Seefracht-Sendung. Arlinda Kurtaj

Transkript

1 Seefracht-Sendung Arlinda Kurtaj Schaetti AG, Wallisellen 3. Prozesseinheit, April 2008

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Kurzbericht Einleitung... 3 Prozessbeschreibung Schnittstellen... 5 Schlusswort... 5 Flussdiagramm Vorgehensplan... 9 Anhang... Musterdokumente... Formular <<Aufgabenstellung mit Vereinbarung>>... Auswertungsbogen zum Lernjournal... Formular <<Bewertungsblatt Prozesseinheit mit Beurteilung>>... A1 A2 A3 A4 Arlinda Kurtaj Seefracht-Sendung / April 08 Seite 2 von 9

3 Kurzbericht Einleitung Nun bin ich kurz vor meinem Lehrabschluss. Meine 3. und letzte Prozesseinheit steht bevor. Momentan bin ich in der Spedition tätig. Diese Abteilung ist für die Transporte der Waren zuständig. Diese können per Luftfracht - Flugzeug, per Landverkehr - LKW, per Bahnfracht Zug und per Seefracht Schiff durchgeführt werden. Meine Berufsbildnerin und mein jetziger Betreuer, der Leiter von der Speditionsabteilung haben sich entschieden bzw. mir vorgeschlagen, den Prozess über die Seefracht Sendung zu schreiben. Prozessbeschreibung 1. Erhalt Verkaufsdossier Wir erhalten das Verkaufsdossier von der Abteilung Verkauf. Das Dossier beinhaltet -die Bestellung des Kunden z.b. ausgedrucktes -Prüfresultate des Produktes, welche durch die Abteilung Labor erstellt werden -den Rüstschein und unsere Auftragsbestätigung (durch Verkauf erstellt) -den ausgedruckten Auftrag 2. Alle Angaben vorhanden? Ich überprüfe im Dossier den Auftrag, ob alle für mich benötigten Angaben wie, Auftragsnummer, Menge, Verpackung und Liefertermin ersichtlich sind. Welche Speditionsfirma wir dafür beauftragen, weiss ich schon im Voraus. Die Abteilung Verkauf macht zuerst eine Anfrage für den Transportpreis an die Speditionsabteilung, (damit sie dem Kunden die Offerte senden können) bevor sie uns das Dossier zur Bearbeitung geben. Nein: Dossier zurück an Verkauf Zurück zu Schritt 1. Ja: Weiter mit Schritt Auftrag im Navision (Betriebssystem) bearbeiten Im Betriebssystem Navision suche ich den Auftrag und gebe die nötigen Angaben, wie das Buchungsdatum und weitere (Abbildung) ein. Arlinda Kurtaj Seefracht-Sendung / April 08 Seite 3 von 9

4 4. Benötigte Dokumente ausdrucken Danach drucke ich die benötigten Dokumente aus: Original-Rechnung und 5 x Kopie, Original- Packliste und 4 x Kopie, Original-Speditionsauftrag und 1 x Kopie, Ausfuhranmeldung (3 Blätter) 5. Zollpapiere stempeln und unterschreiben Auf der Ausfuhranmeldung 1 ist der Stempel der Firma nötig sowie meine Unterschrift (auf alle drei Blätter). 6. Dokumente sortieren Dokumente Kundenversand: Original-Rechung (Musterdokument 1)und zwei Kopien, Original- Packliste und zwei Kopien in einem Couvert bereitstellen. Dokumente Warenversand (diese werden mit der Ware verschickt): Original-Lieferschein und zwei Kopien, eine Kopie der Packliste, zwei Rechnungskopien, Ausfuhranmeldung (3 Seiten) in einem roten Dokument-Couvert bereitstellen. Dokumente Ablage: Original-Speditionsauftrag (Musterdokument 2) Dokumente Verkaufs-Dossier: Eine Kopie des Speditionsauftrages, eine Kopie der Packliste, eine Rechnungskopie 7. Exportdokumente an Spediteur faxen Ich faxe den Speditionsauftrag, die Rechnung, sowie die Ausfuhranmeldung (nur gelbe Seite(Musterdokument 3)) an den Spediteur. 8. Verschiffungsdaten vom Spediteur erhalten? Innerhalb von ca. einer Woche sollte ich über die Verschiffungsdaten der Ware, vom Spediteur informiert werden. Nein: Spediteur kontaktieren Sollte das nicht der Fall sein, muss ich den Spediteur telefonisch kontaktieren. Weiter mit Schritt 9. Ja: Weiter mit Schritt Verschiffungsdaten an Kunde per weiterleiten Sobald ich die Verschiffungsdaten vom Spediteur erhalten habe, leite ich diese an den Kunden per weiter. 10. Versandbestätigung inkl. Original BL erhalten? Ca. eine Woche nach der Verschiffung der Ware, sollte ich die Versandbestätigung (Musterdokument 4) inkl. Original BL 2 (Musterdokument 5) vom Spediteur erhalten. Nein: Spediteur kontaktieren Sollte dies nicht der Fall sein, muss ich den Spediteur telefonisch kontaktieren. Ja: Weiter mit Schritt Scan Verschiffungsdokumente inkl. Original BL per an Kunde senden Ich scanne das BL, die Packliste, die Rechnung (ev. auch Ursprungszeugnis, falls es eins hat) ein und sende diese schon im Voraus an den Kunden per Verschiffungsdokumente inkl. Original BL per Kurier an Kunde senden Zum Schluss sende ich die Dokumente (unterschrieben) welche ich im Schritt 6 bereitgestellt habe, zusammen mit dem BL (Orginal und Kopie) per Kurier an den Kunden. 1 Die Ausfuhranmeldung braucht man für die Anmeldung von Waren, die ins Ausland in NICHT-EU Ländern verkauft werden sollen. 2 BL = Bill of Lading bzw. den Seefrachtbrief/das Konnossement ist der schriftliche Nachweis von der Reederei, dass sich die Ware auf dem Schiff befindet. Das BL ist ein Wertpapier und nur mit dem Original BL kann die Ware im Empfangshafen gelöscht werden. Arlinda Kurtaj Seefracht-Sendung / April 08 Seite 4 von 9

