Kuratle & Jaecker Industriestrasse Niederbipp

Transkript

1 Prozesseinheit 3 Kuratle & Jaecker Industriestrasse Niederbipp Seite 1 von 10

2 1. Flussdiagramm Berichte Einführung in die Prozesseinheit Prozessbeschrieb Musterdokumente Lagerbewegungsliste Lieferschein Pendenzenliste Lernjournal Schlusswort Seite 2 von 10

3 1. Flussdiagramm Start Lagerbedarf abklären Nein Bestellung notwendig? Ja Ende Bestellung beim Lieferanten auslösen Nein Auftragsbestätigung erhalten? Ja nachfragen Auftragsbestätigung kontrollieren 1 Seite 3 von 10

4 1 Nein Auftragsbestätigung i.o? Ja Reklamieren und neue Auftragsbestätigu ng anfordern Nein Wareneingang rechtzeitig? Ja Nachfragen und Druck machen beim Lieferanten Warenkontrolle durch Lager Nein Ware i.o.? Ja Reklamieren und Gutschrift verlangen Ware einbuchen Gutschrift verbuchen Rechnung fakturieren Ende Seite 4 von 10

5 2. Berichte 2.1 Einführung in die Prozesseinheit Die Warenbewirtschaftung ist neben dem Verkauf eine der wichtigsten Aufgaben in unserem Betrieb. Denn ohne den Einkauf könnten wir auch nichts verkaufen. Täglich kommen bei uns mehrere Tonnen Holzwerkstoffe ans Lager. Da ich während meiner Ausbildung viel Zeit im Einkauf verbracht habe und jeden Tag selber die Warenbewirtschaftung übernehmen durfte, ist dieses Thema Warenbewirtschaftung im Einkauf sehr geeignet für mich. Ich kann so die genauen Schritte besser überdenken und der ganze Prozess wird mir von Tag zu Tag klarer. 2.2 Prozessbeschrieb Die Warenbewirtschaftung beginnt bei der Überwachung des Lagerbestandes. Dazu drucke ich eine Lagerbewegungsliste aus. Auf dieser sehen wir den Verbrauch des Vorjahres, den aktuellen Verbrauch, unser Bestand und ob noch eine Bestellung von dieser Ware offen ist. Jede Warengruppe muss mindestens jeden zweiten Tag angesehen werden. Ich überprüfe wie lange der Lagerbestand noch reicht und falls nötig wird eine Lieferantenbestellung gemacht. Wir müssen immer den Mindestbestand plus einen Sicherheitsbestand an unserem Lager haben. Dabei muss auf die Lieferfrist und auf eine mögliche Mindestabnahmemenge geachtet werden. Bei der Überwachung des Lagerbestandes kommen wir bereits zu unserer ersten kritischen Schnittstelle. Bei einem Handelsbetrieb sollte nie ein Produkt in den Warenausstand geraten und wir sollten immer lieferbereit sein. Falls dann doch ein Produkt in den Ausstand fällt auf Grund von Lagerdifferenzen muss sofort gehandelt werden. Man muss mit dem Lieferanten Kontakt aufnehmen damit dieser die Ware so schnell wie möglich liefern kann. Die Artikel werden dann auf eine Ausstandsliste gesetzt, damit wir die Kunden darüber informieren können. Als weitere Schnittstellen gelten die Aktionswaren. Unsere Kundschaft aus dem Baumarktbereich machen mit unserer Verkaufsleitung Aktionen ab. Der Einkauf wird dann darüber informiert damit wir die Ware rechtzeitig bestellen können. Aktionsware darf nie im Ausstand sein, deshalb müssen wir die Ware frühzeitig bestellen und dafür sorgen, dass die Ware beim Aktionsbeginn an unserem Lager bereit ist. Nachdem wir die Bestellungen beim Lieferanten ausgelöst haben müssen wir auf die Auftragsbestätigung warten. Diese wird dann kontrolliert ob der Preis, die Ware, die Menge und der Liefertermin stimmen. Falls wir keine Auftragsbestätigung erhalten müssen wir beim Lieferanten nachfragen. Beim Wareneingang wird die Ware von einem Lagermitarbeiter kontrolliert. Wenn alles in Ordnung ist erhalten wir im Einkauf den unterschriebenen Lieferschein und buchen die Ware in unserem System ein. Falls die Ware nicht rechtzeitig bei uns ist müssen wir beim Lieferanten nachfragen und Druck machen damit die Ware nicht in den Ausstand fällt. Falls beim Wareneingang etwas nicht in Ordnung ist zum Beispiel defekte Ware oder eine Fehlmenge wird beim Lieferanten eine Reklamation gemacht und eine Gutschrift angefordert. Sobald wir die Rechnung / Gutschrift erhalten haben wird diese visiert und an unsere Buchhaltung weitergeleitet. Und damit ist dieser Prozess abgeschlossen. Seite 5 von 10

