Wissensmanagement mit Arbeitsorganisation 2.0

Transkript

1 Wissensmanagement mit BIB Workshop 27. März 2015 UB Tübingen Eric Retzlaff (BIB BaWü, ZEW Mannheim) & Dr. Jürgen Plieninger (BIB OPL-Komission, Universität Tübingen)

2 Zeitablauf 10:00 12:30 Uhr Einführung in das Wissensmanagement Praxisbeispiele 12:30 13:30 Uhr Mittagspause 13:30 16:00 Uhr Praxisbeispiele 2

3 Was ist Wissensmanagement? Definition: Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen. Wissensmanagement ist weit mehr als Informationsmanagement. Quelle: Gabler Wirtschaftslexikon, < > 3

4 Wo wird Wissensmanagement verwendet? Prozessmanagement: Wie funktionieren Prozesse? Wo werden sie dokumentiert? Qualitätsmanagement: Welches Wissen ist vertrauenswürdig? Wo wird es weiter entwickelt? Dienstleistungsmanagement: Was wissen wir über unsere Kunden? Welche Dienstleistungen lohnen sich? Organisationsentwicklung: Wie soll sich die Einrichtung entwickeln? Wollen wir eine wissensorientierte Einrichtung sein? 4

5 Welche Ziele hat Wissensmanagement? Implizites Wissen zu explizitem Wissen transferieren (Transformationsprozess) Individuelles Wissen in kollektives Wissen wandeln Externes Wissen festhalten und in die interne Wissensbasis integrieren Ist Wissen eine Ressource? 5

6 Welche Theorien und Modelle gibt es? Der (meiner Meinung nach) beste Überblick: Wissensmanagement : Grundlagen, Methoden und technische Unterstützung Autor: Franz Lehner Verlag: München : Hanser Erscheinungsjahr: 2012 Auflage: 4., aktualisierte und erw. Aufl. Format: XII, 385 S. : graph. Darst. ISBN Die Klassiker: North: Praxisorientiert, Treppenmodell Probst/Raub/Romhardt: etwas theoretisch Nonaka/Takeuchi: Berücksichtigung der Rahmenbedingungen 6

7 Die Schmiede des Wissensmanagements Das Beste zusammenführen Auf die eigene Einrichtungen übertragen Theorien anpassen und modifizieren Eigene Konzepte entwickeln Wissen teilen und weitergeben Technik als Werkzeug Quelle: WikiMedia Commons, Eifel07: CC BY-SA 3.0 7

8 Wissenstreppe (in Anlehnung nach North) 8

9 Transformationsprozesse im Alltag (in Anlehnung an Nonaka) Persönliches Gespräch auf dem Flur implizit Gespräche kodieren, Informationen extrahieren Sozialisation Externalisierung Transformationsprozess Kombination Internalisierung Bereits bekanntes Wissen kombinieren, zusammenfügen, entwickeln explizit Umwandlung von Information zu Wissen Learning by doing 9

10 Persönliche Ebene des Wissensmanagement IT-Unterstützung essentiell Es muss aber nicht immer die große Lösung sein! Wissensmanagement als Teil der Arbeitsorganisation Wie werden Abläufe organisiert? Wie werden sie optimiert? Wissensmanagement beginnt im persönlichen Alltag, losgelöst von den äußeren Umständen: WiMa ist in der kleinsten Einheit möglich! 10

11 Teil des persönlichen WiMa [Das Wiki] soll in Zukunft [ ] als persönliches Wissensmanagement genutzt werden, ein Ort sein, an dem Ideen und Vorschläge der Mitarbeiter gesammelt und gegebenenfalls weiterentwickelt werden. Es soll zum selbstverständlichen, alltäglichen Hilfsmittel werden. Quelle: Internes Wissensmanagement in kleineren Bibliotheken : Die Bibliothek des Wissenschaftsparks Albert Einstein / von Katja Stender. - Berlin : Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin, S. : graph. Darst. - (Berliner Handreichungen zur Bibliotheks- und Informationswissenschaft ; 340) 11

