anbindungen an SAP 6. Coko Werk GmbH & Co. KG 26 Branche: Industrie / Verarbeitung thermoplastischer Kunststoffe Schwerpunkte: Elektronische Bestellmappe Stichworte: Anbindung an ifax.open, Barcode 7. DBE 30 Branche: Entsorgung Schwerpunkt: Archivierung von CAD-Zeichnungen, standortübergreifende Informations-Verfügbarkeit Stichworte: CAD-Integration, SAP-Integration 8. Eura Mobil 34 Branche: Reisemobilhersteller Schwerpunkt: Elektronische Fahrzeugakte Stichworte: aktive Workflows, Buchungsschnittstelle zu DATEV 9. FernUniversität in Hagen 38 Branche: Hochschule Schwerpunkt: Elektronische Studierendenakte Stichworte: Anbindung an das Studierendenorganisations-System HIS-SOS 10. Freedom Scientific 42 Branche: Medizintechnik Schwerpunkt: Zentraler Informationspool für SAP-Belege, s, Office-Dokumente, Zoll- und Versandpapiere Stichworte: Anbindungen an SAP, und Microsoft Exange 11. Gewerkschaft der Polizei 46 Branche: Gewerkschaft Schwerpunkt: Digitaler durch Workflows automatisierter Posteingang, zentrales Unternehmensarchiv Stichworte: Anbindung Lexware Buchhalter und eigene Mitgliederverwaltung, archivierte Dokumente 12. HATLAPA Uetersener Maschinenfabrik 50 Branche: Schiffbau Schwerpunkt: Informationsmanagement, 3 Mio. archivierte Dokumente, weltweiter Zugriff auf Informationen Stichworte: Anbindung an Infor

5 13. Hoffmann + Krippner 54 Branche: Industrie / Tastaturen Schwerpunkt: Zentrale Wissensplattform Stichworte: Anbindung an Infor 14. Lufthansa Technik Logistik GmbH 58 Branche: Airline Logistiker Schwerpunkt: Umfassende ECM-Lösung Stichworte: Aufbau einer einheitlichen IT-Infratsruktur 15. MAN 62 Branche: Maschinenbau Schwerpunkt: Rechtskonforme Archivierung der Motorenbegleitbelege, Schnelles Finden von Informationen Stichworte: Workflows, Barcode, 24h Systemperformance 16. Maredo 66 Branche: Gastronomie Schwerpunkt: Automatisierung von Ein- und Ausgangsbelegen, Workflowgesteuerter Rechnungsfreigabeprozess Stichworte: Anbindung an IBM AS/400-Umgebung, Barcode 17. Pari 70 Branche: Aerosoltechnologie Schwerpunkt: Papier-Eliminierung im Service-Bereich, Zentrales Unternehmensarchiv Stichworte: Anbindung an das ERP System BaaN und später SAP 18. Pernod Ricard 74 Branche: Spirituosen Schwerpunkt: Rechtskonforme Archivierung, Workflowgesteuerte Urlaubs- und Dienstreiseanträge Stichworte: Anbindung an Microsoft Exchange 19. Steuerverwaltung Basel Stadt 78 Branche: Öffentliche Verwaltung Schwerpunkt: Elektronische Steuerakte Stichworte: Anbindung an Steuerverwaltungssoftware Nest und Scansoftware CaptureTax 20. Sunpoint 82 Branche: Wellness und Solarien Schwerpunkt: Zentrales Unternehmensarchiv Stichworte: Anbindung an Sage, Barcode, Zugriff von Außenmitarbeiter auf Dokumente über Terminalserver 21. Weimarer Wohnstätte GmbH 86 Branche: Immobilien Schwerpunkt: Elektronische Mieterakte Stichworte: Anbindung zur wohnungswirtschaftlichen Software AS/400 und Wohndata 22. W.I.R. Personaldienstleistung 90 Branche: Dienstleistung Schwerpunkt: Zentrales Archiv mit unternehmensweiter Verfügbarkeit von Informationen Stichworte: Barcode 23. Ybbstaler Fruchtsaft Gesellschaft m.b.h. 94 Branche: Nahrungs- und Genussmittelindustrie Schwerpunkt: Zentrales Archiv, Digitalisierung des Posteinganges Stichworte: ELO Mobile Client, hauseigenes ERP System (CSB)

