7 wichtige Vorteile der digitalen Archivierung

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1 7 wichtige Vorteile der digitalen Archivierung

2 Das Wichtigste im Überblick Einfach, schnell und sicher. Die meisten Dokumente sind heute schon elektronisch vorhanden und können somit ohne Umwege fehlerfrei und direkt archiviert werden Digitale Archivierung spart Zeit und Geld, was wir Ihnen anhand von konkreten Bespielen weiter unten in diesem Ratgeber aufzeigen Alle Dokumente sind jederzeit und ortsunabhängig verfügbar. Jeder Mitarbeiter kann so die Informationen genau dann abrufen, wenn er sie braucht und genau mit dem Gerät dass er bevorzugt (PC, Tablet, Smartphone) Mit dem integrierten Dokumenten Management System vereinfachen und beschleunigen Sie diverse Abläufe wie z.b. das Verbuchen und Archivieren von eingehenden Rechnungen Digitale Archivierung ist die logische Ergänzung zu Ihrem EDV System. Ein herkömmliches Papierarchiv dagegen ist eine separate Insel OCOM AG Bernhard Rieder Referenzen (kleiner Auszug) T , F , ocom@ocom.ch, Seite 2 / 9

3 Vorteil 1 Platzbedarf und Kosten Ein herkömmliches Papierarchiv braucht Platz und der ist teuer. Dazu kommen jährlich neue Archivschränke, Hängeregister, Ordner, Gestelle, Beschriftungsmaterial usw. Ein Beispiel wie es noch 2011 bei der OCOM der Fall war. Das gesamte Archiv mit 10 jähriger Aufbewahrungsfrist benötigt rund 50 m2 Platz. Dies entspricht durchschnittlichen jährlichen Mietkosten von CHF Dazu kommen Archivschränke, Hängeregister, Bundesordner, Register und Beschriftungsmaterial mit jährlichen Kosten von CHF Damit belaufen sich die jährlichen Kosten auf Total CHF Im Vergleich dazu benötigt das digitale Archiv für die gleiche Datenmenge rund 1m2 Platz. Zusammen mit der benötigten zusätzlichen Speicherkapazität, den Sicherungsmedien sowie den jährlichen Softwarekosten belaufen sich bei einem vergleichbaren Projekt die jährlichen Kosten auf ca. CHF Infrastrukturkosten pro Jahr Papierarchiv digitales Archiv Jährliche Ersparnis: CHF , alleine für die Infrastruktur. Weitere erhebliche Ersparnispotentiale finden Sie in den nachfolgenden Vorteilen. T , F , ocom@ocom.ch, Seite 3 / 9

4 Vorteil 2 Digitale Kunden- und Lieferantenakte Die klassische papierbasierte Kunden- und Lieferantenakte ist mit zahlreichen Nachteilen behaftet. Diese sind: - Jeder Mitarbeiter verbringt mind. 10% seiner Arbeitszeit mit Abheften, Suchen, Recherchieren, Organisieren und Verwalten von Dokumenten (6 Min. pro Stunde) - Eine Administrativkraft schlägt mit mindestens CHF Lohnkosten pro Jahr zu buche. 10% davon sind CHF pro Jahr. Die Einführungskosten für ELO sind pro Mitarbeiter jedoch wesentlich tiefer und damit bereits im ersten Jahr bezahlt - Papierakten bedeuten hohes Papieraufkommen = hohe Kosten - Mehrfachkopien = zusätzlicher Erstellungs- und Kostenaufwand Gemäss einer IDC Studie wird jedes Dokument 3-5 mal kopiert - Mehrfachablage = Redundanzen Viele Belege werden mehrfach abgelegt. Das Original im Kreditorenordner, eine Kopie im Projektdossier usw. Diese Kopien sind oftmals nicht mehr organisierbar - Mehrfachzugriff nicht möglich Ist ein Beleg bei einem Mitarbeiter in Bearbeitung, haben andere keinen Zugriff Wird der Beleg gar extern benutzt ist der Zugriff noch schwieriger - Zeitaufwändige Führung der Dossiers - Hohe Kosten für Ablageinfrastruktur (Schränke, Register, Ordner, etc.) - Zugriffsrechte auf Papierakten sind schwierig zu managen - Datensicherheit (Wer hat eine laufende Kopie seines Papierarchivs?) Mit der digitalen Akte erreichen Sie folgende Vorteile: - Einheitliche Aktenstruktur - Schnelle und automatische Ablage aller Dokumente - Flexible Zugriffskontrolle - Keine Dubletten - Ortsunabhängige und gleichzeitige Verfügbarkeit - Schnelle Volltext- und indexbasierte Suche - Definition von Aufbewahrungsfristen - Revisionssichere Ablage mit Backup T , F , ocom@ocom.ch, Seite 4 / 9

