Die BWA: Der Wegweiser für das gesunde Unternehmen

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1 Die BWA: Der Wegweiser für das gesunde Unternehmen

2 Die BWA: Der Wegweiser für das gesunde Unternehmen Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) beruht auf den Zahlen der Buchhaltung und gibt Ihnen als Unternehmer während des laufenden Jahres einen Einblick in Ihre wirtschaftliche Situation. Die Kennzahlen erschließen sich aber nicht jedem Selbstständigen auf Anhieb, ob es nun der Rohertrag, die Umsatzrendite oder die Bewegungsbilanz ist. Damit Sie Ihre BWA verstehen und betriebliche Zusammenhänge besser beurteilen können, haben wir für Sie die wichtigsten Punkte und die verschiedenen Formen der BWA zusammengestellt. Denn die betriebswirtschaftliche Auswertung ist für viele eine interessante Lektüre: Für Banken ist die BWA häufig eine Informationsquelle, um die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens zu prüfen. Und Ihnen als Unternehmer bietet die BWA zahlreiche Möglichkeiten, um die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens richtig einschätzen zu können. Dazu müssen aber die einzelnen Kennziffern genau beobachtet und interpretiert werden gegebenenfalls mit Unterstützung des Steuerberaters. 2 BWA

3 Die BWA Was ist das eigentlich? Wenn Sie Ihre Buchhaltung elektronisch führen, hilft Ihnen das nicht nur bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Gewinnermittlung. Sie haben auch die Möglichkeit, bereits während des Jahres wirtschaftliche Erkenntnisse über Ihr Unternehmen zu gewinnen. Ausgangspunkt einer solchen Analyse ist die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA). Die BWA beruht auf den Zahlen der Buchhaltung und gibt im laufenden Geschäftsjahr Aufschluss über die Ertragslage des Unternehmens. Als Informationsinstrument für Selbstständige und Entscheidungshilfe für Banken existiert die BWA seit Ende der 1960er Jahre. Damals brachte die DATEV die erste Betriebswirtschaftliche Auswertung die Standard-BWA Nr. 1 heraus. Mittlerweile gibt es viele Varianten der Standard-BWA für zusätzliche Auswertungen und verschiedene Branchen. Die DATEV setzte hier die Trends auch für andere Rechnungswesen-Anbieter, sodass die wirtschaftliche Bedeutung der BWA inzwischen immens ist. Monatlich werden mehr als 2,5 Millionen Auswertungen gedruckt und betriebswirtschaftliche Aussagen getroffen. Betriebswirtschaftliche Auswertungen müssen» rechtsformenneutral gestaltet sein,» mit einem Branchenvergleich kompatibel sein,» größenordnungsneutral abbilden» mit dem Rechnungswesen und statistischen Daten des Unternehmens integrierte Darstellungen erlauben» bei entsprechender Struktur standardisierbar sein. 3 BWA

