Beschleunigen Sie Ihren Erfolg Schalten Sie Ihre Prozesse in den 6. Gang

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1 >> Beschleunigen Sie Ihren Erfolg Schalten Sie Ihre Prozesse in den 6. Gang Der ELO DocXtractor ist die intelligente Lösung für eine vollständige und automatisierte Rechnungsverarbeitung. Die gesamte Wertschöpfungskette der Rechnung wird auf elektronischem Wege transparent gesteuert; angefangen beim Eingang über die Erfassung und Prüfung bis hin zur Genehmigung der Rechnung. Der ELO DocXtractor überführt die Rechnungen und deren Inhaltsdaten vollständig in die entsprechenden Verarbeitungsprozesse und arbeitet dabei nahtlos mit den marktführenden ERP-Systemen (SAP, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX, Sage usw.) zusammen. Die gesamten Prozesse werden zentral eingeleitet, gesteuert und überwacht. Als Unternehmen sind Sie über jeden Vorgang in Echtzeit informiert. Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I

2 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Kosten sparen durch Automatisierung Die Verbesserung der Unternehmensabläufe sowie Zeit- und Kosteneinsparungen stehen ganz oben auf der Wunschliste vieler Unternehmen. Der hohe Automatisierungsgrad der Geschäftsprozesse ist heute ein entscheidender Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg. Die Realität in der Praxis sieht jedoch oft anders aus. Misst man die tatsächlichen Transaktionskosten eines Geschäftsvorgangs, sind diese bezogen auf die Wertschöpfungskette im Unternehmen meist viel zu hoch. Einer der häufigsten Ursachen hierfür sind isolierte Prozessketten. Der hohe manuelle Anteil, der durch den Medienbruch und die Verarbeitung des papierbasierten Belegguts entsteht, führt zu hohen Erfassungs- und Verarbeitungskosten sowie hohen Fehlerfrequenzen. In Zeiten globalisierender Märkte bedeutet dies eine Gefährdung der Wettbewerbsfähigkeit. Prozesse schneller und einfacher aufgesetzt Mit Hilfe des ELO DocXtractors haben Unternehmen die Möglichkeit einer umfassenden und universellen Eingangsbearbeitung auf Basis intelligenter Technologie. Umfangreiche Workflowfunktionalitäten der ECM-Plattformen ELOprofessional und ELOenterprise gewährleisten die Prozessunterstützung. Den globalen Marktanforderungen entsprechend ermöglicht der ELO DocXtractor zudem die Verarbeitung internationaler Rechnungen, mit unterschiedlichen Sprachen, Währungen und landesspezifischen Steuergesetzgebungen. Der ELO DocXtractor bietet die Komplettlösung für kreditorische Prozesse. Das Modul ermöglicht eine vollständige und intelligente Verarbeitung aller Eingangsrechnungen. Unternehmen profitieren von vielen Nutzenpotenzialen. Leistungsfähiges Output-Management Das nahtlose Zusammenspiel zwischen dem ELO DocXtractor und dem jeweils führenden ERP-System ermöglicht die einheitliche Ab- Enterprise Content Management

