OK.JUS gibt den Fachkräften mehr Zeit für das Wesentliche, die Arbeit am Menschen!

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1 Informationsbroschüre OK.JUS Die Software für Jugend und Soziales Allgemeines OK.JUS, die umfassende Weiterentwicklung der Fachverfahren der AKDB für Sozialverwaltungen, vereint alle Anforderungen, die eine moderne Verwaltung an eine innovative Software stellt: OK.JUS lässt sich an die individuellen Bedürfnisse und Abläufe eines jeden Amtes anpassen. OK.JUS bietet einen einfachen und schnellen Überblick über Fallkonstellationen und Zusammenhänge. OK.JUS vereint größtmögliche Flexibilität mit den Notwendigkeiten zielgerichteter Führung. OK.JUS setzt auf moderne, neue Technik. OK.JUS gibt den Fachkräften mehr Zeit für das Wesentliche, die Arbeit am Menschen! Prozessorientierte Ausrichtung von OK.JUS Abläufe und Prozesse in einer Verwaltung unterscheiden sich meist grundlegend, genauso wie die Reihenfolge, in der Arbeitsschritte abzuarbeiten sind. Eine zeitgemäße Software muss deshalb so flexibel sein, dass sie alle Konstellationen abbildet. OK.JUS kann das. Die Vorgangsbearbeitung in OK.JUS findet prozessorientiert statt. Die in Teilprozesse untergliederten Kernprozesse beinhalten verschiedene Aktivitäten (Arbeitsschritte). Die einzelnen Arbeitsschritte lassen sich in der benötigten Reihenfolge anordnen und mit passenden Programmfunktionalitäten verknüpfen. Die Bandbreite reicht von allgemeingültigen, flexibel konfigurierbaren Funktionen bis hin zu Fachfunktionalitäten eines bestimmten Kontextes. OK.JUS führt die Fachkräfte durch ihre Vorgänge. Sie finden die passende Funktion an der richtigen Stelle. Informationsbroschüre OK.JUS Stand:

2 Besondere Vorteile Startmaske OK.JUS bietet jedem Benutzer die Möglichkeit, die Startseite mit Hilfe von Widgets individuell zu gestalten - mit Aktuellem und Wesentlichem auf einen Blick. So behält eine Fachkraft den Überblick über offene Termine oder eigene Vorgänge, eine Führungskraft über aktuelle Kennzahlenentwicklungen. Abbildung 1: Individuell konfigurierbare Startmaske mit zahlreichen Widgets Differenzierte Suchmöglichkeiten OK.JUS bietet vielfältige Suchmöglichkeiten, u.a. eine phonetische Suche. Damit lassen sich auch Personen mit Namen in unbekannter Schreibweise leicht wiederfinden. Abbildung 2: Differenzierte Suche Seite 2 von 10

3 Überblick in der Vorgangsbearbeitung Die Vorgangsbearbeitung in OK.JUS startet mit einer Zusammenfassung wesentlicher Informationen, die die Fachkraft sowohl bei der täglichen Arbeit als auch im Vertretungsfall unterstützt. Die bearbeiteten Prozessschritte sind gekennzeichnet. Eine Übersicht stellt mit Hilfe von Sortiermöglichkeiten und verschiedenen Ansichten gewünschte Inhalte dar. Diese Fallverlaufsdokumentation lässt sich in Teilen oder als Ganzes im PDF-Format exportieren. Prozessschritte Übersicht Abbildung 3: Übersichtsmaske beim Aufruf eines Vorgangs Seite 3 von 10

4 Flexible Dokumentationsfunktionen OK.JUS bietet ein Baukastensystem von Dokumentationsfunktionen. Jede Aktivität wird mit passender Dokumentation ausgestattet. Felder lassen sich individuell zusammenstellen und benennen, Inhaltsfelder zusätzlich mit Vorlagen ausstatten. Ein interner Editor mit formatierbarem Text und Rechtschreibprüfung unterstützt die Dokumentation. Navigation und Führung OK.JUS zeigt auf allen Masken den Navigationsverlauf an, damit der Benutzer jederzeit weiß, wo er sich in der Vorgangsbearbeitung befindet. Über den Verlauf ist der Sprung auf vorhergehenden Masken möglich. Handlungsanweisungen und Infotexte Zu jedem Arbeitsschritt lassen sich in OK.JUS Handlungsanweisungen bzw. Infotexte hinterlegen, die sich eine Fachkraft bei Bedarf als Unterstützung für die tägliche Arbeit einblenden kann. Navigation Einblendbare Handlungsanweisungen Dokumentationsfunktion mit Editor und Rechtschreibprüfung Abbildung 4: Dokumentationsfunktion mit Texterfassung, Navigationsverlauf und Handlungsanweisung Einfaches Erstellen von Dokumenten Dokumente lassen sich schnell und einfach aus den Aktivitäten per Mausklick erzeugen. Und zwar genau dort, wo man sie braucht. Sie können mit gängigen Ausgabeformaten wie PDF oder ODT weiterverarbeitet oder an Office-Programme übergeben werden. Dateiverwaltung und elektronische Aktenführung In OK.JUS lassen sich Berichte, Bilder etc. direkt im Vorgang speichern. Dies ersetzt jedoch nicht die revisionssichere Aufbewahrung in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit seinen vielseitigen Sortier- und Strukturierungsmöglichkeiten. OK.JUS bietet deshalb neben dem formlosen Speichern von Dokumenten im Vorgang die Anbindung an ein DMS und die Ablage in einer elektronischen Akte an. Seite 4 von 10

