ECM-TRENDS IN DEUTSCHLAND 2015

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1 Gesponsert von Alfresco Executive Brief Im Zeitalter der digitalen Transformation: ECM-TRENDS IN DEUTSCHLAND 2015

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung ECM-Trends und Entwicklungen in Deutschland S. 1 S. 2 7 S. 2 Hohe Investitionen in ECM-Systeme Ziele ändern sich S. 3 Manuelle Fehler vermeiden und gesetzeskonformes Dokumentenmanagement S. 4 Gesteigerte Produktivität rückt in den Fokus S. 4 Mobility und Content Collaboration ermöglicht Flexibilität S. 5 Cloud als Schlüssel für mobiles und sicheres Arbeiten S. 6 Hybride ECM-Landschaften entstehen S. 7 ECM als Basis zur Automatisierung von Geschäftsprozessen Fazit und Empfehlungen Methodik Fallstudie: DAB bank AG Interview S. 8 S. 10 S. 11 S. 14 Analyst: Matthias Kraus März 2015 IDC Central Europe GmbH, 2015

3 ECM-TRENDS IN DEUTSCHLAND Einleitung Unternehmen sehen sich heutzutage einem intensivem Wettbewerbs-, Kosten- und Innovationsdruck ausgesetzt. Gleichzeitig sorgen die neuen IT-Technologien der sogenannten dritten Plattform (Mobilität, Cloud Services, soziale Netzwerke/Interaktion, Big Data/ Analytics) für einen tiefgreifenden Wandel, wo und wie Nutzer Informationen suchen, Dokumente oder Content erstellen, verteilen, bearbeiten und archivieren. Firmen und Verwaltungen bietet die zunehmende Digitalisierung nach Überzeugung von IDC ein hohes Potential, um die Produktivität der User im Alltag deutlich zu verbessern und die Geschäftsprozesse ob papierbasiert oder digital durch Automatisierung zu optimieren. Dabei entwickeln sich die Daten und deren Analyse in einer zunehmend wissensbasierten und digitalen Arbeitswelt zu einem entscheidenden Faktor für den Unternehmenserfolg. Um die Potentiale der digitalen Transformation stufenweise auszuschöpfen sind zahlreiche technische, rechtliche und organisatorische Aufgabenstelllungen zu lösen. Die Gewährleistung der Sicherheit und Compliance der Unternehmensdaten IDC geht von 80 % unstrukturierten Daten (Mails, Mitteilungen, etc.) aus wird durch mobiles Arbeiten, durch zunehmend divergente Datenquellen und immer neue Datenforma- starre IT-Architekturen und Daten-Silos sowie die erforderliche Neugestaltung von Geschäftsabläufen stellen weitere Herausforderungen dar. Außerdem fordern die User ganz selbstverständlich die schnelle Suche von Informationen sowie das einfache Teilen und Bearbeiten von Dokumenten auch von unterwegs und so intuitiv, wie sie es aus ihrem privaten Umfeld gewöhnt sind. Moderne ECM (Enterprise Content Management)-Systeme können nach Überzeugung von IDC als zentrale Drehscheibe für sicheres Datenmanagement eine entscheidende Rolle spielen, um die neuen Möglichkeiten der digitalen Transformation Schritt für Schritt zu nutzen. Das vorliegende Executive Brief beleuchtet einige der wesentlichen Trends im deutschen ECM-Umfeld aus Anwendersicht. 1

4 Die dritte Plattform als Basis für die digitale Transformation ABBILDUNG 1 Quelle: IDC, 2015 ECM-Trends und Entwicklungen in Deutschland Hohe Investitionen in ECM-Systeme Ziele ändern sich Der Markt für Enterprise Content Management-Lösungen in Deutschland entwickelt sich nach den aktuellen IDC- Prognosen im Zeitraum mit einer jährlichen, durchschnittlichen Wachstumsrate von über 7 % und damit schneller als der gesamte deutsche Software-Markt. Die überdurchschnittlichen Investitionen dokumentieren den hohen Bedarf der Anwenderunternehmen nach modernen ECM-Lösungen, um die vielfältigen Anforderungen an Dokumenten- und Content-Management zu erfüllen. Die Bandbreite der Motive der Anwenderunternehmen für Investitionen in ECM-Lösungen hat sich dabei nach Beobachtungen von IDC mit den neuen Anforderungen und Möglichkeiten der digitalen Transformation in den letzten Jahren stetig erweitert. Die Ergebnisse der IDC-Befragung zum ECM Strategy Survey 2013 verdeutlichen dies (Abbildung 2), denn fast alle Nennungen werden als wichtig (1=sehr wichtig; 5=unwichtig) beurteilt. 2

