ReadSoft Online Accounts Payable Prozesse unmittelbar und effizient Realisieren

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2 ReadSoft Online Accounts Payable Prozesse unmittelbar und effizient Realisieren Mitja Thurau Business Consulting ReadSoft AG

3 ReadSoft Online Accounts Payable Prozesse unmittelbar und effizient Realisieren

4 Warum wird der Accounts Payble Prozess seit Jahren immer wieder überprüft? Big Medium Small Micro

5 Manuelle Accounts Payable Prozess-Schritte Posteingang öffnen Sortieren Registrieren Manuelle Prüfung Kopieren Vorerfassen Verteilen Kontieren Freigeben Finale Prüfungen Final Buchen Bezahlen Archiviren

6 Automatisierbare Accounts Payable Prozess-Schritte Posteingang öffnen Sortieren Registrieren Manuelle Prüfung Kopieren Vorerfassen Verteilen Kontieren Freigeben Finale Prüfungen Final Buchen Bezahlen Archiviren Automatisiert Automatisiert

7 Accounts Payable als Prozess (Manuell) Lieferant Kunde Debitoren Buchhaltung Papier oder elektronische Rechnung Rechnung Eingang Daten erfassen Kontierung Freigabe Finale Buchung Archivierung

8 Accounts Payable ReadSoft Online Cloud Solution Pdf invoices Electronic invoices (XML) ReadSoft Online Input PDF, XML, fax, image, , scan MFP Scanner Rechnung Eingang Daten automatisch auslesen Kontierung (Web App) Freigabe Workflow (Web App) Online Archiv Local Scan Web Scan Online Connect ERP System Automatische Buchung

9 ReadSoft Online - Vorteile Minimaler IT Aufwand Zertifizierte Integration, unmittelbar Einsetzbar Viele Schnittstellen zu ERP-Systemen vorhanden Flexibel und international skalierbare Lösung Keine Client Installationen erforderlich Keine Hard- oder Software Investitionen 24 x 7 Gesicherter Zugriff auf Ihre Daten Die MS-Azure Cloud Technologie bietet hohe Sicherheit Automatische Datensicherung, Redundante Systeme Gesicherte - Web Basierende Transaktionen Managed by ReadSoft Neue Funktionen und Features sofort Verfügbar Kontinuierliche Verbesserung der Erkennungsqualität

10 ReadSoft Online - Vorteile International Verfügbar Umfangreiche Länderspezifische Unterstützung Rechnungsformate für EMEA, Osteuropa, Asien Senkung der AP Kosten, kürzere Durchlaufzeiten Single Point of Entry für alle Mitarbeiter (intern & extern) Keine manuelle Datenerfassung Flexible Workflow Option und Online Storage

11 ReadSoft Online in der Praxis Testen Sie ReadSoft Online! Kostenfrei und unverbindlich Registrieren Sie sich für einen kostenfreien Online Testaccount Senden Sie Ihre Rechnungen per Mail an ReadSoft Online Die erfassten Daten erhalten Sie wiederum per Mail zum weiteren Test transfer Web upload Test Zugang AP Automation ERP ERP Integration

12 ReadSoft Online Accounts Payable Prozesse unmittelbar und effizient Realisieren Mitja Thurau Business Consulting ReadSoft AG

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14 Mehr Transparenz bei der Rechnungsverarbeitung mit ReadSoft Online i. V. mit Microsoft GP Inspire Europe Anke Buschmann Consultant AmerSports Europe Services GmbH

15 Contents 1. AmerSports Vorstellung des Unternehmes 2. Aufgabenstellung einheitliche Prozesse und Verarbeitung 3. Warum ReadSoft Online? 4. ReadSoft Online bei Arc teryx 5. Resüme nach GoLife (vom ) 6. AmerSports & ReadSoft weitere Planungen June 2015 Amer Sports Company Presentation

16 AmerSports Überblick über das Unternehmen

17 AmerSport Brands June 2015 Amer Sports Company Presentation

18 Locations Americas Employees 2,662 EMEA Employees 4,141 Asia Pacific Employees 827 In December 2014, the Amer Sports sales organization covered 34 countries June 2015 Amer Sports Company Presentation

