Einführung eines Rechnungseingangsworkflows. Kreis Coesfeld. Betrachtung der Einführung aus organisatorischer Sicht

Transkript

1 Einführung eines Rechnungseingangsworkflows beim Kreis Coesfeld Betrachtung der Einführung aus organisatorischer Sicht

2 Überblick Überblick Vorstellung Kreis Coesfeld Einführungsprozess in 12 Schritten Bewertung des Nutzens Austausch/Diskussion

3 Kreis Coesfeld

4 Kreis Coesfeld

5 Kreis Coesfeld Fakten Ca Einwohner (auf km²) 11 kreisangehörige Städte und Gemeinden 1 von 4 Münsterlandkreisen Arbeitslosenquote von 3,0 % (Juni 2015) Kreisverwaltung Landrat Konrad Püning 754 Beschäftigte (davon 621 Kernverwaltung)

6 Kreis Coesfeld

7 Ausgangsbasis Ausgangsbasis d.3-projektplan (Interviews mit den Abteilungen) Projekte im Bereich Aktenplan/Fallakten/Workflow Reihenfolge: Kosten, Nutzen, Erfolge Entscheidung herbeigeführt zum Rechnungseingangsworkflow

8 Einführungsprozess - Schritt 1 Bildung einer interdisziplinären Projektgruppe 2 Mitglieder aus der Orga 2 Mitglieder aus dem Bereich EDV 2 Mitglieder aus der Gebu 2 Mitglieder aus der Zahlungsabwicklung 1 Mitglied aus dem Fachdienst Zentraler Service (Beschaffungen = viele Rechnungen)

9 Einführungsprozess - Schritt 2 Definition von Anforderungen was muss der Rechnungseingangsworkflow zwingend können (K.O.-Kriterium)? was wäre ein nice to have (optionales Feature)? Vorteil der interdisziplinären Projektgruppe verschiedene Blickwinkel bzw. Perspektiven (Orga, EDV, Gebu, Kasse, Bearbeiter)

10 Einführungsprozess - Schritt 2 Definition von Anforderungen Eingehende Rechnungen werden eingescannt Rechnungsdaten werden vom System automatisch erkannt und ausgelesen Erfasste Daten werden in einem zentralen Rechnungseingangsbuch angezeigt Eine Mittelreservierung ist bereits nach dem Erfassen möglich (optional)

11 Einführungsprozess - Schritt 2 Definition von Anforderungen Rechnungen durchlaufen elektronischen Workflow Workflow unterstützt Postkorb- bzw. Gruppenfunktionen (wg. Vertretung) Workflow unterstützt elektronische Genehmigung Workflow unterstützt Berechtigungskonzept (Rechte und Rollen) Workflow ist individuell anpassbar (Standard- bzw. Ad hoc Workflow)

12 Einführungsprozess - Schritt 2 Definition von Anforderungen Ausgelesene Daten und Dokumente werden in Finanzsoftware übertragen Dokumente und dazugehörige Daten/ Protokolle werden digital archiviert Dokumente und Daten (Protokolle) sind nicht abänderbar (revisionssichere Speicherung)

13 Einführungsprozess - Schritt 3 Definition von Zielen Brain Storming in der Projektgruppe harte und somit messbare Ziele viele weiche nicht messbare Ziele Ziele insbesondere entscheidend bei der späteren Einführung Überzeugung der Mitarbeiter Beim Kreis Coesfeld stellte sich weniger die Frage nach dem OB (ob wir das machen), sondern eher nach dem WIE (wie wir das umsetzen).

14 Einführungsprozess - Schritt 3 Definition von Zielen Deutliche Reduzierung der durchschnittlichen Durchlaufzeit durch Reduzierung der Wegeund Liegezeiten (von 9 Tagen auf 6,5 Tagen auf 2,5 Tagen) Erhöhung der Transparenz Darstellung eingehender Rechnungen im Rechnungseingangsbuch Optimierung der Liquiditätsplanung Sicherstellung des Skontoabzuges durch schnelleres Umlaufverfahren

15 Einführungsprozess - Schritt 3 Definition von Zielen Reduzierung der Fehleranfälligkeit durch Zahlendreher und Tippfehler Medienbruchfreie Verarbeitung Jederzeitiger und gleichzeitiger Zugriff auf archivierte Rechnungen zum Beispiel Fachabteilung, Geschäftsbuchhaltung, Zahlungsabwicklung Die Anfertigung von Rechnungskopien entfällt