5 Motive für Investitionen in ECM-Systeme ABBILDUNG 2 Fehlervermeidung 2,42 Compliance verbessern 2,47 Verbesserte Mitabeiterproduktivität 2,56 Verbesserte Prozess-Visibiliät 2,57 Papier vermeiden/reduzieren 2,59 Geschäftsrisiken verringern 2,60 Schnellere Prozesse 2,77 Verringerte Kosten für Storage 3,04 1,0 2,0 3,0 4,0 5,0 1= sehr wichtig; 5= unwichtig Quelle: IDC, 2015 (ECM Strategy Survey 2013, Deutschland: n=80) Manuelle Fehler vermeiden und gesetzeskonformes Dokumentenmanagement Die Vermeidung von Fehlern (Wert: 2,42) steht für deutsche Anwenderunternehmen auf der Liste der Gründe für den Einsatz von ECM-Lösungen an oberster Stelle. Diese können beispielsweise beim Zugriff auf Dokumente entstehen, insbesondere wenn mehrere Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten, etwa bei der Erstellung von Angeboten oder Verträgen. Mit einer Versionskontrolle können Fehler und Folgekosten, die durch die Verwendung der falschen Version eines Dokuments oder einer Datei entstehen, vermieden werden. Die Einhaltung von Compliance-Vorgaben ist der zweitwichtigste Treiber (Wert: 2,47) für ECM-Investitionen in Deutschland. Angesichts der vielen unterschiedlichen nationalen und internationalen Systeme genutzt, um den Zugriff auf Dokumente und deren Veränderung zu kontrollieren und nachweislich aufzuzeichnen. Aufbewahrungspflichtige Dokumente sollen gesetzeskonform archiviert und nach Beendigung der Aufbewahrungspflicht möglichst regelbasiert und somit automatisch gelöscht werden. Dabei sind auch die vielen unstrukturierten Daten und Formate (Texte, Tabellen, Bilder, Videos, etc.) zu berücksichtigen. 3

6 FAKTEN Mehr als jeder zweite Angestellte (57 Prozent) in den befragten Unternehmen arbeitet heute zumindest teilweise mobil Tendenz steigend. Gesteigerte Produktivität rückt in den Fokus Neben den genannten Zielen zählt die gesteigerte Mitarbeiterproduktivität (Wert: 2,56) vor dem Hintergrund des immensen Kostendrucks inzwischen zu den wichtigen Motiven für Investitionen in ECM-Systeme. So sorgen etwa intelligente Suchfunktionen, die sich an den heute gängigen Internet-Suchmaschinen orientieren, für einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und sparen somit kostbare Arbeitszeit. Von den Anwendern wird dabei ganz selbstverständlich die intuitive Suche erwartet, so wie sie es seit Jahren aus dem alltäglichen Gebrauch von Internet-Suchmaschinen kennen. Mit intelligenten Suchfunktionen steigt außerdem die Akzeptanz der User für die Nutzung von ECM-Systemen. Mobility und Content Collaboration ermöglichen Flexibilität Arbeiten bei. Der Anteil mobil arbeitender Menschen ist beachtlich. Bereits im Jahr 2013 verbrachte mehr als jeder zweite Mitarbeiter (57 %) der von IDC befragten deutschen Unternehmen ("Enterprise Mobility in Deutschland") zumindest einen Teil seiner Arbeitszeit auf Geschäftsreisen, Kundenterminen Organisation in Deutschland eine Mobility-Strategie implementiert im Vergleich zum Jahr 2012 ein Zuwachs um fast 20 % (Quelle: IDC "Enterprise Mobility in Deutschland 2015"). Mobilität ist kein Nischenthema mehr, es beschäftigt Organisationen jeder Größe und Branche. sie geräteunabhängig auf Dokumente, Applikationen und Daten zugreifen und diese bearbeiten können. Während Endgeräte und Applikationen in den wird das Teilen und Synchronisieren der Daten noch sehr individuell von einzelnen Mitarbeitern gehandhabt. Wie die IDC-Studie "Mobile Content- Management in Deutschland 2014" zeigt, gaben zwar 52 % der befragten Unternehmen an, dass sie partiell File-Sharing- und Synchronisationslösungen in der einen oder anderen Form nutzen. Die Hälfte davon räumt aber ein, dies ohne Wissen der IT, etwa mit Cloud-Lösungen aus dem privaten Umfeld, zu tun. Das heißt, dass sich gerade in diesem sehr sensiblen Bereich, bei dem es um kritische Firmendaten geht, eine Schatten-IT herausbildet, die eine potentielle Sicherheitsbedrohung darstellen kann und eine Kontrolle seitens die Mitarbeiter selbst und teilen Informationen vor allem per oder mit externen Devices wie USB-Sticks oder externen Festplatten. Neue Sicherheitsund Compliance-Risiken entstehen. 4

