Prozesseinheit 1 Kreditorenrechnung

Transkript

1 Prozesseinheit 1 Kreditorenrechnung Deborah Furter 1. Lehrjahr Walter Mäder AG Industriestrasse Killwangen

2 Prozesseinheit 1 Walter Mäder AG, Killwangen

3 Kreditorenrechnung Inhaltsverzeichnis Vorgehensplan 3-4 Kurzbericht 5-6 Flussdiagramm 7-8 Auswertungsbogen 9 Musterdokumente Deborah Furter

4 Prozesseinheit 1 Vorgehensplan Ich habe meinen Vorgehensplan in Wochen aufgegliedert, zur einfacheren Übersicht und damit ich für mich ein bisschen mehr Freiheit habe. Woche 5 Woche 6 Woche 7 Woche 8 Woche 9 Woche 10 Woche 11 Woche 12 Beginn PE Vorgehensplan Gedanken zum Flussdiagramm Skizzen Beginn Skizzen in PC erarbeiten Flussdiagramm beginnen Weiterarbeiten Weiterarbeiten Flussdiagramm fertig Bericht fertig Überarbeitungen Kontrolle durch Drittpersonen Woche 13 Abgabe am Walter Mäder AG, Killwangen

5 Kreditorenrechnung D e t a i l i e r t e r Vorgehensplan Dienstag, , bis 13.15, 20 Min. Design gestaltet, Inhaltsverzeichnis erarbeitet Mittwoch, , von bis 21.00, 60 Min. Flussdiagramm am PC gestaltet Dienstag, , von bis 9.00, 60 Min. Kurzbericht begonnen Dienstag, , von bis 22.00, 60 Min. Design gestaltet Montag, , von bis 13.15, 25 Min. Kurzbericht weitergearbeitet Montag, , von bis 23.00, 120 Min. Kurzbericht in Design eingefügt, Flussdiagramm erarbeitet, Vorgehensplan in Design eingefügt, Design überarbeitet Dienstag, , von bis 23.00, 180 Min. Design überarbeitet, Korrekturen vorgenommen Mittwoch, , von bis 19.30, 30 Min. Kurzbericht weitergearbeitet Sonntag, , von Uhr bis Uhr, 180 Min. Design fertig gestellt, Kurzbericht beendet, letzte Änderungen vorgenommen Dienstag, , von Uhr bis Uhr, 120 Min. Letzte Änderungen vorgenommen, Anpassung an Konrtolle von Frau Locher und Frau Djordjevic Deborah Furter 4