6 6 AKN Eisenbahn AG

7 AKN Eisenbahn AG 1 Land: Branche: Schwerpunkte: Stichworte: Deutschland Schienenverkehr Vertragsmanagement, Rechnungsverarbeitung Anbindungen an SAP und Lotus Notes Das Unternehmen Für 12,7 Millionen Fahrgäste hat die AKN Eisenbahn AG eine Schlüsselfunktion für die Mobilität in der Metropol-Region Hamburg und dem schleswig-holsteinischen Binnenland. Die Herausforderung Bereitstellen einer Vertragsdatenbank für ca Verträge. Eine Rechnungsverarbeitung sollte für das vorhandene SAP R/3 System eingerichtet werden. Schnittstellen zum bestehenden Kommunikationssystem Lotus Notes und dem Windows Betriebssystem waren nötig. Lösung Mit ELOenterprise stehen alle Verträge mit den dazugehörigen Dokumenten vollständig im Unternehmen zur Verfügung. Automatische Überwachung von Fristen, Zahlungsterminen etc. ist gewährleistet. Rahmenvereinbarungen stehen bei der Rechnungseingangsverarbeitung sofort zur Gegenkontrolle zu Verfügung. Nutzen Schnellere Bearbeitung. Erhöhte Transparenz (Rechnungsstatus ist jederzeit ersichtlich). Systematische Erfassung der Rechnungen durch Scanner-Arbeitsplatz. Senkung der Prozesskosten um ca. 20%. Durch die gesamte Umstellung konnten wir eine Senkung der Prozesskosten um ca. 20% erreichen. Das sind für uns aussagekräftige Zahlen. Darüber hinaus wurden die Durchlaufzeiten erheblich reduziert. Frank Dubberke, Projektleiter bei AKN Eisenbahn AG 7

8 AKN Eisenbahn AG Der Einsatz eines Dokumentenmanagement Systems Die AKN hat mit ELOenterprise ihre Prozesskosten um ca. 20 % gesenkt. In ELO stehen alle Verträge mit den dazugehörigen Dokumenten dem Unternehmen vollständig zur Verfügung. Automatische Überwachung von Fristen, Zahlungsterminen etc. ist dank ELO gewährleistet. Zudem wurde eine Rechnungsverarbeitung für das vorhandene SAP R/3 System eingerichtet, was eine schnelle Bearbeitung und eine erhöhte Transparenz beim Rechnungsstatus ermöglicht. Das bestehende Kommunikationssystem Lotus Notes ist ebenfalls mit ELO verzahnt. Einsteigen bitte... der Zug fährt in Kürze ab! Mehr als 100 Jahre lang war diese Aufforderung an die Fahrgäste im Eisenbahnverkehr der Hinweis darauf, dass die Reise beginnt. Auch bei der AKN ist das nicht anders. Das Streckennetz der AKN breitet sich über den Süden Schleswig-Holsteins in einer Gesamtlänge von 255 Kilometern aus. Das Unternehmen befördert seine Fahrgäste zu insgesamt 66 Bahnhöfen in Hamburg und Schleswig-Holstein. Auch im Güterverkehr ist die AKN tätig. Sie bietet 357 Beschäftigten attraktive Arbeitsplätze in technischen und kaufmännischen Berufen. Doch die beschaulichen Zeiten sind lange vorbei. Schnelligkeit, Pünktlichkeit und Taktverkehre bestimmen die Fahrpläne und sind die wesentlichen Merkmale eines Wettbewerbs, der auch im Nahverkehr auf der Schiene über den Erfolg entscheidet. Wer nicht just Zum einen war es mit Sicherheit die Bedienung, die zur Entscheidung für ELO geführt hat, aber auch die offene Architektur und die zur Verfügung stehenden Schnittstellen waren für die Projektgruppe entscheidend; darüber hinaus kann man individuelle Wünsche über Scripts schnell und einfach realisieren. Frank Dubberke, Projektleiter bei AKN Eisenbahn AG in time sein Ziel erreicht, bleibt im Wettbewerb auf der Strecke. Ob im Personenverkehr oder beim Gütertransport pünktlich und zuverlässig das Ziel zu erreichen, ist unabdingbar. Heute sind Mobilität und Rücksicht auf unsere Umwelt die neuen Richtgrößen. Um just in time zu bleiben, sah auch die AKN Eisenbahn AG automatisierte Prozesse als Grundlage für Wettbewerbsfähigkeit und nachhaltigen Erfolg. Die Einführung eines Archivierungs- und Dokumentenmanagement-Systems (DMS) lag daher sehr nahe Verträge, Eingangsrechnungen Die AKN verwaltet rund Verträge. Diese und die dazugehörigen Dokumente standen bislang nicht jederzeit vollständig zur Verfügung. Der Zeitverlust beim Suchen der Verträge und Dokumente war enorm. Der Rechnungs- eingang mit ca Eingangsrechnungen jährlich erfolgte papiergestützt. Fristen und Zahlungstermine wurden nicht automatisch kontrolliert, was zu Fehlerquellen führte und somit einen hohen Verwaltungsaufwand bedingte. Zur Optimierung dieser Prozesse sollten eine Vertragsdatenbank mit der Anbindung an SAP/R3 sowie die Automatisierung der Rechnungseingangsverarbeitung realisiert werden. Ziel war es zum einen, alle Verträge erstmals vollständig, strukturiert und schnell im Unternehmen zugänglich zu machen, und zum anderen, den Workflow bei der Rechnungseingangsverwaltung effizienter zu gestalten. Mit dem Einsatz von ELOprofessional wurden alle gesteckten Ziele erreicht. Mittlerweile hat die AKN weitere Abteilungen an das DMS/Archiv-System angebunden. Weitläufige Ziele Die ersten Überlegungen zum Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems wurden im Frühjahr 2003 angestellt: Neben der Vertragsdatenbank für die Juristen sollte für die Finanzbuchhaltung eine Rechnungsverarbeitung eingerichtet werden, die sich mit dem vorhandenen SAP-System verbinden ließ. SAP sollte auch nach Einführung der DMS-/Archiv-Lösung das führende System bleiben. Weitere relevante Faktoren waren die Einbindung des sich im Einsatz befindenden Kommunikationssystem Lotus Notes und dem Betriebssystem Windows. 8

