BIC Cloud. Schnelleinstieg Stand: 06/ GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

Transkript

1 BIC Cloud Schnelleinstieg Stand: 06/ GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

2 Inhalt Einleitung und Überblick BPM 3 Getting Started 18 Modellierung 28 Umgang mit dem Katalog 44 Publizierung 51 Unterstützende Funktionalitäten 54 Portal-Ansicht 58 Benutzerverwaltung 61 Tipps und Tricks 64 Released & to be released GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

3 Inhalt Einleitung und Überblick BPM BIC Cloud 4 Auszeichnungen 5 Die zentralen Schritte des BPM 6 Business Process Management (BPMN und EPK) 9 Getting Started Modellierung Umgang mit dem Katalog Publizierung Unterstützende Funktionalitäten Portal-Ansicht Benutzerverwaltung Tipps und Tricks Released & to be released 3 3 GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

4 BIC Cloud SIMPLE. SMART. CLOUD. Die BIC Cloud stellt alle Informationen rund um Prozesse und Dokumente schnell und übersichtlich zur Verfügung. keine Installation keine Hardware sofort verfügbar Zugriff von jedem Ort der Welt auch offline 100% Funktionsumfang grenzenloses Modellieren im Web ohne Komfortverluste hoher Funktionsumfang Available soon. More information at Aktuell ist die BIC Cloud in den Browsern Google Chrome und Microsoft Edge verfügbar. In Kürze können Sie die Cloud zudem über den Internet Explorer 11, Firefox und Safari verwenden. 4 4 GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

5 Auszeichnungen BIC Platform ist Testsieger der BARC Studie für Prozessmodellierungswerkzeuge & im Gartner Market Guide for Enterprise Business Process Analysis Das anerkannte Analystenhaus BARC (Business Application Research Center) verleiht BIC Design 2015 das goldene Siegel. Bei der Analyse verschiedener Prozessmodellierungswerkzeuge hat BIC als Testsieger abgeschlossen. GBTEC wird im April 2016 im Gartner Market Guide for Enterprise Business Process Analysis gelistet und ist eines der wenigen Unternehmen, die dort unmittelbar nach der Zusammenarbeit mit Gartner aufgenommen wurden. 5 5 GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

6 Die zentralen Schritte zu digitalen Geschäftsprozessen BPM Strategie Fachliche Prozessmodellierung IT-Prozessmodellierung Prozess Implementierung Betrieb digitaler Prozesse Überwachung, Optimierung und Weiterentwicklung Einführung digitalisierter Prozesse Design und Implementierung digitaler Technologien Fachliche Konzeption neuer digitaler Angebote Entwurf der zukünftigen digitalen Ausrichtung der Organisation (IT neutral) 6 6 GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

7 Fachliches und technisches BPM Fachliches BPM Fachliches BPM befasst sich mit der betriebswirtschaftlichen Gestaltung von Geschäftsprozessen. Technisches BPM Technisches BPM betrachtet verschiedene Formen der IT-Unterstützung zu fachlichen Prozessen (z.b. Automatisierung). Digitales BPM Digitales BPM Digitales BPM umfasst die Interaktionen Digitales zwischen BPM Personen, umfasst Ressourcen, die Informationen Interaktionen zwischen und sonstigen Diensten in Personen, einer Organisation Ressourcen, bzw. zwischen Informationen Organisationen. und sonstigen Diensten in einer Organisation bzw. zwischen Organisationen. Im digitalen BPM sind Prozesse durchgängig auf Veränderung ausgerichtet, so dass alle zugehörigen Aktivitäten leicht anzupassen sind Im digitalen BPM sind Prozesse durchgängig und eine maximale Prozessflexibilität entsteht. auf Veränderung ausgerichtet, so dass alle zugehörigen Es besteht eine Aktivitäten enge Verzahnung leicht anzupassen zwischen den fachlichen Abläufen und der zugehörigen sind und eine maximale Prozessflexibilität Informationstechnologie. entsteht. Es besteht eine enge Verzahnung zwischen den fachlichen Abläufen und der z 7 7 GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

8 Themen im Umfeld der Produkte Strategisches und operatives Prozessmanagement Enterprise Architecture Management Integrierte Managementsysteme Qualitäts-, Compliance- und Risk-Management IT-Anforderungsmanagement und Blueprinting Prozess Monitoring Prozess Automation 8 8 GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

9 Marketing & Sales Marketing & Sales - Assistent Marketing & Sales - Manager Was sind Prozesse? Einführung (Basis BPMN) Ein Prozess ist eine Abfolge von Tätigkeiten in einer Organisation zur Erbringung einer betrieblichen Leistung. Checkliste CRM-Tool Marketingkampagne ist erforderlich Marketingkampagne planen Marketingkampagne nachbereiten Marketingkampagne ist nachbereitet Kundenorientierung Marketingkampagne durchführen! Neue Marktteilnehmer 3.3 Vier- Augen-Prinzip In einem Prozess sind in der Regel beteiligt: verschiedene Rollen, unter Verwendung verschiedener Informationen und/oder Systemen, unter dem Einfluss von Anforderungen und/oder Risiken und/oder Kontrollen. 9 9 GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

10 BPMN Führende Prozessnotation im Prozessmanagement Die untenstehende Übersicht fasst die wichtigsten Symbole für die fachliche Modellierung mit BPMN 2.0 zusammen und soll als Orientierungshilfe dienen. Auf den folgenden Folien werden die einzelnen Symbole näher erläutert. Ereignisse Ereignisse sind eingetretene, betriebswirtschaftlich relevante Zustände. Ereignisse, die einen Prozess starten. Ereignisse, die während eines Prozesses auftreten bzw. ausgelöst werden. Ereignisse, die einen Prozess beenden. Aktivitäten Eine Aktivität stellt einen Arbeitsschritt dar. Teilprozesse werden für die detaillierte Beschreibung von komplexen Aufgaben verwendet. Verbinder Sequenzfluss verbindet Ereignisse, Aufgaben und Gateways miteinander und verdeutlicht so den zeitlich logischen Ablauf von Prozessen. Nachrichtenfluss symbolisiert den Informationsaustausch mit externen Prozessteilnehmern. Die wichtigsten Symbole im Überblick Gateways Gateways werden bei Prozessaufspaltungen und Prozesszusammenführungen verwendet. Paralleles Gateway Alle Prozesspfade werden verfolgt; auf alle Pfade muss gewartet werden. Inklusives Gateway Mindestens ein Prozesspfad wird verfolgt; auf mindestens einen Pfad muss gewartet werden Exklusives Gateway Genau ein Prozesspfad wird verfolgt; auf genau einen Pfad muss gewartet werden. Pools und Lanes Ein Pool kann eine Rolle oder ein Anwendungssystem sein und ist der Lane übergeordneten. Eine Lane repräsentiert eine dem Pool untergeordnete Rolle/Anwendungssystem und ist für die Ausführung der Aufgaben zuständig. Standard-Artefakte Daten repräsentieren verwendete oder erstellte Dokumente. Annotationen sind textuelle Eingabefelder für Anmerkungen. Erweiterte Artefakte Eine Rolle ist eine Abstraktion von Positionen. Applikationen sind IT-Systeme, die die Prozessausführung unterstützen. Risiken sind Gefahren für den Prozess. Kontrollen sind regulatorische Richtlinien zur Minimierung von Risiken. Normen stellen Anforderungen an die Prozessausführung dar. Hinweis: Rollen, Applikationen, Normen, Risiken und Kontrollen gehören nicht zum BPMN-Standard. Sie sind eine Erweiterung der GBTEC AG zur einfacheren Modellierung sowie zur Darstellung von zusätzlichen Inhalten GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