6 Prozesseinheit 1 Kurzbericht In meiner ersten Prozesseinheit wurde mir die Aufgabe gestellt, über den Weg einer Kreditorenrechnung der Firma Walter Mäder AG zu berichten. Dies ist eine Arbeit, welche wir täglich machen, daher kam ich sehr gut an die gebrauchten Informationen Bevor eine Rechnung überhaupt bezahlt wird, durchläuft sie mehrere Schritte, welche ich Ihnen erklären möchte. Wenn die Rechnungen von der Post kommen, stempelt man sie als erstes mit dem Verbuchungsstempel ab. Nun muss man sich vergewissern, ob der Kreditor schon erfasst ist. Im Firmenprogramm FOSS gehen wir in das Modul Finanzbuchhaltung (FIBU) zu der Maske KRED (Kreditoren). Dort geben wir den Namen des Kreditors ein. Ist er schon erfasst, erscheinen alle seine Daten und seine Kreditorennummer. Ist er noch nicht erfasst, muss er erfasst werden. Danach wird die Nummer im Stempel eingetragen und die Rechnung kann erfasst werden. Wir fragen uns nun, ob die Rechnung eine Bestellnummer (siehe Musterdokument 1) hat oder nicht. Ist eine Bestellnummer vorhanden, heisst es, dass es Lieferanten von uns sind, die uns Rohstoffe, Gebinde und Handelsware liefern. Diese Kreditoren haben eine hohe Priorität, da sie uns die Produktionsmittel liefern. Im Modul BEBE (Information Bestellbearbeitung) wird geprüft, ob die Kreditorennummern übereinstimmen. Sind verschiedene Nummern vorhanden, schreiben wir sie auf und die Rechnung wird wie die anderen im nächsten Schritt in der Maske RGER (Rechnung erfassen) behandelt, mit dem Unterschied dass die Kreditorennummern umgekehrt werden als bei denen ohne Bestellnummer. Wir geben die Kreditorennummer ein und erstellen einen neuen Beleg. Nun werden die Informationen der Rechnung eingegeben und die neu entstandene Belegnummer aufgeschrieben. Rechnungen ohne Bestellnummer müssen nun zum Visum an den jeweiligen Kostenstellenverantwortlichen geschickt werden. Um herauszufinden, welcher Verantwortliche die Rechnung bekommt, kann man auf unseren Kostenstellenplan schauen. Diejenigen mit Bestellnummer werden nun im Einkauf WM in der Maske RGPR (Rechnungsprüfung) weiterverarbeitet. Man teilt ihnen die richtige Kostenstelle und die richtige Kontierung zu. Man kann unsere Kontenpläne (siehe Musterdokument 2) zur Hilfe nehmen, jedoch ist es beim Einkauf meistens dieselbe Kontierung. Wichtig ist, dass man alles noch einmal kontrolliert. Nach der Kontrolle erstellen wir eine interne Verbindung zwischen dem erstellten Beleg und der Bestellung her. Manchmal entstehen Differenzen beim Nettobetrag, dann muss man nachsehen, ob irgendwelche Transportkosten oder VOC-Zuschläge (Lenkabgabe für giftige Stoffe) vorhanden sind, da der Einkauf nur den Nettobetrag der Ware eingibt. Entsteht eine Differenz aufgrund der Mehrwertsteuer, hat man den Nettobetrag falsch eingegeben und muss es im RGER ändern. Hat es mehrere Positionen, muss man den Einzelbetrag ausrechnen (Nettobetrag Einzelposition * Zuschlag /Nettobetrag). 5 Walter Mäder AG, Killwangen

7 Kreditorenrechnung Zusätzlich verlangt das System dass im BEBE jegliche VOC Daten angegeben werden. Manchmal kann man keine Verbindung herstellen, weil der Wareneingang noch nicht gemacht ist oder die VOC-Daten fehlen, dann wird die Rechnung in den Einkauf geschickt. Entstehen sonstige Preis- oder Mengendifferenzen, ist die Rechnung auch in den Einkauf zu senden. Ist alles in Ordnung, schliessen wir die Rechnung ab. Wenn die visierten Rechnungen zurück kommen, gehen wir zum Modul Einkauf WM in die Maske RGPO (Rechnungsprüfung ohne Referenz). Wir geben die Belegnummer ein und erstellen eine Neuanlage (neues File). Das heisst, man teilt auch hier den Rechnungen die richtige Kontierung zu. Hier kann man die Kontenpläne zur Hilfe nehmen, da diese Rechnungen schwieriger zu kontieren sind. Man gibt sie im RGPO ein und kontrolliert noch einmal alles. Wenn man fertig ist, kann man die Rechnung abschliessen. Hat man alle Rechnungen weiterverarbeitet und abgeschlossen, muss man sie in das Modul FIBU übernehmen. Das heisst, man macht eine Rechnungsübernahme, bei der alle Rechnungen nachher im FIBU sind. Für uns heisst das jetzt, dass sie zahlbereit sind. Vor der Zahlung bekommen wir einen Betrag vom Finanzchef mitgeteilt. Dieser besagt, wie viel wir für diese Woche ausgeben dürfen. Bevor wir jedoch nun mit dem Betrag die Zahlungen beginnen, müssen wir die Skontorechnungen heraussuchen. In diesem Fall müssen wir sie separat bezahlen. Auf allen Rechnungen mit Skonto muss man den Skontobetrag ausrechnen und erneut hinschreiben, denn diese Rechnungen müssen normalerweise in Tagen bezahlt werden. Dafür erstellt man eine separate Infozahlvorschlagsliste (siehe Musterdokument 3). Für die anderen Rechnungen erstellen wir auch eine Infozahlvorschlagsliste mit dem Betrag, den wir vom Finanzchef bekommen haben. Wir müssen nochmals nachsehen, ob die wichtigen Rechnungen in der Infozahlvorschlagsliste enthalten sind, da wir für einzelne Rechnungen schon gemahnt worden sind. Um sich zu versichern, ob die Rechnungen dem Betrag des Finanzchefs entsprechen, müssen alle nochmals separat summiert werden. Wenn alles korrekt ist, können wir den Zahllauf absetzen. Danach erstellen wir eine definite (scharfe) Liste mit den genauen Beträgen von allen Rechnungen, die wir bezahlen werden. Dieser muss noch von 2 Personen unterschrieben werden, welche im Handelsregister eingetragen sind. Danach schicken wir den Vergütungsauftrag an unsere Bank damit dort die Zahlungen ausgeführt werden können. Daraufhin wird unsere Bank uns die Rechnungen belasten. Die Rechnungen werden alle mit dem Zahlungsdatum abgestempelt und abgelegt. Deborah Furter 6

