Kreditoren Ver- / Bearbeitung. ProzessEinheit

Transkript

1 Kreditoren Ver- / Bearbeitung ProzessEinheit 12. März 2007

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Planungsblatt Arbeitsschritte Termine Zeiteinteilung Flussdiagramm Kurzbericht Anhang Informationsquellen Musterdokumente

3 Planungsblatt Arbeitsschritte Planung erstellen Informationen über das Thema sammeln Informationen zusammentragen Prozessabläufe darstellen Überarbeitung der Prozesseinheit Termine Besprechung der Prozesseinheit mit Frau Fehr: 04. Oktober 2006 Erstellung: 12. Oktober 20. Januar 2007 Beurteilungsgespräch: 05. Februar 2007 Abgabetermin: 09. Februar 2007 Zeiteinteilung Planung geplante Zeit benötigte Zeit Bemerkungen gesamte Planung 20 min. 20 min. - grobe Erstellung 50 min. 50 min. - Titelblatt erstellen 25 min. 35 min. War nicht leicht geeignete Bilder zu finden Planungsblatt erstellen 40 min. 45 min. - Diverse Verbesserungen 30 min. 35 min. Erstellung des Kurzberichtes nebenbei Flussdiagramm Stellte sich mühsam heraus beim Flussdiagramm die Teilschritte zu verschieben 90 min. 110 min. - Erstellung des Flussdiagramms Verbesserungen des Kurzberichtes/Flussdiagramms 45 min. 45 min min. 20 min

4 Flussdiagramm START Visierte Rechnungen aus den internen Mappen nehmen. Richtiges Visum vorhanden? Nein Fehlendes Visum der verantwortlichen Abteilung verlangen. Ja Offene Rechnungen mit dem Finanzeingangsstempel versehen. Rechnungen nach der Fälligkeit ordnen. Rechnungen mit dem Belegnummerstempel versehen. Belegdatum und Belegnummer erfassen und Einzahlungsschein einscannen. A - 4 -

5 A Belegdatum und Fälligkeitsdatum kontrollieren Einzahlungsschein auf Übereinstimmigkeit mit dem Original kontrollieren. Alle Kontrollen i.o.? Nein Korrekturen vornehmen. Ja Kontonummer von der Rechnung übernehmen. Letzte Kontrolle, alle Zahlen, Texte, auf Fehler überprüfen. Alle Erfassungen i.o.? Nein Korrekturen vornehmen. Ja Erfassungsjournal ausdrucken. Drittperson führt Kontrolle aus. B C - 5 -

6 B C Fehler vorhanden? Ja Korrekturen vornehmen. Nein Erfassungsjournal ablegen. Rechnungen ablegen. ENDE - 6 -

7 Kurzbericht Mit dem Wort Kreditor werden die Rechnungen von den Lieferanten bezeichnet. Die Unternehmung bzw. den Rechnungssteller nennt man Gläubiger. Jene, welche die Rechnung erhalten, sind die Schuldner. Die offenen Rechnungen werden mit den internen Mappen aus den verschiedenen Abteilungen in das Finanzsekretariat gegeben. Wenn ich die Rechnungen aus den Mappen nehme, kontrolliere ich, ob die richtigen Visen der entsprechenden Abteilungen vorhanden sind. Bei Unsicherheiten kann ich im Ordner Visumsliste nachschauen. Im Ordner ist auch die Finanzkompetenzliste vorzufinden. Die Liste gibt Auskunft über die Befugnis der einzelnen Personen den Betrag zu visieren. Wenn ich eine Rechnung mit einem falschen Visum bekomme, gebe ich sie umgehend in die entsprechende Abteilung zurück. Nach der Kontrolle datiere ich die Rechnungen mit dem Eingangsstempel der Finanzabteilung. Auf dem Stempel sind die Wörter: Eingang und Finanzen ersichtlich. Dieser Stempel ist wichtig, falls eine Rechnung nicht oder verspätet bezahlt wurde. Somit kann man feststellen, in welcher Abteilung die Verzögerung verursacht wurde. Nach dem Stempeln des Eingangdatums, sortiere ich die offenen Rechnungen nach Fälligkeit. Erste Zahlungspriorität haben Rechnungen, welche schnellstmöglich bezahlt werden müssen (zum Beispiel: Spesen oder Rechnungen mit Skonto). Alle Rechnungen werden mittels Nummerator mit einer Belegnummer versehen. Der Nummerator wechselt automatisch die Belegnummer bei jeder Stempelbewegung. Nach der Erfassung im Computer ins VRSG-System (Verwaltungsrechenzentrum St. Gallen) legen wir die Fakturen unter der Belegnummer im Ordner ab. Nun kann die Arbeit am PC beginnen. Ich starte das Programm VRSG in welchem ich die Lieferantenrechnungen buchen werde. Nachdem ich mich mit dem Lehrlingspasswort angemeldet habe, selektioniere ich bei der Rubrik Finanzbuchhaltung den Ordner Buchen. Es öffnet sich das Fenster Journal. Als Lehrling wählt man das Erfassungsjournal Lehrling. Nun ist das Buchen angesagt (s. Abb. 1 Standardmaske, S. 9). Ich gebe die Belegnummer und das Belegdatum ein. Das eingegebene Belegdatum wird auf der Rechnung als Rechnungsdatum angesehen. Bei den meisten Rechnungen liegt ein Einzahlungsschein bei. Ich ziehe den Einzahlungsschein durch den SwissReader, der die Referenznummer des Einzahlungsscheins einscannt. Durch diesen Vorgang wird der Einzahlungsschein elektronisch auf dem Bildschirm abgebildet (s. Abb. 2, S. 10). Das Einscannen mit dem SwissReader übernimmt gewisse Daten wie Belegdatum, Betrag, Fälligkeitsdatum, Gläubiger sowie Schuldner. Ich passe die Daten individuell nach Rechnung an. Anhand des Belegdatums berechnet das System das Fälligkeitsdatum automatisch. Im Normalfall sind es 30 Tage minus fünf Tage. Somit ist eine fristgerechte Zahlung gewährleistet. Wenn eine Einzahlung innerhalb von zehn Tagen erfolgen sollte, wird meistens ein Skonto von 2% gewährt. Diesen muss man manuell eingeben. Im ersten Textbaustein schreibe ich prägnante, wenn nicht schon vorgegebene Sätze. Den zweiten Textbaustein übernimmt es von selbst, nämlich die Firma unseres Gläubigers. Nun sind alle Daten eingegeben. Jetzt kann ich dieses Fenster mit dem Speicher-Button schliessen. Nun komme ich zu jenem Fenster zurück, welches ich am Anfang selektionierte, bevor ich den Einzahlungsschein durch den SwissReader gezogen habe. Im Fall, dass das System den Kreditor noch nicht kennt, erfasse ich ihn. Dass heisst, ich muss die Daten des Gläubigers (Firma, Adresse, Sitz etc.) im System aufnehmen. Falls eine einmalige Rechnung kommt, erfassen wir den Kreditor nicht. Er bekommt anstatt einer eigenen Kreditorennummer, die Nummer L.999 zugeordnet

