Büromaterialbewirtschaftung

Transkript

1 2. Prozesseinheit Büromaterialbewirtschaftung Katharina Stierli 2. Lehrjahr

2 2. Inhaltsverzeichnis 3. Planung und Beschreibung des eigenen Vorgehens, Ziele und Prioritäten Flussdiagramm Kurzbericht Einleitung Hauptteil Schlusswort Beispiel mit Erfahrungen und Schlussfolgerungen Auswertungsbogen des Lernjournals... Fehler! Textmarke nicht definiert. 8. Musterdokumente... Fehler! Textmarke nicht definiert. Bestellliste... Fehler! Textmarke nicht definiert. Bestellbestätigungs- ... Fehler! Textmarke nicht definiert. Lieferschein... Fehler! Textmarke nicht definiert. Monatsrechnung... Fehler! Textmarke nicht definiert. Katharina Stierli 2

3 3. Planung und Beschreibung des eigenen Vorgehens, Ziele und Prioritäten Als ich das Thema meiner Prozesseinheit erhielt, habe ich mich zuerst über die einzelnen Arbeitsschritte informiert. Danach habe ich einen Vorgehensplan erstellt. Nach diesem habe ich mich orientiert. Ich beschloss, als Erstes das Flussdiagramm zu erstellen. Denn mit Hilfe des Flussdiagramms ist es einfacher, den Kurzbericht zu schreiben. Ich entschied mich, das Beispiel mit Erfahrungen und Schlussfolgerungen gleich nach dem Kurzbericht anzugehen. Zur Abwechslung gestaltete ich dann das Titelblatt. Als einer der letzten Punkte habe ich das Inhaltsverzeichnis erstellt. So sieht mein Vorgehensplan aus: Datum Arbeitsschritt PE-Thema erhalten Informationen zur PE sammeln Vorgehensplan erstellen Flussdiagramm erstellen Kurzbericht beginnen Layout kreieren Kurzbericht fertig schreiben Musterdokumente zusammenstellen Beispiel beginnen Titelblatt gestalten Beispiel fertig schreiben Auswertungsbogen des Lernjournals ausfüllen Inhaltsverzeichnis erstellen PE überarbeiten PE korrigieren PE-Abgabe an E. Signer Ziele und Prioritäten 1. Ziel Vorgehensplan einhalten 1. Priorität PE-Vorgaben einhalten 2. Ziel Schöne Gestaltung 2. Priorität Zeitaufwändiges zuerst angehen 3. Ziel Texte kurz und bündig 4. Ziel Abgabetermin einhalten Katharina Stierli 3

4 4. Flussdiagramm Start MA = Mitarbeiter Lagerbestand kontrollieren fehlende Artikel notieren / MA-Bestellungen entgegennehmen Artikel in iba-katalog nachschlagen MA Alternativvorschlag machen Artikel vorhanden? NEIN JA Artikel auf iba.ch bestellen Artikel wird per Post geliefert Lieferung wird zurückgeschickt / Rest wird angefordert Lieferung korrekt? NEIN JA Katharina Stierli 4

5 4. Flussdiagramm Lieferschein visieren und in Ordner ablegen Artikel an MA verteilen / ins Lager verräumen erhalt Monatsrechnung mit iba abklären Rechnung korrekt? NEIN JA Rechnung kontieren Materielle Kontrolle vornehmen Rechnung zur Zahlungsfreigabe weiterleiten Rechnung wird bezahlt Ende Katharina Stierli 5

