Vorwort. Einführung 1. I. Informationsverarbeitung im Büro 2 1. Datenverarbeitung 4 2. Textverarbeitung 7 3. Kommunikation 12

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Waldemar Hans Weiss
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1 INHALT Vorwort XV Einführung 1 I. Informationsverarbeitung im Büro 2 1. Datenverarbeitung 4 2. Textverarbeitung 7 3. Kommunikation 12 II. Technische Bauteile und Grundfunktionen der Automation Ein-/Ausgabe Zeitliche Trennung Bildschirm-Darstellung Bedienerführung Druck Speicherung Arten des Zugriffs Speicher-Kapazität Datei-Organisation und Zugriffszeit Verarbeitung Zentraleinheit Programmierung System- und Anwendungssoftware Betriebsarten und Arbeitsweisen Besonderheiten von Texten Objekte der Textverarbeitung Zeichen als Bestandteile von Texten Operationen an Texten 61 III. Sachmittel der Textverarbeitung Schreibmaschinen Textautomaten EDV-Anlagen 72

2 VI A. Organisatorische Voruntersuchung des Bürobersichs (Vorstudie) 77 I. Planung der Vorstudie 81 II. Durchführung der Vorstudie Anhaltspunkte zum Auffinden von Schwachstellen Ursachen für Schwachstellen Sachmittelsituation Organisation Personalsituation Hilfsmittel zur Analyse der Schwachstellen und ihrer Ursachen Kennzahlen 91 \ 3.2. Checklisten Prüfmatrizen 96 III. Auswertung und Konsequenzen der Vorstudie Entscheidungen zur Projektdurchführung Projektplanung Zeit- und Aktivitätenplanung Planungsinhalt Planungstechniken Kostenplanung Planung des Projektteams Genehmigung der Projektplanung 118 B. Die Entscheidungen über Textverarbeitung 119 I. Besondere Probleme bei den Textverarbeitungs- Entscheidungen 120 II. Der Entscheidungsprozeß Zielformulierung Alternativenentwicklung Analyse der Anforderungen Analyse möglicher Alternativen 128

3 VII 2.3. Ermittlung sinnvoller Alternativen Alternativenbewertung 129 III. Die Investitionsentscheidung (Entscheidung über den Einsatz von Textverarbeitungs-Sachmitteln) Typen der Entscheidung Entscheidungskriterien Kostenkriterien Leistungskriterien (Nutzenkriterien) 136 IV. Methoden der Alternativenbewertung Übersicht über die Methoden Kostenvergleichsrechnung Nutzwertanalyse Methodenbeurteilung 148 C. Ist-Untersuchung des Textverarbeitungs-Bereichs 151 I. Ermittlung des Text-Profils Das Input-Output-Schema Arten des Text-Inputs Arten des Text-Outputs Darstellungsform und Schwierigkeit der Texte Typische Text-Profile Einmal-Text-Profil Standard-Text-Profil Überarbeitungs-Text-Profil Direkt-Input-Profil Das individuelle betriebliche Text-Profil Untersuchungs-Einheiten Erhebungstechniken Analyse-Ergebnis 181

4 VIII II. Untersuchung der Büroorganisation Erhebungsbereiche Erhebungstechniken Interview Schriftliche Befragung Beobachtung Selbstaufschreibung Gegenstände der Erhebung Organisationsstruktur Arbeitsabläufe Kommunikationsbeziehungen Personalsituation Sachmittelsituation Darstellungstechniken Verbale Beschreibungen Stellenbeschreibungen Arbeitsanweisungen Matrix-Darstellungen Funktionendiagramm Kommunikationsmatrix Schaubilder Organigramm Ablaufdiagramm Ablaufmatrix (Rasterdarstellung) Arbeitsflußplan 226 D. Soll-Entwurf für den Textverarbeitungs-Bereich 227 I. Gestaltung der Text-Profile Grundlegende Veränderungen der Text-Profile Künftige Entwicklung der Textverarbeitungsaufgaben Ersetzen von Text-Kommunikation durch andere Kommunikations-Formen 233

