Kurzanleitung zur Registrierung für das Buchungs- und Bestelltool von Reisemitteln »RIS light«

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Bernt Schmitt
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1 Kurzanleitung zur Registrierung für das Buchungs- und Bestelltool von Reisemitteln»RIS light«

2 Inhaltsverzeichnis 1. Login/Registrierung.. 2. Die Startseite. 3. Benutzerprofile / Neuanlage Neue Reise/ Buchungen & Anfragen stellen.. 5. Kopierfunktion. 6. Bearbeitung durch das Travel Management.. 7. Reiseunterlagen Kontaktdaten von 17

3 Unser Travel Management bietet Ihnen alle klassischen Reisebürofunktionen und darüber hinaus einen Service, den bisher nur Firmen mit großen Reiseetats gewöhnt sind. Unsere Vorteile für Sie: Leistungsträgerunabhängige Beratung und Beschaffung der Reisemittel Ticket-Fee, verursachergerecht pro Buchung Nutzung aller Buchungskanäle Betreuung Ihrer Mitarbeiter durch ausgebildete Reiseverkehrskaufleute mit langjähriger Erfahrung im Geschäftsreiseverkehr Einsatz von Corporate Cards bzw. Kreditkarten für die Reisemittel möglich Keine Installation von Software sicherer Zugriff auf unser webbasiertes Business Travel Center Keine Verpflichtung zur Abwicklung eines Mindestvolumens 3 von 17

1. Login/Registrierung Registrieren Sie sich einmalig unter www.rank-media.

4 1. Login/Registrierung Registrieren Sie sich einmalig unter und bestellen, verwalten und beantragen Sie Ihre Reisen online. Abb. 1 4 von 17

Registrierung für Neukunden: Einmaliges ausfüllen Ihrer Firmen- und Kontaktdaten, freischalten lassen und als nächstes über den Company Login anmelden. Abb.

5 Registrierung für Neukunden: Einmaliges ausfüllen Ihrer Firmen- und Kontaktdaten, freischalten lassen und als nächstes über den Company Login anmelden. Abb. 2 Bereits registriert oder Zugangsdaten erhalten? Über den Company Login , Password und Firmencode angeben und schon gelangen Sie auf die Startseite. 5 von 17

6 2. Die Startseite Nach dem erfolgreichen Login gelangen Sie auf die RIS light Startseite. In der Übersicht sehen Sie auf den ersten Blick Ihre offenen Vorgänge. Abb. 3 6 von 17

7 3. Benutzerprofile / Neuanlage Sie haben die Möglichkeit über die Funktion Profile Benutzer und Reisende anzulegen und selbstständig zu verwalten. Wurden bereits Profile angelegt, gelangen Sie auf eine Übersicht mit allen Benutzern. Sie haben jederzeit die Möglichkeit diese zu bearbeiten. Über die Funktion Neues Profil legen Sie beliebig viele Reisende in Ihrer Oberfläche an, verwalten darüber Kundenkarten wie z.b. die BahnCard, Miles & More und viele weitere. Abb. 4 7 von 17

4. Neue Reise/ Buchungen & Anfragen stellen Über die Funktion Neue Reise gelangen Sie auf die Oberfläche zur Erstellung neuer Anfragen und Bestellungen.

Abb. 5 Im nächsten Schritt wählen Sie aus der Menüleiste oben Ihre benötigten Reisemittel (Flug, Bahn, Mietwagen, Hotel).

8 4. Neue Reise/ Buchungen & Anfragen stellen Über die Funktion Neue Reise gelangen Sie auf die Oberfläche zur Erstellung neuer Anfragen und Bestellungen. Wählen Sie im ersten Schritt über das Drop-down Menü Ihren Reisenden aus, geben auf Wunsch eine Kostenstelle an, übermitteln ggf. Informationen, die Sie auf der Rechnung benötigen (z.b. abweichende Rechnungsanschrift) und bestätigen diese Eingaben mit Übernehmen. Abb. 5 Im nächsten Schritt wählen Sie aus der Menüleiste oben Ihre benötigten Reisemittel (Flug, Bahn, Mietwagen, Hotel). Über die Funktion Anlage können Sie an das Travel Management weitere Informationen wie z.b. eine Agenda oder Tagungsunterlagen mit Hoteladressen etc. übermitteln. Mit der Funktion Übernehmen bestätigen Sie Ihre Eingaben. Abb. 6 8 von 17

9 Wenn Sie alle Ihre Reisemittel eingeben haben, finden Sie unter Basisdaten noch einmal eine Gesamtübersicht der Daten und angegebenen Reisemittel. Über die Funktion versenden gelangen Sie zum nächsten Schritt. Die Kosten werden in diesem Schritt noch auf 0,00 stehen. Abb. 7 9 von 17

