Prozesseinheit 2 Waren bewirtschaften. Prozesseinheit 2. Waren bewirtschaften. von Ruedi Schneider, Attika Feuer AG

Transkript

1 Prozesseinheit 2 von Ruedi Schneider, Attika Feuer AG

2 Inhaltsverzeichnis 1. BERICHT...3 EINFÜHRUNG IN DIE BEARBEITETE PROZESSEINHEIT WAREN BEWIRTSCHAFTEN FLUSSDIAGRAMM WAREN BEWIRTSCHAFTEN...4 PROZESSBESCHREIBUNG...6 ERFAHRUNGSBERICHTE...10 SCHLUSSWORT MUSTERDOKUMENTATION...11 BESTELLVORSCHLAGSLISTE...12 BESTELLUNG...13 TRANSPORTAUFTRAG...14 RECHNUNG KONTIEREN...15 VORGEHENSPLAN UND PRIORITÄTENLISTE...16 AUSWERTUNGSBOGEN...17 Ruedi Schneider

3 1. Bericht Einführung in die bearbeitete Prozesseinheit Ich wechselte vor ca. 4 Wochen von der Abteilung Verkauf in die Abteilung Einkauf. In dieser Abteilung lerne ich viel Neues. Eine wichtige Arbeit im Einkauf ist das Bewirtschaften der Waren. Unter diesem Begriff verstehen sich Arbeiten wie Waren bestellen, Waren einbuchen und Rechnungen kontieren. Die Attika Feuer AG verfügt über ein grosses Lagernetz. Zwei grosse Lager befinden sich in der Schweiz (Lager 100) und in Deutschland (Lager 200). Zusätzlich verfügt die Attika Feuer AG über mehrere Aussenlager in der Schweiz wie auch in Deutschland. Alle Lager und Artikel sind im EDV-System OpaccOne geführt und werden von der Einkaufsabteilung überwacht. Für meine Prozesseinheit 2 habe ich das Thema gewählt, da dies eine zentrale Arbeit in der Abteilung Einkauf ist und ich diese regelmässig ausführen darf. Die Arbeit ist für mich neu und stellt eine Herausforderung dar. Diese Prozesseinheit soll mir dabei helfen, alle Schritte im richtigen Ablauf zu beherrschen und diesen Prozess einwandfrei und selbstständig durchführen zu können. Ruedi Schneider

4 2. Flussdiagramm Start Bestellvorschlag drucken Ware bestellen? Ende Menge bestimmen Ware bestellen Auftragsbestätigung erhalten? Beim Lieferanten nachfragen Auftragsbestätigung i.o? Transport organisieren? Nachlieferung mit Transportanmeldung Ruedi Schneider

5 1 2 3 Transport anmelden Ware trifft ein Nachlieferung ohne Transportanmeldung Menge i.o.? Beim Lieferanten nachfragen Ware einbuchen Rechnung i.o.? Lieferant kontaktieren Kontieren Weitergeben an Buchhaltung Ende Ruedi Schneider