9 Zukunftsorientierte Technologie Im Oktober 2003 startete die AKN den Pilotbetrieb mit ELOprofessional 4.0. Bereits im Februar 2004 folgte der Kick-off in den Produktivbetrieb: Scannen und Archivieren der Eingansrechnungen sowie Übernahme der Daten aus der Vertragsdatenbank in das Archiv. Knapp ein Jahr später konnte das System für weitere Bereiche live geschaltet werden. Im ersten Halbjahr 2006 wurde auf die javabasierte Content-Management Lösung ELOenterprise migriert inklusive des ELO-Moduls zur serverseitigen -Archivierung aus Lotus Notes. Die Plattformunabhängigkeit und die skalierbare Systemarchitektur überzeugte das Projektteam, auf ELOenterprise umzustellen. Zukunftsorientierte Optionen waren ausschlaggebend für diese Entscheidung. Zum einen ergibt sich die Möglichkeit der Verteilbarkeit von Serverprozessen auf mehrere eigenständige Servereinheiten. Dies bringt nicht nur eine Leistungssteigerung des Gesamtsystems mit sich, sondern erlaubt auch ein dediziertes Recovery einer Teilfunktion im Gesamtsystem. Zum anderen ist eine asynchrone Prozessverarbeitung möglich, die sicherstellt, dass eine Einzelstörung nicht das gesamte System belastet. Ziel erreicht, weitere Schritte Die ursprünglich gesteckten Ziele sind erreicht mittlerweile hat die AKN weitere Abteilungen wie Einkauf und Controlling an das DMS-/Archiv-System angebunden. Die AKN rechnet künftig mit weiter steigenden Datenmengen insbesondere aus der Notwendigkeit einer Compliancekonformen Archivierung. Um hierfür gewappnet zu sein, hat sich das Unternehmen für ein modernes Storage- System mit hoher Verfügbarkeit entschieden. Zum Einsatz kommt seit Ende Januar 2007 das Speichersystem DR550 von IBM. Es handelt sich dabei um eine Speicherlösung auf Hard-Disk-Basis, die zusätzliche Schutzmechanismen für die Datensicherheit bietet. Die Ansteuerung der DR550 erfolgt über eine zertifizierte Schnittstelle von ELOenterprise zum IBM Tivoli System Storage Archive Manager DR550. Weiterhin geplant ist die vollständige Digitalisierung der Finanzbuchhaltung. So werden künftig die Ausgangsrechnungen beim Rechnungsdruck automatisch digital in ELO archiviert und zeitgleich in SAP verbucht. Automatisierte Prozesse Mittels ELOprofessional wurden bereits bei der Erstellung der Vertragsdatenbank wesentliche Prozesse optimiert. Die Ablage aller Vertragsdokumente geschieht unter einem vorgangsorientierten Register. Die Überwachung eines Vertrages zur Laufzeit erfolgt durch dynamische Verschlagwortungsmasken, diese steuern die Ablage des Vertrages in die Wiedervorlage der Mitarbeiter. Die Rechnungseingangsverwaltung wurde zudem durch ELOprofessional und der Erstellung einer Prozesskette vom Öffnen der Post bis zum Einbuchen in SAP R/3 optimiert. Der ELO Workflow stellt die richtige Zuordnung und korrekte weitere Bearbeitung der Belege sicher. Das tägliche Dokumentenaufkommen wird nach der Migration vollständig in ELOenterprise verwaltet, die Finanzbuchhaltung wird komplett mit allen Aufgaben abgebildet und archiviert. Zwischenzeitlich werden mit ELO rund Rechnungen pro Jahr verwaltet. 9

