Pendenzenliste nach IPERKA Ziele Kurzbericht Einleitung Hauptteil Schlusswort Flussdiagramm...

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1 Inhaltsverzeichnis Pendenzenliste nach IPERKA... 2 Ziele... 3 Kurzbericht... 3 Einleitung... 3 Hauptteil... 3 Schlusswort... 4 Flussdiagramm... 5 Wörterverzeichnis... 6 Erfahrungsberichte... 7 Auswertungsbogen... 8 Seite 1

2 Pendenzenliste nach IPERKA Tätigkeit Spätestens erledigt bis: Erledigt am: I nformieren Ausdrucken der Aufgabenstellung der PE 2 Sorgfältig durchlesen KW Sammeln aller Unterlagen welche ich für die PE 2 benötige. KW Erstellen der Pendenzenliste KW P lanen Layout auswählen, erste Ideen für Titelblatt KW Formulierung von klaren, erreichbaren Zielen KW E ntscheiden Entwurf des Flussdiagrammes erstellen und überprüfen lassen KW Welche Musterdokumente? KW Titelblatt fertig gestalten KW R ealisieren Einfügen des definitiven Flussdiagrammes KW Schreiben des Kurzberichtes KW Erfahrungsberichte schreiben KW K ontrollieren PE sorgfältig durchlesen, allfällige Fehler, Unstimmigkeiten korrigieren Von Fachperson und Aussenstehendem durchlesen lassen, erneut korrigieren KW KW A uswerten Auswertungsbogen ausfüllen, PE fertig zusammenstellen KW Seite 2

3 Ziele - Ich erstelle die PE 2 ohne von meinem Pendenzenplan abzuweichen. - Meine PE ist für eine aussenstehende Person klar und verständlich. - Rechtschreibung, Grammatik und Inhalt müssen korrekt sein. Kurzbericht Einleitung Zurzeit arbeite ich in der Spedition. Dort werden die Teile für den Versand vorbereitet und sämtliche Versandpapiere und die Rechnung erstellt. Der Versandservice variiert je nach Land. Aber der Wunsch des Kunden ist massgebend. Ich bereite die Sendungen ins Ausland vor, die mit dem Schnellservice TNT 1 geliefert werden. Hauptteil Liste ausdrucken Zuerst drucke ich eine Versandliste mit den noch auszuliefernden Bestellungen. Auf dieser Liste sind wichtige Informationen wie z.b. die Erfassungsnummer der Bestellung, der Liefertermin und die zu versendende Menge ersichtlich. Sind genug Teile am Lager? Auf der Liste sehe ich auch den Lagerbestand. Ich kontrolliere ob der Lagerbestand die Bestellmenge deckt. Der Laubscher Präzision AG ist gestattet, 10% der bestellten Menge zu überliefern oder 10% zu unterliefern. Mit PPS 3 abklären Wenn keine Teile oder nur eine Teilmenge am Lager ist, muss ich abklären wo sich die Teile befinden. Ich schaue im ABAS 2 nach in welcher Abteilung die Teile sind oder erkundige mich im PPS 3, wann und wie viel von den benötigten Teilen ans Lager kommen werden. Wenn die Restmenge in den nächsten Tagen ans Lager kommt, warte ich. Dauert es einige Wochen oder sind die Teile sehr eilig, sende ich nur eine Teillieferung mit den vorhandenen Teilen. Bestellung holen Bei einer Teillieferung oder beim Versand der gesamten Bestellmenge, suche ich den Auftrag in der Ablage anhand der Erfassungsnummer auf der Versandliste. Auf der Bestellung schaue ich nach, ob Zertifikate verlangt werden. Wenn ja, besorge ich diese. Teile dem Lager entnehmen Sowohl auf der Bestellung als auch auf der Versandliste ist die Kundennummer aufgeführt, mit dem auch die Regale des Lagers beschriftet sind. Anhand der Zeichnungsnummer suche ich dann die benötigten Teile in dem entsprechenden Regal. Teile verpacken Einer Liste mit fortlaufenden Nummern entnehme ich die LPT 4 -Nummer. Diese dient als Identifikation des Paketes. Je nach Grösse und Gewicht der Teile wähle ich den Verpackungskarton. Nach dem Wiegen der Teile notiere ich mir das Netto- und Bruttogewicht, sowie den Betriebsauftrag und die Stückzahl der Teile auf einem Notizzettel. Das Bruttogewicht und die LPT 4 -Nummer vermerke ich ausserdem noch auf dem Karton. Seite 3

