NBMB Vereinsverwaltung

Transkript

1 NBMB Vereinsverwaltung Vereinsverwaltung 21. Januar 2017, Geiselwind Präsentation: Andreas Kleinhenz

2 NBMB Vereinsverwaltung Begrüßung & Vorstellung

3 Referent Andreas Kleinhenz Verbandsgeschäftsführer des NBMB und der Nordbayerischen Bläserjugend

4 Inhalte / Agenda Einführung Die Benutzeroberfläche Wichtige Grundeinstellungen Inventarverwaltung Mitglieder- und Vereinsverwaltung Termin- und Notenverwaltung Datenübernahme Hilfe (Support) Fragen und Antworten

5 NBMB Vereinsverwaltung Einführung

6 Hintergründe Fehlendes oder lückenhaftes Datenmanagement in den Vereinen Informationen gehen verloren Probleme bei der Daten- oder Informationsübergabe bei Wechsel von Zuständigkeiten innerhalb der Vorstandschaft (Datenübergabe, Einweisung usw.) Meist zentrale Datenverwaltung innerhalb des Vereins Einer macht alles Oft völlig unzureichende Datensicherheit und Datensicherung auf Vereinsebene Führen von unterschiedlichen Listen mit teils unterschiedlicher Software für die gleichen Vereinsmitglieder Commusic: Datenübergabe an NBMB-Verwaltung problematisch Parallele Mitgliederverwaltung für den NBMB (u.a. erforderlich für GEMA, Versicherung, Zuschüsse usw.)

7 Was ist was? Mitgliederverwaltung: Vereinsverwaltung: Exklusiv!!! (entweder/oder) Vereinsprofil (früher: Vereinsverwaltung)

8 NBMB Vereinsverwaltung Die Benutzeroberfläche

9 Allgemeines / Installation Software ist rein Internet-basiert (keine Installation erforderlich) Benötigt werden ein Internetzugang, ein Browser und die Zugangsdaten. Als Eingabegeräte können PCs und Laptops genauso verwendet werden wie Tablets oder Smartphones. Aufruf über:

10 Gleich vorweg. Was tun bei Problemen? evtl. Browser updaten zweiten Browser testen Browser-Historie löschen Evtl. Browser-Cache leeren oder Programmdaten mit F5 oder Strg + F5 neu laden Vorsicht bei altem Microsoft-Internet-Explorer Programmfehler und Verbesserungsvorschläge an die Geschäftsstelle melden

11 Bearbeitungselemente Hauptmenü

12 Bearbeitungselemente Mitglieder verwalten Schnellzugriff Hauptmenü

13 Bearbeitungselemente Mitglieder verwalten Schnellzugriff Datensatz hinzufügen Hauptmenü

14 Bearbeitungselemente Mitglieder verwalten Schnellzugriff Datensatz hinzufügen Hauptmenü Datensatz löschen

15 Bearbeitungselemente Mitglieder verwalten Schnellzugriff Datensatz bearbeiten Datensatz hinzufügen Hauptmenü Datensatz löschen

16 Bearbeitungselemente Mitglieder verwalten Schnellzugriff Datensatz bearbeiten Neues Passwort für aktuellen Benutzer Datensatz hinzufügen Hauptmenü Datensatz löschen

17 Bearbeitungselemente Mitglieder verwalten Schnellzugriff Datensätze drucken (Ausgabe als PDF) Datensatz bearbeiten Neues Passwort für aktuellen Benutzer Datensatz hinzufügen Hauptmenü Datensatz löschen

18 Bearbeitungselemente Datensätze exportieren in Excel oder csv Mitglieder verwalten Schnellzugriff Datensätze drucken (Ausgabe als PDF) Datensatz bearbeiten Neues Passwort für aktuellen Benutzer Datensatz hinzufügen Hauptmenü Datensatz löschen

19 Bearbeitungselemente Geburtstagsliste Mitglieder verwalten

20 Bearbeitungselemente Geburtstagsliste Mitglieder verwalten Jahresmeldung abschicken (online) Abmelden

21 Start / Anmelden

22 Startseite

23 Hauptmenü

24 Abmelden

25 Schnellzugriff Mitglieder verwalten

26 Passwort ändern

27

28 Reihenfolge Einrichtung NBMB Vereinsverwaltung Die ersten Schritte Grundeinstellungen in der Administration

29 Administration

30 Reihenfolge Administration 1. Anlegen der Bankverbindung(en) (mehrere Konten möglich) 2. Anlegen von Orchestern 3. Anlegen der Vereinsbeiträge (passive Beiträge, Aktivenbeiträge, Fördermitgliedschaften, Instrumentenmieten usw.) 4. Anlegen der Ausbildungsangebote (sofern im Verein vorhanden) 5. optional bzw. später möglich: Benutzerkonten, Vereinsinstrumente, Vereinstrachten und sonstiges Vereinsinventar