7 IT und Fachbereiche sind sich aber bewusst, dass File-Sharing- und Synchronisationslösungen auf Unternehmensebene implementiert werden müssen, um unsichere Insellösungen zu vermeiden und den sicheren Datenaustausch zwischen Mitarbeitern, Kunden und Partnern sowie die sichere Synchronisation der Dokumente auf allen im Unternehmen eingesetzten mobilen Endgeräten zu gewährleisten. Cloud als Schlüssel für mobiles und sicheres Arbeiten Im Zusammenhang mit mobilem Arbeiten werden Cloud Services zunehmend wichtig. Herkömmliche ECM-Systeme, die vor vielen Jahren implementiert wurden, genügen oftmals den heutigen Anforderungen nicht mehr. So ist etwa die mobile Nutzung, wenn überhaupt, nur mit erheblichem Aufwand für die IT und für die User umständlich möglich. Cloud Services sind standardisierte und modulare Services, die den Anwendern die intuitive, geräteunabhängige und skalierbare Nutzung ermöglichen. Der Zugang, z.b. temporär für externe Projektmitarbeiter, Kunden oder Partner kann kurzfristig erfolgen und der Datenzugriff wird durch die zentrale Speicherung kontrolliert und dokumentiert. FAKTEN Fast die Hälfte (45 %) der deutschen Unternehmen nutzt Cloud Services, weitere 36 % vor allem mittelständische Planungsphase. Angesichts dieser Vorteile ist es nachvollziehbar, dass Cloud Computing inzwischen in Deutschland Realität ist. Fast die Hälfte (45 %) der deutschen Unternehmen nutzt Cloud Services, weitere 36 % vor allem der Mittelstand "). Private Cloud-Umgebungen sind noch das dominierende Cloud- Bereitstellungmodell (66 %). Um schneller von den Vorzügen der Cloud zu Services (Hosted Clouds (39 %) und Public Clouds (32 %)) in den kommenden zwei Jahren. Die Sicherheitsbedenken relativieren sich offensichtlich und die Unternehmen erkennen, dass externe Cloud-Anbieter Daten aufgrund ihrer Erfahrung und der technischen und personellen Ressourcen sogar sicherer speichern können als Anwenderunternehmen. Dennoch hat die Sicherheit der Daten oberste Priorität. Deshalb achten Anwenderunternehmen bei den Sicherheitsmaßnahmen von Mobile File- Sicherheitsstandards beim Hosting. Hierbei sind der TÜV (68 %) und die testen. Außerdem fordern deutsche Unternehmen aufgrund der Unsicherheit pliance-vorgaben die lokale Präsenz der Datenzentren. So geben 43 % der Anwender an, dass sich im Zusammenhang mit File Share & Sync-Lösungen halten ein deutsches Datenzentrum für wünschenswert, aber nicht zwingend notwendig und 19 % wollen es auf jeden Fall in Europa wissen (Quelle: IDC "Mobile Content Management in Deutschland 2014"). 5

