Prüfbericht. Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA -Konzept 2.0. für VISkompakt Suite 4

Transkript

1 Prüfbericht Zertifizierung von Produkten zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung nach dem DOMEA -Konzept 2.0 für VISkompakt Suite 4 der PDV-Systeme GmbH Erfurt 11. Dezember 2006

2 Inhaltsverzeichnis 1 Zusammenfassung ZERTIFIZIERUNG UND ZERTIFIZIERUNGSVERFAHREN Ergebnis der Prüfung Zertifizierungsverfahren Kerninformation über das Unternehmen Kerninformation über die evaluierte Lösung Bewertung HAUPTGRUPPE 1 EINGANG AG 1 Papiergebundene Eingänge AG 2 Elektronische Eingänge AG 3 Erfassen und Registrieren HAUPTGRUPPE 2 BEARBEITUNG AG 1 Entwurfserstellung AG 2 Verfügungen in unstrukturierten Laufwegen AG 3 Verfügungen in strukturierten Laufwegen AG 4 Mitzeichnung und Schlusszeichnung AG 5 Mobile Vorgangsbearbeitung AG 6 Bearbeitungs- u. Protokollinformationen AG 7 Medienbruch AG 8 Recherche AG 9 CMS AG 10 IWM HAUPTGRUPPE 3 AUSGANG AG 1 Ausgangsbehandlung HAUPTGRUPPE 4 AUSSONDERUNG UND ARCHIVIERUNG AG 1 ZdA-Verfügung von Vorgängen und Dokumenten AG 2 Vorgang des Zurücklegens in die ektronische Altregistratur AG 3 Elektronische Signaturen und Aufbewahrungsfrist AG 4 Aussonderungsschnittstelle und Aussonderungsdatei AG 5 Anbieten, Anbieteverzeichnis und Bewertung des Aktenbestandes AG 6 Abgabe an die Archivbehörde...65 Seite 2 von 98

3 2.5 HAUPTGRUPPE 5 SOFTWAREERGONOMIE AG 1 Aufgabenangemessenheit AG 2 Selbstbeschreibungsfähigkeit AG 3 Steuerbarkeit AG 4 Erwartungskonformität AG 5 Fehlertoleranz / -robustheit AG 6 Individualisierbarkeit AG 7 Lernförderlichkeit HAUPTGRUPPE 6 FACHLICHE ADMINISTRATION AG 1 Objekte und Objekthierarchie AG 2 Aktenplan AG 3 Löschen, Umstrukturierung des Aktenbestands und Umschreiben AG 4 Ablagestrukturen AG 5 Verfügungen und Vorlagen AG 6 Integrationstiefe der Administration AG 7 Abbildung der Aufbauorganisation AG 8 Vertreterregelung AG 9 Zugriffsrechte, Zugriffsprofile, Rollen AG 10 Konfiguration der Dokumentnummer, des Vorgangskennzeichens und Geschäftszeichens AG 11 Auswertungsmöglichkeiten HAUPTGRUPPE 7 TECHNISCHE ADMINISTRATION AG 1 Datenstrukturen und Layout der Bildschirmmasken AG 2 Integrationsfähigkeit AG 3 Vorgangsbearbeitung an verteilten Standorten HAUPTGRUPPE 8 INFRASTRUKTUR AG 1Plattformen und Normen und Standards AG 2 Elektronische Signatur und Verschlüsselung AG 3 Formularmanagement AG 4 Zahlungssysteme AG 5 Einbindung CMS AG 6 Integration von Fachverfahren AG 7 Technische Aspekte der Archivierung Gesamteindruck...95 Seite 3 von 98

4 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Module der VISkompakt Suite Abbildung 2: Dokumentbezogenes Einzelscannen am Sachbearbeiterarbeitsplatz...14 Abbildung 3: Nutzerspezifische Voreinstellung zum Import von s...17 Abbildung 4: Add-In im -Client...17 Abbildung 5: Kontextmenü zum Hochladen einer Datei...18 Abbildung 6: Speichern unter VISKompakt aus Word...19 Abbildung 7: Geschäftszeichenbildungsregeln am Beispiel des Geschäftszeichens der Akte...20 Abbildung 8: Auswahl Schlagwörter...22 Abbildung 9: Unterstützung der Postsichtung durch das Termin- und Aufgabenmanagement...23 Abbildung 10: Sichtung im Explorer...24 Abbildung 11: Als Dringlich gekennzeichneter Vorgang...25 Abbildung 12: Vorlagenauswahl...26 Abbildung 13: VIS Verknüpfungen in Office...26 Abbildung 14: Historisierung verschiedener Metadaten eines Dokumentes...28 Abbildung 15: Geschäftsgang von VISkompakt...29 Abbildung 16: Kontextmenü zur Erstellung eines Duplikats...31 Abbildung 17: Wiedervorlage am Beispiel einer Akte...32 Abbildung 18: Ablegen eines objektbezogenen Ablaufes als Geschäftsgangmuster...33 Abbildung 19: Verwaltung abgelegter Geschäftsgangmuster...34 Abbildung 20: Auswahl aus der Aufbauorganisation...35 Abbildung 21: Design eines Prozesses mit ORACLE Workflow...37 Abbildung 22: Design eines Prozesses mit Micosoft dem BizTalk-Server...38 Abbildung 23: Beispiel für die Kennzeichnung ( in der Spalte Zng. ) eines zu zeichnenden Dokumentes in einer Zeichnungsmappe mit ergänzenden Unterlagen...40 Abbildung 24: Schlusszeichnung am Einzeldokument...41 Abbildung 25: Administration der Geschäftsgangverfügung Schlusszeichnung mit verfügungspezifischer Systemaktion Führt zu digitalen Signatur...42 Abbildung 26: Kontextmenü am Primärdokument mit Check-in- und Check-out- Funktionen...43 Abbildung 27: Mobil-Client...44 Abbildung 28: Historie eines Dokuments...46 Abbildung 29: Nutzerspezifische Einstellungen für den Listenaufbau...47 Abbildung 30: Recherche Vorgang (Standard)...50 Abbildung 31: Suche nach Wiedervorlagen für den Zeitraum vom Abbildung 32: Dialog zur Auswahl der in der Trefferliste angezeigten Metadaten...52 Abbildung 33: Darstellung des Suchergebnisses im Viewer...53 Abbildung 34: Bezüge auf anderes Schriftgut am Beispiel eines Vorganges...56 Seite 4 von 98

5 Abbildung 35: Beschreibung Pflichtfeld...67 Abbildung 36: Fehlermeldung des Systems...70 Abbildung 37: Auswahl eines Farbschemas...71 Abbildung 38: Sortierung der Listendarstellung...71 Abbildung 39: Online-Hilfe...72 Abbildung 40: Metadaten eines Dokuments (Sachregistratur)...74 Abbildung 41: Verbleibsnachweis am Beispiel eines Vorgangs...75 Abbildung 42: Werkzeug zur Aktenplan-Definition...76 Abbildung 43: Beispiel einer Ablagestruktur...78 Abbildung 44: Beispiel einer hierarchischen Struktur der Aufbauorganisation...80 Abbildung 43: Integration von Fachanwendungen am Beispiel des MS BizTalk-Servers.93 Seite 5 von 98

6 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Komponenten des Zertifizierung zugrunde gelegten Systems...11 Tabelle 2: Plattformprodukte...11 Tabelle 3: Tabelle 4: Produktübersicht...12 Bewertungsergebnis...98 Seite 6 von 98