6 Prozessbeschreibung Bestellvorschlag drucken Der Bestellvorschlag ist die Grundlage für Bestellungen. Er wird jeweils montags sehr detailliert bearbeitet. An den anderen Wochentagen wird das Augenmerk auf knappe Lagerbestände gerichtet. Da täglich sehr viele Aufträge eingegeben werden, sinken die Lagerbestände jeweils sehr schnell. Der Bestellvorschlag enthält folgende Daten: Wareneingang Warenausgang Warenbestand Lager Artikel Ware bestellen? Der Bestellvorschlag zeigt Waren auf, welche nicht mehr am Lager sind, einen Mindestbestand unterschritten haben oder einen Mindestlagerbestand in den nächsten Wochen unterschreiten werden. Anhand der Minuspositionen ist ersichtlich, welche Waren in welchen Wochen und welchem Lager benötigt werden (siehe Musterdokumentation). Wenn der Bestellvorschlag keine Bestellungen vorschlägt und nach Prüfung keine Bestellungen erforderlich sind, ist der Prozess beendet. Menge bestimmen Anhand der Daten des Bestellvorschlages kann entschieden werden, welche Mengen bestellt werden, situativ wird die vorgeschlagene Menge des Bestellvorschlages verändert. Gründe für eine Änderung der Bestellmenge sind z.b. Lageraufbau, Erfahrungen, etc.. Ware bestellen Die Waren werden über das EDV-System OpaccOne bestellt. Hierzu wird im Programm 61'000 eine neue Bestellung unter der entsprechenden Lieferantennummer geöffnet. Für Bestellungen in der Schweiz wird ein D-Auftrag und für die Bestellungen für den Export ein Z-Auftrag geöffnet. Anschliessend können die benötigten Artikel eingeben werden. Wichtig ist zu beachten, welche Lieferzeiten die jeweiligen Lieferanten benötigen, diese können auf der Liste nachgeschaut werden, bevor der Liefertermin definiert wird. Anschliessend wird die Bestellung verarbeitet und gedruckt. Bei der gedruckten Bestellung werden folgende Eckdaten nach deren Korrektheit nochmals überprüft: Lieferant Artikel Menge Preis Lieferdatum Ruedi Schneider

7 Zusatz Infos (Kommission) Die Bestellung der Ware wird per Fax an die Lieferanten übermittelt und in der Mappe Bestellungen ohne Auftragsbestätigungen abgelegt. Auftragsbestätigung erhalten? Der entsprechende Lieferant muss die Bestellung bearbeiten und anschliessend eine Auftragsbestätigung an die Attika Feuer AG zurücksenden. Seitens Einkaufs muss kontrolliert werden, ob der Lieferant die Bestellung bestätigt hat. Sobald die Attika Feuer AG die Bestätigung erhalten hat, wird dies im EDV-System OpaccOne im entsprechenden Auftrag, mit einem Haken vermerkt. Lieferant informieren: Falls die Bestellung nicht bestätigt wird, muss beim Lieferant nachgefasst werden. Auftragsbestätigung i.o? Sobald die AB eintrifft, überprüfen wir, ob die Auftragsbestätigung mit unserer Bestellung übereinstimmt. Lieferant informieren: Sind AB und BE nicht kongruent, so wird beim Lieferant nachgefasst und abgeklärt, weshalb die Bestellung nicht korrekt bestätigt wurde. Transport organisieren? Die Attika Feuer AG organisiert den Transport der bestellten Ware Der Lieferant organisiert den Transport. Haken setzen Transport anmelden Organisiert die Attika Feuer AG den Transport, so wird die vom Lieferant bekannt gegebene Menge beim Transporteur angemeldet. Um den Transportauftrag zu schreiben wird eine Word-Vorlage verwendet. Die folgenden Positionen werden angepasst (siehe Musterdokumente): Ware Menge (Anzahl) Gewicht (Kg) Abholung (Datum, Zeit) Anlieferung (Datum, Zeit) Ruedi Schneider