8 FAKTEN 55 % der befragten deutschen Unternehmen planen eine hybride Cloud- Umgebung aufzubauen. Hybride ECM-Landschaften entstehen Wie bereits dargelegt, werden in der Praxis zunehmend externe Cloud Services (Hosted oder Public Clouds) genutzt. Ein Mix aus verschiedenen Sourcing- Modellen entsteht, der jetzt zu hybriden Umgebungen verknüpft werden soll. So planen 55 % der befragten deutschen Unternehmen eine hybride Cloud-Umgebung aufzubauen (Quelle: IDC "Hybrid Cloud in Deutschland 2014"). allen erdenklichen Richtungen statt: Hybrid ECM aus der Kombination von Cloud File Sync & Share oder anderen Cloud Services (z.b. ein CRM-System On-Premise Content Management oder anderen Unternehmensanwendungen (ERP, Supply Chain Management, etc.). Das Ziel ist dabei immer, bestehende Datensilos aufzulösen und die Datenquellen möglichst an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten. Die Ergebnisse des ECM Enterprise Survey 2013 bestätigen dies: Die zentrale Speicherung von Daten in einem System of Record (70 %), der Ersatz für Shared Files (63 %) und für lokale Datenspeicherung in ERP oder CRM-Systemen (56 %) sind wesentliche Bereiche, die von den ECM- Nutzern genutzt oder geplant werden. Außerdem stellt das ECM-System die Kernkomponente für eine zentrale Plattform zur Geschäftsprozessoptimierung (54 %) dar. In der Praxis ist es aber aufgrund der Vielzahl der unterschiedlichen in- und externen Datenquellen und -formaten nicht bzw. nur stufenweise möglich, auf eine einzige zentrale Plattform umzustellen. Außerdem wollen deutsche Unternehmen unternehmenskritische oder datenschutzrelevante Informationen bevorzugt im eigenen Unternehmen speichern, wie die IDC-Studie "Hybrid Clouds in Deutschland" bestätigt. Durch ein Web-Frontend oder eine Mobile File & Sync-Lösung als Cloud Service können die Anwender von unterwegs und geräteunabhängig etwa mit Tablet PCs oder Smartphones auf Informationen aliquet. zugreifen. Es werden dabei nur Datenausschnitte temporär und kontrolliert extern genutzt. Idealerweise werden die Daten fortlaufend mit dem On Premise- System synchronisiert. Werden die Daten nicht mehr gebraucht, werden diese aus der Cloud gelöscht. Die eigentliche Datenspeiche- ECM- oder ERP-System statt. 6

9 ECM als Basis zur Automatisierung von Geschäftsprozessen Das größte Potential zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität lässt sich nach Überzeugung von IDC vor allem durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen erreichen. Mehrere IDC-Erhebungen bestätigen, dass die Unterstützung der Fachbereiche durch die Optimierung von betrieblichen Abläufen inzwischen zu den wichtigsten Anforderungen an die IT-Abteilung zählen (Quelle: "Hybrid Cloud in Deutschland 2014" und "Print und Document Management in Deutschland 2014"). Dabei bieten vor allem papierintensive Prozesse besonders großes Potential, diese zu digitalisieren, Medienbrüche zu vermeiden und einen möglichst hohen Automatisierungsgrad anzustreben. Der ECM Strategy Survey 2013 bestätigt dies, denn Rechnungsverarbeitung (83 %), Zahlungsabwicklung, Auftragsbearbeitung und Vertragsmanagement Nach Überzeugung von IDC kommt den kundennahen Prozessen etwa im Kundendienst oder dem Vertrieb in nächster Zukunft eine viel bedeutendere Rolle zu. Deutsche Unternehmen wollen Geschäftsabläufe schneller, mobiler und zuverlässiger gestalten. Damit steigt nicht "Print & Document Management in Deutschland 2014" zeigt, haben die Firmen und Behörden auch bereits begonnen Teilbereiche von Dokumenten-Workflows zu optimieren. Das eigentliche Ziel der Anwenderunternehmen stellt aber die Automatisierung der Geschäftsprozesse dar. Der Einsatz von ECM-Software zur Automatisierung von Prozessen (49 %) spielt bei den Zukunftsplanungen der befragten Organisationen deshalb die wichtigste Rolle in den kommenden zwei Jahren. Geschäftsprozessoptierung nicht nur ein technische Frage Die Optimierung von dokumentenbasierten Geschäftsprozessen ist allerdings ein langwieriger Prozess. Dabei sind vor allem nicht-technische Hürden zu überwinden und deren Komplexität wird von vielen Stakeholdern unterschätzt, wie die IDC-Befragung Print und Document Management in Deutschland 2014 bestätigt. Neben typischen technischen Barrieren, wie die aufwendige Implementierung von Software (23 %) oder die Integration dieser Tools mit Unternehmensapplikationen und Datenbanken (20 %), nennen deutsche Firmen und öffentlichen Behörden auch prozessbezogene Maßnahmen wie die fehlende Transparenz der Abläufe (25 %). Die Anpassung und Konsolidierung der eigentlichen Prozesse, also auf organisatorischer Ebene, ist nach den Erfahrungen von IDC für einen Geschäftsprozess in den verschiedenen Abteilungen, Niederlassungen oder Ländern oftmals ECM-/ BPM (Business Process Management)-Tools abzubilden, die Abläufe, Rollen und SLAs aber nicht den neuen Möglichkeiten anzupassen. Außerdem ist die enge Kooperation zwischen IT und Geschäftsbereichen erforderlich, was allerdings von den befragen IT- und Fachentscheidern als große Herausforderung angesehen wird. 7