10 10 Allresto GmbH

11 Allresto GmbH 2 Land: Branche: Schwerpunkte: Stichworte: Deutschland Gastronomie / 100%ige Tochter der Flughafen München GmbH Umfassende ECM Lösung, Archivierung von > 1,5 Mio. Datensätze Anbindung an Microsoft Dynamics NAV Das Unternehmen Die Allresto GmbH nimmt die Führung der Gastronomie mit ca. 800 Mitarbeitern in den Terminals sowie im Tagungsbereich und in den verschiedenen Bereichen des Franchise wahr. 40 Betriebe mit einem Umsatz von ca. 55 Mio. Euro pro Jahr unterstehen dem Unternehmen, das eine 100%ige Tochter der Flughafen München GmbH ist. Die Herausforderung Straffen der Aufbauorganisation und Ablauforganisation Schneller Zugriff auf alle gewünschten Daten Abbau des Papier-Archives Lösung Durch den Workflow in ELOprofessional wird der Fluss aller Rechnungen und Bestellungen automatisiert, die gesamte Bearbeitungskette ist jetzt elektronisch abgebildet, Massendaten werden revisionssicher archiviert, über ELO kann auf Daten aus Navision zugegriffen werden. Nutzen 18% Einsparungspotenzial in der Materialwirtschaft; wesentliche Einsparungen bei den Druckkosten; Mieteinsparungen für nicht mehr benötigte Archivräume; 100 Kostenstellen in der FiBu, die zusammengeführt werden; 1,5 Mio Seiten im Verwaltungsbereich pro Jahr digital auf einen Blick; Kassenbons am Tag nur Gaststätten ohne Handel, die automatisch archiviert werden. Systemverfügbarkeit: 24 Stunden 7 Tage pro Woche auch feiertags (alle Bons und die Kassenberichte werden in der Nacht elektronisch ins Archiv übernommen). Nur eine gute Software reicht nicht, Sie brauchen auch einen Lieferanten, der seine Software beherrscht und seinem Kunden von Anfang an sagen kann, worauf er zu achten hat, und worauf es bei einem solchen System ankommt. Roland Düngfelder, Leiter kaufmännische Verwaltung 11

12 Allresto GmbH Systemverfügbarkeit 24 Stunden, 7 Tage die Woche Mit ELO realisiert die Allresto GmbH 18% Einsparungspotenzial in der Materialwirtschaft, wesentliche Einsparungen bei den Druckkosten sowie Mieteinsparungen für nicht mehr benötigte Archivräume. 1,5 Mio. Seiten stehen den Mitarbeitern im Verwaltungsbereich pro Jahr mit ELO digital auf einen Blick zur Verfügung Kassenbons am Tag aus den Gaststätten werden automatisch archiviert. Die ELO Systemverfügbarkeit ist 24 Stunden 7 Tage pro Woche gegeben. Ein Flughafen, wie ihn München bietet, ist für unzählige Menschen inzwischen mehr als nur ein Ort, an dem Flugzeuge starten und landen, es ist ein Meetingpoint, Freunde zu treffen, ein Ort zum Leben, Feiern und Wohlfühlen und dass dies so ist, dafür sorgt die Allresto Flughafen München Hotel und Gaststätten GmbH. Das Unternehmen wurde 1978 als Flughafen München Restauration GmbH gegründet und ist eine 100%ige Tochter der Flughafen München GmbH. Die Führung der Gastronomie in den Terminals sowie im Tagungsbereich und in den verschiedenen Bereichen des Franchise werden von der Allresto GmbH wahrgenommen. Für das Management des Flughafenhotels Kempinski Hotel Airport und der Betriebscasinos wurde ein Betriebsführungsvertrag mit der Kempinski Gruppe bzw. der Eurest GmbH abgeschlossen. Beide im Namen und auf Rechnung der Allresto GmbH. Vorausschauende Prozesse Im Rahmen der Einführung des DMS wurden mehrere Dinge erwogen. Primär gehörte dazu das Straffen der Ich finde es einfach genial, ich öffne meine Aufgaben und sehe auf einen Blick, alles was heute wichtig ist. Roland Düngfelder, Leiter kaufmännische Verwaltung Aufbau- und Ablauforganisation ELO war zunächst ein Baustein im Gesamtbild. Das elektronische Archiv jedoch zwang die Projektgruppe, alles zu überdenken und ELO in die Überlegungen mit einzubeziehen. Die Allresto arbeitet mit einem amerikanischen Kassensystem. Die daraus resultierenden Massendaten (Kartons mit Bons aus den Restaurants) sollten rechtskonform aus den Ordnern in ein elektronisches Archiv-System übertragen werden. ELO verarbeitet diese COLD Daten über ein einfaches Script dessen Anpassung innerhalb nur eines Tages erfolgte. Heute hat die Allresto sofortigen Zugriff auf alle Belege. Für uns ist es wichtig, dass jeder Kunde eine Rechnung erhält, sagt Roland Düngfelder. Die Journale werden anschließend ausgewertet, die Bons werden mit den Listen verglichen, um Ungereimtheiten zu vermeiden, so Herr Düngfelder weiter. Die Finanzberichte der Kassensysteme müssen so aufgebaut sein, dass der Artikelumsatz dem Finanzumsatz entspricht, gleichzeitig muss er zu den Steuerberichten und zur Zahlungsart passen, hier dürfen keine Differenzen entstehen. Informationen auf Knopfdruck Neben der Massendatenverarbeitung war das nächste Ziel die Volltextrecherche. Die Geschäftsleitung legt großen Wert darauf, wichtige Dokumente sofort zur Verfügung zu haben. Hier ist das Dokumentenaufkommen zwar entsprechend geringer, aber genau in diesem Bereich ist ein schneller Zugriff von hoher Bedeutung. Während die Buchhaltung ausschließlich über die Verschlagwortung arbeitet, kommt in der Führungsebene die Volltextrecherche zum Einsatz. Auch dieses Modul war im Basispaket von ELOprofessional enthalten. Der manuelle Durchlauf der Eingangsrechnungen wurde komplett abgeschafft, weil der Prozess heute über die Workflow-Komponente von ELOprofessional vollautomatisch abgewickelt wird. Nachdem die Eingangsrechnungen dezentral an Arbeitsplatz-Scannern erfasst wurden, gehen sie via Workflow zur Prüfung in die Fachabteilung. Danach werden die Rechnungen sofort im Aufwand verbucht. Der Stand der Monatsabrechnung Aufwand/Ertrag wird laufend aktualisiert, was einen vollständigen und transparenten Überblick gewährleistet. 12