31 Bankverbindungen Bankverbindungen (Vereinskonten) werden verwendet unter Ausbildungsangebote und Vereinsbeiträge.

32 Hinzufügen

33 IBAN: Siehe Informationen auf Gläubiger-ID: Siehe Informationen auf

34 Details anzeigen / Datensatz bearbeiten

35 Löschen

36 Vereinsbeiträge

37 Achtung: Für Ausbildungsbeiträge gibt es einen eigenen Menüpunkt! Ausbildungsbeträge nicht als Vereinsbeitrag behandeln.

38 Ausbildungsangebote Ausbildungsangebote NICHT als Vereinsbeiträge behandeln! Falls Zahlungsverkehr direkt zwischen Eltern Lehrer: 0 eintragen Alternative: Tatsächlichen Betrag angeben und Rabatt von 100% unter Musikunterricht / Ausbildung

39 Orchester

40 Benutzerkonten

41 Benutzerkonten

42 Administrator: Vollzugriff Superuser: Alles außer Benutzerkonten User: Kein Zugriff auf Orchester, Abrechnung etc. SEPA-User: Wie User, aber mit Abrechnung Gast: Nur Lesezugriff Notenverwalter: Nur Zugriff auf Notenverwaltung Beschreibung siehe Benutzerhandbuch

43 NBMB Vereinsverwaltung Inventarverwaltung

44 Inventar

45 Vereinsinstrumente

46 Vereinsinstrumente Vereinsinstrumente können Mitgliedern zugewiesen werden. Ist das Instrument nicht ausgeliehen, kann unter Standort vermerkt werden, wo das Instrument aufbewahrt wird. Ein Bild und PDF-Dateien können jedem Instrument zugeordnet werden (z.b. Leihverträge, Rechnungen, Dokumentation Zustand bei Übergabe, Zubehör usw.).

47 Vereinstrachten Es werden nur Trachtenarten verwaltet. Eine Verwaltung einzelner Stücke (z. B. Weste Nr. 26 ) ist NICHT vorgesehen. Vereinstrachten können Mitgliedern zugewiesen werden.

48 Sonstiges Inventar Eine Zuordnung des Sonstigen Inventars zu den Mitgliedern ist nicht möglich.

49 NBMB Vereinsverwaltung Mitglieder- und Vereinsverwaltung Termin- und Notenverwaltung

50 Mitglieder-/Vereinsverwaltung

51 Verein verwalten Unter Daten -> bearbeiten können bis zu fünf PDF-Dateien hinterlegt werden (z.b. Eintrag ins Vereinsregister, Wichtige Schreiben usw.).

52 Verein verwalten

53 Mitglieder verwalten

54 Filtermöglichkeiten Ausgiebige Filtermöglichkeiten sind vorhanden. Filter passt sich nach den aktiven Zuordnungen an.

55 Anpassung Filter Hinweis: Nicht alle zugeordneten Filter können u.u,. angezeigt werden.. 3 weitere (bitte Filter erweitern) : im Textfeld <Suchfeld> eingeben -> Filterauswahl passt sich automatisch an.

56 Mitglieder Stammdaten Unter Bearbeiten -> Datei hinzufügen können bis zu drei PDF-Dateien hinterlegt werden (z.b. Beitrittserklärung, Anmeldung Musikausbildung, Leihvertrag für Instrument usw.).

57 Mitgliedschaft / Beiträge

61 Mitgliedschaft / Beiträge Zeiträume mit Aktiv und Passiv dürfen/können sich nicht überschneiden! Fördernd kann sich hingegen mit Aktiv - und Passiv - sowie weiteren Fördernd -Zeiträumen überschneiden. Fördernd kann z. B. für Instrumentenleihgebühren etc. genutzt werden. Liegt für alle Einträge das bis-datum in der Vergangenheit, so ist das Mitglied in der Mitgliederliste als ehemalig gekennzeichnet. Historische Daten gehen damit nicht verloren.

62 Mitgliedschaft / Beiträge Beendigung einer aktiven Mitgliedschaft: Aktive Mitgliedschaft unter Mitgliedschaft / Beiträge beenden Orchesterzugehörigkeiten beenden Musikunterricht / Ausbildung beenden Vereins- und Ausbildungsbeiträge werden noch bis zum Ende der Mitgliedschaft eingezogen (Grundlage: bis-datum )

63 Orchester

64 Musikunterricht / Ausbildung Die Ausbildungsangebote werden später wie die Vereinsbeiträge in der SEPA-Abrechnung berücksichtigt.