4 Lieferschein und Rechnung erstellen Wichtig ist, dass der Inhalt des Lieferscheins korrekt ist. Vorher ist es nicht möglich die Rechnung zu schreiben, da das Buchen des Lieferscheins zwingend notwendig ist. Danach kann ich nichts mehr daran verändern. Wenn alles ordnungsgemäss erledigt ist, kann ich die Rechnung für den Kunden erstellen. siehe Musterdokumente Lieferschein und Rechnung Inhalt korrekt? Damit ich nicht unnötig Papier verschwende, schaue ich mir die Dokumente als erstes in der Seitenansicht an. Sehe ich keine Fehler, drucke ich Lieferschein und Rechnung. Korrigieren Sollte ich in der Seitenansicht oder gar erst nach dem Ausdrucken Fehler finden, korrigiere ich diese umgehend. Anschliessend kontrolliere und drucke ich die Dokumente erneut. Versandpapiere erstellen Wenn Lieferschein und Rechnung gedruckt sind, kann ich die Auslandsendung beim Zoll anmelden im Programm Expovit E-dec 5. Dort gebe ich die wichtigsten Daten wie z.b. den Inhalt und das Gewicht des Paketes ein. Sind alle Angaben vollständig und korrekt drucke ich die Ausfuhrliste 6. siehe Musterdokument Ausfuhrliste 6 Sendung bei TNT 1 anmelden Damit TNT 1 über die Sendung informiert ist, melde ich meine Sendung online bei ihnen an. Auch hier trage ich die wichtigsten Informationen vollständig und korrekt ein. Danach kann ich den Frachtbrief 7 drucken, der dem Paket beigelegt wird. siehe Musterdokument Frachtbrief 7 Teile fertig verpacken Der Lieferschein kommt mit einer Rechnungskopie und den Zertifikaten in ein Lieferscheincouvert und ich lege es ins Paket. Ich achte darauf, dass die Teile genügend gepolstert sind, so dass sie nicht im Paket herumrutschten. Anschliessend schreibe ich noch eine Etikette mit der entsprechenden Lieferadresse und lege die nötigen Versandpapiere neben das Paket. Papiere zusammenstellen und ablegen Ist das Paket versandbereit und sind alle nötigen Dokumente vorhanden, ordne ich die Papiere, die bei uns bleiben und lege sie ab. Sobald das Paket die Firma verlässt ist der Prozess für mich abgeschlossen. Schlusswort Hat man den Prozess einmal verstanden und bekommt die nötige Routine, so ist er schnell beendet. Da ich diese Arbeit jedoch nicht sehr häufig erledigen konnte, brauchte ich immer mehr Zeit und mir unterliefen mehr Fehler als sonst. Trotzdem ist es ein sehr spannender Prozess, den ich gerne bearbeite. Seite 4

5 Flussdiagramm Start Liste ausdrucken Sind genug Teile am Lager? nein Mit PPS 3 abklären ja Bestellung holen Teile dem Lager entnehmen Teile verpacken Lieferschein und Rechnung erstellen Inhalt korrekt? nein korrigieren ja A Seite 5

6 A Versandpapiere erstellen Sendung bei TNT 1 anmelden Teile fertig verpacken Papiere zusammenstellen und ablegen Ende Wörterverzeichnis 1 TNT Thomas Nationwide Transport 2 ABAS Dies ist unser elektronisches Datenverarbeitungsprogramm 3 PPS Ist die Abkürzung der Abteilung Produktion, Planung, Steuerung 4 LPT-Nummer Laubscher Präzision Täuffelen-Nummer 5 Expovit E-dec Programm zur Anmeldung der Sendung beim Zoll für den Export 6 Ausfuhrliste Nachweis für den Export der Ware 7 Frachtbrief Übersicht über Auftrag für den Schnellservice Seite 6

