Vorstellung der neuen VDI-Richtlinie 4494 Outsourcing am Beispiel der Kontraktlogistik

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1 Fachausschuss 301 Logistiksysteme und -management Vorstellung der neuen VDI-Richtlinie 4494 Outsourcing am Beispiel der Kontraktlogistik

2 Agenda Kurze Vorstellung der Referenten und des Richtlininenausschusses Überblick über die Richtlinie Ziele, Elemente, Stolpersteine... Praxisberichte Brita Normet Erfahrungen einer Einführung Ausblick... Seite 2

3 Der VDI-Richtlinienausschuss stellt sich vor: Seite 3

4 Struktur und Organisation der Richtlinienausschusses VDI-Richtlinie 4494 Leiter: Herr Sayer (MIPS Consulting GmbH) Verlader Logistik- Berater Kontraktlogistik- Anbieter IT- Lösungsanbieter Rechts-Berater BRITA Bayer Würth MIPS Locom Ing.-Büro Gerth FIEGE ClaasStute WISAG PSI (bis 09/2013) LogControll (ab 10/2013 Heussen Federal Mogul BR Consulting Seiffert LSU MAG Metroplan General Anzeiger Normet / Putzmeister (bis 07/2013) Logistik- Realisierung Frank Schneidereit (ab 07/2013) Seite 4

5 Überblick über die Richtlinie Seite 5

6 Zusammenfassung Die neue VDI-RL 4494 stellt erstmals eine umfassende (von der Idee bis zum operativen Betrieb) und ausgewogene (aus Sicht aller Beteiligten) Darstellung eines Kontraktlogistikvorhabens mit klaren Handlungsempfehlungen und Checklisten für die pragmatische Anwendung in der Unternehmenspraxis und geht inhaltlich sowie strukturell über die Normen und Empfehlungen anderer Vereine/Verbände/Normierungsorgane hinaus. Seite 6

7 Sicht des Auftraggebers Grundsätzlich gilt: Je mehr Sorgfalt in die Vorbereitung eines Outsourcing Projektes und im Besonderen in die Erstellung von Lasten- und Pflichtenheft gesteckt wird desto geringer die Anlaufprobleme und damit die Anlaufkosten desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass das Projektplan eingehalten wird desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass die Projektziele erreicht werden, das Projekt insgesamt erfolgreich ist Es müssen entsprechende Ressourcen, personell und monetär, bereit gestellt werden Seite 7

8 Sicht des Auftraggebers.was wichtig ist 1. Klare Zieldefinition! Warum will ich Outsourcen? Was soll erreicht werden? 2. Professionelles Projektmanagement Geeignete Projektleiter und Teammitglieder Klärung: Umgang mit Projektinformationen Hinzuziehen eines externen Beraters sinnvoll? 3. Prozesse Kenne ich eigentlich meine Ist- Prozesse hinreichend? Prozesskennzahlen, aussagekräftige Bewegungs- und Strukturdaten Seite 8

9 Sicht des Auftraggebers 4. Wie sollen die zukünftigen Prozesse aussehen? Sollgrobkonzeptes, Lastenheft, Pflichtenheft Material- und Informationsfluss Schnittstellen Kennzahlen IT- Systeme!!! erfüllt mein Konzept die Zielvorgaben? 5. Prüfung der Auswirkungen des Projektes auf Unternehmensfunktionen und Mitarbeiter Betriebsübergang nach 613a BGB? Veränderungen bei Vor- und Nachgelagerten Funktionen?.aktives Veränderungsmanagement Seite 9

10 Sicht des Auftraggebers 6. Vor und während des Betriebs Hinreichende Tests der neuen Prozesse vor Inbetriebnahme Informationsmanagement: Wer kommuniziert mit wem was 7. Eskalationsmanagement: Wann und wie und was passiert dann 8. Controlling: Kennzahlen Last but not least...vertragsverlängerung oder ggf. Neuausschreibung Seite 10

11 Praxisbeispiel Seite 11

12 Praxisbeispiel Rückblick auf die Einführung nach einem Jahr Klarheit über das Kundenziel Verlassen Sie sich nicht darauf, dass alle Ziele schriftlich fixiert sind. Manche Ziele dürfen nicht offen genannt werden. - Um diese heraus zu finden, sollten Sie die Ziel-Hypothesen des Blatt 1 verwenden. Was sind die K.O.-Punkte des Kunden? Der Auftraggeber sollte seine Punkte in MUSS und KANN aufteilen. Der Auftraggeber sollte seine Entscheidungsgründe gut dokumentiert haben. Besonders die Vorteile / Erwartungen denn das kann eine Basis für den Dienstleister sein. Stellen Sie sicher dass unter einem BEGRIFF oder Abkürzung beide das gleiche verstehen!

13 Praxisbeispiel Rückblick auf die Einführung nach einem Jahr Keine Team-Struktur auf beiden Seiten Kein Vertrauen Kein gemeinsames Verständnis Teilweise gegensätzliche Erwartungen Projekt-Management - Projekt-Leitung - Zuständigkeit - Zeit-Aspekt Prozess unklar

14 Praxisbeispiel Rückblick auf die Einführung nach einem Jahr IT - Interface Kommunikation und Kanäle Kulturelles Verständnis Standort bereit für einen Ausländischen Kunden? Prozess Know-How Klare Vorstellungen was die Aufgabe ist? - Inbound in 24 Sunden - Alle Picklisten, die bis 12:00 Uhr gedruckt sind... werden noch am gleichen Tag fertig - Transportation

15 Ausblick Weiß-Druck des Blatt 1 in Arbeit beim VDI Blatt 3 wird im Frühjahr 2014 erscheinen Ich habe die Richtlinie in einer Geschichte verarbeitet. Diese wird bald auf einer Homepage-Seite des VDI erscheinen.

16 Herzlichen Dank für Ihr Interesse! Für weitere Fragen stehen wir, sowie die Leitung des Richtlinienausschusses gerne zur Verfügung: Hr. Dipl.-Kfm. (Univ.) M. Sayer MIPS Consulting GmbH Herr Uwe Bairischer BRITA Shared Service Center Operations Herr Frank Schneidereit Logistik Realisierung Frank Schneidereit Seite 16