E. Planung, Organisation und Einsatz der Datenverarbeitungs- und Telekommunikationssysteme

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1 7 Inhaltsübersicht Abkürzungsverzeichnis Literaturhinweise Einleitung A. Berufspflichten des Rechtsanwalts B. Das Büro des Rechtsanwalts C. Zeitmanagement (Fristen und Termine) D. Posteingang/Postausgang E. Planung, Organisation und Einsatz der Datenverarbeitungs- und Telekommunikationssysteme F. Datenschutz und Verschwiegenheitspflicht G. Betriebliches Rechungswesen einschließlich Aufzeichnungspflichten, betriebliche Steuerung, Kosten-Nutzen-Analyse H. Materialverwaltung I. Verkehr mit Gerichten, Behörden und Dritten Stichwortverzeichnis

2 8 Inhaltsverzeichnis Vorwort...5 Inhaltsübersicht... 7 Inhaltsverzeichnis... 8 Abkürzungsverzeichnis Einleitung A. Berufspflichten des Rechtsanwalts I. Allgemeines II. Pflichtenkanon Rechtsanwälte BRAO Allgemeine Berufspflicht a BRAO Grundpflichten des Rechtsanwalts BRAO Pflicht zur Übernahme der Prozessvertretung BRAO Pflichtverteidigung, Beistandsleistung a BRAO Pflicht zur Übernahme der Beratungshilfe b BRAO Vergütung BRAO Handakten des Rechtsanwalts III. Sanktionen anwaltlicher Pflichtenverstöße Allgemeines BRAO Rügerecht des Vorstandes Die anwaltsgerichtliche Ahndung von Pflichtverletzungen Zusammenfassung zum Pflichtenkanon und den dazugehörigen berufsrechtlichen Sanktionsmöglichkeiten Exkurs: Die Entscheidung des Anwaltsgerichtshofes Hamburg vom zur Einheitlichkeit der Pflichtverletzung Resümee B. Das Büro des Rechtsanwalts I. Büroausstattung, Arbeitsplatzeinrichtung Praktische Hinweise zu Möbeln und den Büroarten Gesetzliche Grundlagen für die Arbeitsplatzgestaltung Bildschirmarbeitsplatz a. Bildschirmgerät und Tastatur b. Sonstige Arbeitsmittel c. Arbeitsumgebung d. Licht- und Arbeitsplatzbeleuchtung e. Zusammenwirken Mensch Arbeitsmittel Büroraumplanung a. Allgemeine Hinweise b. Details zu den Büroarten c. Zusammenfassung... 45

3 Inhaltsverzeichnis 9 II. Aktenführung Allgemeines Handakte des Rechtsanwalts a. Verweigerung der Aktenherausgabe ggü. Mandanten b. Beschlagnahmeverbot 97 StPO Aktenanlage/praktische Tipps Muster Aktenvorblatt Muster Kostenvorblatt (Hans Soldan GmbH, Essen) Aktenverwaltung Elektronische Aktenführung Zurückbehaltung von Handakten III. Mandatsannahme/Aufklärungspflichten Verbote der Mandatsannahme Mitteilung der Ablehnung eines Auftrags Unterrichtung des Mandanten Prozesskostenhilfe und Beratungshilfe a. Der neue 16a BORA b. Beschlusses der Satzungsversammlung vom 14. November c. Bescheid des Bundesministeriums der Justiz vom Berufsregeln der Rechtsanwälte der europäischen Union (CCBE) zur Prozess- und Beratungskostenhilfe Aufklärung über Gebühren vor Mandatsannahme a. Muster Belehrung über Gebühren nach dem Gegenstandswert b. Betragsrahmengebühr/Satzrahmengebühr Das Erfolgshonorar/Grundsätzliches a. Die wichtigsten Vorschriften zum Erfolgshonorar b. Berufsregeln der Rechtsanwälte der europäischen Union (CCBE) zur Quota-litis-Vereinbarung und Honorarabrechnung c. Zusammenfassung Gebührenvereinbarung für anwaltliche Beratung ( 34 RVG) Stundensatz Gebührenvereinbarung für anwaltliche Beratung ( 34 RVG) Pauschalgebühr Vergütungsvereinbarung 3a RVG (für außergerichtliche Tätigkeit) Das neue Erfolgshonorar ab 1. Juli Zusammenfassung in Schlagworten IV. Zertifizierung C. Zeitmanagement (Fristen und Termine) I. Allgemeines II. Fristen/Kontrolle und Einhaltung der Fristen Definition Fristen Kontrolle und Einhaltung der Fristen Sonderfall versteckte Fristen Friststreichung... 89