5 Schnittstellen Zwischen der Speditionsabteilung und dem Verkauf. Falls ich nicht alle benötigten Angaben im Auftrag (Verkaufsdossier) finden kann, gebe ich das Dossier zur Ergänzung zurück. Ich kann auch den Verkauf selber schnell fragen und es im Betriebssystem eingeben. Zwischen dem Spediteur und der Speditionsabteilung (Schaetti). Es kann vorkommen, dass der Speditionsauftrag, welchen ich gefaxt habe, abhanden geht und der Spediteur erhält diesen gar nicht. Deshalb muss ich, sobald der Abholtermin überfällig ist, den Spediteur kontaktieren um die entsprechende Abholung nachzufragen, damit sie die Ware abholen können. Zwischen der Reederei (Schiffahrtsgesellschaft) und der Speditionsfirma bzw. zwischen der Speditionsabteilung (Schaetti) und dem Kunden. Es kann vorkommen, dass ein Schiff später abfährt, als geplant. Die Versandbestätigung und die BL erhalte ich dementsprechend auch später. Zwischen dem Spediteur und dem Kunden. Somit wird die Ware nicht rechtzeitig geliefert. Deshalb muss ich den Kunden informieren. Schlusswort Dieser Prozess ist sehr wichtig, damit die Ware möglichst termingerecht sicher und günstig beim Kunden ankommt. Ich war sehr motiviert, weil ich bei der 1. und 2. Prozesseinheit motiviert gearbeitet hatte und am Schluss ein gutes Ergebnis erzielt habe. Der Vorgehensplan war mir eine grosse Hilfe. Im Internet fand ich gute Erklärungen zu meinem Thema und meinem Betreuer konnte ich auch jederzeit Fragen stellen. Am Schluss lies ich meine PE von einer Kollegin durchlesen um Fehler zu vermeiden. Im Grossen und Ganzen hat es mir viel Spass bereitet, meine Prozesseinheit zu erstellen. Ich sehe die Zusammenhänge viel bessr ein und die Vernetzung zwischen den verschiedenen Abteilungen. Arlinda Kurtaj Seefracht-Sendung / April 08 Seite 5 von 9

6 Flussdiagramm Arlinda Kurtaj Seefracht-Sendung / April 08 Seite 6 von 9

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9 Vorgehensplan Information Wenn ich den Prozess bearbeite, mache ich mir Notizen. Bei Fragen, kann ich mich bei meinem Betreuer erkundigen. Ausserdem kann ich im Internet verschiedene Infos über meine Prozesseinheit finden, wie z.b. Checkliste. Planung Ich erstelle den Vorgehensplan. Mithilfe meines Vorgehensplanes kann ich mir die Zeit gut einteilen. Entscheidung Ich entscheide, wie ich mein Titelblatt gestalten will, mit Bilder oder ohne etc. Welche Musterdokumente möchte ich beilegen? Mit was fange ich zuerst an? Realisation Ich realisiere alles nach meinem Vorgehensplan. Kontrolle Ich gehe die Checkliste der PE druch und kontrolliere, ob ich alles gemacht habe. Danach lese ich meine PE nochmals durch und prüfe die Rechtschreibung und Grammatik. Auswertung Während meiner PE fülle ich meine Lernjournale aus. Wenn ich mit der PE fertig bin, fülle ich den Auswertungsbogen zu Prozesseinheit. Danach gebe ich meine PE an meine Berufsbildungsverantwortliche und meinem Betreuer ab, von denen meine Dokumentation bewertet wird. Zeitplan Tätigkeit Datum Zeitaufwand Priorität Ziel Flussdiagramm h 1 Prozess grafisch verständlich darstellen Kurzbericht h 2 Teilschritte gut erklärt, verständlich mit Einleitung und Schlussteil Inhaltsverzeichnis h 3 Übersicht der Themen Titelblatt h 3 Übersicht wer, was, wann, wo Muster h 3 Drittperson kann sich den Prozess besser vorstellen Vorgehensplan h 2 Zeit gut einteilen, nicht in Stress kommen Alles drucken und zusammenstellen h 3 Dokumentation sauber und vollständig 1. Priorität = wichtig und dringend 2. Priorität = wichtig 3. Priorität = wichtig aber nicht dringend Arlinda Kurtaj Seefracht-Sendung / April 08 Seite 9 von 9