VR-Pay virtuell Terminal Benutzerhandbuch Version 2.3 / Stand 2/2014 BENUTZERHANDBUCH

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1 VR-Pay virtuell Terminal Benutzerhandbuch Version 2.3 / Stand 2/2014 BENUTZERHANDBUCH

2 0. EINLEITUNG ANMELDUNG TRANSAKTIONSEINGABE AUSWAHL DES BEZAHLVERFAHRENS... 7 SSL Kreditkarte:... 7 SEPA-Basislastschrift: TRANSAKTIONSDURCHFÜHRUNG TRANSAKTIONSRECHERCHE DIE DETAILANSICHT EINER TRANSAKTION DER VERLAUF EINER TRANSAKTION DER BELEG ZU EINER TRANSAKTION IHR TAGESUMSATZ TRANSAKTIONSDATENEXPORT ABMELDUNG...25 Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

3 0. Einleitung Das Online Payment System der CardProcess für den Vertrieb über die Volks- und Raiffeisenbanken (VR pay virtuell) ist für die Abwicklung elektronischer Bezahlungen im Internet ausgelegt. Das VR pay virtuell Terminal dient zur manuellen Eingabe von Kreditkartendaten- oder der SEPA-Basislastschrift. Hier können durch die Eingabe: eines Betrages einer Währung eines eindeutigen Transaktionskennzeichens (z. B. Rechnungsnummer) zusätzlicher Verwendungszweckdaten von Kreditkartendaten- oder Mandatsdaten Transaktionen erfasst werden. Diese Transaktionen können im ersten Schritt gebucht oder lediglich reserviert werden, um dann zu einem späteren Zeitpunkt über die VR pay virtuell Händlerkasse eingezogen zu werden. Bitte beachten Sie, dass ein Benutzer im Sinne dieses Handbuches geschlechtslos ist und immer sowohl weiblich, als auch männlich besetzt sein kann Symbole und Schaltflächen Abmeldung Details ansehen Neu laden (Refresh) Drucken Zurück Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

4 1. Anmeldung Bevor Sie das VR pay virtuell Terminal des Online-Payment-Systems der CardProcess für den Vertrieb über Volksbanken Raiffeisenbanken nutzen, ist es erforderlich, dass Sie sich über eine Eingabemaske autorisieren. Dies stellt sicher, dass nur von Ihnen berechtigte Personen den Zugang bekommen. Der Browser-Zugriff wird nur über eine SSL-verschlüsselte Verbindung erlaubt. Bitte verwenden Sie folgende URL zur Anmeldung: Abbildung Anmeldung Partner-Nr. Bitte tragen Sie zunächst Ihre Partner-Nr. in das entsprechende Feld ein. Die Partner- Nr. finden Sie in der ersten , die Sie von CardProcess erhalten haben. Benutzerkennung In das Feld Benutzer tragen Sie bitte admin ein. Es besteht für Sie die Möglichkeit, weitere Benutzerkennungen zu erzeugen. Wenn Sie weitere Personen, z.b. Mitarbeiter für die Nutzung des VR pay virtuell Terminals berechtigen möchten, benutzen Sie bitte den Link Benutzerverwaltung auf der Hauptseite. Passwort Das Passwort finden Sie in der zweiten , die Sie von CardProcess erhalten haben. Bitte bewahren Sie diese sorgfältig auf und achten Sie darauf, dass er für unberechtigte Dritte nicht einsehbar ist. Um die Anmeldung zu starten klicken Sie nun mit der Maustaste auf den Button Anmelden. Sie befinden sich nun in der Auswahlmaske. Hier klicken Sie bitte mit der Maus auf Transaktionen erfassen, um das VR pay virtuell Terminal aufzurufen. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

5 Abbildung Hauptmenü Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

6 2. Transaktionseingabe Auf der folgenden Seite werden zunächst der Betrag und die gewünschte Währung der Transaktion eingegeben. Der Betrag muss mit zwei Nachkommastellen eingegeben werden (bspw. 14,98) und die Währung muss über Ihren Vertrag unterstützt werden. Zudem ist es erforderlich, ein eindeutiges Transaktionskennzeichen (Ihre Referenz) einzugeben. Dies kann z. B. eine Rechnungsnummer, der Kundenname oder ein Datum, bzw. eine Kombination aus diesen Werten sein. Folgende Zeichen (max.20) sind erlaubt: 0-9 A-Z a-z Leerzeichen $ % * +, -. / Die Zusatzdaten zur Transaktion (Verwendungszweck) erscheinen nach Verarbeitung der Transaktion auch in Ihrer Händlerkasse sowie bei elektronischen Lastschriften auch auf dem Kontoauszug des Kunden. Folgende Zeichen (max.25) sind erlaubt: 0-9 A-Z a-z ä ö ü Ä Ö Ü ß Leerzeichen $ % * +, -. / Kennzeichen buchen oder reservieren : Transaktionen können im ersten Schritt gebucht oder lediglich reserviert werden, um dann zu einem späteren Zeitpunkt über die VR pay virtuell Händlerkasse eingezogen zu werden. Bei der Auswahl buchen werden die Umsätze direkt gebucht. Reservierte Beträge müssen später in der VR pay virtuell Händlerkasse manuell behandelt werden. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