11 Was sind Prozesse? Einführung (Basis EPK) Ein Prozess ist eine Abfolge von Tätigkeiten in einer Organisation zur Erbringung einer betrieblichen Leistung. In einem Prozess sind in der Regel beteiligt: verschiedene Rollen, unter Verwendung verschiedener Informationen und/oder Systemen, unter dem Einfluss von Anforderungen und/oder Risiken und/oder Kontrollen GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

12 EPK Ereignisgesteuerte Prozesskette (hohe Verbreitung in DACH) Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPKs) werden für die Modellierung von detaillierten Prozessabläufen eingesetzt. Die wichtigsten Symbole im Überblick Prozess Ereignisse sind eingetretene, betriebswirtschaftlich relevante Zustände. Eine Aktivität stellt einen Arbeitsschritt dar. Prozessschnittstellen verweisen auf Vorgänger- bzw. Nachfolgeprozesse. Gateways Gateways werden bei Prozessaufspaltungen und Prozesszusammenführungen verwendet. Paralleles Gateway Alle Prozesspfade werden verfolgt; auf alle Pfade muss gewartet werden. Mindestens ein Prozesspfad wird verfolgt; auf mindestens einen Pfad muss gewartet werden Exklusives Gateway Genau ein Prozesspfad wird verfolgt; auf genau einen Pfad muss gewartet werden. Organisation Eine Rolle ist eine Abstraktion von Positionen. Kanten Jede Rolle an einer Funktion hat eine bestimmte Verantwortlichkeit. Verantwortung Durchführung Mitwirkung Information Daten Geschäftsobjekte sind Informationen, die im Prozess weitergereicht werden. Dokumente beschreiben Prozessschritte näher oder werden im Prozess verwendet Weiteres Normen sind vorgegebene Richtlinien oder Gesetze. Applikationen sind IT-Systeme, die die Prozessausführung unterstützen. Risiken sind Gefahren für den Prozess. Kontrollen sind regulatorische Richtlinien zur Minimierung von Risiken. Anforderungen sind geforderte Voraussetzungen. Annotationen sind textuelle Eingabefelder für Anmerkungen. Kennzahlen sind wichtige Messgrößen am Prozessschritt GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

13 Mehrebenenkonzept Organisationswelt übersichtlich darstellen Die Prozesslandschaft soll über mehrere Ebenen vom Groben in die Details strukturiert werden. Ausgehend von der Prozesslandkarte, die alle Prozessbereiche beinhaltet, soll grafisch über mehrere Ebenen in die detaillierten Prozesse navigiert werden können. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Auf den Ebenen 1 bis n werden die Prozessbereiche mit Hilfe von Wertschöpfungskettendiagrammen (WKD) oder BPMN Prozess Diagrammen verfeinert. Die Anzahl der Ebenen können je nach Unternehmensbereich und Größe variieren. Ebene 1: Prozesslandkarte Ebene 2: Hauptprozesse Ebene 3: Teilprozesse Ebene 4: Fachliche Prozessmodellierung Ebene 5: IT-spezifische Prozessmodellierung GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

14 Mehrebenenkonzept Organisationswelt übersichtlich darstellen Die Prozesslandschaft soll über mehrere Ebenen vom Groben in die Details strukturiert werden. Ausgehend von der Prozesslandkarte, die alle Prozessbereiche beinhaltet, soll grafisch über mehrere Ebenen in die detaillierten Prozesse navigiert werden können. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Auf den Ebenen 1 bis n werden die Prozessbereiche mit Hilfe von Wertschöpfungskettendiagrammen (WKD) oder BPMN Prozess Diagrammen verfeinert. Die Anzahl der Ebenen können je nach Unternehmensbereich und Größe variieren. Ebene 1: Prozesslandkarte Ebene 2: Hauptprozesse Ebene 3: Teilprozesse Ebene 4: Fachliche Prozessmodellierung Ebene 5: IT-spezifische Prozessmodellierung GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

15 Mehrebenenkonzept Organisationswelt übersichtlich darstellen Die Prozesslandschaft soll über mehrere Ebenen vom Groben in die Details strukturiert werden. Ausgehend von der Prozesslandkarte, die alle Prozessbereiche beinhaltet, soll grafisch über mehrere Ebenen in die detaillierten Prozesse navigiert werden können. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Auf den Ebenen 1 bis n werden die Prozessbereiche mit Hilfe von Wertschöpfungskettendiagrammen (WKD) oder BPMN Prozess Diagrammen verfeinert. Die Anzahl der Ebenen können je nach Unternehmensbereich und Größe variieren. Ebene 1: Prozesslandkarte Ebene 2: Hauptprozesse Ebene 3: Teilprozesse Ebene 4: Fachliche Prozessmodellierung Ebene 5: IT-spezifische Prozessmodellierung GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

16 Mehrebenenkonzept Organisationswelt übersichtlich darstellen Die Prozesslandschaft soll über mehrere Ebenen vom Groben in die Details strukturiert werden. Ausgehend von der Prozesslandkarte, die alle Prozessbereiche beinhaltet, soll grafisch über mehrere Ebenen in die detaillierten Prozesse navigiert werden können. Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements wird die Prozesslandschaft über mehrere Ebenen gegliedert. Die zeitlich-logischen Detailprozesse (Kollaborationsdiagramm (BPMN) bzw. Prozess (EPK)) bilden die letzte Ebene. Ebene 1: Prozesslandkarte Ebene 2: Hauptprozesse Ebene 3: Teilprozesse Ebene 4: Fachliche Prozessmodellierung Ebene 5: IT-spezifische Prozessmodellierung GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

17 Datenbankprinzip Umgang mit Stammdaten/Katalogeinträgen In der Prozessmodellierung hat ein Element (Rolle, IT-System etc.) genau ein Stammdatum/Katalogeintrag. Um dieses Prinzip zu gewährleisten, wird für ein Element immer derselbe Objektname verwendet. Informationstechnologie Prozesse Organisation Mehrere grafische Abbildungen Mehrere grafische Abbildungen Ein Katalogeintrag Datenbank Ein Katalogeintrag GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

18 Inhalt Einleitung und Überblick BPM Getting Started Anmeldung 19 Der Willkommensbildschirm 20 Übersicht und Anpassung der Oberfläche 21 Die Spracheinstellungen 24 Ordner / Kategorien erstellen 25 Diagramme anlegen 26 Modellierung Umgang mit dem Katalog Publizierung Unterstützende Funktionalitäten Portal-Ansicht Benutzerverwaltung Tipps und Tricks Released & to be released GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

19 Getting Started Anmeldung in der BIC Cloud Öffnen Sie die BIC Cloud Startseite in Ihrem Standardbrowser und melden Sie sich mit Ihrer Adresse und dem zugesandten Passwort an. Um Ihr Passwort zu ändern, klicken Sie auf die Figur oben rechts neben Ihrem Benutzernamen. Es erscheinen die Möglichkeiten Abmelden (roter Power-Button) und Passwort ändern (Schlüssel). Klicken Sie auf den Schlüssel und es erscheint ein Pop-up Fenster, in dem Sie Ihr aktuelles Passwort sowie zwei Mal ihr neues Passwort eingeben müssen. Danach bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf den Button Passwort setzen GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