3 stimmung sämtlicher Geschäftsabläufe im Unternehmen. Der ELO DocXtractor selektiert dabei alle für die Buchung benötigten Informationen aus der Eingangsrechnung und stellt diese dem nachfolgenden ERP-System zur Verfügung und dies im Bruchteil der Zeit, die für die manuelle Verarbeitung angefallen wäre. Auf diese Weise lässt sich der Anteil der manuellen Erfassung und Auswertung der Dokumente auf ein Minimum reduzieren; der Sachbearbeiter muss gegebenenfalls noch Kontroll- und Korrekturfunktionen übernehmen. Um Fehler zu vermeiden, führt das System vor der Übergabe an das ERP-System noch alle möglichen Plausibilitätsund mathematischen Prüfungen durch. Dabei wird geprüft, ob die Zuordnung von Auftragsnummer, Lieferantenkennung usw. stimmt, was die Qualität und Sicherheit der Transaktion nochmals erhöht. Des Weiteren ist das System in der Lage, unvollständige Daten automatisch zu ergänzen und beispielsweise eine fehlende Kundennummer aus der vorhandenen Kundendatenbank nachzuführen. Hieraus erschließt sich für Unternehmen ein enormes Potenzial zur Einsparung von Kosten. In der Regel liegt der Return-on-Investment bereits unter einem Jahr. - Deutliche Zeitersparnis durch die Reduzierung manueller Bearbeitung - Vollständige Transparenz des gesamten Rechnungsprüfungsprozesses - Volle Steuerbarkeit sämtlicher Abrechnungsvorgänge - Hohe Datenqualität durch geringe Nachbearbeitung - Erhebliche Kostenersparnisse durch Sicherstellung von Skonti - Transparenz der Zahlungsziele durch ein webbasiertes Rechnungseingangsbuch Abb. 1: Gesamtablauf des ELO DocXtractor Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I

4 ie Lösung ein praktischer Mehrwert >> Hohe Effizienz bei der Rechnungsverarbeitung Der ELO Workflow Zeitnah und mit höchster Qualität umsetzen Der gesamte Ablauf der Rechnungsverarbeitung kann zielgenau über das Workflow-Tool gesteuert werden. Mit der Implementierung von ELOprofessional oder ELOenterprise verfügt der Kunde standardmäßig über eine leistungsstarke Workflow-Komponente. Mit einem komfortablen grafischen User-Interface (Abb. 2) werden komplexe Ablaufprozesse ganz einfach gestaltet. Diese Konfigurierbarkeit ermöglicht eine viel schnellere und kostengünstigere Implementierung als dies bei bisherigen Systemen der Fall war. Ganz ohne Programmierkenntnisse können einzelne Prozessschritte, Regeln und Eskalations- szenarien festgelegt werden. Bei Eingangsrechnungen lassen sich so gezielt Verarbeitungsprozesse indizieren, die abhängig von der Rechnungsart (wie zum Beispiel Investitionsgut, Anlage mit Teil- zahlungen, Reparaturauftrag usw.) oder dem Rechnungskreis, den Bearbeitungsvorgang steuern. Das System generiert hierzu automatisch den richtigen Prozessablauf und stellt den betroffenen Personen bzw. Bereichen die jeweiligen Aufgaben zu. Alle geschäftsrelevanten Abb. 2: Ausschnitt eines Freigabeworkflows in ELO Enterprise Content Management

5 Belege und Dokumente sind hierbei über die flexible Standard-Schnittstelle mit dem ERP-System und der dort zugeordneten internen Buchung verbunden. Dank des elektronischen Workflows wird jeder Geschäftsvorfall rascher abgewickelt, da Transportund Liegezeiten, wie diese bei Papierbelegen gegeben sind, entfallen. Zudem verschafft die grafische Workflow-Übersicht die erforderliche Transparenz über den Prozessablauf; aktuelle Störungen im Ablauf lassen sich so früh erkennen und beheben. Mit Sicherheit archiviert Durch die frühe und automatisierte Archivierung der Rechnung erfolgt die Ablage rechtskonform. Die Rechnung ist im ELO Archiv jederzeit verfügbar und auch noch nach Jahren abrufbar für zum Beispiel eventuelle Betriebsprüfungen. Durch die Archivierung im zentralen Archiv wird darüber hinaus die nachhaltige Entlastung der produktiven ERP-Datenbank und damit die Verbesserung der Systemperformance erreicht. Abb. 3: Ausschnitt aus dem internen Ablauf des ELO DocXtractors Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I