7 1 Zusammenfassung 1.1 Zertifizierung und Zertifizierungsverfahren Ergebnis der Prüfung Der vorliegende Bericht wurde im Auftrag der Koordinierungs- und Beratungsstelle der Bundesregierung für Informationstechnik in der Bundesverwaltung im Bundesministerium des Innern (KBSt) erstellt und fasst die Ergebnisse der Prüfung der angebotenen Lösung VISkompakt Suite 4 der PDV Systeme GmbH, Erfurt (vgl. Kapitel 1.1.3) zusammen. Die Prüfung erfolgte auf Basis des DOMEA -Anforderungskatalogs in der Version 2.0. Die angebotene Lösung wurde als DOMEA -konzeptkonform bewertet. Das Zertifikat wurde im Dezember 2006 ausgestellt und gilt für die o. g. Produktversion sowie die benannte Version des DOMEA -Anforderungskatalogs Zertifizierungsverfahren Das Zertifizierungsverfahren gliedert sich in drei Teile: Vorprüfung durch die KBSt Bewertung der schriftlichen Unterlagen des Anbieters durch eine unabhängige Prüfstelle Verifizierung der Ergebnisse der Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch eine Präsentation Vorprüfung durch die KBSt Der Antragssteller muss Inhaber der gewerblichen Schutzrechte des zu prüfenden Produkts sein. Er reicht bei der KBSt einen Antrag auf Zertifizierung ein. Die KBSt prüft diesen Antrag auf wesentliche Merkmale des Systems, auf die Möglichkeit einer stufenweisen Nutzung als Schriftgutverwaltungssystem, als elektronische Aktenablage, als System zur IT-gestützten Vorgangsbearbeitung sowie im Hinblick auf die Anwendbarkeit der organisationsbezogenen und prozessorientierten Einführungsstrategie des DOMEA -Organisationskonzeptes 2.0, auf die Referenzen des Antragstellers u. ä. Nach erfolgreicher Vorprüfung erhält der Antragsteller den DOMEA -Anforderungskatalog, den er schriftlich beantwortet. Seite 7 von 98

8 Bewertung der schriftlichen Unterlagen Die schriftliche Beantwortung des DOMEA -Anforderungskatalogs wird durch eine unabhängige Prüfstelle bewertet. Inhalt dieser Prüfung sind der Erfüllungsgrad der Anforderungen sowie die Softwareergonomie. Der Mindesterfüllungsgrad je Hauptgruppe beträgt 65 % der Maximalpunktzahl. Bei Unterschreiten des Mindesterfüllungsgrades in einer Hauptgruppe wird das Produkt von der weiteren Bewertung ausgeschlossen. Die Güte der nachfolgenden Antworten wird nicht berücksichtigt. Lösungen, die in jeder Hauptgruppe mindestens 65 % der Maximalpunktzahl erhalten haben, werden zur Präsentation zugelassen. Verifizierung durch eine zweitägige Präsentation Die Präsentation des Produktes erfolgt auf Basis eines Präsentationsszenarios, das einen typischen Geschäftsgang einer Behörde beschreibt sowie eine grundlegende Administration und Konfiguration vorgibt. Im Rahmen der Präsentation behält es sich die KBSt vor, abweichend vom übersandten Präsentationsszenario auf andere Themen einzugehen und die Leistungsfähigkeit der zu zertifizierenden Lösung zu überprüfen. Fragen, die im Rahmen der Bewertung der schriftlichen Unterlagen offen blieben, werden in der Präsentation geklärt. Nach Abschluss der Präsentation wird die Bewertung der schriftlichen Unterlagen durch die unabhängige Prüfstelle erneut durchgeführt. Die Erkenntnisse aus der Präsentation führen dabei ggf. zu Auf- oder Abwertungen der Erstbewertung der Einzelanforderungen. Lösungen, die nach abschließender Bewertung in allen Hauptgruppen mindestens einen Erfüllungsgrad von 65 % aufweisen, werden von der KBSt nach dem DOMEA -Konzept zertifiziert Kerninformation über das Unternehmen Die PDV-Systeme GmbH wurde im Jahr 1990 gegründet. Sie hat ihren Hauptsitz in Erfurt und unterhält Geschäftsstellen in Berlin, Dresden, Chemnitz, Leipzig, Hannover und München. Das Unternehmen konzentriert sich derzeit auf Kunden aus der öffentlichen Verwaltung (Bund, Ländern und Gemeinden) sowie auf Versorgungsunternehmen Kerninformation über die evaluierte Lösung Die VISkompakt Suite ist eine Lösung, die speziell für die Öffentliche Verwaltung entwickelt wurde. Nach der Entwicklungsphilosophie der PDV Systeme GmbH ist die VISkom- Seite 8 von 98

9 pakt Suite eine diensteorientierte egovernment Plattform. Neben dem Kernmodul VISkompakt, welches die Bereiche Dokumentenmanagement, Vorgangsbearbeitung und Archivierung für die Öffentliche Verwaltung abdeckt, besteht die VISkompakt Suite 4 aus den Modulen (auch Einbindung von Drittprodukten anderer Hersteller) Formularserver, GeoVIS, Contentmanagement und Virtuelle Poststelle. VISkompakt Suite Workflowmanagement VAPI Fachapplikationen VPS VISkompakt Formularserver GeoVIS CMS und... Governikus- integration... Abbildung 1: Module der VISkompakt Suite 4 VISkompakt ist ein in Geschäftskomponenten (objektorientiert) entwickeltes Produkt mit Modulstruktur und integriert sich in Form von Services in die Gesamtplattformen von Oracle und Microsoft. Auf eine eigene Middleware wurde verzichtet. Vor dem Hintergrund dieser Philosophie ist die VIS-eigene Verwaltungs-API (VAPI) ein wesentliches Element des Systems. Mit der VAPI steht eine flexible XML-basierte Schnittstelle zur Verfügung über die VISkompakt in eine bestehende Diensteinfrastruktur eingebunden werden kann. Die eingesetzten Drittprodukte für die Erweiterungsmodule können daher durch vorhandene Module ergänzt oder ausgetauscht werden. Zum Kernmodul der VISkompakt Suite, VISkompakt, gehören Konnektoren u. a. in den Bereichen Digitale Signatur, Scanning und Archivierung mit Fremdsystemen, wie Netapp, EMC Centera. VISkompakt wird in zwei generellen Systemarchitekturen, auf Basis der Technologieplattformen von Microsoft und ORACLE, bereitgestellt. Dies sind VISkompakt /.NET und VISkompakt /J2EE. Beide Technologielinien sind funktional grundsätzlich gleich ausgeprägt und werden als vollständig webbasierende Applikation auf der jeweiligen Plattformtechnologie angeboten. Seite 9 von 98

10 Das der Zertifizierung zugrunde gelegte System umfasst die in der folgenden Tabelle aufgeführten Komponenten: Komponente Kernkomponente VISkompakt Massen-Scan-Konnektor Konnektor Virtuelle Poststelle Zusätzliches Fremdprodukt Basis Lizenzpaket Zusatz.Net Plattform J2EE - x x x Kofax Ascent Capture; ab Version 6 Governikus Version 2.1 von BOS Bremen x x x x x x Digitale Signatur und Verschlüsselung Konnektor Intelligente Klassifizierung BOS-Libraries von BOS Bremen Bouncycastle von the Legion of the Bouncy Castle Kofax Ascent for Mailrooms (Neuer Name XtrataPro) von Kofax x x x x x x x x x Konnektor Viewer TIFF-Konverter Outside In Control - Version 8.1 von Stellent Spicer Imagenation Control a. X TM 7.1 von Spicer Outside In Version 8.1 von Stellent x x x x x x x x x Aussonderung - x x x Archiv - x x x Konnektor zu externen Zusatzarchiven Netapp-Produkte von Network Appliance x x x EMC Centera x x x Document Server von Ceyoniq x x x Schnittstelle VAPI - x x x Konnektor zu externen Workflowsystemen ORACLE Workflow x x x Seite 10 von 98

