ONLINEBEWERBUNG. 08/11/48 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

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1 08/11/48 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!

2 INHALT ONLINEBEWERBUNG... 3 Vorbereitungen... 3 Verzeichnisstruktur... 3 Logos... 3 Disclaimertext... 3 Parameter... 4 Berechtigungen... 5 Vorlagen... 7 Erfassung einer Onlinebewerbung Stammdaten Offene Positionen Personenmerkmale Lebenslauf Dokumente Speichern Abbrechen Bewerbung absenden Online-Bewerbungen Bewerbermerkmale ansehen Lebenslauf ansehen Beworbene Stellen ansehen Bewerber übernehmen Onlinebewerbung löschen Ausdruck der Online-Bewerbungen... 20

3 ONLINEBEWERBUNG Vorbereitungen Verzeichnisstruktur Bevor Sie die Onlinebewerbung online verfügbar machen, müssen Sie auf dem Webserver einen eigenen Pfad zum Dokumenten-Upload zur Verfügung stellen. Das allgemeine Einrichten der Onlinebewerbung (inklusive Anpassen des BMD.INI-Files) führen Sie ebenfalls mit der BMD-Technik durch. Logos Zum Hinterlegen der Logos, wenden Sie sich bitte ebenfalls an die BMD-Technik. Sie benötigen zwei Logos. Eines mit 25 Pixel (für sämtliche Stammdatenfenster), und eines mit 100 Pixel Höhe (für das Login- und Logoutfenster). Diese werden in der Datei onlbewstyles.css im FILES-Verzeichnis hinterlegt #ONLBEWLOGINTITLE{background-image: url(../files/ntcs392x99.gif);height: 99px;} o Hier wird das 100 Pixel hohe Logo für den Loginschirm hinterlegt #MAINMENU {height: 32px; background-image: url(../files/ntcs138x25.gif); backgroundposition: right; background-repeat: no-repeat;} o Hier wird das 25 Pixel hohe Logo für die Navigation durch die Stammdatenfenster hinterlegt Disclaimertext In dem Verzeichnis, in dem die BMD-Software installiert ist, ist eine Datei für die Datenschutzerklärung mit dem Namen Disclaimer.txt zu hinterlegen. Beispiel für einen Disclaimertext: 3

4 Parameter Folgende Voreinstellungen sind für die Onlinebewerbungen notwendig. Hierfür gehen Sie ins Paket Human Resource zu den Stammdaten und rufen hier die Einstellungen und darunter die Parameter auf. In den Einstellungen für Personalinformationssystem starten Sie die Allgemeinen Einstellungen. Folgende Einstellungen sind zu treffen: 1 - Maximale FileUpload- Größe. Hier kann festgelegt werden, wie groß max. ein vom Bewerber upgeloadetes Dokument sein darf. 2 - Erlaubte Dateitypen für FileUpload. Definition aller Dateitypen, welche vom Bewerber upgeloadet werden dürfen (Format =.pdf;.doc;.rtf;.bmp) 3 - Verbotene Dateitypen für FileUpload. Definition aller Dateitypen, welche vom Bewerber nicht upgeloadet werden dürfen (Format =.exe;.bat;.cmd;.com) Eigene Firma und die Globale Ansprechperson können hier hinterlegt werden. In diese Firma werden sodann die Bewerber übernommen und die Ansprechperson erhält eine Mail. 6. Status bei Übernahme berücksichtigen 1 Ja (die Bewerbung kann nur ins Echtsystem übernommen werden, wenn der Status auf Bewerbung abgegeben gesetzt wurde) 2 Nein (die Bewerbung kann ins Echtsystem übernommen werden, egal wie der Status lautet. 4

