Mensch Netz Musik Musikschule mittendrin! Qualitätsmanagement

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1 Mensch Netz Musik Musikschule mittendrin! Qualitätsmanagement Referent: Dr. Friedrich Soretz P 1, Freitag, 19. Mai 2017 VdM, Bonn

2 Qualitätsmanagement im VdM Grundlagen, QsM, Modulares System Musikschulkongress Stuttgart, Mai 2017

3 ... was wir machen: Beratung Organisationsentwicklung Training Evaluation Projektdurchführung AG QM, Seite 2

4 Die Themen heute: Qualität und Qualitätsmanagement QM für Musikschulen EFQM- und QsM-Modell Modulares System Befragungen und Befragungssoftware AG QM, Seite 3

5 1. Qualitätsmanagement - Grundlagen - AG QM, Seite 4

6 Ein häufiges Missverständnis: Qualitätsmanagement??? Was haben wir denn falsch gemacht? AG QM, Seite 5

7 Was bedeutet eigentlich Qualität? von lat. qualitas: Beschaffenheit, Art, Eigenschaft nach Juran: fitness for use Gebrauchstauglichkeit (z. B. Abschlüsse, Prüfungen) nach DIN EN ISO 8402: Gesamtheit von Merkmalen einer Einheit bezüglich ihrer Eignung, festgelegte und vorausgesetzte Erfordernisse zu erfüllen AG QM, Seite 6

8 Wer bestimmt Qualität für Musikschulen? Erwartungen der Eltern und Kinder Gesellschaftliche Erwartungen Mitarbeitererwartungen (PE) Bildungsauftrag Erwartungen der Partner Qualität Was kennzeichnet eine gute Musikschule? Wissenschaftliche Erkenntnisse der Entwicklungsforschung Prüfungsanforderungen Erwartungen der Kommune Fachliche Standards AG QM, Seite 8

9 Qualität ist nicht gleich Qualitätsmanagement! AG QM, Seite 9

10 Was ist Qualitätsmanagement? Qualitätsmanagement (QM) umfasst alle Tätigkeiten des Gesamtmanagements, die im Rahmen eines QM-Systems folgendes festlegen: Leitbild - Grundsätze, Ziele und Werte - Unterrichtskultur - Strategien QM Qualitätsziele - Maßnahmen - Qualitätsentwicklung - Evaluation Verantwortlichkeiten - Wer macht was bis wann und mit wem? AG QM, Seite 10

11 Qualitätsmanagement Qualität ist eine steuerbare Größe: Qualitätssicherung als dynamische Kernaufgabe Qualität definieren: Erreichen wir unsere Ziele? Vom Leitbild zum Ergebnis: Wer muss was wie tun? AG QM, Seite 12

12 Qualitätsmanagement TQM total quality management: Umfassende Qualität als Vision, Maßstab und Kultur Regelkreis: Ziele setzen Umsetzung planen Durchführung Bewertung/Evaluation AG QM, Seite 13

13 Effekte von QM Standortbestimmung: die Schätze heben Zielklärung: Wer wollen wir sein? Steigerung der Effizienz Legitimation nach außen Vorbeugung gegen externe QM-Anforderungen Klärung und Identifikation nach innen AG QM, Seite 14

14 Wenn Du weißt, was Du tust, kannst Du tun, was Du willst. Moshé Feldenkrais AG QM, Seite 15

15 2. Qualitätsmanagement - Systematik - AG QM, Seite 16

16 Analyse, Strategie, Ziele Einflüsse Wo bin ich gelandet? Stärken Ziele Wo will ich hin? Maßnahmen Werkzeuge Aktivitäten Wer bin ich? Strategien äußere Einflüsse Schwächen AG QM, Seite 17

17 Wie funktioniert Qualitätsmanagement? Analyse + Bewertung von Stärken und Verbesserungspotenzialen Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen (inkl. Umsetzungscontrolling) Zielbildung Maßnahmen Formulierung und Planung AG QM, Seite 18

18 Wie funktioniert Qualitätsmanagement? Analyse + Bewertung von Stärken und Verbesserungspotenzialen Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen (inkl. Umsetzungscontrolling) Zielbildung Maßnahmen Formulierung und Planung AG QM, Seite 19