7 Abbildung 2.1 Eingabe der Transaktionsmerkmale 2.1. Auswahl des Bezahlverfahrens Entsprechend Ihrer eingereichten Verträge erscheinen Ihre unterstützten Zahlverfahren. Zurzeit stehen die Verfahren SSL Kreditkarte (VISA, Mastercard, Amex, JCB und Diners) sowie die SEPA-Basislastschrift zur Verfügung. SSL Kreditkarte: Soll eine Zahlung mit Kreditkartendaten durchgeführt werden, genügt ein Klick auf Ihre unterstützten Kreditkarten. Folgende Daten sind dann erforderlich: Kreditkartennummer Verfalldatum der Karte (Jahr und Monat) Kartenprüfnummer (optional) Die 3-stellige Kreditkartenprüfziffer befindet sich auf der Rückseite der Karte und darf nicht gespeichert werden. Durch die Abfrage dieser Kreditkartenprüfnummer wird das Risiko eines Missbrauchs der Kreditkartendaten verringert. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

8 SEPA-Basislastschrift: Soll eine Zahlung per SEPA-Basislastschrift mit verkürzter Vorlauffrist von 1 Tag (SE- PA-Basislastschrift Core1) durchgeführt werden, genügt ein Klick auf SEPA- Basislastschrift. Folgende Daten sind hierfür zunächst erforderlich, ehe in weiteren Prozessschritten Angaben zum Lastschrift Mandat eingegeben bzw. einholt werden müssen: IBAN Angabe Mandat vorhanden oder Mandat erstellen 2.2. Transaktionsdurchführung SEPA-Basislastschrift Liegt Ihnen bereits ein Mandat von Ihrem Kunden vor, so können Sie über die Auswahl Mandat vorhanden die Mandatsdaten Ihres Kunden in der Folgemaske eingeben. Sollten Sie noch kein Mandat mit Ihrem Kunden geschlossen haben, so können Sie über die Auswahl Mandat erstellen ein Formular für ein einmaliges Mandat erstellen. SEPA-Basislastschrift - Mandat erstellen Geben Sie zunächst den Betrag und Ihre Referenz unter dem Menüpunkt Transaktionen erfassen ein, wählen Sie dann die Zahlungsart SEPA-Basislastschrift und Mandat erstellen aus und drücken auf weiter. Abbildung 2.2 Eingabe der Transaktionsmerkmale SEPA-Basislastschrift (Mandat erstellen) Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

9 In der Folgemaske erscheint ein mit den Händlerdaten vorausgefülltes Mandatsformular. Die Mandatsreferenz ist vorausgefüllt, kann aber geändert werden. Die Kundendaten wie Name, Vorname, Straße, Hausnummer, PLZ und Ort ergänzen Sie zusätzlich. Name und BIC des Kreditinstituts sind bereits vorausgefüllt. Die IBAN wird aus der vorherigen Eingabe übernommen. Anschließend klicken Sie auf Mandat erstellen und Zahlung reservieren. Die Angaben zu Datum und Ort der Mandatserteilung bleiben zunächst noch frei, da diese Angaben von Ihrem Kunden erst noch ergänzt werden müssen. Abbildung 2.3 Eingabe der Mandatsdaten SEPA-Basislastschrift (Mandat erstellen) Im Anschluss erstellt Ihnen VR pay virtuell einen Beleg zu der Zahlung. Das entsprechende Mandatsformular wird in der Händlerkasse von VR pay virtuell abgelegt und die Zahlung wird für einen Zeitraum von 90 Tagen reserviert. Das Mandatsformular können Sie außerdem bereits an dieser Stelle durch einen Klick auf Download Mandatsformular abrufen. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

10 Abbildung 2.4 Beleg Mandatsformular SEPA-Basislastschrift (Mandat erstellen) Nach Download des Mandatsformulares müssen Sie Ihrem Kunden das Mandatsformular zukommen und unterschreiben lassen (z.b. per oder Brief). Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