65 Bankverbindung / SEPA

66 Bankverbindung / SEPA Hinweis: Hier entweder eigene Bankverbindung des Mitgliedes eingeben oder Referenzkonto (z.b. Eltern) durch Anklicken des Feldes auswählen.

67 Vereinsfunktionen wird aktuell bearbeitet Unter Verein verwalten werden die aktuellen Funktionen verwaltet (seit TT.MM.JJJJ) Unter Mitglieder verwalten werden die historischen Daten gepflegt. Fertigstellung: kurzfristig!

68 NBMB-Prüfungen/-Teilnahmen Einträge erfolgen direkt durch den Nordbayerischen Musikbund. Korrekturen und Ergänzungen sind durch den Verein nicht möglich.

69 Vereinsint. Prüfungen/Ehrungen frei definierbar. z.b. Juniorabzeichen, historische D1/D2/D3-Daten, vereinsinterne Ehrungen (Ehrenmitgliedschaft usw.)

70 Ehrungen vormerken/beantragen Beantragung von Verbandsehrungen Für Vereinsehrungen sind insgesamt zwei Schritte erforderlich: Ehrungen bei den Mitgliedern vormerken, danach Ehrung unter Verein verwalten einreichen. Procedere siehe auch NBMB-Ehrungsordnung

71 Ehrungen durch den Verband Eintrag erfolgt nach Bearbeitung durch den Ehrungsbeauftragten des Nordbayerischen Musikbundes

72 Jahresmeldung Anzeige, wann das Mitglied in der Jahresmeldung dem Verband als aktives Mitglied gemeldet wurde.

73 Vereinsinstrumente/-Trachten Inventarverwaltung: Zuordnung von Vereinsinstrumenten (z.b. Trompete Jupiter Nr ) und Trachten (Westen, Hosen, Dirndl usw.) siehe Menüpunkte Vereinsinstrumente und Vereinstrachten

74 Teilnahme an Veranstaltungen Anzeige, wann das Mitglied an einer Veranstaltung teilgenommen hat.

75 Veranstaltungen

76 Veranstaltungen

77 Veranstaltungen Teilnehmerliste lässt sich über Mitglieder verwalten erstellen (nach Veranstaltung filtern).

78 Veranstaltungen

79 NBMB-Lehrgänge

80 NBMB-Lehrgänge

81 NBMB-Lehrgänge

82 NBMB-Lehrgänge

83 NBMB-Lehrgänge

84 NBMB-Lehrgänge

85 NBMB-Lehrgänge

86 SEPA-Abrechnungen

87 SEPA-Abrechnungen Beiträge, die für SEPA vorgesehen sind: Vereinsbeiträge (aktiv, passiv, fördernd) Orchesterbeiträge Ausbildungsbeiträge

88 SEPA-Abrechnungen Erstellen berücksichtigt alle Beiträge, die mindestens 1 Tag aktiv waren. Bsp.: Monatlicher Vereinsbeitrag Instrument war vom März 2015 aktiv. In diesem Fall wird Beitrag in März-Abrechnung berücksichtigt.

89 SEPA-Abrechnungen Nach Abschluss des Erstellvorgangs erscheint Speichern -Knopf, mit dem die SEPA-Datei als ZIP- Datei gespeichert werden kann

90 Die SEPA-Datei Ein Blick in die CSV-Datei: Typ des Eintrages (SEPA, BAR, RECHNUNG)

91 Jahresmeldung Jahresmeldung abschicken

92 Vereinsstatistiken

93 Vereinsstatistiken

94 NBMB Vereinsverwaltung Terminverwaltung / Notenverwaltung

95 Termine / Startseite

96 Termine / Startseite

97 Terminverwaltung Filter Voreinstellung: Aktuelle & Termine

98 Terminverwaltung Filter für Termine Datumseinstellung: aktuelles Tagesdatum plus ein Jahr Kategorien kombinierbar Zeitraum Auswahl Zielgruppen oder / und Verein allgemein

99 Terminverwaltung

100 Terminverwaltung Datenexport / Druckausgabe Jeweilige Filtereinstellung wird ausgegeben Übernahme / Import in Outlook mit gewissen Anpassungen möglich Excelliste -> Serienbrieffunktion möglich

101 Notenverwaltung

102 Notenverwaltung Notenverwaltung noch nicht ganz fertig gestellt Übernahme von bestehenden Notendatenbanken möglich

103 NBMB Vereinsverwaltung Hilfe (Support)

104 Hilfe (Support) Bei Fragen einfach eine senden an: An diese Adresse können auch Verbesserungsvorschläge und Ergänzungen gesendet werden!