6 Die Lösung ein praktischer Mehrwert >> Erfassung in einem Bruchteil der Zeit Die Rechnungen im Überblick das Rechnungseingangsbuch Mit dem Rechnungseingangsbuch können Rechnungen im Überblick ausgewertet werden. Über verschiedenste Eingabefelder (Kreditoren- Nr., Kreditorenname, Rechnungsdatum von bis, usw.) kann eine individuelle Sicht auf Rechnungen im System dargestellt werden. Der Anwender hat so die Möglichkeit sich beispielsweise alle Rechnungen anzeigen zu lassen, deren Prüfungsprozess noch nicht abgeschlossen ist. Das Rechnungseingangsbuch ist die zentrale Verwaltungsinstanz und ermöglicht eine einfache und rasche Kontrolle und Steuerung der Rechnungsprüfungsprozesse. Professionelle und sichere Liquiditätsplanung Mit dem Rechnungseingangsbuch erhält der Anwender auch ein professionelles Steuerungsinstrument für die Liquiditätsplanung. Sobald der Beleg eingescannt ist, verarbeitet der ELO DocXtractor die Informa- tionen und aktualisiert die Daten. So kann das Unternehmen den Abb. 4: webbasiertes Rechnungseingangsbuch Enterprise Content Management

7 Liquiditätsbedarf im Voraus berechnen und eine aktive Kontrolle und Beeinflussung on demand realisieren. Durch die nahtlose Anbindung des ELO DocXtractor an das jeweilige ERP-System des Unternehmens ist die Überwachung auch innerhalb des ERP-Systems möglich. Anwender können auf das webbasierte Rechnungseingangsbuch (Abb. 4) über gängige Browser wie Internet-Explorer, Mozilla Firefox, usw. darauf zugreifen. Die Highlights des ELO DocXtractor auf einen Blick Verarbeitung von Rechnungsbelegen verschiedenster Kreditoren Kein Anpassungsaufwand bei neuen Kreditoren Flexibilität bzgl. auszulesender Felder Erfassung von Kreditor und Rechnungsempfänger inklusive Buchungskreiszuordnung; Verarbeitung von Einmal-Kreditoren (bei SAP = CPD) Umfangreiche Extraktion von Kopf- und Fußdaten inkl. ungeplanter Nebenkosten und bis zu drei MwSt. Sätzen Vollautomatische Unterscheidung von Kostenund Rechnungen mit und ohne Bestellbezug (bei SAP = FI und MM) über vorkonfiguriertes und konfigurierbares Regelwerk Auslesen von Zahlungsbedingungen, 14 UStG Konformitätsprüfung (auch individuell konfigurierbar), und alle Europäischen Compliance Prüfungen Verarbeitung von Inlands- und Auslandsrechnungen unterschiedlicher Belegsprachen in einem System Umfangreiche Extraktion von Positionsdaten inklusive Bestellzuordnung über Bestellung und Wareneingangsdaten Selbstlernendes und selbstoptimierendes System mit autoadaptiven, intuitiven und visuellen Administrations- und Konfigurationsunterstützungen Umfangreiche statistische Auswertungen sind individuell anpassbar (z.b. UstG 14-Prüfung, automatisierte Bestellabgleiche, Sonderfelder etc.) Kontinuierlich selbstlernendes System Auslesen der Rechnungsinhalte inkl. Tabellen und Bezugsnebenkosten Vollständige Extraktion der Rechnungspositionen Verarbeitung fremdsprachiger Belege Automatische Erkennung von Gutschriften und Mahnungen Erweiterung auf die ELO DocXtractor II SUITE möglich (Verarbeitung des gesamten Posteingangs) Verarbeitung mehrseitiger Belege Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I

8 >> ELO Digital Office GmbH, Stuttgart/Germany. Nachdruck, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Technische Änderungen vorbehalten. Artikel-Nr. A000-DOCX-DE ELO erhalten Sie bei: ELO Digital Office GmbH D - Stuttgart info@elo.com ELO Digital Office CH AG CH - Zürich info@elo.ch ELO Digital Office AT GmbH A - Linz info@elo.at Enterprise Content Management I Dokumentenmanagement I Archivierung I Workflow I