Dealer Management Systeme. FILAKS.PLUS Release DAF FOCUS Auftrags- und Rechnungsdaten Kundenfahrzeuge

Transkript

1 FILAKS.PLUS Release DAF FOCUS Auftrags- und Rechnungsdaten Kundenfahrzeuge

2 Inhaltsübersicht 1 Allgemein Zugang zu DAF FOCUS Schnittstelle zu FILAKS.PLUS 4 3 DAF FOCUS / PACCAR Parts Fleet Services Export Erzeugen Auftrags- und Rechnungsdatei Übertragen Auftrags- und Rechnungsdatei Anzeigen Protokoll Wiederholen der Ausgabe 8 4 DAF FOCUS Export Fahrzeugdaten Erzeugen Fahrzeugdatei Übertragen Fahrzeugdatei Anzeigen Protokoll 10 5 Einrichten der Schnittstelle Aktivieren der Schnittstelle durch DAF DAF B2B Kommunikation SFTP Übertragung Zugangsdaten DAF Aktivieren Schnittstelle in FILAKS.PLUS Transfereinstellungen DAF FOCUS / PACCAR Parts Fleet Services (Dateiaustausch) DAF FOCUS Export Fahrzeugdaten Interneteinstellungen DAF B2B Kommunikation DAF FOCUS / PACCAR Parts Fleet Services (Dateiaustausch) Datentransfer per FTPS Datentransfer per B2B DAF FOCUS Export Fahrzeugdaten Datentransfer per FTPS Datentransfer per B2B Parameterpflege Zeitpläne des FILAKS.PLUS-Dienstes DAF PACCAR Parts Fleet Services, Export Rechnungen DAF FOCUS Export Fahrzeuge Lieferantenpflege Positionsarten KD Auftragsarten KD 23 Seite 2 von 27

3 5.2.8 Kundengruppen Interner Kunde Rechnungskunde DAF FOCUS Pflege optionale Felder Kundenpflege Kundenfahrzeuge 27 Seite 3 von 27

4 1 Allgemein Mit DAF FOCUS erhalten Sie die Möglichkeit, über das DAF eportal Statistiken über Teile- und Kundenumsätze abzufragen. Voraussetzung dafür ist die Übermittlung der Auftrags- und Rechnungsdaten. Zusätzlich können die vorhandenen Kundenfahrzeuge übertragen werden. Die Kommunikation zwischen FILAKS.PLUS und DAF erfolgt auf folgende Weise: Indirekte Kommunikation Die Übertragung der Auftrags- und Rechnungsdaten bzw. Kundenfahrzeuge geschieht per Austausch von Dateien, d.h. es wird zuerst auf dem Händlersystem eine Datei mit den auszutauschenden Daten erzeugt und danach diese Datei an DAF übertragen. Der Upload der Auftrags- und Rechnungsdaten kann auch automatisch per FILAKS.PLUS-Dienst erfolgen, die Kundenfahrzeuge müssen manuell übertragen werden. 1.1 Zugang zu DAF FOCUS Sie haben die Möglichkeit, sich im DAF eportal die Teile- und Kundenumsätze grafisch aufbereitet anzeigen zu lassen. 1.2 Schnittstelle zu FILAKS.PLUS Die Anbindung von DAF FOCUS an FILAKS.PLUS erfolgt per Dateiaustausch. Seite 4 von 27

5 3 DAF FOCUS / PACCAR Parts Fleet Services Export Das Programm zur Übertragung an DAF FOCUS ist unter Firmenstamm, Schnittstellen, DAF zu finden. 3.1 Erzeugen Auftrags- und Rechnungsdatei Per Klick auf den Button Erzeugen werden alle fakturierten Aufträge ausgegeben, die noch nicht übertragen wurden. Berücksichtigt werden hierbei die Einstellungen zu den Auftrags- und Positionsarten sowie zum Lieferanten, zu den Kundengruppen und zu den optionalen Feldern. Was über die Einstellungen ausgeschlossen wurde, wird auch nicht in die Ausgabedatei übernommen. Die Einschränkungen gelten nicht für PPFS Aufträge, da diese von DAF an den Kunden fakturiert werden müssen, und daher natürlich auch alle relevanten Daten beinhalten müssen. Die Datei wird im angegebenen Verzeichnis abgelegt. Seite 5 von 27