19 Structure Winter and Outdoor AMER SPORTS CORPORATION Ball Sports Fitness Winter Sports Equipment Footwear Individual Ball Sports AMER SPORTS CORPORATION Team Sports Fitness Equipment Apparel Cycling Sports Instruments June 2015 Amer Sports Company Presentation

20 Technisch Umgebung & Verarbeitung von Rechnungen (allgemein)

21 Allgemein Um das gesamte Wissen der Rechnungsverarbeitung zu zentralisieren, wurde 2010 ein Projekt gestartet. Hier wurde entschieden, dass Amer Financial Shared Services (AFSS) in Krakau (Polen) gebildet werden soll. Zusammen mit der Zentralisierung der Buchhaltung sollte auch ein Rechnungsverarbeitungssystem eingeführt werden. Nach der Ausschreibung entschied man sich für ReadSoft wurde ReadSoft INVOICES zusammen mit Invoice Cockpit Suite 3.2 (heutiges Process Director for Accounts Payables) für Europa Live genommen wurden die nordamerikanischen SAP Bereiche mit integriert June 2015 Amer Sports Company Presentation

22 Technische Umgebung & Prozesse Zentrale Verarbeitung vom Amer Financial Services (AFSS) Center Zentrale Verarbeitung vom Amer Pacific Asia Center (HongKong) Verschiedenste Satelitsysteme ReadSoft INVOICES für Europa und North America ReadSoft INVOICES für Asien Nur begrenzt synchronisiert mit unserem Hauptsystem Stammdaten Produktion ssteuerung u.s.w. USA - Steuern Zahlungs systeme Amer Sports Sourcing Shenzhen Zentrales SAP System Rechnungsverarbeitung mit PD AP & WorkCycle durch AFSS und APAC Europa Asien USA ERP System Canada Brasilien Australien June 2015 Amer Sports Company Presentation

23 Wie bekommen wir unsere nicht SAP Systeme auf die gleiche Auditingqualität?

24 Aufgabenstellung Die Verarbeitung von Rechnungen für die NICHT SAP Systeme soll ebenfalls vom zentralen Service Center in Krakau (AFSS) durchgeführt werden Digitalisieren von Rechnungen Genehmigungsprozess wie in WorkCycle auch für nicht SAP Systeme Nachvollziehbarkeit der Rechnungsverarbeitung & -prüfung (Protokollierung) Alle nicht SAP Systeme sollen mit der gleichen Umgebung angebunden werden können Masterdaten sollen mit hoch geladen werden können June 2015 Amer Sports Company Presentation

25 Lösungsansätze Aufbau einer Sharepoint Lösung Realisierung über die schon vorhandene Lösung (INVOICES OCR & SAP Workflow mit Dummy Company Codes) Verwendung von INVOICES OCR und Programmieren einer eigenen Webumgebung für das Genehmigen von Rechnungen June 2015 Amer Sports Company Presentation

26 Warum ReadSoft Online?

27 ReadSoft Online als Lösung für AmerSports nicht SAP Systeme CloudSystem es muss keine eigene Hardware aufgebaut werden Integrierte OCR Integrierter Workflow Verschiedene Möglichkeiten Dokumente hoch zu laden Möglichkeit für jedes Tochterunternehmen eine eigene Lösung aufzubauen Systemspezifische Anbindungsmöglichkeiten Single Sign On Funktionalität (Anforderung von Security) Verwaltung durch AmerSports Mitarbeiter Berechtigungssteuerung nicht Jeder darf Alles können June 2015 Amer Sports Company Presentation

28 ReadSoft Online bei Arc teryx

29 Verarbeitungsschritte Digitalisieren der Dokumente & Upload Verifzieren der Dokumente Verarbeitung im Workflow Endprüfung im letzten WF Schritt Transfer der Ergebnisdaten auf einen SFTP Konvertierung der Daten Upload der Daten in das Zielsystem June 2015 Amer Sports Company Presentation

30 Technische Basis Digitalisieren & Hochladen der Dokumente Papierrechnungen: Die Rechnungen werden mit einem Multifunktionsgerät gescannt und auf einem Fileshare im AmerSports Netzwerk abgelegt. Auf diesem Server läuft das Tool ReadSoft Online Connect, das die Dokumente in das RSO System automatisch hoch lädt. Digitale Rechnungen Vom Lieferanten bereits digitalisierte Rechnungen werden per an RSO weiter geschickt. In RSO wurde hierfür eine spezielle Adresse eingerichtet June 2015 Amer Sports Company Presentation