11 Lizenz- Plattform Komponente Zusätzliches Fremdprodukt paket Basis Zusatz.Net J2EE SOA Suite (BPEL Processmanager) von ORACLE x x x BizTalk von Microsoft x x x Tabelle 1:Komponenten des Zertifizierung zugrunde gelegten Systems Darüber hinaus sind folgende Plattformprodukte zu beachten: Komponente Lizenzpaket Plattform Komponenten des ORACLE Applikationsserver, Version 10g (eingebunden; nur für Betrieb mit VISkompakt) ORACLE Ultrasearch Engine x x Basis x Zusatz.Net J2EE x ORACLE 10g Database x x x Microsoft SQL Server 2000 x x Windows ES 2003 Server x x x Red Hat Enterprise Linux 4 x x Tabelle 2:Plattformprodukte Die nachfolgende Tabelle fasst zusammen, welche Client-Art der Zertifizierung auf Wunsch der PDV Systeme GmbH zugrunde gelegt wurde und skizziert die technologischen Betriebsvarianten hinsichtlich der Betriebs- und Datenbanksysteme. Gegenstand der Präsentation war VISkompakt /J2EE. Seite 11 von 98

12 Zertifizierter Client Windowsclient Webclient Sonstige Verfügbarkeit weiterer Clients mit ähnlichem Funktionsumfang Ja Nein Unterstützte Serverbetriebssysteme Linux MS Windows Sonstige Unterstützte Datenbanksysteme Oracle MS SQL Server Sonstige Existierende Integration in Bürosoftware MS Outlook MS Office OpenOffice Sonstige Export und Import im XDOMEA-Format Existierende Integration Virtuelle Poststelle Ja Ja Nein Nein Tabelle 3:Produktübersicht Seite 12 von 98

13 2 Bewertung 2.1 Hauptgruppe 1 Eingang AG 1 Papiergebundene Eingänge Anforderungen Im Tagesgeschäft einer Behörde stellen auch beim Einsatz der elektronischen Akte papierbasierte Dokumente einen Anteil der täglichen Eingänge. Vor der Erfassung und der weiteren Bearbeitung im VBS müssen Papiereingänge digitalisiert werden. Das Scannen und Erfassen kann innerhalb der Behörde an unterschiedlichen Orten zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen. Diese organisatorischen Entscheidungen müssen durch das VBS und die Scanlösung flexibel unterstützt werden. Gescannte Dokumente und Fax-Eingänge werden im Image-Format (NCI-Dokument, z. B. TIFF) abgelegt. Soll auch in diesen Dokumenten eine Volltextrecherche möglich sein, so müssen sie durch OCR-Wandlung in ein Textformat (CI-Dokument) überführt werden. Um eine eindeutige Zuordnung der Metainformationen zum Papierdokument zu gewährleisten, erweist es sich als sinnvoll, das Papierdokument mit der vom System vergebenen Dokumentnummer zu kennzeichnen Bewertung: 94% VISkompakt ist in der Lage unterschiedliche Varianten des Scannens (zentral/dezentral und frühes oder spätes Scannen) behördenspezifisch umzusetzen. Das Ersetzen fehlender oder fehlerhafter Seiten ist in allen Varianten durch Nachscannen möglich. Dabei wird die Möglichkeit des Austauschs einzelner Seiten durch den Bearbeiter durch ein entsprechendes Berechtigungskonzept geregelt und ist hinsichtlich Bearbeiter und Zeitpunkt differenzierbar. Es können ein- und mehrseitige Dokumente gescannt und in den Formaten Tiff 6.0, CCITT/TSS-Format (inkl. Multipage-Tiff), PDF, PCX und JPEG gespeichert werden. Bei OCR-gewandelten Daten ist außerdem eine Ablage als TXT, RTF, DOC und HTML-Datei möglich. Bei dezentralem Scannen werden die auf den einzelnen PC-Arbeitsplätzen im Betriebssystem vorhandene Imagefunktionalität (z. B. MS Office Imaging) direkt angesprochen. Seite 13 von 98

14 Abbildung 2: Dokumentbezogenes Einzelscannen am Sachbearbeiterarbeitsplatz Die Umsetzung der Anforderungen zum Massenscannen inkl. weiterführender Funktionalitäten wie Formularerkennung und OCR-Wandlung von NCI-Dokumenten erfolgt auf Basis von Kofax Ascent Capture, welches nicht Bestandteil der Kernkomponente VISkompakt ist. VISKompakt ermöglicht die Trennung mehrseitiger Dokumente beim Stapelscannen durch Patch- und Barcode, Trennblatt und feste Dokumentlängen. Darüber hinaus kann auch eine intelligente Formularerkennung zur Dokumententrennung verwendet werden Das Produkt bietet die Möglichkeit in einer Behörde je nach Schriftgut unterschiedliche Methoden zu nutzen. Für die Anzeige gescannter Dokumente werden verschiedene Viewer (z. B. MS Office Document Imaging) angeboten, die verschiedene Funktionen wie Rotieren, Zoomen, Blättern, Scrollen und Thumb Nails unterstützten. Die Produkte Outside In, Kofax Ascent Capture und Spicer Imagination sind jedoch nicht Bestandteil des VISkompakt Kernmoduls und müssen über Zusatzlizenzen erworben werden. Für PDF-Dokumente wird auf die Viewer der Office-Pakete bzw. die Plug-Ins der Browser zurückgegriffen. Das Anbringen von Stempeln an den Massenerfassungs-, Nachbearbeitungs- und Scanarbeitsplätzen wird über ein Massenscanmodul ermöglicht. Die Bereitstellung von Stempeln Seite 14 von 98