12 Wie eine WiMa-Grundlage aufbauen? Möglicher Ansatz: Wiki verwenden Vorteile: Vorhandene Ressourcen unter einer Oberfläche anzeigen Leichte Editierbarkeit und Nachvollziehbarkeit Vielfältige Funktionen ( -Einbindung, RSS-Feed- Übersichten, URL-Integration mit iframe) Versionierung/Dokumentation Sehr gut geeignet für: Arbeitsabläufe und Prozessübersichten (interaktive) Handbücher Office-Ersatz: Alles ins Wiki stellen und dort bearbeiten! 12

13 By snty-tact CC-BY-SA-3.0, via Wikimedia Commons Warum Wikis? Nutzung relativ einfach: teilweise sogar direkt im Browser möglich (siehe PBworks, DokuWiki portable) I.d.R. keine Programmierkenntnisse nötig Grundstruktur jederzeit veränderbar Voraussetzung: Wissen aufbauen und pflegen (Wiki-Gardening-Support) Ein eigenes (Wissens-)Netz flechten! Bereitschaft zum Change Management: Arbeit umstellen: Wiki als Arbeitsgrundlage für fast alle Aufgaben etablieren! 13

14 Problempunkte in Wikis und deren Lösung Motivation Herausstellung der Vorteile Umständlichkeit Eigene Arbeitsweise anpassen Veraltetes Wissen Typisches Problem des Gardening Supports Technische Probleme Fehler lokalisieren und möglichst schnell abstellen Zu hoher Aufwand Kosten/Nutzenanalyse 14

15 Inhalte und Anwendungsfälle Kollegen/innen mit viel Wissen Wie kann ich dieses teilen? Ruhestand Welches Wissen muss ich festhalten? Einarbeitung neuer Mitarbeiter/innen Muss ich das Rad immer neu erfinden? Besuch von Tagungen und Seminaren Wohin wandern die Informationen? Anleitungs-Ordner Wie kann ich Wissen teilen, wie bleibt es aktiv? Projektdokumentation Sind Entscheidungen nachvollziehbar? 15

16 Welches Wiki? Wikimedia? DokuWiki? Twiki? Foswiki?... Welches Wiki sollte ich nehmen? Gibt es schon Plattformen? Was gilt es bei der Einführung zu beachten? WikiMatrix (Beispiel) 16

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25 Eines für alles? Ein Wiki kann nicht alles, es ist keine eierlegende Wollmilchsau! Schwächen bei: Termin- und Kalenderverwaltung Workflows darstellen Diskussionsplattform Literaturverwaltung RSS-Feed-Reader Wikis eignen sich gut als Einstieg in die Welt der und zur Umsetzung des internen Wissensmanagements!

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28 Weiterführende Literatur Wikis erstellen / Edlef Stabenau ; Jürgen Plieninger. Hrsg. Berufsverband Information Bibliothek / Kommission für One-Person Librarians. 1. Aufl (Checklisten ; 16) < Die Qual der Wiki-Wahl: Wikis für Wissensmanagement in Organisationen ; Florian Adler; Ingo Frost; Daphne Gross. 2. akt. Aufl < Internes Wissensmanagement in kleineren Bibliotheken : Die Bibliothek des Wissenschaftsparks Albert Einstein / von Katja Stender. - Berlin : Institut für Bibliotheks- und Informationswissenschaft der Humboldt-Universität zu Berlin, S. : graph. Darst. - (Berliner Handreichungen zur Bibliotheks- und Informationswissenschaft ; 340) <edoc.hu-berlin.de/series/berlinerhandreichungen/ /.../340.pdf> Ein Wiki als internes Wissensmanagementtool der Bibliothek - Vorbedingungen und Erfahrungen (Vortrag auf der ASpB Tagung 2009 am 23. September 2009 in Karlsruhe). Maria-Inti Metzendorf <