6 3.2 Übertragen Auftrags- und Rechnungsdatei Per Klick auf den Button Übertragen kann die erzeugte Datei an DAF übermittelt werden, wobei die Datei vor der Übertragung gezippt wird. Die Übertragung kann auch automatisch durchgeführt werden. Dazu muss der entsprechende Job in den Zeitplänen des FILAKS.PLUS-Dienstes angelegt bzw. aktiviert werden. Nach erfolgreicher Übertragung werden die betroffenen Dateien in ein Sicherungsverzeichnis verschoben und der Dateiname um das Verarbeitungsdatum ergänzt. 3.3 Anzeigen Protokoll Per Klick auf den Button Protokoll kann das Protokoll der aktuellen Sitzung angeschaut werden. Seite 6 von 27

7 Über den Button Protokoll drucken gibt es die detaillierte Aufstellung der übergebenen Aufträge. Die Ausgabeprotokolle können auch jederzeit unter Firmenstamm, Schnittstellen, Allgemein über Schnittstellen-Protokoll oder unter Firmenstamm, Hilfsprogramm über Protokoll des FILAKS.PLUS-Dienst eingesehen werden. Seite 7 von 27

8 3.4 Wiederholen der Ausgabe Nach Klick auf den Button Wiederholen wird eine Übersicht der bisherigen Dateiausgaben angezeigt inkl. der Anzahl der jeweils enthaltenen Aufträge. Per Doppelklick auf die gewünschte Zeile (TransferNr) kann die zugehörige Datei erneut ausgegeben werden. Seite 8 von 27

9 4 DAF FOCUS Export Fahrzeugdaten Das Programm zur Übertragung an DAF FOCUS ist unter Firmenstamm, Schnittstellen, DAF zu finden. 4.1 Erzeugen Fahrzeugdatei Per Klick auf den Button Erzeugen wird auf Basis des Kundenfahrzeugstamms eine Kundenliste erstellt, wobei berücksichtigt wird, ob die Ausgabe für den Kunden oder das Fahrzeug nicht ausgeschlossen ist. Danach werden die zugehörigen Fahrzeuge ermittelt und in die Ausgabedatei übertragen. Die Datei wird im angegebenen Verzeichnis abgelegt. Seite 9 von 27

10 4.2 Übertragen Fahrzeugdatei Per Klick auf den Button Übertragen kann die erzeugte Datei an DAF übermittelt werden, wobei die Datei vor der Übertragung gezippt wird. Die Übertragung kann auch automatisch durchgeführt werden. Dazu muss der entsprechende Job in den Zeitplänen des FILAKS.PLUS-Dienstes angelegt bzw. aktiviert werden. Nach erfolgreicher Übertragung werden die betroffenen Dateien in ein Sicherungsverzeichnis verschoben und der Dateiname um das Verarbeitungsdatum ergänzt. 4.3 Anzeigen Protokoll Per Klick auf den Button Protokoll kann das Protokoll der aktuellen Sitzung angeschaut werden. Seite 10 von 27

11 Über den Button Protokoll drucken gibt es die detaillierte Aufstellung der übergebenen Kunden. Die Ausgabeprotokolle können auch jederzeit unter Firmenstamm, Schnittstellen, Allgemein über Schnittstellen-Protokoll oder unter Firmenstamm, Hilfsprogramm über Protokoll des FILAKS.PLUS-Dienst eingesehen werden. Seite 11 von 27