15 erfolgt dabei benutzerbezogen. Die Administration kann zentral vorgenommen und benutzerbezogen eingerichtet werden. Für Standardarbeitsplätze stehen auf Basis von MS Office Imaging die Funktionen Unterstreichen, Textmarkierung, Anmerkungen und Annotationen zur Verfügung. Bei Verwendung des Viewers Spicer Imagination stehen rechtegesteuerte Layer zur Verfügung und können sowohl separat angezeigt als auch gedruckt werden. Für diesen Fall werden außerdem umfangreiche Möglichkeiten zum Umgang mit Stempeln und zur Administration dieser Möglichkeiten angeboten. Beim bedarfsbezogenen Scannen von Altbeständen kann das Image den bereits im System gespeicherten Metainformationen zugeordnet werden. Die Zuordnung kann manuell und automatisch erfolgen. Für die Verwendung der automatischen Zuordnung sind verschiedene Verfahren möglich (z. B. Barcode, Texterkennung in Formularen). Das System unterstützt bei Massenverfahren sowohl die automatische als auch die manuelle Erfassung von Metadaten. Die manuelle Erfassung kann bei Massenverfahren durch Split-Screen und Lasso-Funktion effizient durchgeführt werden. Zur automatischen Massenerfassung von Metadaten ist Formularerkennung möglich. Darüber hinaus ist es über das optionale Modul Xtrata Pro möglich, mit intelligenten Scanmechanismen aus Freiform-OCR Metadaten zu ermitteln und in die Metadaten zu übertragen. Bei Unsicherheiten wird über ein Validierungsmodul, das mit einem Splitscreen ausgestattet ist, eine Nachberarbeitung initiiert. Bei der Erfassung bestimmter Eingangstypen können systemseitig definierte Prozessabläufe automatisch initiiert werden. Für die Definition und Erkennung dieser Eingangstypen werden unterschiedliche Möglichkeiten (z. B. Barcode, Formularerkennung, und über XtrataPro und Kofax Ascent Capture mit automatisierter Klassifizierung.) angeboten. Ein separates Scannen und Erfassen wird unterstützt. Die Erfassung der Metadaten kann nach dem Scannen durch mehrere Arbeitsstationen erfolgen. Die OCR-Wandlung von NCI- Dokumenten kann dabei automatisch für alle Dokumente erfolgen oder manuell für einzelne Dokumente angestoßen werden. Regeln für die Verteilung können werkzeuggestützt definiert werden, so dass je nach ausgelesener Metainformation des Eingangs unterschiedliche Arbeitskörbe adressiert werden können. Die für die Verteilung benötigten Informationen werden automatisch aus den erfassten Metadaten ausgelesen, so dass die Verteilung automatisch nach der oben beschriebenen Erfassung der Metadaten erfolgt. Seite 15 von 98

16 Im Rahmen der Eingangsbehandlung ist es möglich, automatisch Informationen aus Formularen zu entnehmen und zur Klassifikation von Objekten zu verwenden. Darauf aufbauend lassen sich Regeln für die Verteilung definieren, so dass je nach ausgelesener Metainformation des Eingangs unterschiedliche Arbeitskörbe adressiert werden können AG 2 Elektronische Eingänge Anforderung Mittelfristig werden elektronische Eingänge den größten Anteil am gesamten Posteingangsaufkommen einer Behörde darstellen. Dabei gelten für elektronische Eingänge grundsätzlich die gleichen Bearbeitungsregeln wie für konventionelle, papiergebundene Eingänge. Die Übernahme elektronischer Eingänge aus verschiedenen Systemen ( , Fax, elektronische Formulare, etc.) wird unterstützt. Für ausgewählte Prozesse im elektronischen Geschäftsverkehr ist die Erstellung bzw. Prüfung der elektronischen Signatur, die Umsetzung von Quittungsverfahren, Verschlüsselung etc. erforderlich. Bewertung: 100 % VISKompakt bietet die Möglichkeit, s durch den Benutzer im Vorgangs bearbeitungssystem abzulegen. Der Nutzer kann dabei auswählen, ob nur der Mailtext, nur die Anlagen, der Mailtext und die Anlagen getrennt oder die gesamte (Mailtext mit Anlage) als ein Dokument abgelegt werden soll. Das System ermöglicht es, für die -Importe nutzerspezifische Standardeinstellungen vorzugeben. Seite 16 von 98

17 Abbildung 3: Nutzerspezifische Voreinstellung zum Import von s Die Übernahme von s in das VBS kann per Drag&Drop, über eine Importfunktion oder über ein Add-In im -Client erfolgen. Dabei wird die inkl. der Anlagen entsprechend der nutzerspezifischen Voreinstellungen in das System übernommen. Metadaten wie Betreff, Einsender, Dateiname oder Datum werden in die Metadatenerfassungsmaske des Dokumentes übernommen. Abbildung 4: Add-In im -Client Dokumente aus einem Dateisystem können vom Bearbeiter über eine Importfunktion im VBS abgelegt werden. Dabei wird die Klassifizierung und Metadatenerfassung automatisch angestoßen. Seite 17 von 98

18 Abbildung 5: Kontextmenü zum Hochladen einer Datei Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, Dokumente aus der Office-Umgebung in VISKompakt zu speichern. Ferner besteht die Möglichkeit ein Dokument aus dem Dateisystem per Drag&Drop einem bestehenden Schriftgutobjekt abzulegen, sofern dieses geöffnet ist. Seite 18 von 98

19 Abbildung 6: Speichern unter VISKompakt aus Word VISkompakt 4 bietet umfangreiche Möglichkeiten zum Import von XML-Daten. Dabei können den importierten Daten zugrunde liegenden Schemata (XSD) automatisch identifiziert und für die Validierung der Daten verwendet werden. Für den Import von Dateien im XML- Format wird der Bearbeiter durch einen Dialog unterstützt. Alternativ existiert die Möglichkeit einen Automatismus für den Massenimport für XML-Daten zu nutzen. Die Anzahl der Dokumente, die als Anlage importiert werden ist nicht begrenzt. Die Objekte können als Einzeldokumente erfasst werden AG 3 Erfassen und Registrieren Anforderung Nach dem Import der elektronischen Dokumente aus den verschiedenen Eingangskanälen erfolgt die Erfassung im System. Darunter ist die Ersterfassung wichtiger Metadaten zu verstehen. Auf die Ersterfassung folgt die inhaltliche Erfassung - das Registrieren des Posteingangs. Dazu gehört neben der prinzipiellen Zuständigkeitsprüfung die Zuordnung zu einem Aktenzeichen und zu einem Vorgang. Grundvoraussetzung dafür ist die Möglichkeit zur Seite 19 von 98

20 eindeutigen Kennzeichnung der Objekte anhand einer Dokumentnummer für Dokumente, Vorgangskennzeichen für Vorgänge und Geschäftszeichen für Akten. Bewertung: 97 % In VISKompakt 4 ist es möglich, Objekte durch Dokumentennummer, Vorgangskennzeichen bzw. Geschäftszeichen eindeutig zu kennzeichnen. Die Vergabe der unterschiedlichen Kennzeichnungen kann dabei systemunterstützt oder manuell (auch mit Vorschlag durch das System) erfolgen. Die Eindeutigkeit der jeweiligen Nummer wird in jedem Fall systemseitig sichergestellt. Auch alle anderen Objekte (Mappe, Band, Teilakte, Vorgangshefte) können über ein unifizierendes Kennzeichen identifiziert werden. Der Aufbau des Geschäftszeichens entspricht den Vorgaben und besteht aus einer laufenden Nummer und einer Zeitkomponente. Darüber hinaus können das Geschäftszeichen, das Vorgangs kennzeichen und auch die anderen unifizierenden Objektkennzeichen durch administrative Eingriffe behördenspezifisch angepasst werden. Abbildung 7: Geschäftszeichenbildungsregeln am Beispiel des Geschäftszeichens der Akte Dokumentennummern, Vorgangskennzeichen, Geschäftszeichen, unifizierende Kennzeichen weiterer Objekte sowie weitere Metadaten im VISKompakt 4 können als Barcode ausgedruckt werden. Der Barcode besteht aus einem Strichcode und der entsprechenden Klartextrepräsentation. Der Barcode kann bei beliebigen Objekten zur Standortverfolgung genutzt werden. Im Standard wird nach dem Lesen des Barcodes automatisch das zugehörige Objekt gesucht und die Metadaten werden angezeigt. Daneben ist es möglich, mit der Öffnung des Objekts im Geschäftsgangmodul von VISkompakt einen automatisierten Eintrag zu erzeugen. VISkompakt stellt ein zentrales Adressverzeichnis zur Verfügung, welches als eigenständige Applikation und im Bereich der Schriftgutverwaltung sowie über eine Office-Integrationsschnittstelle bei der Textbe- und -verarbeitung aufrufbar ist. Die VISkompakt-Adressverwaltung ist als MAPI-konformer Verzeichnisdienst in die Betriebs systemumgebung integ- Seite 20 von 98