20 Getting Started Der Willkommensbildschirm Auf dem Willkommensbildschirm werden Ihnen sowohl Ihre zuletzt bearbeiteten, lokalen Diagramme, als auch Auswahlmöglichkeiten für die Erstellung eines neuen Diagramms angezeigt. Mit einem einfachen Klick auf eine dieser Möglichkeiten gelangen Sie entweder zu einem bereits ausgecheckten (d.h. für die Offline- Benutzung verfügbaren) Diagramm oder erstellen ein neues Diagramm GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

21 Getting Started Übersicht der Oberfläche Die Oberfläche der BIC Cloud hält verschiedene Funktionen und Ansichten für Sie bereit. Auf der linken Seite befindet sich der Explorer, in welchem Ihnen Ihr Repository und die angelegten Diagramme sowie der Katalog angezeigt werden. Im oberen Bereich Ihres Bildschirms befinden sich weitere Funktionen, die auf den folgenden Seiten näher erläutert werden. Sie sehen zusätzlich Ihren Arbeitsbereich, in welchem Sie Prozesse modellieren und bearbeiten können sowie die dazugehörige Symbolpalette GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

22 Getting Started Die Oberfläche anpassen Die Arbeitsfläche lässt sich anpassen und dadurch auf Ihre individuellen Aufgaben sowie Ihren Arbeitsstil einstellen. Die zusätzlichen Funktionen lassen sich einfach auf- und wieder zuklappen. Es stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung Klicken Sie auf die drei Striche in der linken oberen Ecke neben dem BIC Cloud-Zeichen, um die Seitenleiste auszublenden und damit Ihre Arbeitsfläche zu vergrößern. Es stehen Ihnen auf der rechten Seite der Leiste zudem die Funktionen Dokumente, Attribute, Kommentare und Versionen zum auf- und zuklappen zur Verfügung GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

23 Getting Started Die Oberfläche anpassen Die Arbeitsfläche lässt sich anpassen und dadurch auf Ihre individuellen Aufgaben sowie Ihren Arbeitsstil einstellen. Die zusätzlichen Funktionen lassen sich einfach auf- und wieder zuklappen. Es stehen Ihnen im eingecheckten Modus zusätzlich folgende Möglichkeiten zur Verfügung Klicken Sie auf das Steckbrief-Symbol oben rechts in Ihrer Leiste, um sich die Prozessbeschreibung, Rollen, verwendete Dokumente und Risiken sowie Autor, Verantwortlichen und Prüfer des gewählten Diagramms anzeigen zu lassen. Klicken Sie auf das Diagramm-Symbol oben rechts auf Ihrer Leiste, um sich das Diagramm in grafischer Form anzeigen zu lassen GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

24 Getting Started Die Spracheinstellungen Die Spracheinstellungen sind über das Kontextmenü (drei Punkte) neben Ihrem Repository zu erreichen und sollten vor Beginn der Modellierung ausgewählt werden. Sie haben die Möglichkeit zwischen Inhaltssprache und Alternativsprache zu unterscheiden Die Inhaltssprache legt die Sprache fest, in der Inhalte (z.b. Diagramm- & Objektnamen) angezeigt und gepflegt werden. Die Alternativsprache wird immer dann angezeigt, wenn Inhalte in der Inhaltssprache nicht gepflegt worden sind. Das Kürzel in Klammern (hier Deutsch) zeigt die gepflegte Sprache des Modells an. Eine Bearbeitung führt nicht zu einer Änderung der Alternativsprache. Dieser Modus wird bei Mehrsprachigkeit und Übersetzungen eingesetzt GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

25 Getting Started Ordner/Kategorien erstellen Ordner/Kategorien dienen der Strukturierung von logisch zusammenhängenden Elementen. Sie können innerhalb eines Repositories Kategorien erstellen und innerhalb einer Kategorie weitere Kategorien hinzufügen Wählen Sie durch einen Klick auf das Kontextmenü Ihr Repository aus, und wählen Sie im nächsten Schritt Neue Kategorie aus. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den Namen der neuen Kategorie festlegen können; anschließend klicken Sie Speichern. Der neue Ordner wird nun in Ihrer Ordnerstruktur abgelegt und wie folgt in Ihrem Repository erscheinen GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

26 Getting Started Diagramme anlegen Diagramme können in der BIC Cloud auf zwei verschiedenen Wegen angelegt werden. Dabei bestimmt die Auswahl des Diagrammtyps u.a. die anschließenden, grafischen Darstellungsmöglichkeiten. Variante 1 Klicken Sie auf das Kontextmenü neben Ihrem Ordner, in welchem Sie ein Diagramm erstellen möchten. Wählen Sie Neues Diagramm aus. Nun werden Ihnen alle verfügbaren Diagrammtypen zur Auswahl angezeigt. Es erscheint nun ein Fenster, in welchem Sie Ihr neues Diagramm direkt benennen können GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

27 Getting Started Diagramme anlegen Diagramme können in der BIC Cloud auf zwei verschiedenen Wegen angelegt werden. Dabei bestimmt die Auswahl des Diagrammtyps u.a. die anschließenden, grafischen Darstellungsmöglichkeiten. Klicken Sie auf den Ordner, in welchem Sie ein Diagramm erstellen möchten. In der Arbeitsfläche werden Ihnen nun die Diagrammtypen angeboten. Halten Sie Ihre Maus über Ihr Wunschdiagramm und es wird ein Modellierungs-Video abgespielt. Mit einem einfachen Klick wird das Diagramm erstellt und es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie das Diagramm benennen können. Variante GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

28 Inhalt Einleitung und Überblick BPM Getting Started Modellierung Objekte platzieren und die Mini-Symbolpalette 29 Objekte ausrichten, verbinden und editieren 31 Lanes anlegen 35 Freiräume einfügen / entfernen und Zoomen 36 Attribute pflegen 38 Modellübergreifendes Kopieren 42 Bearbeiten. Speichern. Einchecken 43 Umgang mit dem Katalog Publizierung Unterstützende Funktionalitäten Portal-Ansicht Benutzerverwaltung Tipps und Tricks Released & to be released GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

29 Modellierung Objekte platzieren Nachdem Sie ein neues Diagramm erstellt haben, öffnet es sich automatisch im Bearbeitungsmodus (es ist ausgecheckt) und Sie können beginnen, Objekte aus der Symbolpalette zu platzieren. Es stehen Ihnen zwei Varianten zur Verfügung Wählen Sie ein Symbol aus der Symbolpalette aus, welches Sie in ihrem Modell platzieren möchten und ziehen Sie es per Drag and Drop in den Editor. Wiederholen Sie diesen Schritt für beliebige Symbole. Selektieren Sie ein Symbol aus der Symbolpalette per Mausklick und platzieren Sie es durch einen weiteren Mausklick im Editor. Sie befinden sich nun in einem Stempelmodus (sichtbar durch eine Hervorhebung des entsprechenden Symbols in der Symbolpalette), in dem Sie weitere Symbole desselben Typs erstellen können. Mit der Esc-Taste verlassen Sie den Stempelmodus GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