12 5 Einrichten der Schnittstelle Damit die Kommunikation zwischen DAF FOCUS und FILAKS.PLUS stattfinden kann, muss die Schnittstelle aktiviert werden. 5.1 Aktivieren der Schnittstelle durch DAF Für die Kommunikation mit DAF sind Zertifikate und Zugangsdaten notwendig DAF B2B Kommunikation Zur Kommunikation zwischen FILAKS.PLUS und DAF soll die DAF B2B Kommunikation genutzt werden, wozu ein entsprechendes Zertifikat benötigt wird. Es wird das gleiche Zertifikat genutzt, das auch andere Schnittstellen von DAF nutzen (Service Rapido, Orderboard, MDI). Das Zertifikat muss vom Händler im DAF eportal generiert und anschließend installiert werden. Achtung: Die Installation muss für jeden User in der jeweiligen RDP-Sitzung ausgeführt werden. Für die Installation des Zertifikats sind Kennwort und Seriennummer notwendig, die nach der Generierung per Mail zugesandt werden. Seite 12 von 27

13 Die vom Installationsprogramm vorgeschlagenen Einstellungen können bestätigt werden, lediglich das geforderte Kennwort muss aus der vom DAF eportal CertificateManagement erhaltenen Mail übernommen werden SFTP Übertragung Alternativ zum Datenaustausch per B2B Kommunikation gibt es die Möglichkeit der Übertragung per sicherer FTP-Kommunikation (FTPS). Voraussetzung ist eine feste externe IP-Adresse des Händlers, die bei DAF hinterlegt wird. D.h., von DAF werden nur Anmeldungen akzeptiert, die von einer bekannten IP-Adresse erfolgen. Händler mit mehreren Mandanten benötigen nur einen FTP-Zugang, sofern die Anmeldung immer über die gleiche externe IP-Adresse erfolgt Zugangsdaten DAF Damit die Übertragung der FOCUS Auftrags- und Rechnungsdaten bzw. Kundenfahrzeuge möglich ist, sind Zugangsdaten notwendig, die über den DAF Helpdesk angefordert werden müssen. Seite 13 von 27

14 5.2 Aktivieren Schnittstelle in FILAKS.PLUS Zur Aktivierung der Schnittstelle in FILAKS.PLUS sind mehrere Einstellungen notwendig Transfereinstellungen Es werden zwei Einstellungen benötigt, für die Auftrags- und Rechnungsdaten sowie für die Kundenfahrzeuge DAF FOCUS / PACCAR Parts Fleet Services (Dateiaustausch) DAF FOCUS und DAF PACCAR Parts Fleet Services (PPFS) nutzen die gleichen Transfereinstellungen für die Ausgabe der Auftrags-und Rechnungsdaten. Dateifilter Es muss der Dateiname der Ausgabedatei angegeben werden, wobei mit Platzhaltern gearbeitet werden kann, die zur Laufzeit durch die entsprechenden Werte ersetzt werden. $1 = Händlernummer aus der Herstellermarke $2 = Tagesdatum (JJJJMMTT) $3 = Uhrzeit (HHMMSS) Seite 14 von 27

15 Der Dateinamen muss einen festgelegten Aufbau haben, sonst findet bei DAF keine Verarbeitung statt. Aufbau: Beispiel: Zielverzeichnis TOFTP-0000-cccccc-FOCUSfff-zzzzz-ddddddddttttttt cccccc = FTP-Benutzername (F, Kürzel Händler, Standortnummer, 5 St.) fff = RTL = Auftrags-/Rechnungsdaten zzzzz = $1 = Händlernummer (DeliveryPoint, 5 St.) dddddddd = $2 = Datum der Dateiausgabe (8 St, Format JJJJMMTT) tttttt = $3 = Uhrzeit der Dateiausgabe (6 St, Format HHMMSS) TOFTP-0000-FXXX01-FOCUSRTL T Verzeichnis, wo die Datei abgelegt werden soll DAF FOCUS Export Fahrzeugdaten Es wird eine Einstellung für die Ausgabe der FOCUS Fahrzeugdaten benötigt. Dateifilter Es muss der Dateiname der Ausgabedatei angegeben werden, wobei mit Platzhaltern gearbeitet werden kann, die zur Laufzeit durch die entsprechenden Werte ersetzt werden. $1 = Händlernummer aus der Herstellermarke $2 = Tagesdatum (JJJJMMTT) $3 = Uhrzeit (HHMMSS) Seite 15 von 27