5 Vorteil 3 Office und Mailarchivierung Viele geschäftsrelevante Dokumente (Verträge, Briefe, Bestätigungen etc.) werden in Microsoft Office Anwendungen wie Word und Excel sowie in Outlook erstellt. Mit ELO DMS Desktop speichern und verwalten Sie alle Dokumente und Mails sicher und rechtskonform. Microsoft Outlook und ELO Viele Mitarbeiter arbeiten mit Microsoft Outlook. Es werden s geschrieben und beantwortet, Termine koordiniert und Aufgaben bearbeitet. ELO hat sich nahtlos in die bestehende und vertraute Oberfläche von Microsoft Outlook integriert und bietet dem Anwender genau dort leistungsstarke DMS-Funktionen an. Die Vorteile auf einen Blick - s können per Drap-Drop oder regelbasiert archiviert werden - Direkter Zugriff aus Outlook ins Archiv (ablegen, suchen, bearbeiten) - Vertraute Oberfläche, vertraute Archivstruktur - Relevante s sind zentral und regelbasiert abgelegt (nicht wie bisher an verschiedenen Speicherorten und teilweise nur pro Benutzer zugriffsbereit) - s sind rechtssicher archiviert (ein Ausdruck einer Mail ist nicht rechtssicher) - Direktes und schnelles Suchen im gesamten Unternehmensarchiv - Die Outlook Datenbank wird entlastet (Outlook ist nicht als Sammelkorb für tausende Mails gedacht sondern als Kommunikations- und Pendenzen Managementtool) Microsoft Office und ELO Dokumente direkt aus Microsoft Word, Excel und PowerPoint ablegen, suchen, anzeigen und versionsgesteuert bearbeiten. Damit werden Dokumente sicher verwaltet und zentral zugänglich für alle Benutzer. Mit der isearch Suche finden Sie jedes Dokument treffsicher und in Sekunden. T , F , ocom@ocom.ch, Seite 5 / 9

6 Vorteil 4 Workflow Viele Abläufe wie z.b. die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen (vom Posteingang bis zur Archivierung) dauern auf dem herkömmlichen Weg zu lange und weisen diverse Fehlerquellen auf. Abhilfe schafft ELO mit Workflow basierten und sicheren Abläufen. Beispiel Lieferantenrechnung verarbeiten Der übliche Weg - Prüfen - Erfassen - Weiterleiten - Genehmigen - Buchen - Archivieren Prüfung Erfassung Freigabe User 1 User 2 Abschluss Archiv Herkömmliche Methode Zeitbudget Posteingang (Stempel, Sortierung) 1 Min. Vorprüfung Zuständigkeiten 2 Min. Verteilung 1 Min. Datenerfassung 4 Min. Validierung 1 Min. Kontierung 2 Min. Rechnungsfreigabe 6 Min. (1 oder mehrere Personen) Abschliessende Prüfung und 8 Min. Archivierung in 1 oder mehrere Dossiers (1x Ordner Rechnungswesen 1x Projektakte, usw.) Total 25 Min. Kosten: (Lohnabhängig) CHF 10.- bis 22.- Zusätzliche Faktoren - Abwesende Mitarbeiter (für Visum) verlangsamen den Prozess zusätzlich - Rückfragen und Abklärungen sind umständlich - Das Suchen von Belegen ist umständlich - Gleichzeitiger Zugriff nicht möglich Digitaler Workflow in ELO Zeitbudget Posteingang - Scanning inkl. autom. Archivierung - Validierung - Buchung inkl. Kontierung - Zuweisung zu Workflow Rechnungsfreigabe elektronisch (1 oder mehrere Personen gleichzeitig) 2 Min. 2 Min. Total 4 Min. Kosten: (Lohnabhängig) CHF 2.50 bis 5.- Zusätzliche Faktoren - Belege sind samt Inhaltsdaten autom. Volltextindexiert - Automatischer Abgleich mit den Kreditorenstammdaten vermeiden Fehler - Stellvertretungsregeln verhindern, dass ein Arbeitsschritt wegen Abwesenheit stockt - Elektronische Unterschrift. - Schnell und sicher T , F , ocom@ocom.ch, Seite 6 / 9