30 Modellierung Die Mini-Symbolpalette Die Mini-Symbolpalette zeigt unmittelbar alle möglichen Elemente zum Weitermodellieren am gewählten Objekt an. Dies erleichtert und beschleunigt die Modellierung Klicken Sie ein Objekt an und wählen Sie in der erscheinenden Mini-Symbolpalette das gewünschte Objekt aus. Ziehen Sie das Objekt mit gedrückter Maustaste in den Arbeitsbereich und platzieren Sie es an die gewünschte Stelle. Sie müssen dem Objekt nur noch einen Namen geben. Die Verbindung wird vom System automatisch erstellt GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

31 Modellierung Objekte ausrichten Sie haben die Möglichkeit eine Hilfsfunktion zu nutzen, um Symbole zueinander auszurichten. Selektieren Sie mehrere Elemente gleichzeitig, entweder indem Sie mit gedrückter Maustaste über einen Bereich ziehen, in dem diese Elemente liegen oder indem Sie die Elemente per Umschalttaste und Mausklick markieren. Danach haben Sie zwei Möglichkeiten die Objekte auszurichten. Wählen Sie im Menüband Ausrichten aus und wählen Sie einen Eintrag (z.b.: Vertikal zentrieren ). Die Elemente werden entsprechend des gewählten Eintrags zueinander ausgerichtet. Sie können einzelne oder mehrere Objekte auch manuell ausrichten, indem Sie sich an den erscheinenden roten Ausrichthilfen orientieren GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

32 Modellierung Objekte verbinden Um den Prozessverlauf darzustellen, werden Objekte über Verbinder (Kanten) miteinander verbunden. Kanten können über drei verschiedene Wege gesetzt werden. Bei Klick auf ein Objekt, erscheint oben rechts neben dem Objekt ein Verbindungssymbol. Wenn Sie nun auf das Symbol klicken, können Sie bei gedrückter Maustaste eine Verbindung setzen. Klicken Sie im Menüband auf den Button Verbindungsmodus. Es erscheint ein roter Punkt an den Objekten, wenn Sie den Mauszeiger darüber halten. Die Verbindung kann nun bei gedrückter Maustaste gezogen werden. Wenn Sie Ihre Maus für einen Moment über den Rand eines Objektes halten, erscheint ein roter Punkt. Mit gedrückter Maustaste können Sie nun eine Verbindung ziehen. Hinweis: Bestehende Verbindungen zu einem Symbol können nicht zu einem anderen Symbol umgelenkt werden. Setzen Sie hierfür einfach eine neue Verbindung GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

33 Modellierung Objekte verbinden Um den Prozessverlauf darzustellen, werden Objekte über Verbinder (Kanten) miteinander verbunden. An welcher Stelle Sie die Kanten anlegen, hat zudem Auswirkungen bei möglichen Verschiebungen der Objekte. Setzen Sie die Verbinder an den Außenports an, bleibt der Verbinder fest an einer Seite des Objekts fixiert, auch wenn Objekte bewegt werden. Setzen Sie die Verbinder an den Centerports an, bewegt sich der Verbinder auch bei Verschiebung der Objekte mit GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

34 Modellierung Objekte editieren Objekte können einfach und schnell beschriftet werden. Das Textfeld kann zudem bewegt und positioniert werden. Markieren Sie das Objekt indem Sie es einfach anklicken. Mit Doppelklick oder F2 wird der Schreibbereich direkt angezeigt. Bei langen Einträgen erfolgt der Zeilenumbruch automatisch. Wenn Sie Textlabel markieren, können Sie diese mit der Maustaste verschieben. Zusätzliche Zeilenumbrüche können mit Verkleinerung des Textlabels erreicht werden. In Kürze wird es zudem die Möglichkeit geben, weitere Modell- und Objektattribute im Editor abzulegen. Hinweis: Um den Text zu bearbeiten, müssen Sie bei einigen Objekten (u.a. Rolle) das Label anwählen, anstatt auf das Symbol zu klicken GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

35 Modellierung Lanes anlegen Im Gegensatz zu den anderen Objekten werden Lanes nicht aus der Symbolpalette in den Editor gezogen, sondern können über einen im Editor liegenden Pool generiert werden. Auf diese Weise wird verhindert, dass Lanes lose (d.h. außerhalb von Pools) modelliert werden, was gemäß BPMN nicht zulässig ist. Bei Klick auf den im Editor liegenden Pool, erscheinen oben rechts neben dem Pool vier Symbole. Wenn Sie nun die zwei waagerechten Striche auswählen, werden im Pool zwei Lanes generiert. Über den nach oben bzw. nach unten zeigenden Pfeil können Sie ober- bzw. unterhalb weitere Lanes einfügen GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

36 Modellierung Freiräume einfügen/ entfernen In Ihren Modellen können Sie Freiräume ganz leicht einfügen und entfernen. Das Einfügen und Entfernen von Freiräumen kann über zwei Wege erreicht werden. Variante 1 Wählen Sie im Menüband die Funktion Freiräume einfügen/entfernen aus. Variante 2 Durch einen Rechtsklick im Modellierungsbereich erscheint ein Fenster. Wählen Sie in diesem die Funktion Freiräume einfügen/entfernen aus. Freiräume einfügen Freiräume entfernen Freiräume können Sie horizontal als auch vertikal einfügen bzw. entfernen. Die grünen Pfeile geben dabei an, dass Freiräume eingefügt werden, rote Pfeile das Entfernen von Freiräumen GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

37 Modellierung Zoomen In der BIC Cloud können Sie den Zoom auf die Menüleisten wie auch den Arbeitsbereich anwenden. Drücken Sie hierfür die STRG Taste und scrollen Sie mit Ihrer Maus in die gewünschte Richtung. Arbeitsbereich Klicken Sie in den Arbeitsbereich, um in diesem Bereich des Bildschirms zoomen zu können. Menüleisten Klicken Sie in den Seitenbereich, um in der Menüleiste sowie der Symbolleiste zoomen zu können GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

38 Modellierung Attribute pflegen Um weitere Informationen zu einem Diagramm oder Objekt bereitzustellen, können diese in Attributen hinterlegt werden. Die Attribut-Leiste kann ganz einfach auf- und wieder zugeklappt werden. Modellattribute Um sich Modellattribute anzeigen zu lassen, klicken Sie auf das Diagramm im Explorer oder in die Arbeitsfläche des Diagramms und wählen Sie dann im Menüband den Button Attribute. Objektattribute Um sich Objektattribute anzeigen zu lassen, klicken Sie auf ein Objekt und wählen Sie dann im Menüband den Button Attribute GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

39 Modellierung Die wichtigsten Modellattribute Um aussagekräftige Prozessdokumentationen zu generieren, sollten Sie folgende Modellattribute pflegen. Name: Prozessbezeichnung Beschreibung: Informationen, die sich auf den gesamten Prozess beziehen Governance-Attribute: Um den mehrstufigen Freigabe-Workflow zu nutzen, hinterlegen Sie hier bitte den Autor, Prüfer und Verantwortlichen des Prozesses. Diese müssen zuvor als Personen im Katalog angelegt werden, damit sie in der Vorschlagsliste erscheinen. Das Anlegen von Personen wird auf Folie 44/45 erklärt. o Autor: Ersteller des Modells o Prüfer (optionale Pflege): Kontrollinstanz, die das Modell auf Richtigkeit überprüft o Verantwortlicher: Person, die über die Freigabe des Modells entscheidet GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