4 10 Inhaltsverzeichnis III. Termine Definition Termine Kontrolle und Einhaltung der Termine IV. Fristversäumnisse und Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand Allgemeines Die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand gem. 233 ff. ZP a. Die Zulässigkeit des Wiedereinsetzungsantrags b. Die Begründetheit des Wiedereinsetzungsantrags c. Muster eines Antrags auf Wiedereinsetzung bei Versäumung der Einspruchsfrist D. Posteingang/Postausgang I. Allgemeines II. Posteingänge Zum Empfangsbekenntnis (E/B) Die drei Varianten des Einschreibebriefes Zustellung (insbesondere durch Post) Inhalt Zustellungsurkunde Der Zustellungsnachweis Muster eines E/B Demnächstige Zustellung gemäß 167 ZPO a. Beispiel zur demnächstigen Zustellung gem. 167 ZPO b. Details Muster Posteingangskontrolle III. Postausgänge Wiegen Digitalmarke und Frankiermaschine Postausgangsbücher/Portobücher Muster Arbeitsanweisung Postausgang (fristwahrende Schriftstücke) E. Planung, Organisation und Einsatz der Datenverarbeitungs- und Telekommunikationssysteme I. Telefon- und Internettechnik Intranet und Extranet Modem oder ISDN? Oder gar DSL? Telefonkosten a. Vorgehensweise im Falle unklarer Entgeltforderungen für strittige Telekommunikationsdienstleistungen b. Rolle der Deutschen Telekom AG bei Call by Call Gesprächen Mobilfunknetz Das Handy II. Die Vorbereitung von Telefongesprächen III. Das Führen von Telefongesprächen

5 Inhaltsverzeichnis 11 IV. EDV- und Netzwerkarchitektur Allgemeines Telefax a. Vorteile der Telefaxanwendung b. Nachteile der Telefaxanwendung PC Internet Exkurs: Internetrecht F. Datenschutz und Verschwiegenheitspflicht I. Allgemeines II. Fünf einfache Lebenssachverhalte zur Sensibilisierung für den Datenschutz Tournusmäßige Aktenentsorgung/Entsorgung Datenträger Todesfall/Insolvenz Rechtsanwalt Rechtsanwalt/Syndikus Fotos in Kanzlei/digitale Kamera Chatrooms und andere Foren Weitere datenschutzrechtliche Problemfelder in Stichworten III. Anwendbarkeit des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) in der Rechtsanwaltskanzlei Allgemeines Stellungnahme der Bundesrechtsanwaltskammer zu der Frage der Bestellung eines Beauftragten für Datenschutz in Rechtsanwaltskanzleien erarbeitet durch den Ausschuss Datenschutzrecht der Bundesrechtsanwaltskammer BRAK-Stellungnahme Nr. 31/ IV. Begriffe und Definitionen des BDSG Zweck und Anwendungsbereich des BDSG Zweck-Bindungsgrundsatz 14, 28, 29 BDSG Begriffsbestimmungen im BDSG Technische und organisatorische Maßnahmen nach dem BDSG V. Besondere Problematiken des Datenschutzes in Rechtsanwaltskanzleien Allgemeines Muster: Verschwiegenheitsverpflichtung Muster Gesetzliche Bestimmungen zur anwaltlichen Verschwiegenheit und zum Zeugnisverweigerungsrecht Verpflichtungserklärung nach 5 BDSG zur Wahrung des Datengeheimnisses Merkblatt zur Verpflichtungserklärung VI. AG Tiergarten, Urteil vom , Aktenzeichen: 317 OWI 3235/ Der Tenor Der Sachverhalt (abgekürzt) Die Entscheidungsgründe VII. Düsseldorfer Kreis VIII. Werbung für Anwaltskanzlei mit Gegnerliste contra Datenschutz