16 Der Dateinamen muss einen festgelegten Aufbau haben, sonst findet bei DAF keine Verarbeitung statt. Aufbau: Beispiel: Zielverzeichnis TOFTP-0000-cccccc-FOCUSfff-zzzzz-ddddddddttttttt cccccc = FTP-Benutzername (F, Kürzel Händler, Standortnummer, 5 St.) fff = VP = Fahrzeugdaten zzzzz = $1 = Händlernummer (DeliveryPoint, 5 St.) dddddddd = $2 = Datum der Dateiausgabe (8 St, Format JJJJMMTT) tttttt = $3 = Uhrzeit der Dateiausgabe (6 St, Format HHMMSS) TOFTP-0000-FXXX01-FOCUSVP T Verzeichnis, wo die Datei abgelegt werden soll Interneteinstellungen Es werden 3 Einstellungen benötigt, da DAF FOCUS die DAF B2B Kommunikation nutzen kann, die auch anderen DAF Anwendungen als Kommunikationsweg dient. Die dafür notwendigen Zugangsdaten müssen nur einmal in FILAKS.PLUS hinterlegt werden DAF B2B Kommunikation Unter Aufrufparameter müssen Seriennummer und Zertifikat hinterlegt werden. Der Aufrufparameter sollte über die Lookup-Combobox ausgewählt werden, da nur die nutzbaren Zertifikate angezeigt werden und außerdem die Anlage in der korrekten Form gewährleistet ist. Weitere Angaben sind nicht notwendig. Seite 16 von 27

17 DAF FOCUS / PACCAR Parts Fleet Services (Dateiaustausch) Statt B2B Kommunikation kann die Datei bis auf weiteres auch über eine sichere FTP-Kommunikation (FTPS) übertragen werden (Datentransfer per FTP? (NEIN = B2B / JA = FTP)). Die URL ist abhängig vom gewählten Übertragungsweg Datentransfer per FTPS URL = ftp://ftp.daftrucks.com Es muss FTPS /STARTTLS aktiviert werden und es sind Benutzer-Name und Benutzer-Kennwort nötig, die von DAF erfragt werden müssen. Voraussetzung dafür ist eine feste externe IP-Adresse des Händlers. Wichtig!!! Damit die Kommunikation mit dem DAF FTP-Server stattfinden kann, muss sichergestellt werden, dass im Händlersystem weder die IP-Adresse (ftp.daftrucks.com) noch die Portnummer 989 und 990 durch die hausinterne Firewall blockiert werden Datentransfer per B2B URL = Es werden weder Benutzer-Name noch Benutzer-Kennwort benötigt, da die Anmeldung bei DAF über das B2B Zertifikat erfolgt. Seite 17 von 27

18 DAF FOCUS Export Fahrzeugdaten Statt B2B Kommunikation kann die Datei bis auf weiteres auch über eine sichere FTP-Kommunikation (FTPS) übertragen werden (Datentransfer per FTP? (NEIN = B2B / JA = FTP)). Die URL ist abhängig vom gewählten Übertragungsweg Datentransfer per FTPS URL = ftp://ftp.daftrucks.com Es muss FTPS /STARTTLS aktiviert werden und es sind Benutzer-Name und Benutzer-Kennwort nötig, die von DAF erfragt werden müssen. Voraussetzung dafür ist eine feste externe IP-Adresse des Händlers. Wichtig!!! Damit die Kommunikation mit dem DAF FTP-Server stattfinden kann, muss sichergestellt werden, dass im Händlersystem weder die IP-Adresse (ftp.daftrucks.com) noch die Portnummer 989 und 990 durch die hausinterne Firewall blockiert werden Datentransfer per B2B URL = Es werden weder Benutzer-Name noch Benutzer-Kennwort benötigt, da die Anmeldung bei DAF über das B2B Zertifikat erfolgt. Seite 18 von 27