10 Fazit und Empfehlung Die zunehmende digitale Transformation auf Basis von Mobility, Cloud, Social Collaboration und Analytics verändert den Umgang mit Dokumenten und Content grundlegend. Die Nutzung von ECM-Lösungen spiegeln diese Entwicklung wider (Abbildung 3). Entwicklung ECM-Systeme ABBILDUNG 3 Von Silo ECM Applikationen... zu Plattformen... zu Content Enabled Applikationen und Packaged Industry Solutions ECM Suites; Integration via APIs, Web Services Frameworks Content-Enable Apps Case Management Packaged Industry Solutions Silo ECM Applikationen, Fachbereichslösungen Verschiebung der Schwerpunkte: Von Repository/Security/Kontrolle zu Automatisierung von Geschäftsprozessen Governance und Compliance als Kerntreiber... Quelle: IDC, Wo früher punktuell ECM-Applikationen in den verschiedenen Fachbereichen eingesetzt wurden, beobachtet IDC den Übergang zu ECM-Suiten und die - zumindest teilweise Integration mit anderen Anwendungen. Bestehende Datensilos sollen aufgelöst und der Entstehung neuer Inseln vorgebeugt werden, indem jegliche Form von Content in ein zentrales und sicheres System verschoben wird. Die Compliance-konforme und kontrollierte Archivierung unstrukturierter Daten wird so erleichtert. Moderne ECM- Systeme bieten zudem intelligente Suchfunktionen, die sich an den gewohnten Internet-Suchmaschinen orientieren und den Usern das schnelle Finden von Informationen erlauben. Von den Anwendern wird ganz selbstverständlich der mobile und geräteunabhängige Zugriff auf Content sowie die intuitive Bearbeitung auch jenseits der Firewall Einsatz. Die Sicherheit der Daten bleibt dabei oberstes Gebot. Deshalb fordern Anwenderunternehmen bei den Das größte Potential biete sich bei der Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dabei kommt es nicht nur auf die möglichst zentrale Datenspeicherung bzw. das zentrale Management in ECM-Lösungen an. Die Prozesse sind auf organisatorischer Ebene zu optimieren. Moderne EMC-Lösungen, die BPM-Komponenten bieten, ermöglichen es den Fachbereichen selbst, ohne Programmierung von Codes die Geschäftsprozesse abzubilden und bei Bedarf anzupassen. 8

11 Empfehlungen Um die Möglichkeiten der digitalen Transformation mittels ECM-Lösungen auszuschöpfen und die Hürden auf diesem Überprüfen Sie bestehende ECM-Systeme ECM-Systeme, die vor mehr als fünf Jahren implementiert wurden, entsprechen selten den heutigen Sie deshalb bestehende Systeme und vergleichen Sie diese mit den Möglichkeiten moderner ECM-Lösungen. Achten Sie dabei darauf, dass der zum Großteil unstrukturierte Content gesetzeskonform archiviert, schnell und intuitiv gefunden und als Basis für neue Zielrichtungen wie mobile Collaboration oder die Optimierung von Geschäftsabläufen dient. Schöpfen Sie die Möglichkeiten von ECM schrittweise aus Die Ziele des Einsatzes von ECM-Systemen haben sich mit den neuen Anforderungen und Möglichkeiten der sogenannten dritten Plattform (Mobility, Cloud, Social Collaboration, Analystics) verändert. Schöpfen Sie Chancen schrittweise aus und überwinden Sie so die Hürden. Das nachweislich gesetzeskonforme Management der größtenteils unstrukturierten Daten über den gesamten LifeCycle ist ein erster Schritt. Mit intuitiven, intelligenten Suchfunktionen helfen Sie den Usern wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Mobile Collaboration, auch außerhalb der Firewall mit Kunden oder Partnern, verbessert die Produktivität der User im Alltag. Als Königsdisziplin darf die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen verstanden werden. Evaluieren Sie Ihr individuelles Bereitstellungsmodell Deutsche Unternehmen sind gegenüber der Nutzung von Public Cloud Services immer offener. Vor allem aus Compliance-Gründen oder aus Unsicherheit hinsichtlich der Einhaltung der vielen unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben werden in der Praxis auch weiterhin Daten im eigenen Unternehmen gespeichert. In Konsequenz entsteht ein Mix aus unterschiedlichen Sourcing-Modellen On Premise in Kombination mit Private, Hosted oder Public Clouds. Evaluieren Sie für Ihr Unternehmen den optimalen Mix aus den verschiedenen Sourcing- Modellen. Wenn Sie externe Anbieter, z.b. für Mobile File- & Sync-Lösungen zur Collaboration in Erwägung ziehen, Datenspeicherung in Deutschland. Unterstützen Sie mobiles und sicheres Arbeiten Mobiles Arbeiten ist längst kein Nischenthema mehr, sondern gelebte Realität in den Unternehmen. Es User. Unterstützen Sie die Anwender, damit diese geräteunabhängig Zugriff auf Unternehmens-Content erhalten und Dokumente auch mit externen Kunden oder Partnern jenseits der Firewall teilen und bearbeiten können. Mobile File- & Sync-Lösungen, die intuitiv zu bedienen sind und gleichzeitig die Daten sicher speichern, sind Sharing-Lösungen aus dem privaten Umfeld zum Einsatz kommen. Damit geraten Daten völlig außer Kontrolle. Bieten Sie den Usern stattdessen eine Compliance-konforme Alternative an und implementieren Sie eine unternehmensweite Mobile File- & Sync-Lösung. Um dabei zusätzliche Daten-Silos in der Cloud zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass sich der Content aus dem unternehmenseigenen System mit der externen Cloud- Lösung synchronisiert. Werden Inhalte in der File- & Sync-Lösung nicht mehr benötigt, sollten diese aus der Cloud gelöscht werden, um die volle Kontrolle zu behalten. 9