6 12 Inhaltsverzeichnis IX. Definition Datenbank Allgemeines Rechtsdatenbanken X. Exkurs Urheberrecht Computerprogramme ( 69a UrhG) Datenbank, Datenbankwerk G. Betriebliches Rechungswesen einschließlich Aufzeichnungspflichten, betriebliche Steuerung, Kosten-Nutzen-Analyse I. Buchhaltung Die Hauptaufgaben der Buchhaltung Beispiele häufig vorkommender Buchungen in Rechtsanwaltskanzleien II. Aufzeichnungspflichten III. Steuerliche Besonderheiten und G+V Allgemeines zur EÜR und zur Bilanzierung Beispiel einer EÜR aus Stobbe, Steuern kompakt, 8. Aufl., 2009, S Lösungshinweise zum vorerwähnten Beispiel Absetzung für Abnutzung (AfA) in der Rechtsanwaltskanzlei a. Allgemeines b. Beispiele zur AfA ab 1. Januar c. PC und Peripheriegeräte aus steuerlicher Sicht d. Die degressive AfA 2009/ Umsatzsteuer a. Allgemeines b. Wichtige durchlaufende Posten in der Rechtsanwaltskanzlei und Umsatzsteuer Das Firmenfahrzeug a. Allgemeines b. Beispiel eines gemischt genutzten Pkw: Rechtsanwälte und Gewerbesteuer/Abfärbe- oder Infektionstheorie 15 Absatz 3 EStG Bewirtungsaufwendungen/anwaltliche Verschwiegenheitspflicht Steuerliche Betriebsprüfung/anwaltliche Verschwiegenheitspflicht IV. Controlling/Kosten-/Nutzenanalyse Allgemeines Wie funktioniert Controlling? Überprüfen der Zielerreichung Maßnahmen planen Ziele und Maßnahmen immer wieder anpassen Finanzplanung V. Geldmanagement Kostennoten/Rechnungen Muster einer Kostennote/Rechnung gem. 14 Absatz 4 UStG Kleinbetragsrechnungen (Gesamtbetrag bis zu 150,00 ) Elektronische Rechnungen Überwachung des Geldeingangs

7 Inhaltsverzeichnis Realisierung von Gebühren-Forderungen VI. Fremdgelder und andere Vermögenswerte Allgemeines Fremdgeldkonto/Anderkonto Aufrechnung mit Mandantengeldern/fremden Geldern Berufsregeln der Rechtsanwälte der europäischen Union/CCBE/Mandantengelder Der neue 15 a RVG, Anrechnung der Geschäftsgebühr a. Allgemeines b. Wortlaut 15a RVG c. Anwendbarkeit 15a RVG auf Altfälle/BGH II ZB 35/ d. Muster: Geltendmachung der Gebührendifferenz in der Klage H. Materialverwaltung I. Beschaffung von Büromaterialien II. Kontrolle der Verfügbarkeit von Büromaterialien I. Verhalten gegenüber Gerichten, Behörden, Dritten und Mandanten I. Berufsregeln der Rechtsanwälte der europäischen Union/CCBE das Verhalten gegenüber den Gerichten II. Unterrichtung des Mandanten III. Kommunikationsmittel/Formerfordernisse Allgemeines Formvorschriften des BGB a. Schriftform 126 BGB b. Öffentliche Beglaubigung 129 BGB c. Notarielle Beurkundung 128 BGB d. Elektronische Form gem. 126a BGB e. Textform gem. 126b BGB Formvorschriften der ZPO Sonderproblem: Bestimmender Schriftsatz ohne Unterschrift IV. Akteneinsicht Allgemeines Häufig berührte Regelungen zum Akteneinsichtsrecht a. Akteneinsicht nach 299 ZPO b. Akteneinsicht nach 147 StPO Literaturverzeichnis Stichwortverzeichnis