8 Der fertig erstellte Transportauftrag wird gespeichert und dem Spediteur per Mail zugestellt. Bei Lieferungen vom Ausland in die Schweiz wird der Transportauftrag zusätzlich dem Backoffice zur Erstellung der Zollpapiere zugestellt. Ware trifft ein Die Ware trifft an einem Fixtermin im Lager 100 (Attika) ein. Menge i.o.? Nach dem Eingang wird die Ware gezählt und kontrolliert. Die Lieferscheine der kontrollierten Waren werden anschliessend an den Einkauf weitergeleitet. Falls die Ware nicht der Bestellung entspricht, wird der Einkauf vom Lager informiert. Lieferant informieren: Der Einkauf nimmt Kontakt mit dem Lieferanten auf, falls folgende Punkte nicht zufriedenstellend sind: Qualität Menge Artikel Schäden Ware einbuchen Die kontrollierten Lieferscheine gelangen vom Lager in die Einkaufsabteilung. Nun werden alle Vordokumente (Offerte, Auftragsbestätigung) mit den Lieferscheinen zusammengefügt. Die Auftragsbestätigung wird nun im EDV-System aufgerufen und zu einem Lieferschein vererbt. Die neu entstandene LS-Nummer wird nun auf dem Lieferschein vermerkt. Anschliessend wird der LS verarbeitet. Sobald der Lieferschein im EDV-System verarbeitet ist, ist die Ware im EDV-System und in der Lagerbuchhaltung auf den jeweiligen Lagerorten als Bestand geführt und steht somit dem Verkauf zur Verfügung! Rechnung i.o Nach Erhalt wird die Rechnung auf folgende Punkte überprüft: Rabatte Skonto Menge Artikel Preis Zahlungskonditionen Lieferant informieren Weist die Rechnung Fehler auf, so wird der Lieferant informiert und die Rechnung muss erneut zugestellt werden. Ruedi Schneider

9 Kontieren Die Rechnungen werden vorgängig mit der Post angeliefert. Die Mitarbeiterin an der Zentrale versieht die Rechnungen mit dem Eingangsstempel und dem Eingangsdatum. Als erster Schritt wird der bestehende Lieferschein im EDV-System auf eine Rechnung vererbt. Anschliessend kann das entsprechende Aufwandskonto und die Kostenstelle auf dem Stempel eingetragen werden. Die Kontonummern sind im EDV-System hinterlegt. Zusätzlich werden Währung, Betrag, Kurs kontrolliert, eventuell angepasst, und auf dem Stempel eingetragen. Die überprüfte Rechnung wird anschliessend visiert. Damit keine Betragsdifferenz zwischen Netto- und Bruttobetrag entsteht, wird diese Betragsdifferenz im OpaccOne eliminiert. Anschliessend wird die Rechnung verarbeitet und die Rechnungsnummer auf der Rechnung vermerkt. Weitergabe an Buchhaltung Wenn alle Daten auf der Rechung vermerkt worden sind und die Dokumentenkette im EDV- System geschlossen wurde, kann die Rechnung anschliessend der Buchhaltung zur Zahlung weitergegeben werden. Ruedi Schneider

10 Erfahrungsberichte Erfahrung 1 Die Bestellungen die im Einkauf verfasst werden, bestätigt der Lieferant schriftlich. Mehrmals hatten Lieferanten die falsche Menge, falsche Ofenfarbe oder den falschen Liefertermin bestätigt. Schlussfolgerung: Jede Auftragsbestätigung muss genau kontrolliert werden! Falls Änderungen unumgänglich sind, muss der Verkauf informiert werden, wegen möglichen Terminverschiebungen. Erfahrung 2 Es kam bereits mehrmals zu Engpässen bezüglich Lagerbeständen. Waren mussten von Aussenlagern in die Schweiz verschoben- und dann noch umgebaut werden. Für jeden Schritt hatten wir einen Auftrag erstellt. Wichtig ist bei solchen Aufträgen zu beachten, dass keine Terminkonflikte entstehen. Schlussfolgerung: Es bedarf logisches Denkvermögen und etwas Durchblick, damit kein Umbau-Auftrag erstellt wird, bevor die umzubauende Ware im Lager eintrifft. Je nach Umbaumassnahme, z.b. Umlackieren, kann sich der Auftrag verlängern. Erfahrung 3 Die verschiedenen Rechnungen müssen je nach Artikel verschieden kontiert werden. Die einzelnen Positionen werden verschiedenen Aufwandskontos belastet. Ich hatte anfangs das Problem, dass ich nicht wusste, welche Beträge welchen Konten belastet werden. Schlussfolgerung: Für die komplexeren Rechnungen habe ich mir gut beschriebene Vorlagen angelegt, um Kontierungsfehler möglichst auszuschliessen. Schlusswort Diese Prozesseinheit hat mir das Verständnis und den organisatorischen Ablauf des Einkaufprozesses verständlich gemacht. Diese Prozesseinheit gab mir Gelegenheit, mich fundiert mit diesen wichtigen Arbeitsschritten auseinanderzusetzen, um grosse Fehlerquellen und Denkfehler zu minimieren. Ruedi Schneider