13 B-Nummer Die so genannte B-Nummer ist mittlerweile zum Hauptkriterium des Archivsystems geworden. Diese Nummer ist der Schlüssel zum ERP-System Navision. Der Fluss fast aller Bestellungen und Rechnungen konnte so automatisiert werden. Zusätzlich werden Bestellungen über Dateiaustausch durchgeführt, die beim Lieferanten zur schnellen Erstellung von Ladelisten führen. Von der Bestellung über den Lieferschein zur Rechnung und wenn nötig zur Mahnung mit ELO wurde es möglich, die gesamte Bearbeitungskette elektronisch abzubilden. Und was am bemerkenswertesten ist, nicht nur geübte IT-Mitarbeiter bedienen das System, sondern auch Anwender, deren Profession auf völlig anderen Gebieten liegt. Bereits viele der Allresto Lieferanten erhalten heute statt unzähliger einzelner Bestellungen eine Datei, die direkt in deren System eingelesen wird. Im Gegenzug erhält Allresto den Katalog ebenfalls elektronisch, so dass beispielsweise Preisänderungen sofort auf diesem Wege im System bekannt sind. Die Lieferanten haben sich inzwischen an das System gewöhnt, denn nur wenn die B-Nummer von ihnen akzeptiert wird, läuft alles einwandfrei. Zukunftsperspektive und langfristiger Ausblick Die Baupläne aller Bauvorhaben in mehrstelliger Millionenhöhe werden im Augenblick archiviert. Darüber hinaus soll die vorhandene Altablage rückwirkend bis zur Grenze der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nacherfasst werden. Dabei handelt es sich um Berge von Papier zum Beispiel Vergleichsangebote, die unter Berücksichtigung der Versionskontrolle archiviert werden. Das zentrale Archiv Durch das ELO Archiv konnte im Lager auf die Installation des ERP-Systems verzichtet werden, was Lizenzkosten spart, da alle Informationen über die B-Nummern oder andere Attribute vorgangsbezogen aus dem ELO Archivsystem jederzeit und überall zur Verfügung stehen. Die Personalverwaltung wurde ebenfalls mit einbezogen. Sobald ein neuer Personalstammsatz im ERP-System erfasst wird, erstellt ELO automatisch einen Personalordner mit entsprechenden Mappen und Registern, so dass ab diesem Zeitpunkt eine automatische Archivierung in diese Personalakte erfolgt. Kein Mitarbeiter muss mehr in den Keller, um Akten und Belege zu suchen. Rückrufe werden vermieden, da alle Informationen vorgangsbezogen am Bildschirm zur Verfügung stehen, welche die Bearbeiter für klärende Gespräche benötigen. 13

14 14 August Mink KG

15 August Mink KG 3 Land: Branche: Schwerpunkte: Stichworte: Deutschland Industrie / Hersteller technischer Bürsten Umfassende ECM Lösung, Archivierung von Zeichnungen, elektronischer Rechnungsversand Elektronische Signatur, Anbindung an ERP-System FORMAT von e-bootis Das Unternehmen Die August Mink KG produziert jährlich über 6 Mio. technische Bürsten. Das Unternehmen hat weltweit über Kunden und erzielt einen Umsatz von über 30 Mio. Euro pro Jahr. Die Herausforderung Schneller Zugriff zu Aufträgen, die bereits mehrere Jahre zurückliegen. Alle Informationen zu Kunden auf einen Blick. Rechnungsversand soll ohne Papier realisiert werden. Die Papierarchivierung soll wegfallen. Lösung Einscannen von Zeichnungen. Überführung aller Lieferscheine, Aufträge usw. aus dem ERP-System (FORMAT von e-bootis) ins ELO Archiv. Rechnungsversand per und Fax. Über die Auftragsbestätigungsnummer finden Mitarbeiter alle Dokumente auf Knopfdruck. Nutzen Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern Auskunftsbereitschaft just in time. Aktualität Kunden können immer den aktuellen Status über das Versandavis abrufen (Link verknüpft mit UPS). Enorme Abnahme der Rückfragen durch Online- Abfrage des Versandstatus. Auskünfte sind auf Knopfdruck auf dem Bildschirm. Der Nutzen von ELO für unsere Kunden ist riesig. Von rechts: Daniel Zimmermann, Controlling/Projektleiter und Andreas Lindauer, Vertriebsleiter Mink KG 15