40 Modellierung Die wichtigsten Objektattribute Um aussagekräftige Prozessdokumentationen zu generieren, sollten Sie folgende Objektattribute pflegen. Name: Objektbezeichnung Beschreibung: Informationen, die sich auf das Objekt beziehen Anlage: Hier können Sie auf Internetseiten verweisen (Hinweis: Nach Eingabe der Internetadresse bestätigen Sie bitte mit der Enter -Taste.) Verfeinerung: Hier können Sie eine Hinterlegung zu einem anderen Diagramm erstellen. Dies ermöglicht die Navigation durch die Prozesslandschaft. Das Setzen und die Bedeutung von Hinterlegungen wird auf Folie 41 ausführlich geschildert GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

41 Modellierung Hinterlegungen/Verfeinerungen erstellen Durch Hinterlegungen/Verfeinerungen können Prozesse über mehrere Ebenen strukturiert werden und die Navigation von einer Ebene zur Nächsten wird ermöglicht. 1 2 Verfeinerungen werden in den Attributen des Objektes (hier Aktivität) hinterlegt. Öffnen Sie dazu die Attribute der Aktivität und klicken Sie auf das Attribut Verfeinerung. Tippen Sie den Namen des Diagramms ein, welches Sie hinterlegen möchten, und wählen Sie das Diagramm mit Hilfe der Vorschlagsliste aus. Die Hinterlegung wird gespeichert und im Diagramm durch das Hierarchie-Symbol unterhalb der Aktivität sichtbar. Nun können Sie das hinterlegte Diagramm per Doppelklick auf der Aktivität direkt öffnen. Hinweis: Wenn Sie mehr als ein Diagramm hinterlegen möchten, nutzen Sie zusätzlich das Attribut Varianten GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

42 Modellierung Modellübergreifendes Kopieren Mit Hilfe des modellübergreifenden Kopierens können Diagramminhalte eines Diagramms in ein neues Diagramm kopiert werden. Dies ermöglicht die Erstellung von sog. Variantenkopien. 1 Markieren Sie sämtliche Objekte mit [Strg]+[A] oder indem Sie bei gedrückter linker Maustaste einen Markierungsrahmen um die Objekte legen und kopieren Sie diese anschließend mit [Strg]+[C]. J Ausprägungskopien Definitionskopien 1 2 Erstellen Sie ein Diagramm desselben Diagrammtyps und fügen Sie die kopierten Diagramminhalte per [Strg]+[V] ein. Ausprägungskopien Hinweis: Beim modellübergreifenden Kopieren werden Ressourcen (z.b. Rollen, IT-Systeme, Dokumente, Risiken und Kontrollen) wiederverwendet ( Ausprägungskopie ). D.h. eine Änderung des Katalogeintrages durch den Administrator oder Editor verändert alle grafischen Abbildungen des Objektes/Katalogeintrages. Elemente des Prozessflusses (z.b. Ereignisse, Aktivitäten und Operatoren) werden hingegen neu angelegt ( Definitionskopie ), sodass eine Änderung keine weiteren Objekte beeinflusst GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

43 Bearbeiten. Speichern. Einchecken. Die Bearbeitung und das Speichern von Modellen in BIC Cloud ist ebenfalls offline möglich. Nach Bearbeitung des Modells kann dieses ganz einfach lokal gespeichert werden. Wollen Sie das Modell auch online zur Verfügung stellen, müssen Sie es zusätzlich einchecken. Klicken Sie im Explorer auf das Diagramm, welches Sie bearbeiten möchten. Sie sehen im Bearbeitungsfenster, am rechten oberen Rand, den Bearbeiten-Button. Klicken Sie auf diesen Button, um das Diagramm auszuchecken und für die Offline-Bearbeitung verfügbar zu machen. Es ist nun für andere Bearbeiter gesperrt. Im Bearbeitungsfenster des geöffneten Diagramms finden Sie im rechten oberen Rand den kreisförmigen Speicher-Button. Klicken Sie auf den Button, um die Änderungen zu speichern. Wenn das Diagramm gespeichert, aber noch nicht eingecheckt ist, sehen Sie im Bearbeitungsfenster, am rechten oberen Rand, den Einchecken-Button. Klicken Sie auf diesen Button, um das Diagramm für die Online-Benutzung verfügbar zu machen und es für andere Bearbeiter wieder zu entsperren GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

44 Inhalt Einleitung und Überblick BPM Getting Started Modellierung Umgang mit dem Katalog Personen anlegen 45 Allgemeines 47 Spezifische Funktionen 48 Publizierung Unterstützende Funktionalitäten Portal-Ansicht Benutzerverwaltung Tipps und Tricks Released & to be released GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

45 Umgang mit dem Katalog Personen anlegen Um die zuvor erwähnten Attribute Autor, Prüfer und Verantwortlicher ausfüllen zu können, müssen Sie zunächst im Katalog Personen anlegen, die diese Funktionen ausführen sollen. Jene können dann dem gewünschten Diagramm zugewiesen werden. Personen können nur vom Editor angelegt werden. 1 Wählen Sie den Katalog in Ihrem Explorer an. Es werden Ihnen 2 nun alle Katalogeinträge Ihres Repositories angezeigt. Klicken Sie nun das Neuer Katalogeintrag - Symbol oben rechts in Ihrer Leiste an. Es erscheint nun ein Fenster, in dem Sie den Namen sowie den Typ des neuen Eintrags anlegen können. Für den Autor, Prüfer, Verantwortlichen wählen Sie bitte den Typ Person aus GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

46 Umgang mit dem Katalog Personen anlegen Um die zuvor erwähnten Attribute Autor, Prüfer und Verantwortlicher ausfüllen zu können müssen Sie zunächst im Katalog Personen anlegen, die diese Funktionen ausführen sollen. Jene können dann dem gewünschten Diagramm zugewiesen werden. Personen können nur vom Editor angelegt werden Wählen Sie Ihre zuvor angelegte Person aus und klicken Sie auf das i -Symbol, um zu den Attributen zu gelangen. Hier können Sie u.a. eine Beschreibung und Telefonnummer sowie hinterlegen. Letztere ist für den Publizierungsprozess notwendig. Klicken Sie nun Speichern. Gehen Sie zurück in den gewünschten Prozess. Legen Sie hier die Attribute mit Hilfe der Vorschlagsliste an GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

47 Umgang mit dem Katalog Der Katalog enthält alle Objekttypen (Artefakte) aus Ihren Diagrammen, die wiederverwendet werden sollen, wie beispielsweise Rollen, IT-Systeme und Dokumente. Mithilfe des Katalogs haben Sie die Möglichkeit in verschiedenen Diagrammen verwendete Objekttypen zentral zu verwalten und die Änderungen an diesen Objekten zentral zu steuern. Ihnen stehen dabei generell verschiedene Funktionen zur Verfügung: Sie können nach Objekten suchen (Lupe), diese nach Typ filtern (Filter), nur Vorschläge anzeigen lassen (Haken), neue Katalogeinträge hinzufügen (Plus) oder den Katalog exportieren (Export Zeichen). Des Weiteren können Sie die eingetragenen Objekte annehmen, ablehnen und konsolidieren (Daumen), bearbeiten ( i Symbol), sich die Verwendungen anzeigen lassen (Fingerabdruck) oder weitere Optionen öffnen (drei Punkte). Die einzelnen Auswirkungen werden auf den nächsten Folien erörtert. Hinweis: Mit % können Sie ihre Suche um Ergebnisse erweitern, die einen Begriff beinhalten (z.b.: %Manager ) GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