6 5. Kurzbericht 5.1 Einleitung Ich mache eine Lehre als Kauffrau bei der Aargauer Zeitung AG und bin im 2. Lehrjahr. Seit November 2007 arbeite ich in der Abteilung Konzernfinanzen, im Sekretariat des Chief Finance Officer. Ich erledige allgemeine Sekretariatsarbeiten und bin für das Büromaterial des Bereichs Finanzen und Controlling verantwortlich. In dieser Prozesseinheit erkläre ich den Vorgang der Büromaterialbewirtschaftung. 5.2 Hauptteil Ich kontrolliere regelmässig das Lager, ob noch von allen Artikeln genug vorhanden ist. Falls etwas fehlt, notiere ich mir den Artikel. Gleichzeitig frage ich bei den Mitarbeitern nach, ob sie Büromaterial benötigen. Danach schlage ich die Artikel im iba-katalog nach und schreibe mir die Artikelnummer heraus (Muster Seite 9). Falls der gewünschte Artikel nicht vorhanden ist, suche ich nach Alternativen und mache dem Mitarbeiter einen neuen Vorschlag. Als Nächstes bestelle ich die Artikel auf der Internetseite iba.ch. Wenn ich bestelle, beachte ich immer, dass der Totalbetrag höher als 100 CHF ist. Denn wenn die Rechnung weniger als 100 CHF beträgt, muss noch die Bearbeitungsgebühr bezahlt werden. Die Bestellung wird mir per bestätigt (Muster Seite 10). Innerhalb von zwei Tagen werden die Artikel per Post geliefert. Wenn die Lieferung korrekt ist, visiere ich den Lieferschein (Muster Seite 11) und lege ihn in den Ordner ab. Falls die gelieferte Ware nicht vollständig oder falsch ist, frage ich telefonisch bei iba nach. Ich schicke dann das falsch gelieferte Material zurück oder erhalte in kürzester Zeit den Rest der bestellten Ware. Nachdem das Büromaterial geliefert wurde, verteile ich es an die Mitarbeiter oder verräume es in das Lager. Einige Zeit später erhalte ich eine Monatsrechnung (Muster Seite 12). Diese vergleiche ich mit den Lieferscheinen und falls alles in Ordnung ist, wird die Rechnung mit einem Kontierungsstempel 1 versehen. Ist die Rechnung jedoch nicht korrekt, kläre ich das mit iba telefonisch ab und verlange eine korrigierte Rechnung. Diese erhalte ich dann kurz darauf. Danach nehme ich die materielle Kontrolle 2 vor. Diese mache ich anhand der Lieferscheine. Die Rechnung wird dann zur Zahlungsfreigabe weitergeleitet. Wenn ich die Rechnung visiert zurückbekomme, gebe ich sie in die Buchhaltung, wo sie dann bezahlt wird. 5.3 Schlusswort Während der Prozesseinheit habe ich festgestellt, dass die Büromaterialbewirtschaftung ein wichtiger Bestandteil eines Betriebes ist. Es ist wichtig, dass im Lager immer alles vorhanden ist und es regelmässig kontrolliert wird. 1 Stempel, welcher Angaben des Kontos, der Kostenstelle und der materiellen Kontrolle enthält 2 Unterschrift zur Bestätigung, dass die Rechnung korrekt ist Katharina Stierli 6

7 6. Beispiel mit Erfahrungen und Schlussfolgerungen Anfang Januar begannen die Mitarbeiter im Zahlungsverkehr die Rechnungen des Jahres 2007 abzulegen. Dafür benötigten sie Archivschachteln und Heftverschlüsse. Niemand dachte daran zu kontrollieren, ob davon genügend Vorrat besteht. Einige Tage später gingen die Heftverschlüsse dann aus und man konnte nicht mehr ablegen. Ich musste dann umgehend solche Heftverschlüsse bestellen. Da es so dringend war, musste ich eine Bestellung machen, obwohl die Limite von 100 CHF noch nicht erreicht wurde. Damit wurden zusätzliche Kosten generiert. Dieses Beispiel zeigt: Man muss in die Zukunft schauen, das heisst, Planung ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit. Bevor man eine neue Arbeit beginnt, ist es entscheidend, das Arbeitsmaterial und den Zeitaufwand einzuberechnen, damit man nicht während des Arbeitens überrascht wird. Wenn Büromaterial fehlt oder nur teilweise vorhanden ist, kann ein Arbeitsschritt verlangsamt oder, wie oben genannt, unterbrochen werden. Deshalb ist eine regelmässige Kontrolle und Aktualisierung des Lagers sehr wichtig. Denn so können auch unnötige Kosten und Mehraufwand vermieden werden. Katharina Stierli 7