Enterprise Content Management

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1 Enterprise Content Management Deutschland 2006 Abschlussbericht einer Primäruntersuchung der TechConsult Kassel, im August 2006

2 Copyright Dieser Untersuchungsbericht wurde von der TechConsult GmbH erhoben und erstellt. Die darin enthaltenen Daten und Informationen wurden gewissenhaft und mit größtmöglicher Sorgfalt nach wissenschaftlichen Grundsätzen ermittelt. Für deren Vollständigkeit und Richtigkeit kann jedoch keine Garantie übernommen werden. Alle Rechte am Inhalt dieses Untersuchungsberichts liegen bei der TechConsult GmbH. Vervielfältigungen, auch auszugsweise, sind nur mit schriftlicher Genehmigung der TechConsult GmbH gestattet. Copyright TechConsult GmbH , TechConsult GmbH 1

3 Inhaltsverzeichnis Copyright 1 Inhaltsverzeichnis 2 Abbildungsverzeichnis 4 Abkürzungsverzeichnis 7 0 Management Summary 8 1 Ausgangssituation 17 2 Field Research Methodik Stichprobe 20 3 Infastruktur im ECM-Umfeld Eingesetzte Server-Betriebssysteme Eingesetzte Datenbanken für die Kernanwendungen Eingesetzte ERP-System Eingesetzte genutzte -Systeme Integration von ECM in Standardapplikationen 28 4 Bekanntheits- und Einsatzgrad von ECM-Technologien Bekanntheits- und Einsatzgrade nach Branchen Bekanntheits- und Einsatzgrade nach Mitarbeitergrößenklassen Durchdringung der ECM-Module in den Unternehmen Hemmnisse für Anwender Kostenseitige Gründe gegen ECM 41 5 Storage-Umgebung Storage-Umgebung in den Unternehmen Nutzungsgrad unternehmensexternen Storages Letzte Speicherstufe 50 6 Treiber und Hemmnisse Treiber für ECM-Projekte Vorteile von ECM-Lösungen Herausforderungen und Entwicklung im Umfeld von ECM Gescheiterte ECM-Projekte Compliance Altdatenmigration , TechConsult GmbH 2

4 7 Bedeutung von Dokumenten und interne Regeln zum Umgang Informationsflut Anzahl der Dokumente Strategien und Regeln im Umgang mit Dokumenten Aufbewahrung von Daten 82 8 Dienstleistungen im Umfeld von ECM Storage as a Service ECM-Services 90 9 ECM-Budget ECM-Budget Investitionsabsichten nach ECM-Modulen Präferierte Anbieter nach Modulen Bekanntheit und Leistungsfähigkeit von ECM-Anbietern Kontakt , TechConsult GmbH 3

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Branchenverteilung der befragten Unternehmen 20 Abbildung 2: Größenklassen nach Mitarbeitern der befragten Unternehmen 21 Abbildung 3: Größenklassen nach Umsatz der befragten Unternehmen 21 Abbildung 4: Konzernzugehörigkeit der Unternehmen 22 Abbildung 5: Gesprächspartner im Unternehmen 23 Abbildung 6: Gesprächspartner nach Entscheidertypen 23 Abbildung 7: Server-Ausstattung in Unternehmen 24 Abbildung 8: Server-Betriebssysteme im Unternehmen 25 Abbildung 9: DB für Kernanwendungen 26 Abbildung 10: Eingesetzte ERP-Systeme 27 Abbildung 11: Nutzungsgrad der -Systeme 28 Abbildung 12: Zugriff der Applikationen auf ECM-Systeme 29 Abbildung 13: Schnittstellen für den Zugriff auf ECM-Systeme 30 Abbildung 14: Bestandteile von ECM-Lösungen 31 Abbildung 15: Einsatzgrad Core-ECM-Funktionalitäten 32 Abbildung 16: Bekanntheit und Nutzen von ECM-Bestandteilen (1) 33 Abbildung 17: Bekanntheit und Nutzen von ECM-Bestandteilen (2) 34 Abbildung 18: Nutzen von ECM-Technologien nach Mitarbeiterklassen (1) 37 Abbildung 19: Nutzen von ECM-Technologien nach Mitarbeiterklassen (2) 37 Abbildung 20: Nutzen von ECM-Technologien nach Mitarbeiterklassen (3) 38 Abbildung 21: Anteil der Mitarbeiter mit Zugriff auf ECM-Funktionen (1) 39 Abbildung 22: Anteil der Mitarbeiter mit Zugriff auf ECM-Funktionen (2) 39 Abbildung 23: Faktoren, die gegen ECM-Projekte sprechen (Gesamt) 40 Abbildung 24: Faktoren, die gegen ECM-Projekte sprechen (nach MA) 41 Abbildung 25: Kostenseitige Gründe gegen ECM (Gesamt) 42 Abbildung 26: Kostenseitige Gründe gegen ECM (nach MA) 42 Abbildung 27: Storage-Umfang, der zurzeit unternehmensintern verwaltet wird 44 Abbildung 28: Nutzungsgrad von Storage-Typologien 46 Abbildung 29: Nutzungsgrad von SAN-Typologien 47 Abbildung 30: Anteil der Unternehmen, die externen Storage nutzen (Hosting) 48 Abbildung 31: Umfang des externen Storages (Hosting) 49 Abbildung 32: Storage-Kapazität für IT-Systeme 51 Abbildung 33: Einsatzgrad hierarchischer Speicher-Management-Systeme , TechConsult GmbH 4

