Infoveranstaltung zur Einführung von SAP
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- Berndt Schmitz
- vor 6 Jahren
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1 Infoveranstaltung zur Einführung von SAP an der Universität Innsbruck und der Medizinischen Universität Innsbruck Mag. Christine Fahringer, Controlling Projektleitung SAP Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 1 Agenda I. Allgemeines Was ist SAP, warum SAP, wen betrifft SAP,... II. Das Projekt Vorgehensweise, Ziele, Stand III. Einsatzbereich von SAP Module und ihre AnwenderInnen IV. Ausblick Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 2 1
2 Was ist SAP? I. Allgemeines Warum SAP? Lieferumfang SAP Wen betrifft SAP? Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 3 SAP Was ist SAP?... steht für Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung... ist die weltweit meist verbreitete betriebswirtschaftliche Standardsoftware Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 4 2
3 Ausgangssituation Umsetzung der Anforderungen des UG 2002: Kaufmännisch orientiertes Rechnungswesen Kosten- und Leistungsrechnung Berichtswesen Neue Anforderungen an die EDV-Systeme Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 5 Entscheidung für SAP SAP ist Standardsoftware mit breitem Anwendungsgebiet beschlossene Ablöse der alten EDV- Systeme des Bundes: HV-SAP SAP wird bereits an Universitäten verwendet, z.b. TU München. Bund zahlt Einführung und Betrieb Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 6 3
4 Module: SAP: Lieferumfang Finanzbuchhaltung (FI, FI-AA) Haushalt (FM) business warehouse (BW) Controlling (CO, PS) Materialwirtschaft (MM) und Vertrieb (SD) Ein späterer Ausbau ist grundsätzlich möglich: Gebäudeverwaltung Personalverrechnung e-business... Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 7 Wen betrifft SAP? grundsätzlich alle MitarbeiterInnen, die mit dem Finanzwesen befasst sind in unterschiedlichem Ausmaß Quästur, Budgetabt., Controlling DLE, Fakultäten Institute/Kliniken abhängig von der Anzahl und Art der Lizenzen Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 8 4
5 II. Das Projekt Ziele Vorgehensweise Projektstruktur Österreich Projektstruktur Innsbruck Stand des Projektes Österreich Innsbruck Andere Projekte Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 9 Ziele Reibungsloser Ablauf der SAP Implementierung Produktivbetrieb mit Reibungsloser Übergang System alt auf System neu Geschulte Mitarbeiter benutzerfreundliches System Qualitativ besseres Berichtswesen Abbildung der Medizinischen Universität Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 10 5
6 Vorgehensweise Entwicklung eines Prototyps an der Universität Wien ( Master ) Erarbeitung der neuen Abläufe im Finanzwesen durch 7 Kernuniversitäten Abnahme durch alle Universitäten Roll-out in 2 Stufen ab Februar 2003 Produktivbetrieb ab Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 11 Risiken Nachträgliche Änderung der Organisationsstruktur durch UG 2002 Trennung inhaltlicher und vertraglicher Auftraggeber (BMBWK vs. Unis) Betriebswirtschaftliche Anforderungen auf UNIs zum Teil nicht bekannt (doppische Buchhaltung) Ausgliederungsprojekt der medizinischen Fakultät/Universität Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 12 6
7 Erfolgsfaktoren Lösung muss nahe am Master bleiben Professionelle Einstellung und Arbeit Rechtzeitige Entscheidungen SAP Know-How bei Unimitarbeitern Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 13 Projektstruktur Österreich Auftraggeber: BMBWK Auftragnehmer: Siemens Business Services (SBS) Lenkungsausschuss: Aufsichtsrat Koordinationsausschuss: alle Unis Aufbau einer Projektstruktur an jeder Universität Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 14 7
8 Projektstruktur Innsbruck Lenkungsausschuss SAP-Einführung: Vizerektor Univ.-Prof. Dr. Manfried Gantner (Leitung) Dekan Univ.-Prof. Dr. Hans Grunicke Universitätsdirektor HR Dr. Friedrich Luhan Projektteam SAP-Einführung: Mag. Christine Fahringer, Controlling, Modul Controlling, Projektleitung Otto Haselwanter, Quästor, Modul Finanzbuchhaltung Caroline Jäger, Budgetabteilung, Modul Materialwirtschaft Mag. G ünther Polig, Leiter VIS, Teilprojekt Technik Dietmar Raitmair, stv. Quästor, Modul Anlagenbuchhaltung, stv. Projektleitung Martin Schneider, Leiter Budgetabteilung, Modul Haushaltsmanagement (Budget) Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 15. Vizerektor Univ.-Prof. Dr. Manfried Gantner (Vizerektor für Budget und Ressourcen) Lenkungsausschuss: Dekan Univ.-Prof. Dr. Hans Grunicke (Dekan der medizinischen Fakultät) HR Dr. Friedrich Luhan (Universitätsdirektor) Roll-out Projektmanagement Christine Fahringer Project Office Stv.: Dietmar Raitmair CO, PS Christine Fahringer Stv./Medizin: Dietmar Raitmair FI, FI-AA Otto Haselwanter Stv.: Dietmar Raitmair Medizin FI, FI-AA: Otto Haselwanter Medizin FI-AA Stv.: Bianca Strobl FI FM Martin Schneider Stv.: Otto Haselwanter Medizin: Sonja Spielmann MM: Caroline Jäger Stv. Helmut Greinecker Medizin: Paula Spiss SD: Helmut Greinecker Stv./Medizin: Michaela Kiss BW Christine Fahringer Stv.: Iris Weiskopf Medizin: Dietmar Raitmair IT Günther Polig Stv.: Markus Aschacher Technik und Entwicklungen Change Mangement Christine Fahringer Stv.: Otto Haselwanter Medizin: Martin Tonko Schulung Iris Weiskopf Isabella Göschl Schnittstellen und Datenübernahme Organisationsentwicklung Christine Fahringer Stv.: Otto Haselwanter Medizin: Martin Tonko Anwenderdokumentation jeder Modulverantwortliche für sein Modul Infrastruktur Betrieb und Services Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 16 8