19 Wie funktioniert Qualitätsmanagement? Analyse + Bewertung von Stärken und Verbesserungspotenzialen Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen (inkl. Umsetzungscontrolling) Zielbildung Maßnahmen Formulierung und Planung AG QM, Seite 20

20 Funktion von Kennzahlen Kennzahlen dienen der Lenkung durch die Führung, der Überprüfung der Zielerreichung (Soll-Ist-Vergleich), als Frühwarnsystem, eindeutigen Absprachen ( klare Sprache ) durch Quantifizierung. AG QM, Seite 22

21 3. Aktivitäten und Prozesse AG QM, Seite 24

22 Analyse + Bewertung von Stärken und Verbesserungspotenzialen Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen (inkl. Umsetzungscontrolling) Zielbildung Maßnahmen Formulierung und Planung AG QM, Seite 25

23 Analyse + Bewertung von Stärken und Verbesserungspotenzialen Umsetzung der beschlossenen Maßnahmen (inkl. Umsetzungscontrolling) Zielbildung Maßnahmen Formulierung und Planung AG QM, Seite 26

24 Definition von Prozessen Ein Prozess ist ein Bündel oder eine Folge von Aktivitäten, für die Vorgaben benötigt werden und die ein für den Kunden verwertbares Ergebnis erzeugen. Vorgaben Rohstoffe Halbfertigteile Anweisungen Spezifikationen Eingesetzte Mittel Anlagen, Methoden, Fähigkeiten, Techniken, Geld, Kapital PROZESS Bündel oder Folge von Aktivitäten Tätigkeiten Planen, Entscheiden, Führen, Unterstützen, Verbessern Ergebnis Produkt Dienstleistung Information Daten AG QM, Seite 27

25 4. Qualitätssystem Musikschule AG QM, Seite 28

26 Die Qualität des Handelns EFQM sporadisch regelmäßig planmäßig systematisch modellhaft gute Arbeit Konzentration Vorausplanen umfassend selbstlernend vorhandene Strukturen pragmatisches Reagieren Innovation in Teilbereichen aktive Veränderungen Innovation der Strukturen Dokumentation der Arbeit integrierte Planungen Evaluation zur Steuerung Regelkreis: Planen- Durchführen- Evaluieren Befähigerkriterien 1-5 AG QM, Seite 29

27 Ein Beispielaspekt QsM sporadisch regelmäßig planmäßig systematisch modellhaft In Grundlagenpapieren der Musikschule sind der musikalische Bildungsauftrag und die Arbeitsweise der Musikschule nach den Richtlinien und dem Strukturplan des VdM verankert Die Ziele und Aufgaben der Musikschule sind differenziert festgeschrieben. Die Musikschule verfügt über ein ausformuliertes Leitbild. Dieses beinhaltet neben den institutionellen Zielen und Aufträgen auch Aussagen zu Werten und Visionen. Die Musikschulleitung leitet systematisch aus dem Leitbild ihre konkreten Planungen ab und macht dies gegenüber Träger, Mitarbeitern und Eltern sichtbar. Die Musikschulleitung setzt das Leitbild als Managementinstrument ein. Das Leitungshandeln und die strategische wie operative Planung sind darauf bezogen. AG QM, Seite 30

28 Das QsM-Modell AKTIVITÄTEN ERGEBNISSE MITARBEITER- ORIENTIERUNG MITARBEITER- ZUFRIEDENHEIT FÜHRUNG UND LEITUNG STRATEGIE PROZESSE ZUFRIEDENHEIT DER ADRESSATEN LEISTUNGS- BILANZ PARTNERSCHAFT UND RESSOURCEN AUSWIRKUNGEN AUF DIE GESELLSCHAFT LERNEN UND INNOVATION AG QM, Seite 31

29 Arbeiten mit QsM Selfassessment: angeleitete Selbstbewertung, um Stärken und Schwächen zu erkennen Keine Kontrolle von außen, aber objektivierbare Belege Vergleichbarkeit bei individuellen Schwerpunkten Einführung i. d. R. in fünf ganztägigen Workshops mit einer Arbeitsgruppe, dazwischen Hausaufgaben Zertifikat des VdM für Implementierung ggf. Zertifikat ISO 9001 AG QM, Seite 32