5 7. Übernahme- versenden 1 Ja (hier kann festgelegt werden, ob eine an den Bewerber geschickt werden soll, wenn seine Bewerbung in die Echtdatenbank übernommen wurde) 2 Nein (es wird keine versandt) 8. Verständigungs- versenden Falls eine Verständigungs- auch an die zuständige Ansprechperson einer Ausschreibung versandt werden soll, können Sie hier einstellen, wann es versandt werden soll. (z.b. Versand bei Registrierung im System oder Versand bei Übernahme in Echtdatenbank) Berechtigungen In den Berechtigungen kann eingestellt werden, ob die Dokumente, Merkmale, offene Positionen, Stammdaten und Vordienstzeiten bei der Erfassung einer Onlinebewerbung ebenfalls erfassbar sein sollen. Diese Berechtigungen treffen Sie über das Menü Tools Administration Berechtigung Berechtigungen: Hier wählen Sie die Benutzergruppe ONLINEBEW und wählen in der Funktionszeile unten die Schaltfläche Berechtigung auf Funktionen und Felder. 5

6 Hier wählen Sie sodann die Lohnverrechnung und gehen darunter auf Funktionen. Für die Online- Bewerbungen können verschiedene Funktionen mit der Funktionstaste F3 erlaubt werden. 6

7 Vorlagen In den Vorlagen können Sie Vorlagentexte für den verkehr hinterlegen. Es ist möglich E- Mailtexte für - die Übernahme ins Echtsystem - das Stammdatenblatt (Mail der erfassten Stammdaten an Bewerber) - die Neuanmeldung - das Versenden der Zugangsdaten zu hinterlegen. Aufruf der Vorlagen über das Paket Human Resource Stammdaten Einstellungen Vorlagen. 7

8 Mit der Funktionstaste Neu (F5) bzw. mit rechter Maustaste und Auswahl des Punktes Neu im Popup-Menü können Sie eine Neuanlage starten. Hier werden Sie sodann nach der Bezeichnung für Ihre Vorlage abgefragt. Das Kennzeichen bestimmt die spätere Verwendung Ihrer Vorlage. Gekennzeichnete Vorlagen sind für die Onlinebewerbung relevant. Sie können die von Ihnen angelegten Vorlagentexte abändern oder löschen und neu anlegen. Es können jedoch nicht mehrere Vorlagen mit demselben Kennzeichen angelegt werden. Beispiele für Vorlagen: 8

9 Durch Doppelklick oder die Funktionstaste Ansehen (F2) können Sie die einzelnen Vorlagentexte, in einem, dem Word ähnlichem, Programm bearbeiten. In den Vorlagen Zugangsdaten und Neuanmeldung können Sie Ihre eigene Firma (es wird die Firmenbezeichnung jener eigenen Firma herangezogen, welche in den Stammdaten Einstellungen Allgemeine Büroparameter Einstellungen für Büroverwaltung in den Eigenen Einstellungen bzw. in den Allgemeinen Einstellungen hinterlegt ist) mittels Platzhalter andrucken lassen. Ebenfalls kann die Anmelde-ID per Mail an den Bewerber mitgeschickt werden. Die Platzhalter werden im Text durch <FIRMA> und <ID> eingelesen. Beispiel: Beispiel für die Vorlage der Mail bei einer Übernahme ins Echtsystem : 9

10 Erfassung einer Onlinebewerbung Beim Starten der Onlinebewerbung erscheint folgender Anmeldebildschirm: Bei erstmaliger Bewerbung wählt der Bewerber Ich bewerbe mich zum ersten Mal. Wenn der Bewerber sich bereits beworben hat, hat er bereits eine mit der Anmelde-ID erhalten und muss sich somit durch Klick auf den 2. Punkt anmelden. Sollte der Bewerber seine Anmelde-ID versehentlich gelöscht haben, so wählt er den Punkt 3 und gibt seine -Adresse bekannt mit welcher er sich beworben hat. Er erhält daraufhin eine Mail mit seiner Anmelde-ID. Darunter sehen Sie die Datenschutzerklärung, welcher der Bewerber zwingend zustimmen muss, um seine Bewerbung fortsetzen zu können. Hierfür setzt er ein Häkchen im Feld Ja, ich erkläre mich mit den Datenschutzbedingungen einverstanden. Diese Menübuttons sind mittels Tools Administration Berechtigung einzustellen, ob sie sichtbar sein sollen oder nicht. 10