9 Stand des Projektes österreichweit Phase 1 Projektplanung (Ende 7/02) Phase 2 Phase 3 Phase 4 Phase 5 Phase 6 Phase 7 Konzeption des Prototyps ( Uni-Master ) Erstellung und Abnahme des Uni-Masters Ausrollen ( Rollout ) und Implementierung an den 21 Universitäten Überleitung in das neue System SAP und Produktivstart Projektabschluss und Nachbetreuung Anpassung an den Organisationsplan UG 2002 (Ende 11/02) (Ende 1/03) (Ende 10/03) (Ende 12/03) (Ende 3/04) (2004/2005) Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 17 Stand des Projektes in Innsbruck August Jänner 2003 Innsbruck arbeitet an der Konzeption des universitätsweiten Masters in Wien als Kernuniversität mit. Anfang Februar 2003 Mitte Juni 2003 Roll-out an den Universitäten Innsbruck (Details siehe nächste Folie) Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 18 9
10 Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 19 Bisheriger Ablauf Projekt Termingerechte Abnahme der SAP Systeme per externe Qualitätsmanagement Reviews bestätigen: - hohe Motivation und außerordentlichen Einsatz der Mitarbeiter trotz hoher Arbeitsbelastung neben Tagesgeschäft - gute Kommunikation innerhalb des Projekts - Innsbruck hat im Vergleich sehr gut abgeschnitten Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 20 10
11 Andere Projekte UG 2002 Rechnungswesen neu: Eröffnungsbilanz Personalverrechnung Ausgliederung der Medizin Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 21 III. Einsatzbereich von SAP Eingesetzte Module und ihre Hauptanwender SAP an den Instituten Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 22 11
12 Eingesetzte Module FI: Finanzbuchhaltung FI-AA: Anlagenbuchhaltung CO: Controlling, Kostenrechnung FM: Budget MM: Beschaffung SD: Vertrieb BW: business warehouse Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 23 FI - Finanzbuchhaltung ersetzt bisherige Haushaltsverrechnung Kaufmännisch orientiertes Rechnungswesen externes Rechnungswesen Abbildung aller Geschäftsfälle Jahresabschluss: Bilanz, GuV betrifft: Quästur Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 24 12
13 FI-AA - Anlagenbuchhaltung ersetzt bisherige Inventarverwaltung Abbildung der Anlagen vom Zugang bis zum Anlagenabgang Abschreibungen betrifft: Quästur Inventarverwaltung Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 25 CO Controlling Kostenrechnung auf Vollkostenebene internes Rechnungswesen betrifft: Controlling Berichtswesen online für alle Einrichtungen Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 26 13
14 FM - Budget Budgetierung, Budgetvollzug, Budgetüberwachung Berichtswesen betrifft: Budgetabteilung Berichtswesen online für alle Einrichtungen Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 27 MM Beschaffung Bestellung Wareneingang Rechnungsprüfung betrifft: Budgetabteilung (Beschaffung) größere Einrichtungen Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 28 14
15 SD Vertrieb Leistungen gegen Entgelt werden erfasst Fakturierung betrifft: Quästur größere Einrichtungen Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 29 BW business warehouse Datenaufbereitung für strategische Entscheidungen Berichtsrollen Universitätsleitung Universitätscontroller Fakultätsleitung Fakultätscontroller betrifft: siehe Berichtsrollen Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 30 15
16 SAP an den Instituten Berichtswesen: Budget- und Kostenrechnungsberichte online über Web abrufbar sekundenaktuell zum herunterladen und weiterbearbeiten Beschaffung/Vertrieb: VIS-Online oder SAP (größere Einrichtungen, wird dzt. erhoben) Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 31 IV. Ausblick Know-how Transfer Dokumentation Nächste Schritte im Projekt Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 32 16
17 Know-how Transfer Ziel: Aufbau des notwendigen Wissens zur Anwendung von SAP von Projektmitarbeitern an Endanwender / Berichtsuser Endanwenderdokumentation Schulungsunterlagen - Endanwender: arbeiten direkt im SAP System - Berichtsuser: fragen Berichte ab Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 33 Dokumentation Endanwenderdokumentation wird von Projektmitarbeitern erstellt Aus dieser Dokumentation werden die Schulungsunterlagen erstellt Dokumentation online im Intranet verfügbar (VIS) Erläuterungen mit Hilfe von Bildschirmausdrucken und Prozessabläufen ( was passiert wo ) Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 34 17
18 Nächste Schritte im Projekt Vorbereitung Produktivbetrieb: Sommer Endanwenderdokumentation erstellen Endanwenderschulungen planen Laufende Systemtests und -anpassungen Schnittstellentests (Besoldung, etc.) Beginn der Produktionsvorbereitung: Herbst Endanwenderschulung Oktober/November 2003 Überleitung HV-alt in SAP-neu Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 35 Aktuelle Infos Unsere Projekthomepage (Präsentation downloadbar) FAQ: laufend aktualisiert Projekthomepage Österreich Kontaktadresse für Rückfragen, Anmerkungen etc.: Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 36 18
19 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Juni 2003 Infoveranstaltung SAP 37 19
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