16 August Mink KG Vorsprung durch ein Dokumentenmanagement-System Mink realisiert mit ELO als eines der ersten Unternehmen Deutschlands den Versand von Rechnungen vollautomatisch via Fax oder und setzt dabei die vom Gesetzgeber vorgeschriebene qualifizierte elektronische Signatur ein Zeichnungen sind ins ELO eingescannt worden, Lieferscheine, Aufträge u.s.w. wurden aus dem ERP-System FORMAT von e-bootis ins ELO übernommen. Alle Informationen zu Kunden stehen den Mitarbeitern somit auf einen Blick und per Knopfdruck bereit. Nichts auf der Welt ist so mächtig wie eine Idee, deren Zeit gekommen ist, dieses Zitat von Victor Hugo ist ein Leitsatz für das Unternehmen August Mink KG. Mink- Bürsten blickt auf eine 160-jährige Firmengeschichte zurück, die geprägt ist von Tradition verbunden mit einer offenbar unerschöpflichen Innovationskraft. Mink-Bürsten produziert nicht nur jährlich über 6 Millionen technischer Bürsten, sondern das Unternehmen versteht sich auch als Dienstleister, der vor allen Dingen die absolute Zufriedenheit seiner Kunden im Blick hat. Kundenzufriedenheit dank schneller Auskunft Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement- Systems (DMS) sollte daher vor allem die Kundenzufriedenheit verbessert werden und daraus schließend eine Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter gegeben sein. Ist der Mitarbeiter sofort auskunftsbereit, wenn ein Kunde anruft und Informationen über einen mehrere Jahre zurückliegenden Auftrag haben möchte, dann entsteht sofort eine angenehme partnerschaftliche Basis für das weitere Gespräch. Dieses Szenario gehört dank des ELO DMS heute zum alltäglichen Service-Bild bei Mink. Die Auftragsbestätigungsnummern dienen den Mitarbeitern als Suchkriterium und sofort ist der Vorgang am Bildschirm verfügbar. Ein weiteres Ziel bei der DMS Einführung war, Doppelarbeit einzusparen, die automatisch entstand, wenn nach längerer Zeit Folgeaufträge von Kunden eingereicht wurden. Durch das umfangreiche Sortiment an Standardbürsten und der individuellen Herstellung nach Zeichnungen der Kunden, mussten diese Zeichnungen früher gesucht, kopiert und wieder einsortiert werden. Diese Arbeiten entfallen heute komplett. Volle Systemakzeptanz bei den Mitarbeitern Daniel Zimmermann ist in leitender Funktion bei Mink tätig und verantwortlich für die Einführung eines unternehmensweiten DMS. Sehr schnell konnte die Leistungsfähigkeit von ELOprofessional überzeugen. Die neben ELO betrachteten Systeme passten nicht zum Mittelstand, so die Meinung von Daniel Zimmermann. Die Benutzerfreundlichkeit von ELOprofessional hat den Ausschlag gegeben. Es wurden 80 Arbeitsplätze mit ELO ausgestattet. Wir haben heute niemanden im Unternehmen, der nicht mit dem System zurecht kommt, meint Daniel Zimmermann, und keiner will zurück zum Papier! Das System genießt volle Akzeptanz eingescannte Zeichnungen Im Oktober 2003 startete das Pilotprojekt, bei dem die gesamten Zeichnungen eingescannt und im DMS archiviert wurden. Die entscheidende Vorgabe an dieser Stelle war, möglichst wenig eingeben zu müssen. Es genügte die Kunden- und Artikelnummer, alle anderen Daten wurden anschließend aus einem Excel-Sheet eingespielt, so dass diese beiden Attribute ausreichten, um eine eindeutige Identifikation sicherzustellen. Kurz darauf konnten alle Lieferscheine, Aufträge usw. aus dem ERP- System (FORMAT von e-bootis) übernommen und über die COLD-Schnittstelle ins Archiv überführt werden. Einsparungen und positive Kundenresonanz Im April 2004 lag der Rechnungsversand per Fax oder E- Mail im Fokus. Da bereits alle Rechnungen nach Erstellung automatisch aus dem ERP-System FORMAT in ELO archiviert 16