12 Optimieren und automatisieren Sie Geschäftsprozesse Nach Überzeugung von IDC bietet die Verbesserung der betrieblichen Abläufe im Zusammenhang mit dem Einsatz von ECM-Lösungen das größte Nutzenpotential. Immer mehr Anwenderunternehmen erkennen diese Chancen im Zusammenhang mit der digitalen Abbildung und Automatisierung von Workflows. Voraussetzung ist eine zentrale Datenplattform, die durch den Einsatz einer ECM-Lösung in Verbindung mit der Integration von in- und externen Datenquellen geschaffen werden kann. Neben technischen Fragestellungen sind die Abläufe auf organisatorischer Ebene zu analysieren, zu konsolidieren und zu optimieren. Dabei ist die enge Zusammenarbeit von IT- und Fachbereichen erforderlich. ECM-Lösungen, die BPM-Funktionen bieten, ermöglichen zudem, dass die Fachbereiche unabhängiger von der IT agieren können, indem die Prozesse ohne aufwendige Code- Programmierung schnell und flexibel angepasst werden können. Achten Sie zukünftig verstärkt auf Analytics-Funktionen Durch die zunehmende Digitalisierung und die zentrale Datenspeicherung mittels ECM-Lösungen bieten sich komplett neue Möglichkeiten für die Unternehmen. Dabei sind insbesondere Web-Inhalte oder Content aus sozialen Netzwerken besonders für Unternehmen mit Privatkundengeschäft Konsumgüterindustrie, Banken und Versicherungen, Finanzdienstleister, Handel, Automobilindustrie, Hotels, etc. - zunehmend wichtiger. Diese Informationen stellen die Basis für die Analyse (Big Data Analytics) dar, wie Kunden, Partner, Bewerber oder die Presse das eigene Unternehmen, deren Produkte oder Services beurteilen. Daraus lassen sich wertvolle Erkenntnisse etwa für strategische Unternehmensentscheidungen, die Ausrichtung von Marketing, PR- und Sales-Aktivitäten, die Gestaltung des Kundendienstes oder Recruiting-Maßnahmen der Personalabteilung ziehen. Voraussetzung ist die Integration der unterschiedlichen Datenquellen. Bei der Auswahl von ECM-Lösungen sollten Sie deshalb auf Analytics-Funktionen achten. Methodik Das vorliegende Dokument beleuchtet die wesentlichen Trends im ECM-Umfeld vor dem Hintergrund der digitalen Transformation. Die zugrundliegenden Daten stammen u.a. aus folgenden IDC-Befragungen: Enterprise Mobility in Deutschland 2015 (n=251; IT- und Fachbereichs-Entscheider aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern, November 2014) Hybrid Cloud in Deutschland 2014 (n=200; IT-Entscheider, Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern, September 2014) Mobile Content Management in Deutschland 2014 (n=238; IT- und Fachbereichs-Entscheider aus Unternehmen in Deutschland mit mindestens 100 Mitarbeiter, März 2014) Print & Document Management in Deutschland 2014 (n= 220; Unternehmen in Deutschland mit mindestens 200 Mitarbeitern, Februar 2014) ECM Strategy Survey 2013 (n=80, IT-Entscheider aus Deutschland, Oktober 2013) Enterprise Mobility in Deutschland 2013 (n=276; IT- und Fachbereichs-Entscheider aus Unternehmen mit mehr als 100 Mitarbeitern, Juli 2013) 10