30 Organisationsentwicklung 2. QsM-Analyse Stärken belegen Verbesserungsmöglichkeiten sammeln 1. Organisationsentwicklung Verbesserungsmöglichkeiten bündeln Projekte auflegen 1. QsM-Analyse Stärken belegen Verbesserungsmöglichkeiten sammeln AG QM, Seite 33

31 5. Das Modulare System AG QM, Seite 34

32 Leitgedanken: Ein Instrumentarium, das von möglichst allen öffentlichen Musikschulen in Deutschland leistbar und zu bewältigen ist, sowie AG QM, Seite 35

33 die zeitlichen, die finanziellen und die personellen Ressourcen einer Musikschule berücksichtigt, dabei konkrete Ergebnisse erzielt, die sichtbar und nachvollziehbar für Musikschule, Träger und Öffentlichkeit sind. AG QM, Seite 36

34 Der zeitliche Aspekt: Jahresprogramme, in denen sich die Vertreter der Musikschulen mit ausgewählten Themenbereichen beschäftigen. Die Aufgaben sind in Jahreszyklen zu leisten. AG QM, Seite 37

35 Der finanzielle Aspekt: Die Vertreter werden in Seminaren eingeführt und geschult. Sie bekommen Aufgaben für die Umsetzung in der eigenen Musikschule. Die Schulungen können in Gruppen durchgeführt werden, da themenbezogen gearbeitet wird. AG QM, Seite 38

36 Der personelle Aspekt: Die Aufgaben sind so gestellt, dass sie von einem kleinen QM-Team bis hin zu einem großen Leitungsapparat erarbeitet werden können. Die Aufgaben beziehen sich auf die Kernthemen von QM in öffentlichen Musikschulen. AG QM, Seite 39

37 Angestrebte Änderungen im Vorgehen: Das bisherige Analyseinstrument wird primär zu einem Umsetzungsinstrument. Die Nachhaltigkeit der Beschäftigung mit QM soll über die zeitliche Streckung angelegt werden. Die Kosten werden durch Jahresprogramme verringert bzw. zeitlich gestreckt. AG QM, Seite 40

38 Das Vorgehen im Überblick: Die Seminare bieten konkreten Input zu den Sachthemen. Die Musikschulen bearbeiten gestellte Aufgaben. Belege und Arbeiten der Musikschulen werden vom VdM Beauftragten gegengelesen und rückgemeldet. Urkunden über die Teilnahme am modularen System werden in Jahresabständen vergeben. AG QM, Seite 41

39 Themenbereiche: 1. Führung und Leitung 2. Mitarbeiterorientierung 3. Leistungsbilanz, Ressourcen und Partnerschaften 4. Umfragen und Indikatoren 5. Prozesse 6. Unterricht AG QM, Seite 42

40 Beispiel 2: 6. Modul: Kernprozess Unterricht Vorgehen in MV AG QM, Seite 51

41 Modul 6 im Ablauf Workshop 1 Aufgaben und Feedback Workshop 2 Aufgaben und Feedback Zertifikat AG QM, Seite 52

42 6. Befragungssoftware AG QM, Seite 53

43 Befragungen und Befragungssoftware Befragungen sind wichtige Datenquellen. Befragungssoftware hilft, die formale Systematik in Befragungen einzuhalten. Online-Befragungen können helfen, Porto und Arbeitszeit zu einzusparen. AG QM, Seite 54

44 Freie Befragungssoftware Eine sehr einfache lokal und online zu verwendene umfassende Software von der Fragenformulierung bis zur Auswertung. Maq-online.de, Umfrageonline.com, Onlineumfragen.com, SurveyMonkey, limesurvey.org und viele andere Tools für Online-Befragungen AG QM, Seite 55

45 Auswahlkriterien für Befragungssoftware Wo liegen die Daten? Gibt es eine Dokumentation/ein Handbuch/Tutorials, ggf. im Netz? Kenne ich jemanden, der das Programm kennt (und beherrscht)? AG QM, Seite 56

46 Haben Sie noch Fragen? AG QM, Seite 57