4 Warum ist die Analyse der BWA wichtig? Im Unterschied zur Bilanz oder zur Einnahmen-Überschuss- Rechnung, die nur einmal im Jahr aufgestellt wird, läuft die BWA während des Jahres mit. So haben Sie die Möglichkeit, die Ertragssituation Ihres Unternehmens im laufenden Jahr zu prüfen, zu analysieren und gegebenenfalls Schritte einzuleiten, um Fehlentwicklungen entgegenzusteuern.. Die BWA ist ein wichtiges Werkzeug zur Unternehmensanalyse, das branchen- und größenübergreifend genutzt wird. Daher wirkt es unprofessionell, wenn Sie beispielsweise beim Bankgespräch keine BWA vorlegen oder nichts mit den Zahlen darin anfangen können. Kreditgeber bauen wenig Vertrauen zu solchen Unternehmen auf, da sie davon ausgehen, dass Schwachstellen im Rechnungswesen nicht erkannt werden. Damit Ihre unternehmerische Qualifikation nicht in Frage gestellt wird, sollten Sie sich also frühzeitig mit der BWA-Lektüre auseinandersetzen. Seien Sie mal ehrlich: Schauen Sie sich Ihre BWA regelmäßig genau an? Verstehen Sie, was die Zahlen Ihnen sagen können? Oder gehören Sie zu den zahlreichen Unternehmern, die die BWA einfach in einen Ordner abheften? Es ist sicherlich nicht einfach, sich durch die Zahlenkolonnen zu arbeiten. Aber es ist die Sache wert. Denn so können Sie schon während des Jahres erkennen, ob sich Fehlentwicklungen manifestieren, ob Kosten in die Höhe schießen und wie sich die Ertragslage entwickelt. Die BWA bietet hierfür verschiedene Kennzahlen, zum Beispiel» die kurzfristige Erfolgsrechnung,» die Bewegungsbilanz,» die statische Liquidität oder» den Soll-Ist-Vergleich. Die genannten Formen beinhalten lediglich die wichtigsten Varianten, darüber hinaus gibt es abhängig von Branche und Größe des Unternehmens noch weitere Formen der BWA. Die BWA ist notwendig, um bestimmte betriebliche Zusammenhänge besser zu verstehen und beurteilen zu können. Dazu müssen aber die einzelnen Kennziffern genau beobachtet und interpretiert werden, gegebenenfalls mit Unterstützung des Steuerberaters. Daher sollten Sie mindestens einmal im Monat Zeit für die Lektüre der Daten reservieren. Betrachten Sie Ihr Unternehmen aus verschiedenen Perspektiven, schenken Sie finanziellen Baustellen besondere Aufmerksamkeit und lassen Sie sich gegebenenfalls die einzelnen Auswertungen vom Fachmann erläutern. Scheuen Sie sich nicht, intensiv nachzufragen schließlich geht es darum, dass Sie Ihr Unternehmen finanziell lesen und verstehen können. Für Banken ist die BWA zudem häufig eine Informationsquelle, um die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens zu prüfen. Spätestens dort sollten Sie Ihre Daten fundiert erläutern können. Wenn ein kurzfristiger Nachweis über das Betriebsergebnis oder über die Wirtschaftlichkeit des Geschäfts erbracht werden soll, verlangen Kreditgeber eine BWA. Dies gilt ohne Ansehen des Unternehmens für Händler, Handwerker, Freiberufler und für Kleinunternehmer gleichermaßen. 4 BWA

5 Wie sieht eine BWA aus? Jedes Buchführungsprogramm sollte über eine Funktion verfügen, mit der automatisch eine BWA erzeugt werden kann. Wie zum Beispiel die Buchhaltungsprogramme von Lexware! Nicht nur der Steuerberater kann die BWA erstellen Sie können das auch, zum Beispiel mit einer Buchhaltungssoftware. Oder sogar mit Excel, wenn die grundlegenden Berechnungen stimmen. Wenn Sie oder Ihr Steuerberater die Buchhaltungsbelege regelmäßig erfassen, erhalten Sie jeden Monat (oder jedes Quartal) eine BWA. Denn diese ergibt sich unmittelbar aus den Daten der Buchhaltung. Die Grundauswertung ist die BWA 01 die Standard-BWA. Sie ist eine kurzfristige Erfolgsrechnung, welche die vorhandenen Daten nach rein betriebswirtschaftlichen Aspekten analysiert. Die kurzfristige Erfolgsrechnung beantwortet die Frage, was Sie in einem bestimmten Zeitraum zum Beispiel in einem Monat oder Quartal verdient haben. Sie ist die wichtigste Form der BWA und spiegelt die aktuelle Ertragslage Ihres Unternehmens wider. Die BWA 01 eignet sich für jedes Unternehmen, unabhängig von der Branchenzugehörigkeit und der Betriebsgröße. Diese zehn Positionen sind entscheidend für die Standard-BWA: 1. Gesamtleistung Hierzu zählen neben den Umsatzerlösen unter anderem die Bestandsveränderungen. 2. Rohertrag Der Rohertrag ergibt sich, wenn Sie von der Gesamtleistung den Materialeinkauf und Fremdleistungen abziehen. 3. Sonstige betriebliche Erlöse. Bestimmte Gegenstände (oder Leistungen) aus dem Betriebsvermögen nutzen Sie auch privat etwa den Firmenwagen oder das Diensthandy. Der private Nutzungsanteil zählt zu den sonstigen betrieblichen Erlösen. 4. Betrieblicher Rohertrag Der Betriebliche Rohertrag setzt sich aus dem Rohertrag und den sonstigen betrieblichen Erlösen zusammen. Dies ist der positive Betrag, dem die Kosten gegenübergestellt werden. 5. Kostenarten Hier finden sich sämtliche Kosten (ohne Steuern und Zinsen), zum Beispiel Personal, Raumkosten, Werbe- und Reisekosten oder auch die Abschreibungen. 6. Betriebsergebnis (vor Zinsen und Steuern) Das Betriebsergebnis erhalten Sie, wenn Sie vom betrieblichen Rohertrag die Gesamtkosten abziehen. 5 BWA