16 Einführungsprozess - Schritt 3 Definition von Zielen Einsparpotential durch Wegfall der manuellen Archivierung (Ordner, Lagerraum, Aktenvernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist) Reduzierung des zeitlichen und personellen Aufwandes für die Erfassung, Verbuchung, Ablage und Archivierung der Rechnungen

17 Einführungsprozess - Schritt 4 Entscheidung über eine Softwarelösung Ausgangspunkt: Übereinstimmung mit den entwickelten Anforderungen und Zielsetzungen Grundsatz: keine Insellösung schaffen entweder Rechnungseingangsworkflow d.3 oder Rechnungseingangsworkflow infoma

18 Einführungsprozess - Schritt 4 Entscheidung über eine Softwarelösung Vorgehensweise Enge Begleitung d. Einführung d. Rechnungsprüfung (begleitende Prüfung) Besuch einer Referenzbehörde für d.3 (Stadt Haren an der Ems) Besuch einer Referenzbehörde für infoma (Kreis Düren) Softwarepräsentation vor Ort in Coesfeld durch d.3 Softwarepräsentation vor Ort in Coesfeld durch infoma

19 Einführungsprozess - Schritt 4 Entscheidung über eine Softwarelösung Vorgehensweise Angebotserstellung durch beide Parteien umfangreiche Diskussion in der Projektgruppe aufgrund der Erfahrungen (DA GING ES ZUR SACHE) Persönliche Präferenzen (gewisse Subjektivität) in der Diskussion versucht, alles persönliche rauszunehmen und sachlich neutral zu bewerten Entscheidung: Preislich aber insbesondere aufgrund unser Gesamtstrategie Wahl auf d.3

20 Screenshots der Lösung Softwarelösung von codia

21 Softwarelösung von codia

22 Softwarelösung von codia

23 Einführungsprozess - Schritt 5 Optimierung des Rechnungslaufs Grundsatz: ganz anders denken, durchaus auch anecken Analyse der Prüfschritte bei den Rechnungen anhand Beispiel einer 20 Rechnung Ermittlung des Verhältnisses der Buchungen Buchungen davon 70 % unter 500 Vorschlag erarbeitet für Vier-Augen-Prinzip in Fachabteilung

24 Einführungsprozess - Schritt 5 Optimierung des Rechnungslaufs Große Neuerung: Gebu darf nichts mehr ändern, sondern nur noch bestätigen oder zurückgeben Vorher konnten zwei Personen gegenzeichnen und die Rechnung gebucht werden Vorteil: Die Qualität der vorkontierten Rechnungen erhöht sich (Lerneffekt bei Rückgabe mit Kommentaren) Nachteil: Neue Verfahrensweise, neue Routinen erforderlich etc Generell alles möglich Einscannen in Poststelle, Gebu etc. (Rahmenbed.)

25 Einführungsprozess - Schritt 5 Optimierung des Rechnungslaufs Erfahrungen: 80 % der Abteilungen haben Standardablauf, diese machen 20 % der Arbeit 20 % der Abteilungen haben komplizierten Ablauf, diese machen 80 % der Arbeit Grundsätze: Weglassen, optimieren, erst dann digitalisieren Keine alten unvernünftigen Prozesse in Beton gießen (digitalisierter Unsinn)

26 Einführungsprozess - Schritt 6 Erarbeitung eines Feinkonzepts Zusammenspiel Projektgruppe + codia Basis: optimierter Rechnungslauf + Erfahrungen codia Übernahme eines Feinkonzeptes einer anderen Behörde zerschlagen (individ. Rahmenbedingungen) Ergebnis: Pflichtenheft für codia, als Basis für Angebot und zur Umsetzung zur Orientierung der Beteiligten für spätere Abnahme

27 Einführungsprozess - Schritt 7 Umsetzung des Feinkonzepts (technisch) durch codia in Zusammenspiel mit der EDV Workflowmasken Workflowlauf in Musterabteilung 10 Lizenzen einspielen Installieren

28 Einführungsprozess - Schritt 8 Erarbeitung der rechtlichen Grundlagen Erfordernis aufgrund von 31 Abs. 1 und 2 GemHVO (Gemeindehaushaltsverordnung NRW) in Verbindung mit 58 Abs. 3 GemHVO Umfangreicher Abstimmungsprozess Ergebnis: Das was umgesetzt wurde, ist rechtlich nachvollziehbar geregelt und dokumentiert