10 Nach dem versenden gelangen Sie zum letzten Schritt. Wählen Sie nun noch aus, ob Sie eine Reiseversicherung wünschen und in welcher Form der Vorgang seitens des Travel Management bearbeitet werden soll. Unverbindliche Anfrage, das Travel Management sendet Ihnen an Hand Ihrer Angaben ein Angebot mit Preisen und Informationen zu Flug, Hotel, Bahn, Mietwagen etc. Es erfolgt keine Buchung und es entstehen keine Kosten. Verbindliche Buchung, das Travel Management bucht die Reisemittel verbindlich entsprechend Ihrer Angaben bei den Leistungsträgern und sendet Ihnen die Buchungsbestätigung und Rechnung. Abb von 17

11 Nach dem Versenden verbindlich/unverbindlich erscheint der Vorgang nun in der Oberfläche Meine Reisen. Sie können an Hand der Legende Live den Stand Ihrer Anfrage/ Buchung beobachten. Abb von 17

12 5. Kopierfunktion Sie haben mehrere Teilnehmer/Reisende, die die gleiche oder eine ähnliche Reise antreten? Mit der Funktion Reisekomponenten kopieren von sparen Sie sich das aufwendige und erneute eingeben von Reiserouten und Reisemitteln. Es werden Ihnen nun die angefragten Reisekomponenten der zu kopierenden Reise angezeigt. Diese können Sie ohne Änderung übernehmen oder aber mit anklicken entfernen oder ändern. Mit der Funktion versenden gelangen Sie wieder zur Abbildung 8. Abb von 17

6. Bearbeitung durch das Travel Management Das Travel Management prüft und bearbeitet nun Ihre Anfrage. Die Reisemittel werden gemäß Ihren Wünschen recherchiert bzw. verbindlich gebucht.

13 6. Bearbeitung durch das Travel Management Das Travel Management prüft und bearbeitet nun Ihre Anfrage. Die Reisemittel werden gemäß Ihren Wünschen recherchiert bzw. verbindlich gebucht. Haben Sie die Funktion als unverbindliche Anfrage versenden gewählt, erhalten Sie nach der Bearbeitung durch das Travel Management ein Angebot per . Abb. 11 Alle angefragten Reisekomponenten wurden nun vorkalkuliert und zusammen mit der Ticket-Fee aufgeführt. In der Anlage finden Sie eine Detailübersicht zu Flugzeiten/-nummer, Hotel und den weiteren gewünschten Reisemitteln. Sagt Ihnen das Angebot zu, können Sie dieses direkt aus der heraus bestätigen und Ihre Reisemittel werden entsprechend dem Angebot und vorbehaltlich der Verfügbarkeit gebucht. Alternativ haben Sie die Möglichkeit das Angebot direkt abzulehnen oder sich in das System einzuloggen und den Vorgang mit Kommentar zu bestätigen oder abzulehnen. 13 von 17

14 Über die Startseite gelangen Sie nach dem Login in das System zu Ihren aktuellen Vorgängen und können diese nun von hier ebenfalls bestätigen oder ablehnen und auf Wunsch mit einer Bemerkung an das Travel Management zurück senden. Abb von 17

7. Reiseunterlagen Nach Fertigstellung und Buchung Ihrer Anfrage im Travel Management erhalten Sie eine E-Mail mit Ihrem Reiseplan und

15 7. Reiseunterlagen Nach Fertigstellung und Buchung Ihrer Anfrage im Travel Management erhalten Sie eine mit Ihrem Reiseplan und Ihren Buchungsbestätigungen. Abb. 13 Zusätzlich finden Sie Ihre Reiseunterlagen im RIS light in der jeweiligen Reise/Vorgang. 15 von 17

Abb. 14 Nach dem Login gelangen Sie auf die Startseite. Unter Aktuelle Vorgänge finden Sie die durch das Travel Management fertiggestellt Reise F.

16 Abb. 14 Nach dem Login gelangen Sie auf die Startseite. Unter Aktuelle Vorgänge finden Sie die durch das Travel Management fertiggestellt Reise F. Mit einem Klick auf die Vorgangsnummer gelangen Sie zu den Details. Ganz unten auf der Seite finden Sie unter Anlagen Ihre Reiseunterlagen, die Sie online jederzeit abrufen können und die auch nach der Reise dort gespeichert bleiben. Abb von 17

8. Kontaktdaten RANK Travel Management Yvonne Anders Travel Management Am Schaumburger Hof 10 53175 Bonn Tel.: +49 (0) 228 307 93 15 Fax: +49 (0) 228 307 93 39 E-Mail: y.anders@rank-media.

17 8. Kontaktdaten RANK Travel Management Yvonne Anders Travel Management Am Schaumburger Hof Bonn Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Denise Antalya Operations Travel Management Am Schaumburger Hof Bonn Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Martin Scholle Operations Travel Management Am Schaumburger Hof Bonn Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) RANK Media Group Alexander Rank Geschäftsführer Am Schaumburger Hof Bonn Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) a.rank@rank-media.com Miriam Zallet Strategie Management Am Schaumburger Hof Bonn Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) m.zallet@rank-media.com 17 von 17

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