17 werden, wurde ein automatisierter Rechnungsversand angestrebt. Die Rechnungen täglich sollten nicht mehr via Post die Kunden erreichen, sondern per . Tätigkeiten wie Ausdrucken, Einkuvertieren, Frankieren etc. sind dadurch überflüssig geworden und haben Einsparungen bei Verwaltungstätigkeiten, Porto und Briefpapier zur Folge. Darüber hinaus versprachen sich die Verantwortlichen einen verbesserten Kundenservice. Die darauffolgende positive Resonanz auf diese Änderung hatte selbst ein innovatives Unternehmen wie Mink- Bürsten überrascht. Als einer der ersten Unternehmen Deutschlands hat Mink somit den Versand von Rechnungen vollautomatisch via Fax oder realisiert und setzt dabei bereits die vom Gesetzgeber vorgeschriebene qualifizierte elektronische Signatur ein. Nur 6 % aller Kunden machen von diesem Service keinen Gebrauch. Kundenservice auf Knopfdruck Jedem vertriebsorientierten Unternehmen kann man nur raten, nach einer Kunden- und Auftragsstruktur zu archivieren. Der Vorteil bei uns: Will ein Kunde nach zwei Jahren wieder etwas bei uns bestellen, hat unser Mitarbeiter innerhalb weniger Sekunden den kompletten Auftragsvorgang vor sich von der Anfrage über das Angebot, die Bestellung, den Lieferschein bis hin zur Rechnung. Das imponiert den Kunden. Früher rief der Kunde an und wollte das Gleiche bestellen wie vor zwei Jahren. Dann musste unser Mitarbeiter seinen Rückruf avisieren, in die Ordner schauen und alles kopieren. Das war zeit- und kostenintensiv, so Daniel Zimmermann. Finanzbuchhaltung bereits umgesetzt. Auch alle Leasingunterlagen sind bereits im Archiv. In der Produktion wäre es denkbar, die Anweisungen für Maschineneinstellungen und Betriebsanleitungen zu archivieren. Der Erfolgsfaktor Die Erfolge durch die Einführung von ELOprofessional liegen klar auf der Hand: Zufriedenheit bei Kunden und Mitarbeitern Auskunftsbereitschaft just in time Aktualität Kunden können immer den aktuellen Status über das Versandavis abrufen (Link verknüpft mit UPS) Enorme Abnahme der Rückfragen durch Online- Abfrage des Versandstatus Einsparungspotenzial, allerdings nicht auf Kosten der Mitarbeiter: Die Mitarbeiterin, die früher die manuelle Ablage gemacht hat, erledigt heute die ELO- Archivierung. Ausblick Es gibt bei Mink-Bürsten sowohl im Einkauf als auch im Vertrieb keine manuelle Ablage mehr. Das Papieraufkommen in Bezug auf eingehende Dokumente hat sich zwar nicht reduziert, durch den Einsatz von ELOprofessional entfällt allerdings die Aufbewahrung in unübersichtlichen Papierarchiven. Es läuft alles perfekt, resümiert Daniel Zimmermann. Innerhalb der Verwaltung wurden alle zu optimierenden Prozesse bis auf die Bereiche Personal und 17

18 18 Autohaus Boris Becker

19 Autohaus Boris Becker 4 Land: Branche: Schwerpunkte: Stichworte: Deutschland Automobil Elektronische Fahrzeugakte Anbindung an IBM iseries /AS/400), diverse Mercedes Applikationen, CIDCAR für Chrysler und C/A/R/E für Renault Das Unternehmen Die Autohaus Boris Becker GmbH & Co. KG ist in Vorpommern mit drei Standorten vertreten. In den letzten 15 Jahren hat sich das Unternehmen zu einem leistungsfähigen Mehrmarkenbetrieb in Stralsund, Greifswald und Ribnitz-Damgarten entwickelt. Das Spektrum der Autohäuser reicht von Beratung und Verkauf, von Neu- und Gebrauchtwagen über Reparaturservice bis hin zu Finanzdienstleistungen. Die Herausforderung Alle Vorgänge und Dokumente zu einem Reparaturvorgang sollten auf einen Blick ersichtlich sein. Die Kosten im Druckbereich sollten gesenkt werden. Lösung Mit ELOprofessional liegen jetzt alle Dokumente zu einem Reparaturvorgang im ELO- Archiv. Das Dealermanagement-System Alphaplus (IBM AS/400) sowie diverse Mercedes-Benz Applikationen wurden mit ELO verzahnt. Die Übernahme der Dokumente geschieht automatisch. Mit einer Formularmanagementlösung wurde ein effektives Druckmanagement realisiert. Nutzen Der Papierverbrauch und die Druckkosten wurden gesenkt, der Verwaltungsaufwand verringert und ein zentrales Informationspool für den Innen- und Außendienst geschaffen. Der Kundenservice ist um ein Vielfaches verbessert worden. Das Projekt ist genauso abgelaufen, wie wir uns das vorgestellt haben und wie es gemeinsam mit dem ELO Business-Partner abgesprochen war. Hans-Joachim Kloth (rechts im Bild), IT-Leiter, Autohaus Boris Becker 19