48 Umgang mit dem Katalog Der Katalog enthält alle Objekttypen (Artefakte) aus Ihren Diagrammen, die wiederverwendet werden sollen, wie beispielsweise Rollen, IT-Systeme und Dokumente. Mithilfe des Katalogs haben Sie die Möglichkeit in verschiedenen Diagrammen verwendete Objekttypen zentral zu verwalten und die Änderungen an diesen Objekten zentral zu steuern. Annehmen oder Ablehnen eines Eintrags Annehmen: Alle neuen Einträge werden zunächst als Vorschläge dargestellt und somit in rot angezeigt. Werden diese angenommen, wechselt die Farbe zu schwarz. Vorgeschlagene wie angenommene Einträge erscheinen in der Vorschlagsliste beim Modellieren von Objekten. Ablehnen: Wählen Sie den Menüpunkt Ablehnen aus, damit der Eintrag aus dem Katalog verschwindet und anderen Modellierern nicht mehr in der Vorschlagsliste angezeigt wird. Beachten Sie, dass dabei nur der Katalogeintrag gelöscht wird; die zugehörigen grafischen Abbildungen in den Diagrammen bleiben bestehen GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

49 Umgang mit dem Katalog Der Katalog enthält alle Objekttypen (Artefakte) aus Ihren Diagrammen, die wiederverwendet werden sollen, wie beispielsweise Rollen, IT-Systeme und Dokumente. Mithilfe des Katalogs haben Sie die Möglichkeit in verschiedenen Diagrammen verwendete Objekttypen zentral zu verwalten und die Änderungen an diesen Objekten zentral zu steuern. Es erscheint eine Liste mit Verwendungen für den ausgewählten Katalogeintrag. Für Verwendungen mit Verbindungen zu anderen Objekten werden der Name des verbundenen Symbols sowie der Name des Diagramms angezeigt. Für Objekte ohne Verbindungen zu anderen Symbolen wird nur der Name des Diagramms angezeigt, in dem es vorkommt. Mit einem einfachen Klick kommen Sie in das entsprechende Diagramm, wo Ihnen das ausgewählte Symbol angezeigt wird. Verwendungen anzeigen GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

50 Umgang mit dem Katalog Der Katalog enthält alle Objekttypen (Artefakte) aus Ihren Diagrammen, die wiederverwendet werden sollen, wie beispielsweise Rollen, IT-Systeme und Dokumente. Mithilfe des Katalogs haben Sie die Möglichkeit in verschiedenen Diagrammen verwendete Objekttypen zentral zu verwalten und die Änderungen an diesen Objekten zentral zu steuern. Bearbeiten Bearbeiten Sie die Attribute entsprechend Ihren Wünschen und bestätigen Sie mit dem Speichern- Button. Wenn Sie nun ein Diagramm öffnen, welches das geänderte Katalogobjekt enthält, sehen Sie, dass sich die Eigenschaften des Objekts im öffentlichen Arbeitsbereich entsprechend der Änderungen aktualisiert haben. Weitere Optionen Wählen Sie Weitere Optionen aus, um den Katalogeintrag zu löschen. Bei nicht verwendeten Katalogeinträgen kann das Löschen ohne weitere Seiteneffekte durchgeführt werden. Beim Löschen von verwendeten Katalogeinträgen muss ein anderer Katalogeintrag ausgewählt werden, durch den der Eintrag ersetzt werden soll (konsolidieren). Hinweis: Namensänderungen oder Übersetzungen von bestehenden Objekten im Katalog unter Attribute ändern, da ansonsten Definitionskopien erstellt werden GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

51 Inhalt Einleitung und Überblick BPM Getting Started Modellierung Umgang mit dem Katalog Publizierung Publizieren 52 Archiv 53 Unterstützende Funktionalitäten Portal-Ansicht Benutzerverwaltung Tipps und Tricks Released & to be released GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

52 Publizieren BIC Cloud verfügt über eine integrierte Workflow-Engine, mit der Sie Diagramme und Dokumente einfach freigeben können. Diagramme und Dokumente können so komfortabel und sicher für die Publizierung bereitgestellt werden Pflegen Sie zuerst die relevanten Modellattribute für die Freigabe und Publizierung. Ist ein Prüfer gepflegt, wird automatisch ein Freigabeschritt mehr erzeugt. Zu publizierende Diagramme müssen eingecheckt sein. Die Veröffentlichung erfolgt über den Aufruf im Kontextmenü. Für die Freigabe ist eine Begründung erforderlich. Die Prüfer / Freigeber werden per Mail informiert und können nun die finale Publizierung veranlassen. Bei Ablehnung wird der Initiator informiert GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

53 Archiv Bei der Publizierung erstellt BIC Cloud eine Kopie der zuvor publizierten Diagrammversion und speichert sie im Archiv ab. Auf diese Weise können Sie auf frühere Versionen eines Diagramms zugreifen und damit mögliche Datenverluste vermeiden. 1 2 Wählen Sie ein Diagramm aus und klicken Sie im Menüband den Button Versionen. Um zum Archiv zu gelangen, müssen Sie anschließen den Button Frühere Versionen auswählen. Im Archiv werden Ihnen alle publizierten Versionen des Diagramms in chronologischer Reihenfolge angezeigt und zum Download bereitgestellt GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

54 Inhalt Einleitung und Überblick BPM Getting Started Modellierung Umgang mit dem Katalog Publizierung Unterstützende Funktionalitäten Dokumentensicht 55 Suche 56 Drucken, Handbücher und Ausgabe 57 Portal-Ansicht Benutzerverwaltung Tipps und Tricks Released & to be released GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

55 Dokumentensicht Die Dokumentensicht ermöglicht es Ihnen, auf einen Blick zu sehen, welche Dokumente in dem ausgewählten Diagramm vorhanden sind. Wählen Sie ein Diagramm aus und klicken Sie im Menüband auf den Button Dokumente. Es öffnet sich eine zusätzliche Leiste mit der Dokumentensicht. In der Dokumentensicht haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, nach Dokumenten mit Anlage zu filtern oder die alphabetische Sortierung zu ändern GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

56 Suche Über die Suchfunktion können Sie sämtliche Diagramme des ausgewählten Repositories nach einem Suchbegriff durchsuchen. Die intuitive Suchmaske ermöglicht ein schnelles und einfaches Auffinden des gesuchten Diagramms. Klicken Sie im Menüband auf den Button Suchen. Geben Sie Ihren Suchbegriff ein und bestätigen Sie mit Enter. Anschließend öffnet sich die Suchmaske. Die Suchmaske verfügt über drei Bereiche. In der Mitte sehen Sie sämtliche Ergebnisse zu Ihrem Suchbegriff. Wenn Sie auf den Diagrammnamen klicken, werden Sie direkt zu dem Diagramm geführt. Auf der linken Seite können Sie die Ergebnisse nach Autor, Diagrammtyp, Prüfer und Verantwortlicher filtern. Auf der rechten Seite werden Ihnen die Attribute des ersten Suchergebnisses angezeigt GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