21 riert und kann somit zur direkten Adressierung von s verwendet werden. Es ist ein direkter Zugriff von Outlook auf die VISkompakt-Adressverwaltung möglich. Die VISkompakt-Adressverwaltung kann mit dem MS Active Directory, Oracle Directory und weiteren LDAPVerzeichnisdiensten synchronisiert werden. Darüber hinaus können Adressdaten auch aus anderen Anwendungen importiert werden. Der Mindestdatensatz für Adressen gemäß XDOMEA ist erfüllt. Die Adressfelder können behördenspezifisch erweitert bzw. eingeschränkt werden. Es können in VISkompakt unter Verwendung des Adressverzeichnisses dynamische und feste Verteiler durch den Benutzer (individuell) oder Administratoren (allgemeinverbindlich) erstellt werden. Dynamische Adressverteiler halten Relationen zu Adressen. Jeder dynamische Adressverteiler kann in einen statischen Verteiler überführt werden. Der statische Verteiler enthält Adresskopien. Dynamische Verteiler sind abgelegte Suchmuster und können benutzerspezifisch, in der Organisationseinheit oder für die gesamte Behörde zur Verfügung stehen. Statische Verteiler sind eigenständige Objekte und können spezifischen Zugriffsberechtigungen unterzogen werden. VISkompakt unterstützt die Anlage und Verwaltung mehrerer Schlagwortkataloge. Diese können zentral angelegt und administriert werden. Es ist außerdem möglich, bestimmte Nutzer zur Erweiterung der Kataloge zu berechtigen. Existierende Schlagwortkataloge können importiert werden. Eine hierarchische Gliederung des zentralen Schlagwortkataloges ist möglich. Ein verwaltungsspezifischer Schlagwortkatalog ist nicht Bestandteil des Systems. Seite 21 von 98

22 Abbildung 8: Auswahl Schlagwörter 2.2 Hauptgruppe 2 Bearbeitung AG 1 Entwurfserstellung Anforderung Nach Prüfung der Zuständigkeit übernimmt der federführende Bearbeiter die Verantwortung für die Bearbeitung des Geschäftsgangs und erstellt im weiteren Verlauf einen Entwurf für einen Entscheidungsvorschlag. Zu diesem Zweck verwaltet das Vorgangsbearbeitungssystem verschiedene Dokumentvorlagen. Um den Arbeitsaufwand beim Erstellen von Dokumenten zu minimieren, werden die in den Metadaten erfassten Informationen wie Betreff, Geschäftszeichen, Briefdatum und Benutzerdaten wie der Ersteller des Dokuments automatisch in das elektronische Dokument eingefügt. Änderungen von Dokumenten im Laufweg, d.h. während der Abstimmungsphase, sind durch Anlegen einer neuen Version zu protokollieren. Alle Versionen eines Dokuments sind übersichtlich, zumindest mit Angabe des Datums der Änderung (Datum der Version) und des Autors der Änderung, darzustellen. Bewertung: 91 % VISkompakt 4 ermöglicht das Sichten großer Mengen von Eingangspost. Das System stellt dem Nutzer über das Termin- und Aufgabenmanagement ein Werkzeug zur Verfügung, in welchem die Post in einer Liste mit wichtigen Metadaten dargestellt wird. Neue Eingänge werden dabei hervorgehoben. Die Struktur der Liste kann vom Benutzer angepasst werden. Seite 22 von 98

23 Abbildung 9: Unterstützung der Postsichtung durch das Termin- und Aufgabenmanagement Ausgehend von dieser Liste können die eingegangenen Schriftstücke in einer Explorerdarstellung gesichtet und bearbeitet. Seite 23 von 98

24 Abbildung 10: Sichtung im Explorer Eine Kennzeichnung von eiligen oder wichtigen Vorgängen ist möglich. Dafür ist ein Vorgang über ein Attribut in der Metadatenmaske als dringlich zu kennzeichnen. Dieses Attribut ist über die Vorgangssuche gezielt auswertbar. Die Dringlichkeit wird durch einen roten Balken im Deckblatt dargestellt. In der Listendarstellung im Termin- und Aufgabenmanagement (Aufgabenkorb) werden die dringlichen Vorgänge ebenfalls gekennzeichnet. Seite 24 von 98

25 Abbildung 11: Als Dringlich gekennzeichneter Vorgang Das System bietet die Möglichkeit Schriftstücke als Dokumentvorlagen zu hinterlegen, die beim Erstellen eines Dokumentes als Vorlage ausgewählt werden können. Die automatische Übernahme von Metadaten übergeordneter Objekte erfolgt auf Basis der in der Dokumentenvorlage hinterlegten Platzhalter auf die entsprechenden Attribute. Diese Platzhalter werden durch die dynamische Aktualisierung mit den zur Laufzeit gültigen Attributwerten gefüllt. Die Aktualisierung kann abgeschaltet werden. Seite 25 von 98

26 Abbildung 12: Vorlagenauswahl Darüber hinaus stellt VISkompakt 4 zur zusätzlichen Übernahme von Metadaten die Assistenzfunktion VIS Verknüpfungen für den Attributzugriff bereit. Sie ermöglicht eine direkte Einbettung von verknüpften Metadaten in ein Dokument währen der Bearbeitung. Abbildung 13: VIS Verknüpfungen in Office Diese Funktionalität ist für die Officeanwendungen Microsoft Office und OpenOffice realisiert. Seite 26 von 98

27 Es können Serienbriefe erstellt und verwaltet und verschiedene Datenquellen eingebunden werden. Dabei werden die Funktionen des jeweiligen Office-Paketes genutzt. Serienbriefe können wahlweise als Sammeldokument oder als Einzeldokumente abgelegt werden. Adressverteiler können ebenfalls genutzt werden. Diese können sowohl im Vorfeld erstellt und abgelegt, als auch direkt bei der Erzeugung des Serienbriefes angelegt werden. Das Einfügen von Meta- und Benutzerdaten sowie Adressfeldern kann dynamisch oder auch statisch erfolgen. Der Benutzer kann wählen, ob die aktuellen Daten statisch oder dynamisch in das Dokument übernommen werden sollen. Dynamische Einträge werden mit der ZdA -Verfügung automatisch aufgelöst und der Wert des jeweiligen Attributes wird als reiner Text in das Dokument übernommen. Ein Barcode kann als Metadatum in Dokumente automatisch unter Nutzung eines feldspezifischen Fonts eingefügt werden, sofern eine Barcode-Schriftart für das Bearbeitungswerkzeug vorhanden ist. Änderungen in den Primärinformationen können durch Anlegen einer neuen Version protokolliert werden, wobei vorangehende Versionen gegen Änderungen geschützt sind. Versionen können in VISkompakt sowohl durch den Benutzer (manuell), als auch automatisch vom System z. B. infolge eines schreibenden Zugriffes bei wechselndem Bearbeiter angelegt werden. Einzelne Versionen lassen sich als aktuelle deklarieren und somit als Basis für die weitere Fortschreibung nutzen. Darüber hinaus werden Versionen beim Check-In aus dem Medienbruch, bzw. aus der mobilen Vorgangsbearbeitung erzeugt. Die Anzahl der anlegbaren Versionen ist unbegrenzt. Die Versionierung und das darauf aufbauende Versionsmanagement basiert auf einer werkzeugunabhängigen 100%-igen Kopie der Primärinformation. Dokumentiert wird dabei die Versionsnummer, die Art (manuell oder systemerzeugt) sowie ggf. eine explizite Bemerkung bei manueller Versionierung. Änderungen in den Metainformationen einer Akte, eines Vorgangs und/oder eines Dokuments können versioniert werden. Die Auswahl der zu versionierenden Metadaten erfolgt im Rahmen der Systemkonfiguration. Seite 27 von 98