8 Prozesseinheit 1 F l u s s d i a g r a m m Start Die Rechnung trifft bei uns ein Kreditor vorhanden? Ja Nein Kreditor muss neu erfasst werden Rechnung wird erfasst Bestellnummer vorhanden? Ja Rechnung wird im Modul RGPR weiterverarbeitet Nein Rechnung wird zum Kostenstellverantwortlichen zum Visum gegeben Visierte Rechnung wird im Modul RGPO weiterverarbeitet Walter Mäder AG, Killwangen

9 Kreditorenrechnung 1 2 Rechnungsübernahme: Rechnung wird vom Einkaufsmodul ins FIBU übernommen Der Finanzchef gibt den Betrag für die wöchentlichen Zahlungen bekannt Skonto vorhanden? Nein Wir erstellen eine Infozahlvorschlagsliste gemäss dem Betrag Ja Skonto wird abgezogen, Rechnung muss schneller bezahlt werden Rechnungen raussuchen und kontrollieren Absetzen vom Zahllauf und von 2 Personen die im Handelsregister eingetragen sind unterschreiben lassen Ende Deborah Furter 8

10 Prozesseinheit 1 A u s w e r t u n g d e r Lernjournale Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil es mir sehr viel Spass gemacht hat den Prozess nachzustellen und ich den Prozess auch im Geschäft gut nachvollziehen kann und er mich interessiert. Das Erlernen der Prozesse war für mich schwierig einfach weil mir der Prozess mit der Infozahlvorschlagliste und der definitiven Liste in der Praxis schwer fiel. Der Rest jedoch verstand ich nach geringer Zeit und setzte ihn auch selbstständig durch. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich zufrieden sehr zufrieden weil ich mir sehr unsicher bin, ob ich die Forderungen von Arbeitgeber und ÜK- Leiter richtig verstanden und umgesetzt habe, da es meine erste Prozesseinheit ist. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil ich gelernt habe Sachen ins Detail genau auszuführen. Schon der kleinste Fehler oder Unachtsichtkeit kann eine Menge Probleme aufbringen. Und um diese wieder gut zu machen braucht man viel länger als einfach alles genau zu machen und zu kontrollieren. 9 Walter Mäder AG, Killwangen

11 Kreditorenrechnung M u s t e r d o k u m e n t 1 Bestellnummer Buchungsstempel D e b o r a h F u r t e r 10

12 P ro ze s s ein h e i t 1 M u s t e r d o k u m e n t 11 W a l t e r M ä d e r A G, K i l l w a n g e n 2

13 Kreditorenrechnung M u s t e r d o k u m e n t 3 Einzelbetrag Fremdwährung Einzelbetrag CHF Kreditorennummer und -name Gesamtbetrag CHF Gesamtbetrag Fremdwährung D e b o r a h F u r t e r 12