13 ALFRESCO Fallstudie: DAB BANK AG Informationen zum Kunden Die DAB bank AG mit Sitz in München ist Deutschlands erster Discount- Broker. Als Direktbank stellt sie ihren Kunden umfassende Dienstleistungen rund um Vermögensaufbau und -sicherung mit Wertpapieren zur Verfügung. Mit ihren Produkten liefert sie Lösungen für den Sparer, den Anleger und den Trader. Im Firmenkundengeschäft ist die DAB bank Partner für Vermögensverwalter, Fondsvermittler, Anlageberater sowie Banken und Sparkassen. Anforderungen des Kunden Um künftig komplexe Prozesse auf einer zentralen Plattform abzubilden, wollte die DAB bank AG eine SOA-BPM-Plattform (BPM: Business Process Management) als neue Basistechnologie innerhalb des Unternehmens einführen. Die zu den Prozessen gehörenden Dokumente sollten über ein leistungsfähiges Dokumentenmanagement-System verwaltet werden. Die Abwicklung des Telefonhandels mit Maklern und anderen B2B- Geschäftspartnern war das erste Projekt, das mit der neuen Umgebung umgesetzt wurde. Sämtliche Daten der Order müssen in einer Art Ticket erfasst werden. Danach leitet sie der DAB-Mitarbeiter zusammen mit weiteren Dokumenten wie z.b. den Orderbestätigungen der Handelsplätze zur Bearbeitung weiter. Wichtig für das Finanzinstitut: Sämtliche Unterlagen sind revisionssicher abzulegen. Das neue System hatte folgende Anforderungen zu erfüllen: Agilität bei Änderungen an bestehenden Prozessen Robustheit, Skalierbarkeit, Performance, Clusterfähigkeit und gute Administrierbarkeit Agilität in der Systembetreuung (Durchführung von Änderungen, Test, Deployment) Geringe Betriebskosten bei ganzheitlicher Betrachtung von Kosten für Lizenz, Support und laufende Betreuung 11

14 Integrationsfähigkeit in die bestehende Systemlandschaft Möglichkeit zur Weiterentwicklung der Architektur Steuerung und Monitoring über eine zentrale Prozess-Engine Darstellung der Lösung Von den vier untersuchten Lösungen wählte DAB Alfresco aufgrund seiner Integrationsfähigkeit als geeignetes Enterprise Content Management (ECM) System aus. Es passt zum Standard-DAB-Technologie-Stack (Linux, Tomcat, Java). Die Anwendung ist aufgrund des modularen Aufbaus skalierbar und nach Angaben der DAB Activiti als Stand-alone-Variante bildet die Basis für die SOA-BPM-Plattform. Activiti ist zugleich die integrierte Alfresco-Komponente, über die später Dokumenten-bezogene Workflows, wie z.b. Freigabeprozesse, realisiert werden. Nach der Entscheidung für Alfresco unterstützte das IT Software- und Beratungshaus CENIT die DAB technische Integration von Alfresco in die SOA-Plattform konnte durch die Nutzung der CMIS-Schnittstelle implementiert werden. Die fachlichen Anforderungen der DAB waren im Wesentlichen bereits über die Alfresco- Dass kein bestehendes System abgelöst werden musste und keine Dokumente zu migrieren waren, erwies sich Systems laut DAB reibungslos abliefen, ging das neue System nach zwei Monaten an den Start. Prozess im Wertpapierkommissionshandel wird der Workflow nun über die neue SOA-BPM-Plattform auf Basis von Activiti gesteuert. Für die Recherche nach laufenden oder abgeschlossenen Vorgängen nutzen die Mitarbeiter die eigens entwickelte Suchmaske. Die Dokumente lassen sich sowohl über Metadaten als auch über 12

15 Projekt Highlights Zitate des Kunden zum Projekt Einfache technische Integration dank CMIS-Schnittstelle Geringer Customizing-Aufwand Ablösung des bisherigen papierbasierten Prozesses durch einen vollelektronischen B2B-Handelsprozess "Aufgrund der bisherigen Erfahrungen, insbesondere der offenen Architektur und der Unterstützung gängiger Standards, können wir Alfresco sehr empfehlen." Von: Karl Brandner (IT-Architekt, DAB bank AG) Vereinfachte Recherche in revisionssicher abgelegten Dokumenten Erhöhte Transparenz und Kontrolle über abgeschlossene und aktive Prozesse Anbindung von zehn Personen im B2B- Handelsprozess 13