28 Abbildung 14: Historisierung verschiedener Metadaten eines Dokumentes Für Versionsvergleiche wird auf die Möglichkeiten der jeweils eingesetzten Textverarbeitungswerkzeuge zurückgegriffen. Ein Vergleich kann aus VISkompakt heraus gestartet werden. Primärdaten können über das nicht im Standardumfang enthaltene Werkzeug Spicer Imagination im Sinne der datenschutzrechtlichen Anforderung geschwärzt werden. Dabei ist sichergestellt, dass die Schwärzung nur durch spezielle Administrationsrechte reversibel ist und die geschwärzten Daten nicht mehr recherchierbar sind. In VISkompakt wird zwischen persönlichen und nicht persönlichen Objekten unterschieden. Persönliche Objekte können vom Ersteller ohne Einschränkung gelöscht werden. Nicht persönliche Objekte können zum Löschen gekennzeichnet werden. Die so gekennzeichneten Objekte werden daraufhin in eine Löschmappe verschoben und es können Löschprozesse (z. B. Stellungnahmen) initiiert werden. Die Löschung selbst darf nur durch autorisierte Personen mit Löschrechten erfolgen. Zum Löschen markierte Objekte sind nicht mehr recherchierbar (wobei die Recherchierbarkeit über die Konfiguration einstellbar ist). Löschungen werden in einem Löschprotokoll dokumentiert, welches als Dokument im System abgelegt werden kann. Seite 28 von 98

29 2.2.2 AG 2 Verfügungen in unstrukturierten Laufwegen Anforderung Im weiteren Verlauf des Geschäftsgangs übernimmt der federführende Bearbeiter die Verantwortung für die Abstimmung der Entscheidungsvorlage. Für die elektronische Vorgangsbearbeitung kann der Laufweg und die Bearbeitung von Dokumenten, Vorgängen und Akten durch Verfügungen (z. B. zur Kenntnis, Wiedervorlage, zur Mitzeichnung, zur Schlusszeichnung, zu den Akten ) gesteuert werden. Die Definition der Laufwege erfolgt ad hoc. Bewertung: 94 % Der Laufweg von Objekten (Akten, Vorgänge, Dokumente und andere Objekte) kann für jeden Bearbeitungsschritt mit Namen der Bearbeitungsstation, sowie Bezeichnung der Verfügung, definiert werden. Zusätzlich werden bei der Verfügung von Container-Objekten auch die untergeordneten Objekte (z. B. Vorgang mit seinen Dokumenten) entsprechend dem Laufweg weitergeleitet. Abbildung 15: Geschäftsgang von VISkompakt Seite 29 von 98

30 In VISkompakt 4 können Bearbeiter, Organisationseinheiten, Rollen oder Organisationseinheiten als Bearbeitungsstationen definiert und parallel oder sequentiell angesteuert werden. Über die Konfiguration wird festgelegt, ob die Adressaten jeweils über klartextliche Namen oder Kennzeichen (Stelle oder Organisation) angesprochen werden. Die vorgegebenen Verfügungen (Zur Kenntnis, Mitzeichnung, Schlusszeichnung, Absendung, Wiedervorlage, ZdA) können ausgewählt werden. Weitere Verfügungen können im Rahmen der Anpassung des Systems durch die Behörde definiert werden. Bei der Definition der Laufwegsstationen können Termine und Fristen gesetzt werden. Bei der Anmeldung am System oder zielgerichtet auf Abfrage wird der Bearbeiter über seine termingebundenen Aufgaben informiert. Angezeigt werden Termine, die zum Datum hätten erledigt sein müssen, deren Erledigung im System aber nicht vermerkt ist. Weitere in den Geschäftsgang eingebundene Mitarbeiter können über einen Eskalationsmodus bei Fristüberschreitung informiert werden. Die Information erfolgt in der Standardkonfiguration als E- Mail, welche einen Link auf das betreffende Geschäftsobjekt enthält. Objekte im Geschäftsgang werden standardmäßig immer als Verweise auf das Original weitergeleitet, d.h. jeder Bearbeiter hat Zugriff auf das Original. Das System unterstützt die Erstellung von Objektkopien. Wenn eine Kopie erforderlich ist, z.b. zur Kenntnisnahme in einem bestimmten Bearbeitungsstand, so wird über die Menüfunktion Duplikat erzeugen ein eigenständiges Objekt mit einer eigenen Dokumentennummer erzeugt und dieses unabhängig vom Original mit Geschäftsgangverfügungen versendet. Beide (Duplikat und Original) werden standardmäßig über Bezüge miteinander verbunden, um die gegenseitige Abhängigkeit zu dokumentieren. Die Kennzeichnung als Kopie kann manuell über vorhandene Metadatenfelder (Betreff, Kurzbezeichnung, Bemerkung) oder objektspezifische Informationen erfolgen. Automatismen auf Basis eines zu definierenden Regelwerkes sind projektspezifisch möglich. Seite 30 von 98

31 Abbildung 16: Kontextmenü zur Erstellung eines Duplikats Die Änderung und Erweiterung von Bearbeitungsschritten kann durch unterschiedliche Beteiligte erfolgen. Im Standard kann der Federführende die Bearbeitungsschritte einfügen, ändern oder löschen. Der aktuelle Bearbeiter kann im Standardprodukt zusätzliche Bearbeitungsschritte nur einfügen, wenn er hiefür die Berechtigung besitzt. Hat er diese nicht, so kann er nur betreffenden Aktivitäten erledigen und Bearbeitungsanmerkungen (Geschäftsgangvermerk) erfassen. Diese Regelungen können bei der Administration der Geschäftsgangverfügungen angepasst werden. Zum Geschäftsgang können unveränderbare (formale) Geschäftsgangvermerke und veränder- bzw. löschbare Notizen angelegt werden. Das Vorhandensein von Geschäftsgangvermerken ist gut ersichtlich. Bei Notizen ist es abhängig von der gewählten Form (z. B. über Redaktionieren mit dem Viewer) möglich, Notizen und Hinweise an dem Primärelement anzubringen. Optional ist es möglich, Notizen nicht nur zum Dokument, sondern auch zu jedem einzelnen Bearbeitungsschritt anzulegen. Die Zugriffsrechte auf diese Notizen richten sich nach den Zugriffsrechten auf das Schriftgutobjekt. Seite 31 von 98