29 Einführungsprozess - Schritt 8 Erarbeitung der rechtlichen Grundlagen

30 Einführungsprozess - Schritt 9 Testphase in Pilotabteilung 10 Vorteil: ich direkt vor Ort, direkte Kollegen, offene Bürotüren Problem: Parallelarbeiten.. Testphase schleppend weil auch noch Kinderkrankheiten Für alle Beteiligten neue Verfahrensweise

31 Einführungsprozess - Schritt 10 Echtphase in Abteilung 10 ab da fing die Arbeit dann erst richtig an! weil brutal ehrlich : nur noch digital Rechnungen und digitale Bearbeitung analoge Rechnungen blieben in der Poststelle jetzt wurden Probleme erst ersichtlich, an die man vorher nicht gedacht hatte oder die man vorher (aufgrund der nicht so intensiven Testphase) nicht gesehen hatte Druck war da, weil ECHTBETRIEB!

32 Einführungsprozess - Schritt 11 Einbindung weiterer Abteilungen Anschreiben der Abteilungsleitungen, Nutzen herausgestellt unterschrieben vom Kreisdirektor (Machtpromotor) Interviews in den Abteilungen mit Interviewleitfaden Besonderheiten Abläufe Kritische Punkte Checkliste abarbeiten und Einführung Intensive Begleitung

33 Einführungsprozess - Schritt 11 Einbindung weiterer Abteilungen

34 Einführungsprozess - Schritt 11 Einbindung weiterer Abteilungen Stand jetzt: 6 Abteilungen drin, 2 Abteilungen zum und 2 Abteilungen zum sprich bis Ende des Jahres halbe Verwaltung drin Reihenfolge der Abteilungen Wo kann ich schnell Erfolge erzielen? Wo kann ich hohen Nutzen generieren? Wo ist der Workflow einfach umsetzbar? => mit Erfolgen dann in weitere Abteilungen gehen

35 Einführungsprozess - Schritt 12 Weitere Planungen / Umsetzungen Nutzervideos Spätes Erfassen Debitorischer Bereich (Vorbereitung in 2016)

36 Vorgehensweise im Weiteren Vorgehensweise im Weiteren Problemstellungen Infoma- und d.3-update Stimmung im Rahmen der Echtphase Abt. 10 offenes Ohr (nicht installieren und fertig) Produktverbesserungen intuitive Infofelder, Kontierungsvorlagen vorangetrieben Kritisch konstruktiver Umgang Vorteil guter codia Berater

37 Vorgehensweise im Weiteren Vorgehensweise im Weiteren Umfangreicher Projektplan, der abgearbeitet wurde Protokoll der Besprechungen.. Ergebnisse, wer macht was bis wann Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (offenes Ohr) Kasse will automatische Info haben bei LS und Schecks Anschreiben an die Rechnungsaussteller direkt an unsere adresse Probleme und Verbesserungsvorschläge werden zentral bei mir gemeldet gesammelt.. weitergegen an Schnieders umgesetzt Rückmeldung

38 Bewertung des Nutzens Kommentare der Nutzer Belege anzeigen lassen über die d.3-rechercheschnittstelle aus infoma heraus ist super Rechnungen werden bereits digital angeliefert können direkt in die d.3-vorgänge gepackt werden Suchvorlagen nach Sachkonten sind praktisch Rechnungseingangsbuch bringt eine gute Übersicht Das nervige Abheften der Rechnungen entfällt Man findet schnell die erforderliche Rechnung Zwischenzeitlich viel Routine, weniger Probleme

39 Bewertung des Nutzens Nutzen Die Durchlaufzeit konnte um 6 Tage reduziert werden Technisch deutlich schneller Nach wie vor allerdings abhängig von Faktor Mensch Auf sekundengenaue Betrachtung wurde verzichtet Scheingenauigkeit Allerdings In der Geschäftsbuchhaltung wurde bei der analogen Bearbeitung festgehalten, wie lange diese dauert. Nach vollständiger Einführung der digitalen Bearbeitung wird hier ein Abgleich erfolgen

40 Austausch/Diskussion Austausch selbst von anderen profitiert (Steinfurt, Emsdetten, Haren an der Ems) jetzt etwas widergeben (Städte aus dem Kreis beraten, solche Infoveranstaltungen) Thema lebt vom Netzwerken ERFAHRUNG: Dauert länger als gedacht Sehr sehr aufwendiges Projekt, weil viele Einzelprojekte Umfang Steter Tropfen höhlt den Stein

41 Austausch/Diskussion Diskussion Wie werden alle Mitarbeiter mitgenommen (Ressourcen Umgang mit Problemen während der Einführung Aufbewahrung von Rechnungen in Papierform Debitorischer Rechnungsworkflow

42 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!