31 Technische Basis Profil & Stammdaten Arc Teryx ist in Vancouver beheimatet Kanadisches Profil Besonderheit: 4 verschiedene Steuerbeträge: PST, HST, GST und QST Upload von Lieferantenstammdaten (Excel Tool) Upload vom Konto (Excel Tool) June 2015 Amer Sports Company Presentation

32 Technische Basis Verifizieren von Rechnungen - 1 Die Rechnungen werden vom Service Center in Polen bearbeitet Verifizierung Vorkontierung Versand in den Workflow RSO: in einer Auswahlliste können die Bearbeiter alle Rechnungen sehen, die zur Verifizierung anstehen June 2015 Amer Sports Company Presentation

33 Technische Basis Verifizieren von Rechnungen - 2 Die OCR in RSO extrahiert Rechnungsinformationen Der Mitarbeiter prüft die Daten und ergänzt sie gegebenenfalls Schon während der Verifizierung wird eine Kontierung mitgegeben June 2015 Amer Sports Company Presentation

34 Technische Basis Verarbeitung im Workflow 2-stufiger Genehmigungsworkflow (wie im Workcycle) Analog zum SAP System startet AFSS den Workflow und sendet ihn an das Arc Teryx Business in Vancouver 1. Genehmigungsschritt Prüfung und Anpassung der Vorkontierung durch das Business 2. Genehmigungsschritt Freigabe des Dokumentes durch das Business WICHTIG: 4 Augen Prinzip 1. Step und 2. Step können nicht von den gleichen Personen bearbeitet werden. Dokument geht in den 3. Bearbeitungsschritt noch im Workflow, damit AFSS die Endprüfung vor der Weitergabe an das Zielsystem machen kann June 2015 Amer Sports Company Presentation

35 Technische Basis Transfer der Daten Voraussetzung: 3. WF Schritt wird durch AFSS frei gegeben PDF & XML Datei werden mittels SFTP zurück in das AmerSports Netzwerk gegeben. PDF und XML Datei haben den gleichen Dateinamen, der von RSO gebildet wurde (GUID) June 2015 Amer Sports Company Presentation

36 Technische Basis Konvertierung der Daten Ein speziell für AmerSports entwickeltes Tool von ReadSoft transferiert die Daten vom SFTP auf einen internen Server Dieses Programm konvertiert die XML Struktur mittels einer XML Schema Datei in ein spezielles Format und reichert die Struktur mit dem Speicherpfad der PDF-Datei an (Rechnungsbilddatei wird im AmerSports Netzwerk gespeichert) PDF Datei wird in einem speziellen Folder gespeichert XML Datei mit den ausgelesenen Rechnungsdaten & Verarbeitungsprotokoll wird in einem weiteren Ordner gespeichert, der vom Zielsystem abgerufen wird June 2015 Amer Sports Company Presentation

37 Technische Basis Upload der Daten im Zielsystem Zielsystem Arc teryx GP und TAS (The Arcteryx System) Viele spezifische Modifikationen weswegen eine Standardschnittstelle nicht nutzbar ist Integrationsinterface gibt AFSS und dem Business Aufschluss über den Status des Uploads Fehlerbehandlung Duplettencheck Gesperrte Lieferanten Nochmaliges Senden der Dokumente in RSO June 2015 Amer Sports Company Presentation

38 Resüme nach Go Live

39 Resüme nach Go Live am Performance und Geschwindigkeit ist gut Userpflege wird von AFSS gemacht Nachvollziehbarkeit des Gesamtprozesses für Business ist gut Auditingqualität der gebuchten Rechnung wurde von Internal Controls akzeptiert Schnelle Reaktion des Supports Gute Onlinehilfe Status der Rechnungsfreigabe im Prozess für das Business in Vancouver schwierig nach zu voll ziehen nur über AFSS möglich (unterschiedliche Berechtigungen) June 2015 Amer Sports Company Presentation

40 Ausblick AmerSports & ReadSoft

41 Ausblick: AmerSports & ReadSoft RSO für Amer Sports Canada (2015/ 2016) RSO für Portland Design Center (2015/2016) Upgrade von INVOICES OCR auf 5-8 (2015) Upgrade von Process Director auf 7.3 (2015) June 2015 Amer Sports Company Presentation

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