11 Stammdaten Am Stammdatenschirm kann der Bewerber alle Daten erfassen, die für die Bewerbung grundsätzlich wichtig sind. Einige Felder davon sind Pflichtfelder, welche unbedingt ausgefüllt werden müssen. Diese sind mit einem Rufzeichen markiert. Offene Positionen Am Offene Positionen -Schirm werden alle (freigegebenen) offenen Stellen angezeigt und der Bewerber kann durch Setzen eines Häkchens die jeweilige Stelle markieren, für die er sich bewirbt. Dies ist jedoch nicht zwingend notwendig. Um die Stellen in der Ausschreibung als Online-Stelle zu markieren, setzen Sie im Programm Ausschreibungen für die jeweilige Stelle mit Bearbeiten ein Häkchen im Feld Auf Homepage. 11

12 Personenmerkmale Durch Neu startet der Bewerber die Eingabe der Personenmerkmale. Durch Dokument uploaden erhält der Bewerber die Möglichkeit, einen Anhang mitzuschicken (z.b. Zeugnis, Bestätigung, usw.) Bei der Neuanlage durch den Bewerber, sieht dieser alle Merkmale und deren Ausprägung, die Sie in Ihrem System angelegt haben. 12

13 Dokument uploaden: Wird die Schaltfläche Dokument uploaden angewählt, so erscheint dem Bewerber folgendes, selbsterklärende Uploadfenster. Nach dem Erfassen der Merkmale können diese ebenso wieder bearbeitet werden oder auch ein hochgeladenes Dokument angesehen oder wieder gelöscht werden. 13

14 Lebenslauf Durch Neu startet der Bewerber die Eingabe des Lebenslaufes. Durch Dokument uploaden erhält der Bewerber die Möglichkeit, einen Anhang mitzuschicken (z.b. Zeugnis, Bestätigung, usw.) Bei der Neuanlage durch den Bewerber, sieht dieser alle Karrieremerkmale (früheres Dienstverhältnis, Ausbildungen, usw.) die Sie in Ihrem System angelegt haben und kann hierfür seine Auswahl treffen. Dokumente Durch Durchsuchen erhält der Bewerber die Möglichkeit, einen Anhang mitzuschicken (z.b. Bewerbungsschreiben, Foto und Lebenslauf). Diese können nach dem Upload wieder angesehen oder auch gelöscht werden. Sollte der Bewerber mehrere Dokumente mitschicken wollen, so kann er dies im unteren Bereich bei weitere Dokumente durchführen. Speichern Durch Speichern registriert sich der Bewerber im System und erhält eine Mail mit der Anmelde-ID inklusive einer Kopie seiner Stammdaten zugesandt. Die eingegebenen Daten können jederzeit, durch erneutes Anmelden mit der Anmelde-ID, nochmals nachbearbeitet werden, bis sie durch Klick auf den Button Bewerbung absenden endgültig abgeschickt und somit für die weitere Verwendung in Ihrem System freigegeben werden. 14

15 Nach dem Speichern erscheint ein Fenster, in welchem die Firma sich für die Bewerbung bedankt. Abbrechen Durch Abbrechen werden die Daten des Bewerbers nicht gespeichert und er erhält eine Meldung, dass die Bewerbung abgebrochen wurde. Weiters bedankt sich die Firma für den Besuch auf der Homepage. Bewerbung absenden Wenn der Bewerber seine Daten vollständig erfasst hat und sie zur internen Weiterbearbeitung freigeben möchte, so wählt er Bewerbung absenden. Weiters bedankt sich die Firma für die Bewerbung und weist darauf hin, dass man sich mit dem Bewerber in Verbindung setzen wird. Online-Bewerbungen Um die bereits abgesandten Bewerbungen ansehen zu können, gehen Sie ins Paket Human Resource und starten im Personalinformationssystem bei den Bewerbern die Online-Bewerbungen. 15

