Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit Enterprise Content Management (ECM) Frank Schneider, Global Services, OpenText 12. Juni 2013

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1 Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit Enterprise Content Management (ECM) Frank Schneider, Global Services, OpenText 12. Juni 2013

2 Optimierung Ihrer SAP Prozesse mit Enterprise Content Management (ECM) Frank Schneider, Open Text 12. Juni 2013

3 Agenda 1. Open Text 2. Business Transformation mit Extended ECM 3. Prozesse mit ECM optimieren 4. Kundenbeispiele 2013 SAP AG. All rights reserved. 3

4 SAP und OpenText 20 Jahre einer Partnerschaft SAP Portal Content Management SAP Portal Site Management SAP Travel Receipts Management SAP Document Presentment SAP Employee File Management OpenText übernimmt IXOS SAP Digital Asset Management SAP Extended ECM SAP Invoice Management SAP Archiving & Document Access SAP CRM Co-Development Co-Innovation CMIS-Schnittstelle Co-Development des DoD zertifizierten Records Management Erster ISV Powered by SAP NetWeaver 1997 SAP ITS Co-Development (Internet Transaction Server) 1992 SAP ArchiveLink Co-Development, IXOS-ARCHIVE for SAP R/ SAP AG. All rights reserved. 4

5 SAP s ECM-Portfolio by OpenText Portal Content Management Portal Site Management Digital Asset Management Document Presentment Extended ECM Employee File Management Travel Receipts Management and OCR Invoice Management and OCR Document Management and Collaboration embedded into SAP NetWeaver Portal and Enterprise Workspaces Powerful Intranet/ Extranet authoring and publishing embedded into SAP NetWeaver Portal and Enterprise Workspaces Optimized management of rich media assets Integrate media into marketing communications Automate document generation and personalization (e.g. billing statements) Best-of-breed ECM with unique SAP integration and process support in SAP and non-sap Automate HR File administratio n and enable self service scenarios Automate receipt handling and streamline expense management process Minimize data capture effort and human intervention to streamline acc. payable processes Document Access 360 degree information access Archiving Secure, compliant, cost-efficient storage of information ECM Plattform-Lösungen Spezifische ECM-Lösungen für bestimmte Abteilungen ECM Plattform-Lösungen Spezifische ECM-Lösungen für bestimmte Abteilungen 2013 SAP AG. All rights reserved. 5

6 Business Transformation mit ECM for SAP Content Enriched Business Processes Unique Business Value Process Drives the Work Content Provides the Context 2013 SAP AG. All rights reserved. 6

7 Verbindung von Content und Transaktionen zur Unterstützung des Gesamtprozesses SAP-Anwender Non-SAP-Anwender Transaktionen Daten Content Extended ECM Content Problem: Fehlender Business Content Problem: Fehlende Business Daten 2013 SAP AG. All rights reserved. 7 7

8 Von ECM zum umfassenden Prozessmanagement Enterprise Content Management Tiefe Integration in SAP Prozessspezifisches ECM ECM + Business Suite = Dokumentenmanagement Volltextsuche Kollaboration & Social Media Scanning Workflow Records Management Archivierung ECM-Workspaces mit nativer Integration in SAP Nutzung von SAP Daten, Strukturen und Berechtigungen Nahtlose Integration in die SAP User Interfaces SAP und ECM synchronisieren Projektmanagement Product Lifecycle Management Beschaffung Qualitätsmanagement Enterprise Asset Management Vorgangsbearbeitung Customer Relationship Mgmt. Und viele mehr! Vorteile: Prozesseffizienz steigern durch die Verbindung von Content und Prozessen Compliance-Anforderungen erfüllen mit Records Management für SAP + non-sap 2013 SAP AG. All rights reserved. 8

9 Zugriff auf Content und Daten im bevorzugtem User Interface * Add-Ons sold separately by OpenText SAP GUI and SAP NW BC SAP Extended ECM (Web UI) MS Windows Explorer Workspace SAP CRM und SAP SRM MS Outlook und MS Office SAP NetWeaver Portal Mobile Devices * MS SharePoint * 2013 SAP AG. All rights reserved. 9