57 Drucken, Handbücher und Ausgabe BIC Cloud ermöglicht das einfache Drucken im Web. Handbücher können direkt erzeugt und einfach heruntergeladen werden. Drucken Klicken Sie auf das Drucker-Symbol, um direkt im Web zu drucken. Handbücher Sie können zudem durch einen einfachen Klick Prozesshandbücher generieren GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

58 Inhalt Einleitung und Überblick BPM Getting Started Modellierung Umgang mit dem Katalog Publizierung Unterstützende Funktionalitäten Portal-Ansicht Der Willkommensbildschirm 59 Kommentarfunktion 60 Benutzerverwaltung Tipps und Tricks In Kürze verfügbar GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

59 Portal-Ansicht Der Willkommensbildschirm Die Portal-Ansicht enthält alle publizierten Inhalte (Diagramme, Dokumente und IT-Systeme) und kann von Usern mit Reader -Recht eingesehen werden. Auf dem Willkommensbildschirm werden dem Portalanwender seine persönlichen Favoriten angezeigt. Um auf dem Willkommensbildschirm Favoriten angezeigt zu bekommen, müssen diese vorher gesetzt werden. Wählen Sie dazu ein Diagramm Ihrer Wahl aus und klicken Sie auf den Stern im Menüband GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

60 Portal-Ansicht Kommentarfunktion Die Portal-Ansicht enthält alle publizierten Inhalte (Diagramme, Dokumente und IT-Systeme) und kann von Usern mit Reader -Recht eingesehen werden. Reader können zudem Diagramme und Dokumente kommentieren (Kollaboration), um so z.b. Verbesserungsvorschläge zu übermitteln oder auf Fehler aufmerksam zu machen. 1 Um einen Kommentar zu hinterlassen, wählen Sie das entsprechende Diagramm aus und klicken Sie im Menüband auf den Button Kommentare. Es öffnet sich die Kommentarleiste. Fügen Sie einen neuen Kommentar hinzu, indem Sie auf den grünen Kreis mit dem Plus-Zeichen klicken. 1 2 Geben Sie Ihren Kommentar im erscheinenden Kommentarfeld ein und klicken Sie auf Senden. Kommentare können über die drei Punkte neben dem Kommentar bearbeitet oder wieder gelöscht werden GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

61 Inhalt Einleitung und Überblick BPM Getting Started Modellierung Umgang mit dem Katalog Publizierung Unterstützende Funktionalitäten Portal-Ansicht Benutzerverwaltung Benutzer anlegen 62 User Management und Berechtigungen 63 Tipps und Tricks Released & to be released GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

62 Benutzerverwaltung User anlegen Im Administrationsbereich haben Sie die Möglichkeit neue Benutzer anzulegen, Benutzer zu suchen, zu bearbeiten oder zu löschen. Der Administrationsbereich ist nur sichtbar, wenn Sie über Administrationsrechte verfügen Klicken Sie in der Hauptnavigation auf den Einstellungen-Button. Klicken Sie nun auf den Benutzer anlegen -Button, um einen neuen Benutzer anzulegen. Es erscheint ein Eingabefeld mit drei Pflichtfeldern (Name, , Benutzerrolle). Es stehen Ihnen vier verschiedene Benutzerrollen, die auf der nächsten Folie näher erläutert werden, zur Verfügung. Nachdem Sie die Pflichtfelder ausgefüllt bzw. ausgewählt haben, klicken Sie auf den Speichern- Button. Der neu angelegte Benutzer erscheint nun in der Benutzerverwaltung GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

63 Benutzerverwaltung User Management und Berechtigungen BIC Cloud verfügt über ein einfaches und intuitives Rechtemanagement. Administrator Editor Author Reviewer Reader Administratoren haben alle Rechte, inklusive Benutzerrechtverwaltung. Administratoren können auf alle Versionstöpfe zugreifen. Editoren können auf alle Versionstöpfe zugreifen und haben neben der Modellierung das Recht Katalogeinträge anzulegen und zu verwalten. Autoren können auf alle Versionstöpfe zugreifen und haben das Recht Diagramme zu erstellen und zu verändern. Autoren können keine Katalogeinträge anlegen oder verwalten. Reviewer geben Diagramme und Dokumente frei. Sie haben lediglich Zugriffe auf die Vorschau und auf die Veröffentlichung. Reader sind Portalanwender und können ausschließlich auf die Veröffentlichung zugreifen. Reader können zudem Diagramme und Dokumente kommentieren (Kollaboration) sowie Analysen durchführen GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

64 Inhalt Einleitung und Überblick BPM Getting Started Modellierung Umgang mit dem Katalog Publizierung Unterstützende Funktionalitäten Portal-Ansicht Benutzerverwaltung Tipps und Tricks 65 Released & to be released GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

65 Tipps und Tricks Auf den folgenden Folien sind abschließend einige Tipps und Tricks für den noch einfacheren Umgang mit der BIC Cloud zusammengestellt. Tastenkombination Strg+C Strg+V Strg+X Strg+Y Strg+Z F2 Funktion Kopieren der Auswahl Einfügen der Auswahl Ausschneiden Wiederherstellen Rückgängig machen des letzten Schritts Schneller Zugriff auf das Textfeld GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

66 Tipps und Tricks Auf den folgenden Folien sind abschließend einige Tipps und Tricks für den noch einfacheren Umgang mit der BIC Cloud zusammengestellt. Funktion 0/0 Position Ansichtsbereich verschieben Erweiterte Suche Verfeinerungen aufrufen Erläuterung Legen Sie Ihr Diagramm in der 0/0 Position ab, damit es Ihnen auch nach dem Auschecken optimal im Editor angezeigt wird. Mit gedrückter rechter Maustaste können Sie Ihren Ansichts-/ Arbeitsbereich beliebig verschieben. Mit % können Sie ihre Suche um Ergebnisse erweitern, die einen Begriff beinhalten. In Kürze können Sie hierfür * verwenden. Sie haben die Möglichkeit Verfeinerungen mit einem Doppelklick auf das Objekt aufzurufen. Die Hinterlegungszeichen (Hierarchie-Symbol) können daher ausgeblendet werden GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

67 Tipps und Tricks Auf den folgenden Folien sind abschließend einige Tipps und Tricks für den noch einfacheren Umgang mit der BIC Cloud zusammengestellt. Funktion Internetseiten in der Anlage hinterlegen Verschieben von Diagrammen Spielwiese Erläuterung Nach Eingabe der Internetadresse bestätigen Sie bitte mit der Enter -Taste. Schneiden Sie das gewünschte Diagramm mithilfe der Funktion Ausschneiden aus, um es in einen anderen Ordner zu verschieben. In Kürze werden Sie auch ganze Ordner verschieben können. Um neue Methoden zu erlernen und das Modellieren zu erproben, legen Sie bitte ein Repository Spielwiese an. Dadurch entstehen keine inkonsistenten Katalogeinträge im Produktivrepository GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

68 Tipps und Tricks Auf den folgenden Folien sind abschließend einige Tipps und Tricks für den noch einfacheren Umgang mit der BIC Cloud zusammengestellt. Funktion Browser Übersetzung Immer einchecken und speichern Erläuterung Nach dem Auschecken werden Diagramme lokal in dem Cache Ihres Browsers gespeichert. Verwenden Sie daher immer denselben Browser. Angenommene Katalogeinträge können nicht mehr durch Modellierer verändert werden und daher auch nicht im Editor übersetzt werden. Gehen Sie hierfür in den Katalog, öffnen Sie die Attribute und ändern hier den Namen des gewünschten Objekts in der jeweiligen Sprache. Speichern Sie Ihre Diagramme immer ab und checken Sie sie ein, um Datenverluste zu vermeiden und die Diagramme anderen Nutzern zugänglich zu machen GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