5 Visualisierung von komplexen Beziehungen Das JUSogramm visualisiert aus hinterlegten Beziehungen komplexe Familienkonstellationen. Abbildung 5: JUSogramm zur Visualisierung von Beziehungsstrukturen per Mausklick Auswertungen OK.JUS beinhaltet ein Datawarehouse. Auf der Basis der webbasierten Software Jedox bietet OK.JUS umfangreiche Berichte und Auswertungen. Diese lassen sich mit einfach zu erstellenden eigenen Auswertungen ergänzen. Die Übergabe der Daten zur Weiterverarbeitung an eine Tabellenkalkulation (z.b. Excel) ist möglich. Abbildung 5: Auswertung Hilfearten Seite 5 von 10

6 Fachspezifische Funktionen für die Sozialen Dienste Die Kernprozesse der Sozialen Dienste enthalten sowohl die allgemeinen, bereits vorgestellten Dokumentationsfunktionen als auch fachliche Programmfunktionen im fachspezifischen Kontext. Zuständigkeitsprüfung Die Zuständigkeit lässt sich in OK.JUS anhand hinterlegter gesetzlicher Grundlagen prüfen und dokumentieren. Dokumentation Situationsbeschreibungen, Sichtweisen der Beteiligten, Einschätzungen etc. zu einzelnen Personen eines Familienverbandes oder zum gesamten Familienverband lassen sich in Feldern zur freien Texteingabe dokumentieren. Abbildung 6: Situationsbeschreibung, Erfassungsmaske Seite 6 von 10

7 Sozialpädagogische Diagnostik OK.JUS lässt sich einfach an die Leitlinien einer Verwaltung zur Erstellung einer sozialpädagogischen Diagnose anpassen. Diese ist schnell und strukturiert aus OK.JUS zu erstellen. Die Kategorien und Unterkategorien einer Diagnose sind frei konfigurierbar. Die Unterkategorien bieten eine Untergliederungsmöglichkeit nach Risiko, Ressource und Zielen. Die Diagnose dient als Grundlage für das Hilfeplandokument. Kategorien Risiken und Ressourcen Abbildung 7: Sozialpädagogische Diagnose, Erfassungsmaske Verwaltung von Zielen Mit OK.JUS verwalten Fachkräfte die Ziele, die mit dem jungen Menschen, den Eltern oder anderen Beteiligten festgelegt wurden. Abbildung 8: Verwaltung von Zielen, Darstellungsmaske Seite 7 von 10

8 Hilfeplanung Mit OK.JUS ist der Hilfeplan, Basis für einzuleitende Hilfen, sowie die Fortschreibung einfach und komfortabel zu erstellen. Situationsbeschreibungen, Diagnosen und Ziele fließen per Mausklick in den Hilfeplan und das Hilfeplandokument ein. Durch die Zuordnung von Leistungen und Leistungserbringern zu einem Hilfeplan erhalten die Fachkräfte eine sofortige Kostenschätzung der geplanten Hilfe und auch Vergleiche verschiedener Anbieter lassen sich einfach vornehmen. Bereits verabschiedete Hilfepläne sind unveränderlich archiviert und bleiben jederzeit abruf- und einsehbar. Abbildung 9: Hilfeplanerstellung, Erfassungsmaske Seite 8 von 10

9 Fachspezifische Funktionen für die Wirtschaftliche Jugendhilfe Die Kernprozesse der Wirtschaftlichen Jugendhilfe enthalten sowohl die allgemeinen Dokumentationsfunktionen als auch fachliche Programmfunktionen im fachspezifischen Kontext. Dokumentation, Zuständigkeitsprüfung Berechnungsansicht Auszahlungen auf Rechnung und in bar sowie Sollstellungen egal, ob für Einrichtungen, Pflegestellen, Kindergärten - bieten eine detaillierte Berechnungsübersicht an. So lassen sich die zugrundeliegenden Berechnungen schnell und einfach nachvollziehen. Mit Hilfe der angezeigten Parameter wird die Berechnungsgrundlage transparent. Individualisierte Buchungslaufmuster In OK.JUS lassen sich Muster für Buchungsläufe anlegen: So können zum Beispiel monatlich und standardisiert Buchungsläufe für bestimmte Hilfearten durchgeführt werden. Ein Buchungslaufmuster kann kombiniert aus beliebigen Kriterien erstellt werden. Seite 9 von 10

10 Verrechnungen Kassenschnittstelle OK.JUS beinhaltet eine frei konfigurierbare Kassenschnittstelle. Die beiden Verfahren der Buchführung Kameralistik und Doppik sind abbildbar. Alle Kassenprogramme lassen sich anbinden. Seite 10 von 10