16 INTERVIEW MIT JOHN POMEROY, VICE PRESIDENT EMEA BEI ALFRESCO IDC: Riesige Datenmengen mit strukturierten und unstrukturierten Inhalten lagern heute in Dateiverzeichnissen, -Accounts, Collaboration- Tools oder anderswo. Wie können Unternehmen diese Daten mithilfe von ECM-Software sicher und rechtskonform verwalten und archivieren? John Pomeroy: Wenn man die Herausforderungen heutiger Datenmengen meistern will, gilt es zwei Punkte zu lösen: Zunächst ist es wichtig, ECM als Speicherort in der Benutzeroberfläche aller Anwendungen, die in einem Unternehmen Dokumente erzeugen, zu verankern. Dazu sind Standards und offene Schnittstellen erforderlich, die Anwendungen für , für Dokumentenerstellung oder -erfassung mit der ECM-Software verbinden. Eine weitere Herausforderung ist das Compliance und Records Management. Alfresco ist der Auffassung, dass die Entscheidung, welcher Inhalt wann verbindlich abgelegt werden soll, von Spezialisten für Records Management und nicht von den Anwendern ein ums andere Mal gefällt werden sollte. So können die "Regeln" für jeden Dokumententyp festgelegt und der Prozess vollständig automatisiert werden, damit den Anwendern mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit bleibt. IDC: Anwender fordern heute mobiles Arbeiten mit Zugriff auf Inhalte zu jederzeit, von überall und auf jedem Gerät. Sie erwarten, dass das Synchronisieren, Teilen und die Zusammenarbeit immer und überall möglich ist. Welches sind die wichtigsten Herausforderungen und wie können Unternehmen mobiles Arbeiten mit ECM-Software ermöglichen? Pomeroy: Alfresco ist der Auffassung, dass ein Open Framework notwendig ist, das an jede Anwendung und Fragestellung angepasst werden Anwendergruppe optimiert. Im geschäftlichen Kontext der Unternehmenskunden von Alfresco gehen die Anforderungen weit über die simple Synchronisierung bestimmter Daten mit der Cloud hinaus. Business-Anwender möchten vor allem in der Lage sein, die relevanten Inhalte für ein bestimmtes Arbeitspaket, Angebot oder eine Aufgabe zu JOHN POMPEROY und bearbeiten zu können - dies Zeitraum oder während sich der Inhalt in einem IDC: Die Optimierung und stärkere Automatisierung von Geschäftsprozessen bergen weiterhin ein enormes Potenzial zur Produktivitätssteigerung und Kostensenkung. Was empfehlen Sie Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse verbessern und automatisieren möchten? Pomeroy: Die ursprüngliche Philosophie von Alfresco war es, eine einzige Plattform für die immer enger zusammenwachsenden Technologien Content Management, Collaboration und Business Process anzubieten - wobei die BPM-Engine seit kurzem auch separat verfügbar ist. Ein Unternehmen kann damit Geschäftsprozessen schaffen, innerhalb dessen die jeweils relevanten Mitarbeiter auf alle notwendigen Dokumente zugreifen können. Unternehmen können so schnell Sites für die Zusammenarbeit einrichten, damit sich die Mitarbeiter auf ihre Aufgaben konzentrieren können, ohne die unternehmenseigene Umgebung verlassen zu müssen; das heißt auch, dass alle Inhalte in einem zentralen Repository gespeichert werden und die Geschäftsprozesse den unternehmenseigenen Regeln entsprechen. Um wirklich effektiv zu sein, muss ein BPM-System geschäftlichen Anwendern außerdem die Möglichkeit bieten, Prozesse ohne großen Aufwand und mit einfachen Tools (z.b. Drag & Drop) zu 14

17 Copyright Hinweis Die externe Veröffentlichung von IDC Information und Daten dies umfasst alle IDC Daten und Aussagen, die für Werbezwecke, Presseerklärungen oder anderweitige Publikation verwendet werden, setzt eine schriftliche Genehmigung des zuständigen IDC Vice Presidents oder des jeweiligen Country-Managers bzw. Geschäftsführers voraus. Ein Entwurf des zu veröffentlichenden Textes muss der Anfrage beigelegt werden. IDC behält sich das Recht vor, eine externe Veröffentlichung der Daten abzulehnen. Für weitere Informationen bezüglich dieser Veröffentlichung kontaktieren Sie bitte: Katja Schmalen, Marketing Director, oder Urheberrecht: IDC, Die Vervielfältigung dieses Dokuments ist ohne schriftliche Erlaubnis strengstens untersagt.

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20 IDC Central Europe GmbH Hanauer Landstr. 182 D Frankfurt Germany E: info_ce@idc.com