7 Vorteil 5 Haftnotizen und Stempel Wir sind es gewohnt, auf viele Dokumente Notizen, Markierungen oder Stempel anzubringen. Beispielsweise Eingangsstempel, Kontierungsstempel, allgemeine oder persönliche Notizen usw. Diese und weitere Möglichkeiten stehen auch in der digitalen Archivierung zur Verfügung, bieten jedoch erhebliche Vorteile. - Notizenarten o Allgemein (für jeden sichtbar) o Persönlich (nur für den Ersteller sichtbar) o Permanent (nicht änderbar, nicht löschbar) - Diverse Markierungsstifte in Grösse und Farbe einstellbar - Stempelarten wie z.b. Posteingang, Abgelehnt, Genehmigt, etc. - Notizen können global (immer sichtbar) oder auf einzelnen Seiten an individueller Position angebracht werden - Sämtliche hinzugefügten Elemente können ein-/ausgeblendet werden - Drucken mit oder ohne Zusatzelemente Funktionsleiste Allgemeine Randnotiz Permanente Randnotiz Stempel (genehmigt) Notizzettel T , F , ocom@ocom.ch, Seite 7 / 9

8 Vorteil 6 isearch Beeindruckende Zahlen (Schätzungen von IDC) 10 30% aller Dokumentzugriffe (auf Rechnungen, Lieferscheine, Rapporte, Bestätigungen, E- Mails, Briefe, Verträge usw.) sind erfolglos, weil die Dokumente falsch abgelegt, verschwunden oder bei einem anderen Benutzer in Bearbeitung sind. Durchschnittlich verbringt ein Angestellter 20% seiner Arbeitszeit mit dem Suchen nach Informationen. Dies vor allem weil die Informationen in verschiedenen Systemen abgelegt sind (Papierarchiv, Mailsystem, Explorerablage, etc.) und teilweise viel Zeit für das Beschaffen in Anspruch nehmen. Ein Beispiel: Sie suchen eine zweijährige Rechnung eines bestimmten Lieferanten. Bis der Ordner im richtigen Schrank gefunden ist und das richtige Register aufgeschlagen ist vergehen im besten Fall eine bis mehrere Minuten. Befindet sich der Beleg gar im Archiv kann es schnell mal 10 Minuten und mehr beanspruchen. Warum Sie mit isearch alles blitzschnell und treffsicher finden? - Autovervollständigung Während Sie den Suchbegriff eintippen, schlägt ELO bereits passende Begriffe vor - Tippfehlerkorrektur ELO isearch erkennt Tippfehler und schlägt direkt die Korrektur vor - Boolesche Suchfunktionalität Mehrere Suchbegriffe mit UND, ODER, NICHT verknüpfen - Synonym Thesaurus Sucht automatisch auch nach ähnlichen Begriffen - Linguistische Suche Suchen Sie nach Buch, wird auch nach Buches, Bücher, Büchern, Handbuch usw. gesucht - SimFinder Findet inhaltlich ähnliche Dokumente - Semantische Suche Suchen Sie nach Salzburg? ELO sucht auch nach Mozart, Festspiele, Intendant, etc. Damit finden Sie mit ELO isearch in Sekundenbruchteilen jedes beliebige Dokument und können auch gleich das zugehörige Dossier öffnen. Ohne Zeitverlust können Sie so direkt Auskunft geben, Dokumente drucken oder mailen oder sich einen Überblick verschaffen. T , F , ocom@ocom.ch, Seite 8 / 9

9 Vorteil 7 Sicherheit Datensicherheit - Haben Sie eine Kopie ihres Papierarchivs? - Was passiert, wenn dieses durch Elementarschäden (z.b. Brand) verloren geht? - Ist Ihr Papierarchiv gegen Diebstahl gesichert? - Haben wirklich nur die berechtigten Mitarbeiter Zugriff auf Lieferantenverträge, Einkaufsbelege, Mitarbeiterdaten usw.? - Ist wirklich die aktuell gültige Vertragsversion oder die korrigierte Rechnung im Archivordner abgelegt oder liegt diese noch auf dem Tisch eines Mitarbeiters? Die Sicherheit eines herkömmlichen Papierarchivs ist oft kaum gewährleistet, da die Umsetzung äusserst schwierig und zeitaufwändig wäre. Digitales Archiv - Daten werden immer direkt und in der aktuellen Version gespeichert - Ablage und Suche sind ortsunabhängig und mit diversen Geräten möglich - Der Zugriff ist nur für autorisierte Personen und nur für die freigegebenen Daten offen - Das gesamte Archiv wird laufend gesichert Und wie steht es um die Revisionssicherheit? ELO erfüllt die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen für die Realisierung eines revisionssicheren EDV Systems. Es muss jedoch zwingend sichergestellt werden, dass die gesamte EDV Anlage die Anforderungen erfüllt. Dazu gehören auch die Eingangsquellen (PC, Scanner, etc.) sowie die Speichermedien. Wir helfen Ihnen gerne, ein entsprechendes System richtig aufzubauen. T , F , ocom@ocom.ch, Seite 9 / 9