ecspand verträge, rechnungen, qualitätsmanagement... und das alles auf ihrem SharePoint

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1 verträge, rechnungen, qualitätsmanagement... und das alles auf ihrem SharePoint ecspand Insellösungen waren gestern! Erweitern Sie mit ecspand Ihren SharePoint zum vollwertigen ECM-System: alles einfach, komplett, und auf einen Blick. Die Produktlinie ecspand Services for Microsoft SharePoint bietet Ihnen ausgereifte und lösungsorientierte ECM-Bausteine auf der Grundlage modernster Informationstechnik und strikt eingehaltenen internationalen Standards. ecspand bietet eine der leistungsstärksten und effizientesten Plattform zur revisionssicheren Verwaltung und Archivierung sämtlicher Unterlagen, Belege und Dokumente aus dem Unternehmens- und Institutsumfeld.

2 Hagenberg Software goes ecspand Die Synergien zwischen Hagenberger IT Know-How und ecspand. Und wie Sie davon profitieren können. Microsoft Office SharePoint Server ist eine sehr leistungsfähige Technologie-Plattform für unterschiedlichste Anforderungen. Im Bereich Enterprise Content Management (ECM) bietet SharePoint Basisfunktionen. Daher bedarf es einer additiven Lösung, um aus Microsoft SharePoint eine vollwertige ECM- Umgebung zu machen. Vor allem leistungsfähige Schnittstellen und umfassende Integrationsverfahren zu ERP-, Scan-, Klassifizierungs- und -Systemen sind essenziell wichtig, um eine vollständige, reibungslose und effektive Content-Verwaltung zu realisieren. ECSpand veredelt SharePoint Anhand leistungsstarker Services und Solutions erhalten SharePoint-Anwender alles was sie benötigen, um den Arbeitsalltag effektiver zu gestalten. Dies und vieles mehr bietet Ihnen ecspand für Microsoft SharePoint: Integration in unterschiedlichste Anliefersysteme prozessorientierte Abbildung auf Basis des integrierten Aktenplans Visualisierung und Rendition beliebiger Dateien/Formate Revisionssichere Ablage ECSpand for Microsoft SharePoint ist diese Lösung, die Microsoft SharePoint vervollständigt und funktional erweitert. Sie fügt sich dabei nahtlos in die SharePoint Ungebung ein. ECSpand steht für Enterprise Content Services und der Name ist Programm! Mit ECSpand bringen Sie Informationen spielend einfach in Ihren SharePoint. Und finden sie genauso einfach wieder! ecspand kümmert sich um alles, was Sie für den einfachen und gleichzeitig komfortablen Umgang mit dokumentenbasierten Prozessen unter Microsoft SharePoint benötigen. Mit den ecspand Services & Solutions vervollständigen Sie SharePoint und werden produktiver, effektiver und erfolgreicher. Hagenberg ecspands your SharePoint Die Hagenberger Software GmbH setzt bereits seit mehr als vier Jahren erfolgreich auf SharePoint als strategische Plattform für Prozesse und Kommunikation im Unternehmen. Zahlreiche zufriedene Kunden, unsere langjährige Microsoft Gold Partnerschaft sowie die bestehende Mitgliedschaft im Microsoft Inner Circle zeugen von unserer Kompetenz und untermauert unsere Position als führender SharePoint Dienstleister in Österreich. Neben der Entwicklung von eigenen SharePoint Produkten und Individualprojekten in den Bereichen Portal, BPM, Enterprise Search, Collaboration und Business Intelligence haben wir uns intensiv auf das Lösen von immer wieder kehrenden Problemstellungen und der Entwicklung von gesamtheitlichen Lösungen auf Basis von SharePoint unter der Verwendung standardisierter Fachapplikationen spezialisiert. Das Produkt ecspand stellt hier einen wesentlichen Baustein dar um Kundenanforderungen aus den Bereichen Enterprise Content Management (ECM) und Enterprise Information Management (EIM) umsetzen zu können und den SharePoint als zentrale Plattform für geschäftskritische Dokumente und Prozesse zu positionieren. * ecspand ist ein Produkt der d.velop AG Seite 3

3 Einzigartige Lösungen ecspand ist das technologisch optimale Produkt für Microsoft SharePoint und bietet neben dem Standard Services, Produkte und fertig vorkonfigurierte ECM-Lösungen: alles einfach, alles komplett, alles auf einen Blick, alles revisionssicher - mit der vollen Integration der bekannten Office-Werkzeuge. Solutions Bilden Sie mit SharePoint Ihre dokumen- tenbasierten Prozesse ab. Qualitätsmanagement Die im Rahmen einer Qualitätssicherung anfallenden Informationen und Dokumente verwaltet ecspand anhand digitaler Leitwege. [Seite 23] Vertragsmanagement Wissen Sie eigentlich, wie viele Verträge Sie haben? Und was Sie das alles kostet? Verschaffen Sie sich Übersicht! [Seite 24] Patentmanagement Komplette Sicht auf alle schutzrechtsrelevanten Dokumente und Vorgänge Unterstützung für die Patentabteilung bei der Recherche in allen weltweit verfügbaren Schutzrechten. [Seite 21] Eingangsrechnungsverarbeitung Diese Lösung sorgt für eine automatisierte Erkennung, digitale Prüfung, Kostenzuordnung und Genehmigung von Rechnungen. [Seite 20] Services Machen Sie SharePoint zur zentralen Plattform für geschäftskritische Dokumente und Prozesse. Record Management Organisieren Sie Ihre Dokumente aktenbasiert - vollautomatisch auf Basis der Metadaten. [Seite 10 & 11] ERP Integration Archivierung für SAP und Dynamics - ganz unkompliziert und in Ihrer gewohnten Oberfläche. [Seite 14] SharePoint Compliance Mit unserer Lösung hält Ihr SharePoint alle vorgeschriebenen Gesetze, Regeln und Richtlinien für Langzeitarchivierung ein. Workflow Egal ob Stamm- oder Personaldatenpflege, Genehmigungen, Freigaben oder andere Abläufe, diese Lösung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die internen Prozesse zu optimieren. Seite 4