8 Nun gebe ich die Kontonummer, welche von der Abteilung kontiert wurde, ein. Die Kontonummer besteht aus drei Elementen: 1. Funktion, 2. Art (Kostenart) 3. Unterkonto (Ermessen der Gemeinde). Zwischendurch kommt es vor, dass ein Betrag gesplittet wird und auf zwei Kontonummern verbucht werden muss. Die Buchung ist erst dann abgeschlossen, wenn Soll-Haben ausgeglichen sind. Das endgültige Abschliessen löse ich mit der Taste Enter aus. Sobald die Soll-Haben Buchung ausgeglichen ist, eröffnet es mir automatisch ein neues Fenster mit der nächsten Belegnummer. Wenn alle Kreditoren erfasst sind, drucke ich das Erfassungsjournal Lehrling aus, um es von einer Drittperson (z.b.: Frau Brunn, Frau Pontiggia, Frau Fueter oder Herrn Basso) kontrollieren zu lassen. Fehler in Buchungstexten lassen sich leichter beheben als Betrag-, Datums- und/oder Kontonummer-Fehler, weil man keine Stornierung vornehmen muss, sondern einfache Textkorrekturen. Sobald man das O.K. der Drittperson bekommen hat, kann man das Erfassungsjournal im Ordner ablegen. Abgelegte Erfassungsjournale werden von den Revisoren gern gesehen, da eine Kontrolle der Kreditoren-Zahlungen vorhanden ist. Die Lieferantenrechnungen kann man unter der Belegnummer fortlaufend ablegen. Damit sind die Rechnungen später wieder schnell und unkompliziert zu finden. Infolgedessen ist die Ver-/Bearbeitung der Kreditoren abgeschlossen. Jeweils am Montagund am Donnerstagmorgen werden die Zahlungen durch Frau Fehr (Abteilungsleiterin Finanzen, Ausbildungsverantwortliche Lehrling) und Herrn Basso (Sachbearbeiter Rechnungswesen, Ausbilder des Lehrlings) ausgelöst

9 Anhang Informationsquellen Meine Informationsquellen waren alle Personen, welche im Finanzsekretariat arbeiten. Frau Fehr (Finanzsekretärin), Herr Basso (Sachbearbeiter Finanzen), Frau Brunn (Sachbearbeiterin Finanzen) wie auch Frau Pontiggia (Sachbearbeiterin Finanzen) gaben Auskunft. Als erstes wurden mir die Teilschritte von Herrn Basso erklärt. Schritt für Schritt wies er mich auf Fehlerquellen und diverse andere wichtige Sachen hin. Bevor ich mit der Prozesseinheit startete, erklärte mir Frau Brunn noch einmal die verschiedenen Teilschritte des Ver-/Bearbeiten der Kreditoren. Somit waren mir die Prozessabläufe sehr aktuell und klar. Musterdokumente Abbildung 1-9 -

10 Abbildung

11 Die Gliederungsnummern: 1701 Wasser, 1710 Abwasser und 1720 Kehricht sind mehrwertsteuerpflichtig