7 Erfahrungsberichte 1. Erfahrung In meinem Prozess erstelle ich viele verschiedene Dokumente. Den Überblick zu behalten ist nicht ganz einfach, vor allem wenn noch andere Arbeiten zu erledigen sind. Es kam einige Male vor, dass ich die Dokumente mehrmals ordnen musste da immer mehr dazu kam und ich alles irgendwie aufstapelte. Ich kann besser arbeiten wenn ich den Überblick über meine Dokumente habe. So ist auch das Risiko kleiner, dass ich etwas vergessen könnte. Ordnung ist daher sehr wichtig. Schlussfolgerung: Ordnung zu halten erspart viel Zeit, Mühe und auch Probleme. Ausserdem hinterlässt es einen besseren Eindruck, einen nicht allzu chaotischen Arbeitsplatz zu haben. 2. Erfahrung Einige Kunden haben verschiedene Rechnungs- und Lieferadressen. Das heisst, die Ware und die Rechnung gehen nicht an dieselbe Adresse. Es kam vor, dass ich übersah, dass der Kunde eine andere Lieferadresse hat. Erst als ich den Lieferschein kontrollierte bemerkte ich meine Fehler. Hätte ich diesen nicht gesehen wären im schlimmsten Fall die Teile an die falsche Adresse gesendet worden. Schlussfolgerung: Durch aufmerksames Arbeiten und gründliche Kontrolle lassen sich viele Fehler vermeiden. 3. Erfahrung Sobald ich etwas Neues lerne mache ich mir immer Notizen. Unter anderem schreibe ich den Arbeitsablauf 1 zu 1 auf. Bei jedem Ablauf gibt es jedoch Ausnahmen. Diese kritzle ich meist irgendwo am Rand hin, wenn ich sie überhaupt aufschreibe. Der Ablauf Warenversand mit TNT 1 ist ziemlich lang. Ausserdem ist er von Kunde zu Kunde unterschiedlich und daher gibt es viele Ausnahmen. Über jene Ausnahmen wusste ich nicht immer Bescheid und musste häufig nachfragen oder machte Fehler. Hätte ich für jeden Kunden ein Beispiel ausgedruckt oder alles genau aufgeschrieben hätte ich solche Probleme jetzt nicht. Da ich jedoch nicht so viele verschiedene Kunden betreue ist dies noch nicht problematisch. Schlussfolgerung: Gute Notizen ersparen ständiges Nachfragen und fördern die Selbstständigkeit. Seite 7

8 Auswertungsbogen Zusammenfassung der Lernjournale zur Prozesseinheit Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch Weil ich gerne an der PE schrieb und der Prozess mich interessierte. Ich kam meistens gut vorwärts was auch meine Motivation stärkte. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach Der Prozess ist von Kunde zu Kunde unterschiedlich. Da ich nicht immer über die Ausnahmen Bescheid wusste war es zwischendurch nicht ganz einfach. Der Prozess an sich ist aber nicht so schwierig oder kompliziert. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden Auch in dieser PE habe ich mir selbstverständlich viel Mühe gegeben. Auch dieses Mal bin ich zufrieden mit meinem Titelblatt und dem Layout meiner PE. Da ich jedoch z.b. bei der Darstellung gegenüber der PE1 nicht viel verändert habe bin ich ein wenig verunsichert. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles Ich habe einige Schwachstellen in meiner Arbeitsweise (Aufmerksamkeit, Genauigkeit, usw.). Durch diese habe ich meine Erfahrungen gemacht. Selbstverständlich werde ich alle berücksichtigen und versuchen meine Lücken zu schliessen um in Zukunft meine Arbeiten besser zu erledigen. Seite 8