11 3. Musterdokumentation Ruedi Schneider

12 Bestellvorschlagsliste Lieferant vorgeschlagene Bestellmenge aktuelle Lagerbestände geplante Lagerzugänge verfügbarer Lagerbestand geplante Lagerabgänge Ruedi Schneider

13 Bestellung Lieferdatum Lieferantennummer Artikel gelieferte Bestellungen verarbeitete Bestellungen Ruedi Schneider

14 Transportauftrag AN K.I. Transport, DK Toftlund KONTAKT K. Iversen FON FAX TRANSPORT-AUFTRAG CH-DK Guten Tag Hr. Iversen Wir bitten Sie, den folgenden Auftrag auszuführen: Ware: Menge: Gewicht: Bronzeringe 1 EU Pal. 240 kg Abholung: Freitag Attika Feuer AG Brunnmatt Cham Anlieferung: Bis spät Rais A/S Industrievej 20, Vangen 9900 Frederikshavn Besten Dank! Mit freundlichen Grüssen Monika Moos ATTIKA FEUER AG Brunnmatt 16 Fon: (+41) Fax: (+41) monika.moos@attika.ch visit our web-site: Ruedi Schneider

15 Rechnung kontieren Eingang Rechnung Visum Mitarbeiter Tageskurs Rechnungsnummer Konto Kostenstelle Währung Betrag exkl. MWST Ruedi Schneider

16 Vorgehensplan und Prioritätenliste Vorgehensplan Arbeit Datum Zeit von Zeit bis Zeitberdarf/h Titel Prozesseinheit bestimmen Titelblatt erstellen Inhaltsverzeichnis erstellen Prozessplan erstellen Prozess beschreiben Prozess überarbeiten ergänzen Prozess überarbeiten ergänzen Musterdokumentation erstellen Musterdokumentation überarbeiten Lernjournale auswerten Gesamte PE 2 überarbeiten Letzte Änderungen Total benötigte Zeit Prioritätenliste Arbeit Priorität Titel Prozesseinheit bestimmen 1 Flussdiagramm skizzieren 2 Prozessplan erstellen 3 Bericht schreiben 4 Inhaltsverzeichnis erstellen 5 Musterdokumentation erstellen 5 Titelblatt erstellen 6 Lernjournale auswerten 7 Ruedi Schneider

17 Auswertungsbogen (Zusammenfassung der Lernjournale) zur Prozesseinheit Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch Diese Prozesseinheit brachte mir den Ablauf und den Sinn der einzelnen Teilschritte dieses Arbeitsprozesses sehr viel näher. Dies motivierte mich. Vielfach ging mir bei der Umschreibung eines Teilschrittes wieder ein Licht auf. Das Erlernen des Prozesses war für mich Schwierig einfach Dieser Prozess war sehr umfangreich und komplex. Um diesen Prozess gut bearbeiten zu können, musste ich wissen, ob die einzelnen Lieferanten liefern können, ob sich die Liefertermine verzögern, etc.. Die Arbeit im Einkauf ist gut strukturiert, jedoch musste ich die Kapazitäten der einzelnen Lieferanten kennen. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich Unzufrieden sehr zufrieden Ich bin mit meiner 2. Prozesseinheit zufrieden. Ich konnte nicht alle Teilschritte so genau beschreiben, wie ich wollte. Ich konnte jedoch einen Konsens finden, dass alle wichtigen Schritte enthalten- und diese beschrieben sind. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles Bei der 3. Prozesseinheit werde ich mit der Planung früher beginnen. Der längere Zeitraum bietet mehr Möglichkeiten, um den Prozess zu gestalten. Ansonsten bin ich mit meinem Vorgehen zufrieden. Ruedi Schneider