10 Extended ECM erweitert zahlreiche Unternehmensprozesse mit Content Projektmanagement (E&C, R&D, etc.) Zusammenarbeit mit Partnern Knowledge & IP Mgmt. Zentrale Lieferantenakte Audits und Zertifizierung Records Management Vertragsmanagement Procure to Pay Dok. Enterprise Asset Mgmt. Distribution / Logistik Product Lifecycle Mgmt. Qualitätsmanagement Bid to Cash Dokumentation Marktanalysen Angebotsdokumentation Ausschreibungen Zentrale Kundenakte Case Mgmt. (Garantie, Wartung, Störfall, ) Kundenkommunikation Planung & Entwicklung Einkauf Produktion & Betrieb Vertrieb & Marketing Customer Service Personalabteilung Finanzabteilung IT Rechtsabteilung Aufbewahrung von HR Records Dokumentation zu Verfahren u. Richtlinien Wissensmanagement Bewerberunterlagen Strategisches Vertragsmanagement Invoice Management Mergers & Acquisitions Dokumentation Konsolidiertes ECM + ERP Ablösung von Altsystemen Integrierte Daten- und Dokumentenarchivierung IT Projektmanagement Aufbewahrungsfristen Automatisierte Compliance Effizientes e-discovery Vertragsmanagement 2013 SAP AG. All rights reserved

11 Agenda 1. Open Text 2. Business Transformation mit Extended ECM 3. Prozesse mit ECM optimieren 4. Kundenbeispiele 2013 SAP AG. All rights reserved. 11

12 Prozessoptimierung mit xecm Procurement Excellence Production & Operation Excellence Customer Excellence Human Resources Excellence Financial Excellence Information Technology Excellence content-enriched business processes 2013 SAP AG. All rights reserved. 12

13 Herausforderung in Produktion und Betrieb 95% of companies have asset documentation distributed over multiple, disconnected systems 44% of companies manage their multi-channel output across print, , fax, social, etc. in an ad-hoc / manual way 50% of companies do not have their asset-related content linked to their EAM* system and half of those feel that the two are out-of-step 58% of companies feel that poor sharing of knowledge and expertise is an over-riding issue in production & operation. AIIM / OpenText * Enterprise Asset Management 2013 SAP AG. All rights reserved. 13

14 Kern Prozesse in Produktion und Betrieb Achieve Excellence with ECM Enterprise Asset Management Logistics & Distribution Quality Management Product Lifecycle Management Manage all plant and maintenance information in a consistent and easy to access way that is consistent with SAP structures Streamline warehousing and shipping operations by a more efficient document generation and distribution Manage qualityrelated information and test documentation in a traceable and auditable way Manage material and product related documentation over the complete product lifecycle 2013 SAP AG. All rights reserved. 14

15 Extended ECM für Produktion & Betrieb Content Management für Schlüsselbereiche des Prozesses Anlagen Lebenszyklus Planung & Konstruktion Beschaffung & Bau Inbetriebnahme Betrieb Instandhaltung Stilllegung Extended ECM bietet Content Workspaces für zentrale SAP Geschäftsobjekte im Anlagenbetrieb: Technischer Platz Instandhaltungsmeldung Projekt Equipment Instandhaltungsauftrag Aufgabenlisten Material Lieferant 2013 SAP AG. All rights reserved

16 Beispiel: Equipment-Workspace im SAP GUI 2013 SAP AG. All rights reserved

17 Example: Access from Mobile Devices OpenText Everywhere* Mobile Access and Filing OpenText Tempo* Dropbox behind the Firewall * Add-ons to Extended ECM sold by OpenText 2013 SAP AG. All rights reserved

18 Extended ECM Equipment-Workspace in SharePoint 2013 SAP AG. All rights reserved

19 Extended ECM für Projektmanagement Content Management für Schlüsselbereiche des Projektes Projektmanagement Angebotsmanagement Projektplanung Projektdurchführung Kontierung & Abrechnung Gewährleistung Extended ECM bietet Content Workspaces für zentrale SAP Geschäftsobjekte im Projektmanagement: Kunde Bestellung Projekt Auftrag Projektstruktur (PSP) Material Geschäftspartner / Auftragnehmer 2013 SAP AG. All rights reserved

20 Extended ECM Projekt-Workspace im Web User Interface 2013 SAP AG. All rights reserved

21 Extended ECM Projekt-Workspaces in MS Windows 2013 SAP AG. All rights reserved. 21

22 Project Workspaces in MS Outlook 2013 SAP AG. All rights reserved. 22

23 Produktion und Betrieb - Zusammenfassung Fast access to relevant documentation A 360-degree view of all plant and production information Enterprise Asset Management Logistics and Distribution Access to content from inside and outside SAP applications Quality Management Efficient repair, failure analysis and project management Product Lifecycle Management Automated document generation and distribution In-process collaboration Safety and compliance 2013 SAP AG. All rights reserved. 23