6 Abbildung 34: Basis für die letzte Speicherstufe 53 Abbildung 35: Regelmäßigkeit der Auslagerung in die letzte Speicherstufe 54 Abbildung 36: Auslagerungszeitpunkt für die letzte Speicherstufe 54 Abbildung 37: Zugriffshäufigkeit auf die letzte Speicherstufe 55 Abbildung 38: Zeittoleranz für den Datenzugriff auf die letzte Speicherstufe 56 Abbildung 39: Treibende Faktoren für ECM-Projekte (1) 57 Abbildung 40: Treibende Faktoren für ECM-Projekte (2) 58 Abbildung 41: Vorteile von ECM-Lösungen für die Nutzer (1) 59 Abbildung 42: Vorteile von ECM-Lösungen für die Nutzer (2) 60 Abbildung 43: Vorteile von ECM-Lösungen für Unternehmen 61 Abbildung 44: Herausforderungen im Umgang mit unstrukturierten Informationen (1) 62 Abbildung 45: Herausforderungen im Umgang mit unstrukturierten Informationen (2) 63 Abbildung 46: Einschätzung der ECM-Entwicklung (1) 64 Abbildung 47: Einschätzung der ECM-Entwicklung (2) 65 Abbildung 48: Anteil der Unternehmen mit gescheiterten ECM-Projekten 66 Abbildung 49: Gründe für das Scheitern von ECM-Projekten 67 Abbildung 50: Revisionssicherheit und Archivierung 68 Abbildung 51: Archivierung von -Daten 69 Abbildung 52: Geschäftskritische Dokument-Arten, die von ECM verwaltet werden sollen 70 Abbildung 53: Revisionssicherheit und Compliance-Anforderungen 71 Abbildung 55: Altdatenmigration 73 Abbildung 56: Probleme bei der Altdatenmigration (1) 74 Abbildung 57: Probleme bei der Altdatenmigration (2) 74 Abbildung 58: Anzahl von täglich ein- und ausgehenden Papierdokumenten 76 Abbildung 59: Anzahl von täglich ein- und ausgehenden e-dokumenten 77 Abbildung 60: Bedeutung des Umgangs mit Dokumenten für Unternehmen 78 Abbildung 61: Einschätzung der Unternehmen zur ECM-Strategie 78 Abbildung 62: Verantwortlichkeit für ECM-Strategien 79 Abbildung 63: IT-Strategien und -Standards für dem Umgang mit Dokumenten 80 Abbildung 64: Regeln zum Umgang mit Dokumenten 81 Abbildung 65: Unterscheidung geschäftsrelevanter/nicht relevanter Dokumente 82 Abbildung 66: Aufbewahrungsfrist von Daten (ohne Relevanzangabe) 83 Abbildung 67: Aufbewahrungsfrist von Daten (mit Relevanzangabe) 83 Abbildung 68: Automatisches Löschen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist 84 Abbildung 69: Prozesse zum Einscannen von Daten 85 Abbildung 70: Nutzung digitalen Workflows für Postverarbeitung 86 Abbildung 71: Nutzung externer Partner für den digitalen Workflow , TechConsult GmbH 5

7 Abbildung 72: Bereitschaft zum Auslagern geschäftskritischer Daten zur Vorlage 89 Abbildung 73: Entwicklung der Verwendung von externem Storage 89 Abbildung 74: Einsatzgebiete externer Dienstleister 90 Abbildung 75: Anteil der Ausgaben für ECM am IT-Budget 91 Abbildung 76: Verteilung des ECM-Budgets nach Kategorien 92 Abbildung 77: Anteil der Unternehmen, die in die einzelnen Lösungen investieren (1) 93 Abbildung 78: Anteil der Unternehmen, die in die einzelnen Lösungen investieren (2) 94 Abbildung 79: Top Anbieter OCR 94 Abbildung 80: Top Anbieter Formularmanagement 95 Abbildung 81: Top Anbieter COLD/ERM 95 Abbildung 82: Top Anbieter Indizierung/Klassifizierung 95 Abbildung 83: Top Anbieter Check-In/Check-Out 96 Abbildung 84: Top Anbieter Versionsmanagement 96 Abbildung 85: Top Anbieter Suchen und Navigieren 96 Abbildung 86: Top Anbieter Virtuelle Ordner 97 Abbildung 87: Top Anbieter Archivierung 97 Abbildung 88: Top Anbieter WCM 97 Abbildung 89: Top Anbieter Personalisierung 98 Abbildung 90: Top Anbieter DRM 98 Abbildung 91: Top Anbieter -Archivierung 98 Abbildung 92: Top Anbieter Collaboration 98 Abbildung 93: Top Anbieter Workflow 99 Abbildung 94: Bekanntheit und Leistungsfähigkeit von Anbietern für ECM 101 Die im Dokument enthaltenen Grafiken sind als Power-Point-Foliensatz erhältlich bei Heiko Miertzsch. Bitte an 2006, TechConsult GmbH 6