6 7. Neutraler Aufwand Hierzu gehören zum Beispiel Zinsen und Steuervorauszahlungen. Dieser Aufwand wird als neutral bezeichnet, weil er nicht direkt etwas mit Ihrem Geschäft zu tun hat. 8. Neutraler Ertrag Es gibt auch Einkünfte, die nicht direkt mit Ihren geschäftlichen Leistungen zusammenhängen etwa Steuererstattungen oder Mieterträge. Der neutrale Ertrag ist das Gesamtergebnis aus Zinserträgen, sonstigen neutralen Erträgen und verrechneten kalkulatorischen Kosten. 9. Ergebnis vor Steuern Das Betriebsergebnis abzüglich der neutralen Aufwendungen plus neutraler Erträge ergibt das Ergebnis vor Steuern. 10. Vorläufiges Ergebnis Ziehen Sie vom Ergebnis vor Steuern die Steuern ab und Sie erhalten das vorläufige Ergebnis. Es gibt kleine Tricks, die BWA mithilfe einer anderen Darstellung leichter verständlich zu machen. Normalerweise wird die BWA in zehn Spalten mit Zahlen ausgeworfen. Das lässt sich auf vier reduzieren, und zwar, indem man sich die BWA in DIN A 4 hoch erstellen lässt: Dann sind es gleich sechs Spalten weniger und Sie sehen nur noch die Werte in Euro und in Prozent der Gesamtleistung. Sie lassen also die Zahlen, die gerade nicht von Interesse sind, unberücksichtigt und bekommen damit sofort eine übersichtliche BWA. Nicht alle Werte sind in jeder Situation gleichermaßen wichtig und interessant. Außerdem dürfte es gerade für Einsteiger in die BWA-Analyse schwierig sein, alle Kennzahlen im Auge zu behalten. Beim Wareneinsatz ist beispielsweise darauf zu achten, dass dieser nicht mit dem Wareneinkauf verwechselt werden darf. Oft lohnt auch ein detaillierter Blick in die Sonstigen Kosten: Hier verstecken sich zahlreiche Kosten, die das Buchhaltungsprogramm keiner anderen Kostenart zurechnen kann. Vor allem kleinere Unternehmen sollten sich diese Position genau anschauen, wenn es etwa darum geht, Kostentreiber zu erkennen. Die kurzfristige Erfolgsrechnung bietet außerdem erste Möglichkeiten, die entstandenen Kosten einzuordnen: Hier wird zum Beispiel beziffert, in welchem Verhältnis bestimmte Ausgaben (oder Einnahmen) zu den Gesamtkosten (oder Umsätzen) stehen. Am Ende zeigt die Kurzfristige Erfolgsrechnung zwei Ergebnisse: zum einen das Betriebsergebnis und zum anderen das Vorläufige Ergebnis. Mit Blick auf die eigentliche Geschäftstätigkeit ist das Betriebsergebnis aussagekräftig. Denn es stellt Umsatz auf der einen sowie fixe und variable Kosten auf der anderen Seite in einen Zusammenhang. Besondere einmalige Vorkommnisse zum Beispiel der Verkauf von Anlagevermögen bleiben hier unberücksichtigt. Das vorläufige Ergebnis hingegen spiegelt den Verdienst des Unternehmens wider. 6 BWA