24 Business Transformation with ECM for Production & Operation Excellence Procurement Excellence Human Resources Excellence Production & Operation Excellence Financial Excellence Customer Excellence Information Technology Excellence Business Value Solutions Enterprise Asset Management Quality Management Product Lifecycle Management Logistics & Distribution Project Management * Data provided by APQC APQC. ALL RIGHTS RESERVED. ** SAP Value Engineering, SAP EAM Benchmarking What Matters Most Fast access to asset documentation, efficient collaboration Get the right product to the right place at the right time with the right information Safety and compliance What do the Best Achieve Best run assets witness >3 times lower unplanned downtime / outages (Top: 2.0, Average: 4.0, Bottom: 6.25) * Best performers have 5 times lower annual service and maintenance cost (Top: 1.5, Average: 4.5, Bottom: 2.7) ** Best performers have a 3 times less non-productive asset life time (Top: 90%, Average: 80%, Bottom: 70%) ** Customer Benefits with ECM 3 million annual savings with paper reduction in EAM (Belgium Railways) 30% costs reduction for house connection files (Rewag) 80% fewer process steps, 67% faster document generation, $ 2 million annual savings in distribution centers (AmerisourceBergen) 2013 SAP AG. All rights reserved. 24

25 Agenda 1. Open Text 2. Business Transformation mit Extended ECM 3. Prozesse mit ECM optimieren 4. Kundenbeispiele 2013 SAP AG. All rights reserved. 25

26 Optimierung von SAP-Prozessen mit ECM Beispiel in Manufacturing: Viega (DE) Flexibilität und Transparenz Geschäftsprozesse ohne Informationen und Dokumente gibt es nicht. Diese werden aber nicht nur mit SAP, sondern natürlich auch mit anderen Systemen wie zum Beispiel E- Mail oder Office erstellt und verwaltet. Michael Nippel, strategischer Leiter IT bei Viega Transparenz durch 360 Sicht auf Kunden. Synchronisation zwischen SAP CRM ERP und ECM schafft Datenkonsistenz. Effizienzverbesserung Integration von ECM mit Geschäfts-prozessen verbessert die Produktivität und Innovationskraft. Umsatzsteigerung Gesteigerter Vertriebserfolg durch die Bereitstellung von Kundeninformationen im gewünschten User-Interface SAP AG. All rights reserved. 26

27 Die Lücke zwischen ERP und ECM schließen Beispiel Energieversorger: IBAarau (CH) Flexibilität und Transparenz Wir suchten nach einer Lösung, mit der wir Inhalte im Kontext der Geschäftsprozesse verwalten können. Der Zugriff sollte schneller, einfacher, kompletter erfolgen. OpenText hat die mit Abstand tiefste und stabilste Integration von ECM in SAP. Manfred Mengon, ECM-Projekt-Manager, IBAarau Umdenken von der Sparte zum Prozess. Verbesserte interne Kooperation und optimierter Kundenservice. Effizienzsteigerung Schneller, einfacher und kompletter Zugriff auf Kunden-, Lieferanten- und Anlageninformationen. Compliance Gesetzliche Vorgaben sowie internen Weisungen werden erfüllt. Lebenszyklus für geschäftsrelevante Dokumente ist definiert SAP AG. All rights reserved. 27

28 Warum SAP Extended ECM von Open Text? OpenText ist ECM-Marktführer und SAP s strategischer Partner für ECM- Lösungen Extended ECM bietet eine produktisierte Integration von ECM in tausende SAP-Geschäftsobjekte (SAP ERP, CRM, SRM, PLM, ) Zugriff auf alle geschäftsrelevanten Informationen über die bevorzugte Benutzerschnittstelle (SAP GUI, SAP CRM, SAP Portal, Web GUI, -Anwendung, MS Office, MS Windows) Geringes Implementierungsrisiko, geringere Updatekosten und TCO durch die native Integration zwischen SAP und Open Text mit gemeinsamer Produktentwicklung und Roadmap-Planung zukunftssicher! Einzige ECM-Lösung im Markt, die von SAP selbst qualitätsgesichert, vertrieben und unterstützt wird SAP AG. All rights reserved. 28

29 Fragen? Kontakt: Frank Schneider

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