69 Inhalt Einleitung und Überblick BPM Getting Started Modellierung Umgang mit dem Katalog Publizierung Unterstützende Funktionalitäten Portal-Ansicht Benutzerverwaltung Tipps und Tricks Released & to be released GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

70 Neue Features Q Attributleiste im Katalog Beim Öffnen vom Katalog erscheint nun gleichzeitig auch die Attributleiste. So werden Ihnen die wichtigsten Informationen direkt angezeigt. Filterungseinstellungen Die Filterungseinstellungen im Katalog bleiben nun während des Navigierens in der Cloud erhalten, so dass Sie diese beim Zurückkehren in den Katalog noch vorfinden. Hinzu kommt, dass der Dialog zum Anlegen von neuen Katalogeinträgen mit dem gefilterten Typ vorbelegt ist. Gruppenbasierte Berechtigungsvergabe Durch die Möglichkeit der Sortierung Ihrer Benutzer in Gruppen, steht Ihnen, neben der bestehenden rollenbasierten Berechtigungsvergabe, auch eine gruppenbasierte Berechtigungsvergabe zur Verfügung. Dies erleichtert die Administration von Benutzern. Benutzer können auch mehreren Gruppen zugeordnet werden. Dynamisches Tooltip Beschreibungen zu Objekten werden Ihnen in einem dynamischen Tooltip angezeigt, sobald Sie Ihre Maus über das hervorgehobene Informationszeichen ( i ) im Diagramm bewegen. RACI-Matrix-Darstellung Die RACI-Matrix-Darstellung steht nun als alternative Ansicht für EPK- und BPMN Kollaborations-Diagramme zur Verfügung. Damit erhalten Sie einfach und schnell eine Übersicht über die Verantwortlichkeiten in Ihrem Prozess. Check-in-Erinnerung Wenn Sie Diagramme bearbeitet und noch nicht eingecheckt haben, bekommen Sie beim Verlassen der Seite (Internet Explorer) oder wenn Sie sich abmelden (Internet Explorer und Chrome) eine Erinnerung daran einzuchecken, um die Diagramme für andere Benutzer zu entsperren GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

71 Neue Features seit Wasserzeichen Wasserzeichen sind mehrsprachig verfügbar und zeigen den Namen des jeweiligen Objektes in der gewählten Sprache an. Diese sind im Hintergrund von Pools und Lanes initial immer aktiviert. Man kann weiterhin in der Formatierungspalette die Wasserzeichen bearbeiten. Wenn Sie das Wasserzeichen selbst in der Formatierungspalette umbenennen, zeigt dieses danach nicht mehr automatisch den Namen des Objekts an. Diagrammanzeige im neuen Tab Sie können Diagramme auf Wunsch auch in einem neuen Browser-Tab öffnen. Dazu müssen Sie im 3-Punkt-Menü Ihres Diagramms die Auswahl Im neuen Fenster öffnen anklicken. Arbeitsbereich wechseln Benutzer können Ihren Arbeitsbereich umstellen das geht ganz zentral an Ihrem aktiven Repository im 3-Punkt-Menü, oder aber jeweils am Diagramm durch das Wechseln der Versionen. Dadurch steht die Möglichkeit zur Verfügung, das gesamte Repository z.b. als Modellierer auf die Veröffentlichung umzustellen, um zu sehen, was bereits veröffentlicht wurde. Diagrammübergreifendes Kopieren Das Kopieren von Diagramminhalten funktioniert ab sofort diagrammübergreifend bei Diagrammen desselben Typs. Beachten Sie dabei, dass Ressourcen dabei wiederverwendet werden und Elemente des Prozessflusses (z.b. Ereignisse, Aktivitäten, Operatoren) neu angelegt werden. Dies hat zur Folge, dass Verbindungen von und/oder zu neuen Elementen neu erzeugt werden müssen. Suche Sie können nach Attributen Ihrer Diagramme suchen. Die Suchergebnisseite zeigt abgesehen von den intelligenten Filterungsmöglichkeiten auch Attribute, Beschreibungen und die Möglichkeit für einen Absprung zum Diagramm-Steckbrief. Letzteren finden Sie rechts unten auf der Seite GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

72 Neue Features seit Benachrichtigungen bei der Berichterstellung Während der Berichterstellung zeigt Ihnen das System eine Fortschrittsanzeige. Sollten Sie diese Anzeige schließen, erhalten Sie nach Fertigstellung eine weitere Nachricht, die es Ihnen ermöglicht den Bericht herunterzuladen. Neue Ladeanzeige Wenn Sie größere Diagramme öffnen, sehen Sie für die Dauer bis zur Anzeige des Diagramms eine Ladeanzeige. Diese Anzeige wurde aktualisiert und das Design optimiert. Archivierung von Diagrammen Wenn Sie Ihre Diagramme veröffentlichen, werden PDF-Archiveinträge von diesen Diagrammen erstellt. Die Archiveinträge werden in den Sprachen erstellt, in denen Inhalte an Ihrem Diagramm gepflegt sind GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

73 Neue Features seit 06/2017 Performance IE11 Diverse Performanceverbesserungen im Rahmen des Browsers Internet Explorer 11. Kommentare an Prozessschritten Die Kommentarfunktion steht nicht nur an Diagrammen, sondern auch an Diagramminhalten zur Verfügung. Somit kann noch spezifischer über die Inhalte in Diagrammen diskutiert werden. Dynamischer Diagrammvergleich Der Diagrammvergleich zeigt Ihnen live Ihre Änderungen und hebt Ihnen diese auch per Selektion im Diagramm hervor. Sie können z.b. Ihren lokalen Arbeitsstand mit dem veröffentlichten Stand oder auch zwei archivierte Versionen desselben Diagramms miteinander vergleichen. Facettenreiche Suchfunktion Die Suche zeigt Ihre Ergebnisse in Abhängigkeit der eingestellten Suchfilter ( Facetten ). Die Suchfilter arbeiten additiv je mehr Sie in unterschiedlichen Kategorien aktivieren desto weniger Ergebnisse bleiben Ihnen übrig GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

74 Geplante Features 2017 BPMN Export / Import Erweitertes Reporting Modellvergleich und Änderungsanzeige Dokumentenupload und Sicht Löschworkflow Neue Objektworkflows für Katalogelemente Erweiterung des Rechtekonzeptes Portalerweiterungen Administrationserweiterungen GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

75 Geplante Features 2017 Interaktive Prozessdarstellung als Portalanzeige Interaktive Prozessdarstellung als mobile Eingabe Dokumentenlenkungsworkflow Sharepoint Plug-In Methodeneditor Erweiterung der Attributplatzierung in Grafik Layoutassistent GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg

76 GBTEC Software + Consulting AG, V BIC Cloud ist eine eingetragene Marke der GBTEC AG. Alle Inhalte sind urheberrechtlich geschützt. Kontaktieren Sie uns! BIC Support Tel.: support@gbtec.de GBTEC Titel Software 29. Juni Consulting AG BIC Cloud Schnelleinstieg