5 IX 1.3. Ersetzen von maschinenschriftlichen Texten durch andere Text-Formen Untersuchung der Standardisierbarkeit Text-Standardisierung (Programmierung) und Entwicklung von Texthandbüchern Arten von Standard-Texten Auswahl von Texten für die Standardisierung Entwicklung und Test von Standard-Texten Gestaltung von Texthandbüchern Die Umgruppierung von Text-Profilen Text-Profile und Verfahrens-/ Konfigurationsentscheidung Text-Profile und organisatorische Umgestaltung im Schreib-Bereich 254 II. Umgestaltung des Büros Zentralisierung - Dezentralisierung Formen der Zentralisierung Der zentrale Schreibdienst Zentrale Sekretariatsdienste Die zentralisierte Reprographie Die zentrale Registratur Formen der Dezentralisierung Der dezentrale Schreib- und Sekretariatsplatz Dezentrale Organisation von Reprographie und Registratur Büro-Arbeitsplätze Der Schreibplatz Der Sekretariatsplatz Mischarbeitsplätze Der Schreib- und Sekretariatsplatz Der Sachbearbeiterplatz 271

6 X 3. Arbeitsabläufe Textaufnahme Texterstellung Schriftgutverteilung 277 E. Entscheidungen über Sachmittel der Textverarbeitung 283 I. Die Verfahrensentscheidung Schreibmaschinen Textautomaten EDV-Anlagen 291 II. Die Konfigurationsentscheidung Hardware-Konfiguration Bildschirm und Tastatur Zentraleinheit Externe Speicher Drucker Software-Konfiguration Text-Erfassung und -Überarbeitung Rahmen-Funktionen Einfache Erfassungs-Funktionen Unterstützende Erfassungs-Funktionen Überarbeitungs-Funktionen Speicherung Dateiverwaltung Text-Adressierung Textnamens-Verzeichnis Sonstige Zugriffs-Unterstützung Reorganisation Sicherung und Schutz Druck-Ausgabe Ablauf des Drückens n-umbruch Schrift- und Satzspiegel-Gestaltung 348

7 XI 2.4. Textbaustein-Verarbeitung EDV-Funktionen Text-/Datenverarbeitungs-Integration Datei-Integration Programm-Integration 360 III. Die Anlagen- und Geräteentscheidung Pflichtenheft und Anlagen-Test Baukastenprinzip und Kompatibilität 364 IV. Entscheidungen über die Anlagen-Beschaffung Finanzierungsformen Kauf Miete und Mischformen Leasing Vertragsverhandlungen Der Hardware-Vertrag Kaufvertrag Mietvertrag Leasingvertrag Der Wartungs-Vertrag Der Beratungs-Vertrag 388 F. Entscheidungen über Sachmittel des Schreibumfeldes 393 I. Die Verfahrens- und Konfigurationsentscheidung Die Verfahren der Textaufnahme Darstellung der Verfahren Entscheidungskriterien für die Alternativenbewertung Abläufe bei der Textaufnahme Bearbeitungszeit Vorlagen- bzw. Diktatqualität Mitarbeiterakzeptanz Text-Volumen 400

8 XII Text-Arten Kosten 402 Die Verfahren der Textreprographie Darstellung der Verfahren Durchschreibeverfahren Kopierverfahren Druckverfahren Entscheidungskriterien für die Alternativenbewertung Abläufe und Bearbeitungszeit Volumen und Kosten Qualität Personaleinsatz 414 Die Verfahren der Textarchivierung Darstellung der Verfahren Konventionelle Archivierungsverfahren Mikroverfilmung Entscheidungskriterien für die Alternativenbewertung Ablagewert Ablageort Benutzungsart Zugriffsart Schriftgutformat Raumbedarf Schriftgutvolumen Weitere Kriterien 428 Die Verfahren der Textkommunikation Darstellung der Verfahren Konventionelle Verfahren Elektronische Verfahren 433

9 XIII 4.2. Entscheidungskriterien für die Alternativenbewertung Kommunikationspartner Kommunikations-Geschwindigkeit und -Volumen Kosten Qualität 445 II. Die Anlagen- und Geräteentscheidung Diktiergeräte Kopiergeräte Druckgeräte Mikrofilmgeräte Telexgeräte (Fernschreiber) Teletexgeräte Telefaxgeräte 456 G. Personelle Aspekte der Textverarbeitungs- Organisation 461 I. Der Bildschirmarbeitsplatz im Büro Einflüsse auf die Tätigkeiten Physische und psychische Belastungen Akzeptanz 464 II. Benutzerorientierte Gestaltung Arbeitsplatzgestaltung Bildschirm Weitere Elemente des Bildschirm- Arbeitsplatzes Gestaltung der Arbeitsumgebung Beleuchtung Klimatisierung Akustik 471

10 XIV III. Personaleinsatz-Vorbereitung Schulung (Aus- und Weiterbildung) Information der Mitarbeiter Partizipation (Mitwirkung der Benutzer am Gestaltungsprozeß) 478 Produkte und Hersteller 481 Literatur 489 Verzeichnis der Abbildungen 500 Sachwort-Verzeichnis 505

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