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17 Hier sehen Sie alle eingegangen Bewerbungen. Hier ist nur ein Ansehen möglich, jedoch kein Bearbeiten. Die Spalte Status gibt Aufschluss über den derzeitigen Status der Bewerbungen. Mögliche Status: Im System registriert Bewerber hat sich in der Onlinebewerbung angemeldet, aber seine Bewerbung noch nicht abgesandt. Bewerbung abgegeben Bewerber hat seine Onlinebewerbung In Bewerberdatenbank übernommen abgesandt. Online-Bewerber wurde ins Echtsystem zu den Bewerbern übernommen. Gelöscht Bewerber wurde gelöscht. Diese werden zusätzlich hellgrau und durchgestrichen dargestellt. Mittels der Combobox im rechten oberen Bereich können Sie die Anzeige der unterschiedlichen Stati umschalten. Zusätzliche Informationen, welche auf einen Blick in der Übersicht zu ersehen sind: Spalte Übernommen : hier ist ein den Bewerbern übernommen wurde. zu sehen, wenn der Bewerber bereits in das Echtsystem zu Spalte Foto, Lebenslauf, Bewerbung : hier ist ein Dokument hochgeladen (upgeloaded) hat. zu sehen, wenn der Bewerber dazu ein Bitte beachten Sie die untere Funktionszeile. Hier können Sie z.b. einen Bewerber Ansehen (F2) oder Löschen (F7) oder die von ihm hinterlegten Bewerbermerkmale sowie den Lebenslauf ansehen. Kommt ein Bewerber in Frage für eine Stelle, so können Sie ihn mit Übernehmen (Strg+K) ins Echtsystem übernehmen. Weiters ist es möglich, die Stellen anzusehen, für welche er sich beworben hat. Dies rufen Sie mit Beworbene Stellen (Strg+B) auf. 17

18 Mit rechtem Mausklick auf den Bewerber öffnet sich ein Menü, in welchem Sie dieselben Funktionen finden, wie in der Funktionszeile. Bewerbermerkmale ansehen Mit der Schaltfläche Bewerbermerkmale (Strg+M) bzw. über die rechte Maustaste und Bewerbermerkmale (Strg+M) können Sie die erfassten Merkmale ansehen. Lebenslauf ansehen Mit der Schaltfläche Lebenslauf (Strg+T) bzw. über die rechte Maustaste und Lebenslauf (Strg+T) können Sie den erfassten Lebenslauf ansehen. Beworbene Stellen ansehen Mit der Schaltfläche Beworbene Stellen (Strg+B) bzw. über die rechte Maustaste und Beworbene Stellen (Strg+B) können Sie die beworbenen Stellen ansehen. 18

19 Bewerber übernehmen Mit der Schaltfläche Übernehmen (Strg+K) bzw. über die rechte Maustaste und Übernehmen können Sie Bewerber, welche als Status Bewerbung abgegeben haben, ins Echtsystem übernehmen. Eine Mehrfachselektion ist mittels der Strg-Taste möglich. Folgende Sicherheitsabfrage muss bestätigt werden: Ist dieser Bewerber bereits im Echtsystem angelegt, erfolgt diese Abfrage: Nach erfolgreicher Übernahme erscheint folgende Meldung: Onlinebewerbung löschen Mit der Schaltfläche Löschen (F7) bzw. über die rechte Maustaste und Löschen (F7) können Sie die Onlinebewerbung löschen. Die Bewerbung bleibt jedoch weiterhin in den Onlinebewerbungen angelegt, sie erhält jedoch den Status gelöscht und wird nur mehr hellgrau dargestellt sowie durchgestrichen angezeigt. Die -Adresse des Bewerbers bleibt jedoch weiterhin im System angelegt. Möchten Sie einen Onlinebewerber löschen, weil er z.b. absolut nicht in Frage kommt, dann öffnet sich folgende Sicherheitsabfrage: 19

20 Bestätigen Sie hier Löschen, dann erhalten Sie folgenden Hinweis: Ausdruck der Online-Bewerbungen Über die Menüzeile Ausdruck Bildschirmliste Bildschirmliste Onlinebewerbungen können Sie alle eingegangenen Bewerbungen ausdrucken. Musterbeispiel: 20