7 Welche Formen der BWA gibt es? Es gibt eine BWA für jede unternehmerische Lebenslage. Sie sollten daher zunächst definieren, wie die BWA Ihres Betriebs aussehen sollte und welche Zahlen hier einfließen müssen. Welche BWA für Sie gerade interessant ist hängt zum einen von der Branche und zum anderen von der Zielgruppe ab. So ist die BWA 02 eine Auswertung, die auf die Informationsbedürfnisse von Arztpraxen zugeschnitten ist, die BWA 20 schlüsselt als Handwerks-BWA wichtige Positionen für die Branche auf. Die BWA 04 dient beispielsweise dem Controllingreport, die BWA 51 gibt als Kapitalflussrechnungs-BWA Auskunft über Zahlungsströme, Herkunft sowie Verwendung des Geldes und Zahlungsmittelbestände. Die wichtigsten BWA-Standards im Überblick Grundform der BWA Vergleichende BWA Weitere BWA Kurzfristige Erfolgsrechnung Soll-Ist-Vergleich Betriebswirtschaftlicher Kurzbericht Bewegungsbilanz Vorjahresvergleich Kapitalflussrechnung Statische Liquidität Jahresübersicht Rating-BWA Die Erkenntnisse aus dem Vorjahresvergleich können Hinweise für den Geschäftsalltag liefern: Ist ein bestimmter saisonaler Rhythmus erkennbar, können Sie für stärkere Monate freie Projektmitarbeiter einkaufen. In schwächeren Monaten können Sie sich dann der internen Analyse oder auch der Akquise widmen. Die Bewegungsbilanz gibt Auskunft über Ihr Vermögen, etwa darüber, wie viele Rechnungen noch offen sind oder wie sich das Kapital verändert hat. Diese Form der BWA ermittelt die Veränderungen von Vermögen und Kapital, sodass Sie Veränderungen in Finanzierung oder Verschuldung erkennen können. Die statische Liquidität wiederum zeigt, in welchem Verhältnis liquide oder liquidierbare Vermögensgegenstände zu den kurzfristigen Verbindlichkeiten stehen. Sie stellt die Konten der Finanzmittel sowie der kurzfristig fälligen Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber. Damit können Sie den Grad Ihrer Zahlungsfähigkeit abschätzen. Mit dem Soll-Ist-Vergleich können Sie bei den zentralen Kennziffern der BWA Werte vorgeben, an denen sich der betriebliche Alltag orientieren sollte. Diese Planzahlen können in jedem Bereich festgelegt werden bei den einzelnen Kosten, beim Umsatz oder auch bei den Privatentnahmen. Anhaltspunkte für Planzahlen können die Werte der vorangegangenen Jahre liefern. 7 BWA

8 Im Vorjahresvergleich lassen sich sämtliche Zeiträume Monate, Quartale und das Gesamtjahr betrachten. Der Vergleich der Umsatzerlöse liefert beispielsweise Hinweise darauf, ob erfolgreich Akquise betrieben wurde oder ob Kunden abgesprungen sind. Fast jedes Unternehmen in jeder Branche unterliegt außerdem saisonalen Schwankungen. Der Vorjahresvergleich gegebenenfalls mit Blick auf mehrere Vorjahre zeigt, welche Monate tendenziell schwächer sind als andere und welche besser. 8 BWA

9 Jede BWA ist nur so gut wie ihre Basis Für die Aussagekraft einer BWA ist es sinnvoll, dass die Belege sofort gebucht werden und nicht erst, wenn sie bezahlt sind. Dazu gehört auch, dass Sie Rechnungen möglichst gleich schreiben. Damit die Zahlen der BWA zu Ihnen sprechen, müssen die Daten für die Buchhaltung zeitnah, regelmäßig und umfassend gepflegt werden. Je detaillierter die Informationen, umso aussagekräftiger Ihre BWA. Alle Belege, die auf den Tisch kommen, müssen auch gebucht werden. Einnahmen-Überschuss-Rechner sollten sich zumindest für die Befüllung der BWA angewöhnen, dass nicht der Zeitpunkt, zu dem das Geld fließt, entscheidend ist, sondern der, zu dem die Leistung erbracht wird. Ein Beispiel: Sie zahlen die Jahresprämie für Ihre betriebliche Sachversicherung im Januar. Da der Betrag recht hoch ausfällt, sieht es in der Auswertung so aus, als hätten Sie im Januar nichts verdient. Dabei haben Sie nur eine Versicherung bezahlt, die jeden Monat ein Zwölftel Aufwand ausmacht. Wenn Sie also wissen wollen, wie viel Sie tatsächlich verdienen, müssen Sie alles in die betriebswirtschaftliche Auswertung aufnehmen gleich ob der Aufwand oder der Erlös schon gezahlt wurde oder nicht. Voraussetzung für die detaillierten Informationen ist nicht nur die regelmäßige, sondern auch die vollständige Pflege der Daten. Achten Sie also auch darauf, dass normalerweise zahlreiche Geschäftsvorfälle oder Abgrenzungen während des Jahres in der Buchhaltung noch nicht enthalten sind. Damit Ihre BWA aussagekräftig ist, sollten Sie» monatliche Bestandveränderungen im Lager erfassen,» Abschreibungen monatlich buchen,» jährliche Zahlungen in monatlichen Teilbeträgen in die Buchhaltung übernehmen,» Vorauszahlungen bei der BWA außen vorlassen. Ein aussagekräftiger Soll-Ist-Vergleich setzt außerdem voraus, dass Sie vorab Beträge festgesetzt haben, denen Sie den Ist-Zustand gegenüberstellen können. Ein Beispiel: Sie haben im zurückliegenden Jahr festgestellt, dass die Kosten für Fremdleistungen in Ihrem Unternehmen enorm gestiegen sind. Diese Position wollen Sie nun gesondert beobachten und legen einen Soll- Wert von 250 Euro pro Monat für Fremdleistungen fest. Nun können Sie jeden Monat in der BWA sehen, wie sich der Ist-Wert im Verhältnis dazu entwickelt. Aber auch die kurzfristige Erfolgsrechnung bietet ähnliche Möglichkeiten: Hier wird zum Beispiel beziffert, in welchem Verhältnis bestimmte Ausgaben (oder Einnahmen) zu den Gesamtkosten (oder Umsätzen) stehen. Zum Teil können Sie bestimmte Analysen etwa die Umsatzrentabilität aus den einzelnen BWAs herauslesen. So verdeutlicht die Umsatzrentabilität, wie viel Prozent der Umsatzerlöse dem Unternehmen als Betriebsgewinn verbleiben. Die Erfolgsgröße ist hier der Gewinn, die Bezugsgröße der Umsatz. Auf diese Weise können Sie erkennen, ob die Kosten insgesamt im richtigen Verhältnis zu Ihren Umsätzen stehen. 9 BWA