6 3. Musterdokumente 3.1 Lagerbewegungsliste Seite 6 von 10

7 3.2 Lieferschein Seite 7 von 10

8 4. Pendenzenliste Datum: Tätigkeit: Zeit: Erledigt? Brainstorming über Prozesseinheit machen Flussdiagramm machen Titelblatt gestalten Einführung in die Prozesseinheit schreiben Flussdiagramm überarbeiten Pendenzenliste vorbereitet Bericht über den Prozess schreiben Prozesseinheit provisorisch zusammenstellen Musterdokumente zusammentragen 10 Min v 20 Min v 30 Min v 15 Min v 30 Min v 20 Min v 45 Min v 20 Min v 30 Min v Inhaltsverzeichnis einfügen 10 Min v Schlusswort schreiben 20 Min v Abgabe an G. Iaccarino zur Kontrolle 5 Min v Prozesseinheit überarbeiten und verbessern 20 Min v Lernjournal abschliessen 10 Min v Pendenzenliste abschliessen 5 Min v Prozesseinheit ausdrucken und zusammenstellen 10 Min v Abgabe der Prozesseinheit an Anett Schubert 1 Min v Seite 8 von 10

9 5. Lernjournal Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt Tief hoch Ich war von Anfang an sehr motiviert, da ich gerne im Einkauf arbeite und mich die einzelnen Abläufe auch sehr interessieren. Es hat mir Spass gemacht diesen Prozess zu erarbeiten und selbstständig die Warenbewirtschaftung zu übernehmen. Das Erlernen des Prozesses war für mich Schwierig leicht Es war nicht immer einfach, da es immer wieder Situationen gibt wo man sofort handeln muss oder wo es bereits spezielle Abmachungen gibt. Aber genau das ist das spannende im Einkauf. Es ist nicht immer der genau gleiche Prozess und so lernt man immer mehr dazu. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich Unzufrieden sehr zufrieden Ich bin sehr zufrieden mit meiner Arbeit. Ich denke dies liegt auch daran, dass mich dieses Thema mich sehr interessiert und ich ziemlich viel dazu gelernt habe. Durch die Prozesseinheit wurden mir die Arbeitsabläufe viel klarer und es fiel mir von Tag zu Tag leichter den Prozess zu erarbeiten. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen Nichts alles Alles. Weil man mit jeder neuen Bearbeitung eines Prozesses von den alten Fehlern lernen kann. Seite 9 von 10

10 6. Schlusswort Für mich war es wieder einmal eine spannende und lernreiche Arbeit diese Prozesseinheit zu schreiben. Ich konnte mich während dieser Zeit gut auf dieses Thema spezialisieren und konnte somit die einzelnen Arbeitsabläufe genau überdenken. Somit fiel mir die Arbeit von Tag zu Tag leichter. Meine Verantwortliche Lehrperson im Einkauf, Anett Schubert, hatte auch bei allen Fragen eine passende Antwort bereit und ich konnte mich immer an Sie wenden. In Zukunft werde ich bestimmt jedes Mal an diese Prozesseinheit denken sobald ich den Prozess aufs Neue erarbeiten kann. Ich werde auch in Zukunft die Arbeitsschritte genauer analysieren und mir mehr Gedanken darüber machen. Vor allem bei den kritischen Schnittstellen. Seite 10 von 10