4 ecspand Vertrags-Management Verträge Verwaltung mit unvergleichbarer Bedienbarkeit und Benutzerakzeptanz. ecspand Vertrags-Management setzt neue Massstäbe bezüglich intuitiver Bedienbarkeit und Benutzerakzeptanz. Dank modernster, auf MS SharePoint basierender Webtechnologien, haben Sie absolut geringe Aufwände und Kosten für die Produkteinführung und Schulung. Das Vertragsmanagement bietet Ihnen eine komplette Sicht auf alle Verträge und den dazu gehörenden Informationen. Die Lösung ermöglicht eine webbasierte Zusammenarbeit zur Erfassung, Recherche und Verwaltung von beliebigen Vertragsarten. Aufgaben des Vertragsmanagements Verwalten von Vertragstypen unterschiedlichster Art Speichern unterschiedlichster Dokumente (Originalvertrag mit Versionen, Schriftverkehr, Protokolle, s ) zu einem Vertrag Statusvergabe für die einzelnen Verträge Erfassung der Vertragsdaten über eine komfortable GUI Berechnung des Kündigungsstichtages, wenn die entsprechenden Daten eingegeben sind Wiedervorlage bei Ablauf des Vertrages, Hinterlegung beliebiger Notizen zum Vertrag Zusätzlich erhält die Unternehmensführung die Möglichkeit der Risikoeinschätzung auf Knopfdruck dank vorkonfigurierter Reports. Nutzen der Lösung Mit der einheitlichen und vollständigen Abbildung aller Verträge kann eine umfassende Sicht auf den Wert eines Unternehmens, seiner Geschäftsbeziehungen und über zeitliche und finanzielle Auswirkungen erstellt werden. Einzelne Fristen (Reklamationsfrist, Garantie, Probezeit etc.) können verwaltet werden Die Kosten eines Vertrages können angefügt werden Aufgaben können eingetragen und mit einer Benachrichtigung versehen werden Separate Verwaltung von Zugriffsrechten pro Vertrag Das Vertragsmanagement unterstützt alle erforderlichen Geschäftsprozesse über den gesamten Vertragslebenslauf hinweg. Das Vertragsmanagement erfüllt alle Dokumentations-, Berichts- und Informationspflichten und versorgt alle Abteilungen des Unternehmens rechtzeitig mit den notwendigen Vertragsdaten. Seite 24

5 Such- und Filterfunktionen mit ECSpand Aktenplan Logbuch für Lese- und Schreibzugriffe Anbindungsmöglichkeit an Fremdsysteme Archivieren der Vertragsdokumente Strukturierung der Vertragsinformationen Das ecspand RecordsOrganizer Feature und das ecspand BusinessData Feature ermöglichen die Strukturierung der Vertragsinformationen. Neben der Strukturierung der Daten dienen diese Features auch dem Wiederfinden bereits vorhandener Verträge und dazugehörige Informationen und Dokumente. Dabei kann über den ecspand RecordsOrganizer sehr flexibel ein so genannter Aktenplan aufgebaut werden, der eine logische und leicht verständliche Beziehung zwischen den Vertragsinformationen herstellt. Mit Hilfe des ecspand BusinessData Features können relevante Metadaten auf die Vertragsdokumente vererbt werden. Verträge setzen sich in der Regel aus Vertragsinformationen und Vertragsdokumenten zusammen und werden daher in logischen Vertragsakten verwaltet. In papiergebundener Form würde die ecspand Vertragsakte einem Ordner im Aktenschrank entsprechen, auf dessen Ordnerdeckel wichtige Vertragsdetails zu finden sind und der neben dem unterschriebenen Vertrag auch Notizen etc. enthält. Verwaltete Vertragsinformationen Vertragsstammdaten Vertragspartner Mandanten Verantwortliche Mitarbeiter Laufzeiten und Kündigungsfristen Sonstige Vertragsfristen Vertragskosten Vertragsdokumente Aufgaben Notizen Benachrichtigungen Zugriffsrechte Seite 25

6 Ihr Interesse ist geweckt? Dann melden Sie sich doch einfach bei uns und vereinbaren einen Termin. Wir beraten Sie gerne und gehen gemeinsam mit Ihnen die Möglichkeiten, Besonderheiten und Anforderungen Ihres Projektes durch oder präsentieren Ihnen online die Funktionsvielfalt von ECSpand. Mehr Information erhalten Sie auf unserer Homepage, per unter oder telefonisch unter Firmensitz Hagenberg - Softwarepark 35, A Hagenberg Tel Fax Niederlassung Wien - Mariahilferstrasse 47 Stiege 5, A Wien Tel Fax

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