20 Autohaus Boris Becker Schnelles Arbeiten durch ein zentrales Informationspool Mit ELOprofessional hat das Autohaus Boris Becker den Verwaltungsaufwand verringert und ein zentrales Informationspool für den Innen- und Außendienst geschaffen. Anfragen von Kunden können jetzt direkt und schnell bearbeitet werden. Zudem konnten mit einer Formularmanagement-Lösung Druckkosten gespart werden. einzuführen. Ein Auswahlkriterium war vor allem das Branchenwissen des ELO Business-Partners. Damit einhergehend erhielt das Autohaus Boris Becker eine ganzheitliche Branchenlösung, die exakt auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Das Preis-Leistungs-Verhältnis für das ELO Gesamtpaket hat uns überzeugt. Angefangen vom Druckmanagement bis hin zur Archivierung war es genau das, was wir wollten, so der IT-Leiter Hans-Joachim Kloth. Die Autohaus Boris Becker GmbH & Co. KG ist in Vorpommern mit drei Standorten vertreten. In den letzten 15 Jahren hat sich das Unternehmen zu einem leistungsfähigen Mehrmarkenbetrieb in Stralsund, Greifswald und Ribnitz- Damgarten entwickelt. Angefangen als Mercedes-Benz Autohausgruppe sind die Marken smart, Chrysler, Jeep, Dodge und Renault dazugekommen. Das Spektrum der Autohäuser reicht von Beratung und Verkauf, von Neu- und Gebrauchtwagen über Reparaturservice bis hin zu Finanzdienstleistungen. Dabei steht der Faktor Dienstleistungsqualität an erster Stelle. Vorteil Becker in Vorpommern Für das Autohaus Boris Becker (BB) ist Dienstleistungsqualität mehr als nur ein Bekenntnis, es ist ein Erlebniswert, der für die Kunden den entscheidenden Unterschied macht. Der Anspruch für den Service am Kunden wird daher beim Autohaus BB groß geschrieben. Um diesen Standard halten zu können, braucht es eine optimale Koordination der Standorte in Vorpommern sowie den Überblick beim Mehrmarkenbetrieb. Individuelle Branchenlösung Aufgrund der steigenden Papierflut über die letzten fünfzehn Jahre und des Fehlens eines zentralen Informationspools für das gesamte Unternehmen, beschloss das Autohaus Boris Becker ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen. Die bereits im Haus befindliche Archivierungslösung konnte dem ganzheitlichen Anspruch einer effizienten DMS Lösung nicht gerecht werden. Das Autohaus entschied daher ELOprofessional als zentrales DMS Optimierung des Reparaturservices Wie in vielen Unternehmen ohne DMS üblich, hatten auch die Mitarbeiter beim Autohaus BB ihre Unterlagen auf persönlichen File Servern abgelegt. Unübersichtlichkeit, keine prozessbezogene Ablage, langes Recherchieren und die fehlende Aktualität der Informationen an allen drei Standorten waren die Folge. Für die Zukunft ist daher geplant, mit ELO eine elektronische Fahrzeugakte Verkauf für Neu- und Gebrauchtfahrzeuge zu realisieren, in der alle Informationen zu einem Verkaufsvorgang übersichtlich zu finden sind. In der ersten Projektphase beschloss das Autohaus mit der Optimierung des Reparaturservices zu beginnen. Einer der elementarsten Überlegungen war hier die Strukturierung der elektronischen Ablage, denn nur dadurch ist die blitzschnelle Recherche der Dokumente möglich. Dazu wird als einmaliges Merkmal eines Fahrzeuges die Fahrgestellnummer genutzt. Dieser werden alle Dokumente bzgl. einer Fahrzeugreparatur in der elektronischen Fahrzeugakte Service automatisiert zugeordnet. Damit ist gewährleistet, dass jeder Mitarbeiter alle Serviceleistungen am System sofort nachvollziehen kann. Alle handschriftlich erstellten Dokumente zur Reparatur werden an einer zentralen Stelle eingescannt und dann dem jeweiligen Fahrzeug automatisiert zugeordnet. Kommt ein Kunde mit einem Reparaturauftrag zu uns, so kann ich im ELO das Fahrzeugkennzeichen oder einen adäquaten Ident eingeben. Das System druckt mir den Reparaturauftrag aus und das erste Dokument für den Reparaturvorgang wird dem Fahrzeug im Archiv automatisch zugeordnet, beschreibt Hans-Joachim Kloth einen gängigen Service Vorgang. 20

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