10 Worauf sollten Sie beim Lesen der BWA achten? Gerade kleinere Unternehmen fragen sich häufig, was es mit dem Auffangbecken der Sonstigen Kosten auf sich hat. Ein Blick in die Summen- und Saldenliste hilft. Denn hier ist jedes einzelne bebuchte Konto mit dem Gesamtbetrag aufgeführt. Da die Position der Sonstigen Kosten die Konten 6800 bis 6865 (SKR 04) umfasst, lohnt es sich diese Konten genauer anzuschauen vor allem, wenn die Summe bei den Sonstigen Kosten stark gestiegen ist. Gerade Einnahmen-Überschuss-Rechner gehen davon aus, dass das, was sie verdient haben, die Differenz zwischen sämtlichen Einnahmen und Ausgaben ist. Oder aber sie schauen gar nicht in die BWA, sondern nur auf den Kontoauszug: Ist dort ein sattes Plus vorhanden, wird schon alles gut sein. Das stimmt aber nur dann, wenn immer alle Rechnungen sofort bezahlt werden. Aber in welchem Unternehmen ist dies schon der Fall? Häufig werden Rechnungen erst später beglichen, der Aufwand zur entsprechenden Leistung entsteht aber schon jetzt etwa durch Reisekosten oder Werbung. Wareneinsatz oder Aufwand gehört also immer zum Umsatz dazu. Mit einer solchen Sichtweise auf die betriebswirtschaftlichen Zahlen können Sie auch Ihre Privatentnahmen besser steuern. Das Management by Kontoauszug sollte damit der Vergangenheit angehören. Trotzdem ist es wichtig, dass Sie stets auch Ihr Bankkonto im Blick haben. Wenn Sie ein tolles Ergebnis verzeichnen, das Konto aber in den roten Zahlen steht, stellt sich die Frage, wo das Geld geblieben ist. Vielleicht wurde es für Investitionen ausgegeben. Dann müssen Sie schauen, worin Sie investiert haben und wofür dies zu welchem Zeitpunkt als direkter Aufwand stehen könnte. Achtung: Eine Investition selbst ist noch kein Aufwand. Erst durch die Nutzung entsteht der Aufwand über die Jahre der Nutzungsdauer verteilt, die Abschreibung. All diese Aufwendungen plus Privatentnahmen müssen vom Ergebnis gedeckt werden. Sprich, alle Aufwendungen müssen mitverdient werden. Die Grundregel lautet: Nicht mehr entnehmen als verdient wurde. Ansonsten bewegt sich Ihr Bankkonto mittelfristig in die roten Zahlen. Das Bundeswirtschaftsministerium hat ein Instrument entwickelt, mit dem eine BWA interaktiv interpretiert werden kann. Dort ist zum Beispiel möglich, einen Soll-Ist-Vergleich über Monate und Vorjahre zu ziehen. 10 BWA

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