19 5.2.3 Parameterpflege Voraussetzung für die Ausgabe DAF FOCUS ist die Aktivierung der Schnittstelle zu DAF PACCAR Parts Fleet Services. Zusätzlich muss festgelegt werden, dass in der Ausgabedatei alle Kundendienstaufträge an DAF gemeldet werden sollen und nicht nur die PPFS-Daten. Seite 19 von 27

20 5.2.4 Zeitpläne des FILAKS.PLUS-Dienstes Die Meldungen an FOCUS (Rechnungen oder Fahrzeuge) können per FILAKS.PLUS-Dienst automatisch ausgeführt werden DAF PACCAR Parts Fleet Services, Export Rechnungen Die tägliche Meldung der FOCUS-Rechnungen kann automatisch ausgeführt werden. Dazu muss je Mandant ein Job angelegt werden, der jeden Tag, außer Sonntag, ausgeführt werden soll DAF FOCUS Export Fahrzeuge Die monatliche Meldung der FOCUS-Fahrzeuge kann automatisch ausgeführt werden. Dazu muss je Mandant ein Job angelegt werden, der zum Monatsletzten ausgeführt werden soll. Seite 20 von 27

21 5.2.5 Lieferantenpflege Es kann bestimmt werden, dass nicht alle Teileumsätze an DAF FOCUS gemeldet werden sollen. Dazu können einzelne Lieferanten von der Übertragung ausgeschlossen werden, was auf dem Register Einstellungen erfolgen muss. Ohne DAF Sales-Statistik Durch die Aktivierung werden die Teileverkäufe des ausgewählten Lieferanten nicht für die DAF FOCUS Übertragung berücksichtigt. Seite 21 von 27

22 5.2.6 Positionsarten KD Es kann bestimmt werden, dass nicht alle Auftragspositionen an DAF FOCUS gemeldet werden sollen. Dazu können einzelne Positionsarten von der Übertragung ausgeschlossen werden. Ohne Sales Statistik Durch die Aktivierung wird die Positionsart nicht für die DAF FOCUS Übertragung berücksichtigt. Seite 22 von 27

23 5.2.7 Auftragsarten KD Es kann bestimmt werden, dass nicht alle Aufträge an DAF FOCUS gemeldet werden sollen. Dazu können einzelne Auftragsarten von der Übertragung ausgeschlossen werden. Ohne Sales Statistik Durch die Aktivierung wird die gewählte Positionsart nicht für die DAF FOCUS Übertragung berücksichtigt. Seite 23 von 27

24 5.2.8 Kundengruppen Interner Kunde Händlereigene Kundennummern sollten einer speziellen Kundengruppe zugeordnet werden, damit angehakt werden kann, dass es sich um eine interne Kundennummer handelt. Damit sind Auswertungen zu internen Umsätzen einfacher zu erstellen, sei es in FILAKS.PLUS oder in FOCUS Rechnungskunde Wenn Auftrags- und Rechnungskunde unterschiedlich sind, wie beispielsweise in der Garantieabwicklung, kann über den Haken in Rechnungskunde festgelegt werden, dass der Auftragskunde an FOCUS gemeldet wird. Seite 24 von 27

25 5.2.9 DAF FOCUS Pflege optionale Felder Es kann bestimmt werden, dass nicht alle möglichen Felder an DAF FOCUS gemeldet werden sollen. Dazu können einzelne Felder von der Übertragung ausgeschlossen werden. Seite 25 von 27

26 Kundenpflege In der Fahrzeugmeldung an DAF FOCUS müssen je Kunde alle Fahrzeuge gemeldet werden. Soll ein Kunde, und damit alle seine Fahrzeuge, nicht berücksichtigt werden, so kann er durch Aktivierung von Ohne DAF FOCUS VP von der Übertragung ausgeschlossen werden. Seite 26 von 27

27 Kundenfahrzeuge Soll ein Fahrzeug nicht berücksichtigt werden, so kann es durch Aktivierung von Ohne DAF FOCUS VP von der Übertragung ausgeschlossen werden. Seite 27 von 27