32 Wiedervorlagen können im Rahmen der Standardkonfiguration an Akten, Bänden, Vorgängen und Dokumenten mit den vorgegebenen Angaben definiert werden. Wiedervorlagetermine können als absolutes Datum manuell oder unter Nutzung der Kalenderfunktion eingegeben werden. Wiedervorlagefristen werden beim Speichern in ein konkretes Datum umgerechnet. Bei zyklischen Wiedervorlagen (Termine und Fristen) wird bei Abspeicherung das erste konkrete Datum ermittelt. Mit Erledigung durch den Bearbeiter bei Erreichen des Wiedervorlagetermins generiert das System nach Abfrage die nächste Wiedervorlage bis der Zyklus durch den Bearbeiter beendet wird. Die implementierte Kalenderfunktion prüft textlich erfasste Termine auf Arbeitstage, beim Aufruf des Kalenders selbst sind Arbeitstage als solche gekennzeichnet. Samstage, Sonntage und Feiertage werden ausgewiesen, der Mitarbeiter erhält eine Warnung sollte er, trotz optischer Erkennbarkeit, eine Auswahl vornehmen wollen. Objekte können vor dem Wiedervorlagetermin wieder in Bearbeitung genommen werden. Abbildung 17: Wiedervorlage am Beispiel einer Akte Dokumente werden standardmäßig nach der ZdA-Verfügung des Vorgangs oder der Akte schreibgeschützt. Vorgänge und Akten können nach der ZdA.-Verfügung wieder aufleben. Alle bis zur ZdA-Verfügung zugeordneten Dokumente bleiben schreibgeschützt, alle nach Seite 32 von 98

33 der ZdA-Verfügung neu erstellen Dokumente sind änderbar. Im Rahmen der Konfiguration können Dokumente auch nach anderen Verfügungen schreibgeschützt werden. VISkompakt ermöglicht dem Bearbeiter die Speicherung von sich wiederholenden Laufwegen als so genannte Geschäftsgangmuster. Die Muster werden objektunabhängig verwaltet und können bedarfsweise mit Objekten verbunden werden. Das System unterstützt dabei die Abspeicherung beliebig vieler Muster durch den Bearbeiter. Abbildung 18: Ablegen eines objektbezogenen Ablaufes als Geschäftsgangmuster Nach dem Laden eines Musters können die vordefinierten Abläufe objektspezifisch modifiziert werden. Seite 33 von 98

34 Abbildung 19: Verwaltung abgelegter Geschäftsgangmuster Die Auswahl von Mitarbeitern bzw. Organisationen zum Zwecke der Zuordnung im Geschäftsgang erfolgt mittels einer Auswahlliste der im System bekannten Nutzer. Die Suche/ Auswahl kann dabei anhand unterschiedlicher in der Nutzerverwaltung hinterlegter Eigenschaften erfolgen. Seite 34 von 98

35 Abbildung 20: Auswahl aus der Aufbauorganisation AG 3 Verfügungen in strukturierten Laufwegen Anforderung Für antragsbearbeitende Prozesse ist die Unterstützung strukturierter Laufwege mit festgelegten Bearbeitungsstationen und Bearbeitungswegen von Bedeutung. Bewertung: 85 % VISkompakt bietet die Möglichkeit zur Abbildung strukturierter Prozesse. Hierzu werden die Workflowprodukte der unterstützten Plattformen Microsoft und ORACLE in VISkompakt genutzt. Für ein ganzheitliches Business Process Management (BPM) verfolgt VISkompakt den Ansatz, dass die eingebundenen Workflowprodukte (BizTalk-Server, Oracle-Wokflow und ggf. der BPEL Processmanager von ORACLE) als BPM-Middleware-Plattformen genutzt werden, wobei VISkompakt eine Reihe von dokumenten- und verwaltungsbezogenen Diensten bereitstellt. Die Definition der strukturierten Laufwege baut auf Geschäftsgangverfügungen und Geschäftsgangmuster auf. Die Bearbeitungsstationen Bearbeiter, Organisationseinheit und Seite 35 von 98

36 Rollen können definiert werden. Eine Adressierung von Organisationspostkörben ist möglich. Die zur Bearbeitung der Objekte eingesetzten Metadatenmasken können projektspezifisch verändert werden. Die Definition kann einerseits über tabellarische Verfügungsmuster erfolgen, bei der zu jeder Einzelverfügung eines Geschäftsgangmusters Vor- und Nach-Bedingungen sowie die darauf aufbauende Systemreaktion definiert werden. Im Geschäftsgangmuster lassen sich die Einzelverfügungen in sequentiellen und parallelen Abarbeitungsfolgen zu einem Prozessmodell gestalten. Ferner können in dem jeweiligen grafischen Workflow-Editor der Infrastrukturkomponenten von Microsoft bzw. Oracle die Verfügungsmuster um Alternativen in der Bearbeitungsfolge in Abhängigkeit von Systemereignissen, Abarbeitung von Schleifen und nicht dokumentenbezogene Prozessschritte erweitert werden. Der VISkompakt-Workflow generiert aus den hinterlegten Prozessmodellen während der Abarbeitung Geschäftsgangverfügungen, die die Prozessbeteiligten über das Aufgabenund Terminmanagement ansprechen. In die Weiterleitung sind das den Ablauf auslösende Objekt und alle seine Inhaltselemente eingebunden. Die von VISkompakt eingebundenen Designwerkzeuge besitzen im Standard eine Reihe von Funktionen zur Interaktion mit verschiedenen Anwendungen. In der vorhandenen Integration mit VISkompakt werden diese Funktionen um verwaltungsspezifische Aktionen wie die Erzeugung und Zuordnung von Schriftgut oder das Auslesen spezifischer Schriftgutinformationen erweitert, um auf deren Basis automatisierte Workflow-Verzweigungen zu definieren. Seite 36 von 98

37 Abbildung 21: Design eines Prozesses mit ORACLE Workflow Seite 37 von 98

38 Abbildung 22: Design eines Prozesses mit Micosoft dem BizTalk-Server Über die Schnittstellen der eingebundenen Workflowprodukte (BizTalk-Server, Oracle- Wokflow) zu marktgängigen Modellierungswerkzeugen wie ADONIS oder auch ARIS können Prozessmodelle aus grafischen Modellierungswerkzeugen übernommen werden. Ferner können über XML-Dokumente projektspezifisch Geschäftsgangmuster oder Workflowtemplates übernommen werden. Über die eingebundenen Workflowprodukte können innerhalb eines Prozesses Unterprozesse, Funktionen, Client- und Serverprogramme gestartet werden. Die Integration kann über verschiedene Schnittstellen wie die XML-basierte VAPI, Event Messaging, Datenbankschnittstellen oder WebService-Verbindungen erfolgen. Seite 38 von 98

39 Bei Veränderungen eines Workflows mit dem Designerwerkzeug bleibt der ursprüngliche Workflow als Version erhalten und wird somit protokolliert. Bereits gestartete Workflows werden entsprechend dieser Definition konsistent zum Abschluss gebracht. Neue Workflows werden mit dem neu definierten Prozessmodell gestartet. Eine Mengen- und Kapazitätssteuerung hochvolumiger Antragsbearbeitung ist bei VISkompakt über projektspezifische Lösungen möglich. Eine entsprechende Standardlösung ist nicht verfügbar. Somit kann das System nur über projektspezifische Anpassungen gewährleisten, dass einzelnen Sachbearbeitern immer nur einzelne Vorgänge zur Bearbeitung zugewiesen werden AG 4 Mitzeichnung und Schlusszeichnung Anforderung Entsprechend des eigenen Kompetenzbereichs übernehmen die mitzeichnenden Stellen ihren Anteil an der Gesamtverantwortung der Entscheidungsvorlage. Zu diesem Zweck hat die mitzeichnende Stelle nach Prüfung der Zuständigkeit die Möglichkeit, Informationen beizusteuern, Stellungnahmen abzugeben oder auch Teile des Entwurfs neu zu formulieren. Das VBS unterstützt die federführende Stelle bei der Initiierung und Koordinierung des Mitzeichnungsverfahrens. Bewertung: 100 % VISkompakt bietet die Möglichkeit, Zeichnungen einzeldokumentbezogen durchzuführen. Den Verfahrensbeteiligten kann dabei der Zugriff auf den Vorgang des zu zeichnenden Dokumentes, bzw. weitere entscheidungsrelevante Informationen aus anderen Vorgängen ermöglicht werden. Seite 39 von 98

40 Abbildung 23: Beispiel für die Kennzeichnung ( in der Spalte Zng. ) eines zu zeichnenden Dokumentes in einer Zeichnungsmappe mit ergänzenden Unterlagen An welchen Objektklassen (Dokumente, Vorgang) Zeichnungsverfügungen erlassen werden können, ist administrativ einstellbar. Die Zeichnungsverfahren sind in Mitzeichnung und Schlusszeichnung differenzierbar. Der in die Mitzeichnung einbezogene Mitarbeiter hat die Möglichkeit, seine Form der Mitzeichnung (Zeichnung, Ablehnung oder Unzuständig) in den Anmerkungen am Bearbeitungsschritt zu hinterlegen. Ebenso können Begründungen, Wünsche etc. vermerkt werden. Die entsprechende Auswahlliste ist frei administrierbar und dem Sprachgebrauch der einsetzenden Behörde anpassbar. Das Hinzufügen weiterer Schriftstücke ist möglich. Ein Mitzeichnungsverfahren kann jederzeit vom Initiator des Mitzeichnungsverfahrens oder (sofern die Option des Abbruchs administriert und zugelassen ist) vom jeweils Handelnden abgebrochen werden. Bei Abbruch durch den aktuellen Mitzeichner wird das mitzuzeichnende Objekt an den Initiator der Mitzeichnung weitergeleitet. Die am Mitzeichnungsverfahren bis dato Beteiligten werden über den Abbruch mit einer durch das System generierten Geschäftsgangverfügung Seite 40 von 98

41 zur Kenntnis über den Abbruch und dessen Grund informiert. Das angelaufene Mitzeichnungsverfahren bleibt im System als Historie erhalten. Der Schlusszeichnende hat die Möglichkeit einer Schlusszeichnung, einer Ablehnung der Schlusszeichnung oder er kann sich als unzuständig erklären, Außerdem kann er einen Schlusszeichnungsvermerk anlegen. Abbildung 24: Schlusszeichnung am Einzeldokument In VISkompakt erfolgt die Zeichnung im Standard ohne Passwort, da davon ausgegangen wird, dass der Nutzer durch Single Sign-On bereits authentifiziert ist. Es ist jedoch möglich, die erneute Abfrage des Login-Passwortes oder eines separaten Zeichnungspasswortes vorzugeben. Bei angebundener Signaturkomponente kann über die Administration auch eine Signierung der betroffenen Dateien wahlweise softwarebasiert oder mit Chipkarte erfolgen. Seite 41 von 98

42 Abbildung 25: Administration der Geschäftsgangverfügung Schlusszeichnung mit verfügungspezifischer Systemaktion Führt zu digitalen Signatur AG 5 Mobile Vorgangsbearbeitung Anforderung Neben der Vorgangsbearbeitung über Web-Clients ist auch die mobile Vorgangsbearbeitung für viele Behörden eine Alternative, um die Bearbeitung der täglichen Aufgaben unabhängig von der Anwesenheit der Mitarbeiter im Büro sicherzustellen. Die mobile Vorgangsbearbeitung ist im Unterschied zur den Anwendungen auf Basis von Web-Clients nicht auf die permantente Vernetzung der Hardware angewiesen. Sie ist deshalb nicht nur für Telearbeitsplätze, sondern insbesondere auch für Verwaltungsmitarbeiter mit einem hohen Anteil arbeitsbedingter Reisezeit von Bedeutung. Bewertung: 88 % VISkompakt stellt eine Check-out-/Check-in-Funktion für die mobile Vorgangsbearbeitung zur Verfügung. In die Funktionalität sind Primärinformationen und alle Containerobjekte einbezogen. Auswirkungen auf Zugriffsrechte, Versionierung, Schreibschutz etc. werden berücksichtigt. Seite 42 von 98

43 Abbildung 26: Kontextmenü am Primärdokument mit Check-in- und Check-out-Funktionen Die im Vorgangsbearbeitungssystem verbleibenden Referenzen der ausgecheckten Dokumente und Container-Objekte können durch den initiierenden Mitarbeiter, seinen Stellvertreter (Grundeinstellung) oder einen im Geschäftsgang explizit dafür vorgesehenen Dritten mit besonderer Berechtigung freigegeben werden. Der Benutzer wird beim Check -in auf Konflikte bei gleichzeitiger Änderung des ausgecheckten Objekts und des geänderten Objekts hingewiesen. VISkompakt stellt einen Mobilclient im Sinne eines Offline-Clients zur Verfügung, dessen Oberfläche der des Zentralsystems entspricht. Für eine Offline-Bearbeitung ist im Zentralsystem eine Offline-Arbeitsmappe zu nutzen. Über diese Funktion werden die mobil zu bearbeitenden Objekte reserviert, im Dateisystem des Offline-Gerätes ablegt und in den Offline-Mandanten des Offline-Gerätes importiert. Die Meta- und Primärinformationen der Objekte sind je nach Berechtigung auf dem Offline-Client recherchierbar, lesbar bzw. bearbeitbar. Die Synchronisation vom Offline-Client zum Zentralsystem erfolgt mit den gleichen Werkzeugen in umgekehrter Reihenfolge. Mit dem Re-Import erfolgt eine Prüfung auf Änderungen an den Objektdaten. Änderungen in den Metadaten werden historisiert, geänderte Primärinformationen werden als neue Versionen importiert. Zur Verhinderung von Synchronisationskonflikten ist bis zur expliziten Freigabe der reimportierten Objekte auf dem Zent- Seite 43 von 98

44 ralsystem jegliche Bearbeitungsmöglichkeit durch nicht autorisierte Anwender unterbunden. Die Darstellung von möglichen Versions- und Synchronisationskonflikten kann jedoch verbessert werden. Je nach infrastrukturellen Gegebenheiten besteht innerhalb des lokalen Offline-Clients auch die Möglichkeit auf das Zentralsystem über das Internet zuzugreifen. Abbildung 27: Mobil-Client AG 6 Bearbeitungs- u. Protokollinformationen Anforderung Bearbeitungsinformationen wie Verfügungen und Geschäftsgangvermerke werden während der Bearbeitung des Vorgangs einzeldokumentbezogen bzw. zum Vorgang angelegt. Protokollinformationen werden in Abhängigkeit vom IT-Unterstützungsgrad vom System automatisch generiert. Hierzu zählt z. B. der aktuelle Standort des Vorgangs, der Zeitpunkt der Zuordnung eines Dokuments zu einem Vorgang etc. In Abhängigkeit vom Grad der IT-Unterstützung tragen Bearbeitungs- und Protokollinformationen lediglich informatorischen Charakter (ggf. als Metainformationen) und/oder steuern die konkrete Bearbeitung eines Vorgangs. Seite 44 von 98