11 Abbildung 2.5 Mandatsformular SEPA-Basislastschrift (Mandat erstellen) Nach Rücklauf des Mandatsformulars, versehen mit Datum und Ort der Mandatserteilung, ebenso wie mit der Unterschrift des Kunden, können Sie die reservierte Zahlung in der Händlerkasse aufrufen und freigeben. Gehen Sie hierzu in die Händlerkasse und klicken auf offene Reservierungen unter Recherche. Alternativ können Sie auch durch Angabe der Referenznummer direkt zur offenen Zahlung gelangen. Abbildung 2.6 offene Reservierung Zahlung SEPA-Basislastschrift (Mandat erstellen) Nach Auswahl der Zahlung können Sie die SEPA-Zahlung veranlassen, indem Sie im 1.Schritt unter Transaktionen weiterverarbeiten SEPA-Zahlung auslösen wählen und im 2.Schritt noch das Datum der Mandatserteilung ergänzen. Anschließend klicken Sie auf den Button, um die Zahlung final erstellen zu lassen. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

12 Abbildung 2.7 Zahlung auslösen SEPA-Basislastschrift (Mandat erstellen) Wurde die SEPA-Basislastschrift durchgeführt, erscheint auf der Detailansicht zur Transaktion der Hinweis zur Fälligkeit der Zahlung, ebenso kann die Vorabankündigung (Pre-Notification) durch Klick auf Download Vorabankündigung heruntergeladen und ausgedruckt werden. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

13 Abbildung 2.8 Zahlungsbestätigung SEPA-Basislastschrift (Mandat erstellen) Die Vorabankündigung muss dem Kunden zugesendet werden (z.b. per oder Brief) und wird sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache ausgegeben und ist mit allen notwendigen Angaben zum Händler versehen. ACHTUNG Es ist zu beachten, dass es sich bei der SEPA-Basislastschrift um einen Lastschrifttyp mit verkürzter Vorlauffrist handelt (SEPA-Basislastschrift Core1). Es ist daher zwingend notwendig, dem Kunden die Vorabankündigung noch am selben Tag zukommen zu lassen. Die vertraglich zu vereinbarende Verkürzung der Frist für die Vorabankündigung auf 1 Tag ist am zweckmäßigsten in den AGB aufzunehmen. SEPA-Basislastschrift Mandat vorhanden Falls Ihnen bereits ein Mandat zu Ihrem Kunden vorliegt (einmaliges oder wiederkehrendes Mandat), können Sie über die Auswahl Mandat vorhanden die Mandatsdaten Ihres Kunden für die Mandatserfassung eingeben. Zuvor geben Sie noch Betrag, Referenz und IBAN des Kunden ein und klicken dann auf weiter. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

14 Abbildung 2.9 Eingabe der Transaktionsmerkmale SEPA-Basislastschrift (Mandat vorhanden) Die Erfassungsmaske für die Mandatsdaten ist bereits mit IBAN und BIC des Kunden vorausgefüllt. Es müssen lediglich noch die Mandatsreferenz und das Datum der Mandatserteilung eingeben werden. Handelt es sich bei dem Ihnen vorliegenden Mandat um ein Einmal-Mandat, ist unter Mandats-Sequenz Einmal-Mandat zu wählen, wurde ein wiederkehrendes Mandat geschlossen, so ist unter Mehrfach-Mandat auszuwählen, ob es sich um eine erstmalige Ausführung oder bereits um eine wiederholende Ausführung für dieses SEPA- Basislastschriftmandat handelt. Anschließend ist die Zahlung über den Button Zahlung ausführen vorzunehmen. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

15 Abbildung 2.10 Eingabe der Mandatsdaten SEPA-Basislastschrift (Mandat vorhanden) Auf der folgenden Belegseite kann die Vorabankündigung heruntergeladen und dem Kunden zugeschickt werden. Abbildung 2.11 Zahlungsbestätigung SEPA-Basislastschrift (Mandat erstellen) ACHTUNG Es ist zu beachten, dass es sich bei der SEPA-Basislastschrift um einen Lastschrifttyp mit verkürzter Vorlauffrist handelt (SEPA-Basislastschrift Core1). Es ist daher zwingend notwendig, dem Kunden die Vorabankündigung noch am selben Tag zukommen zu lassen. Die vertraglich zu vereinbarende Verkürzung der Frist für die Vorabankündigung auf 1 Tag ist am zweckmäßigsten in den AGB aufzunehmen Kreditkarte Um eine Kreditkartenzahlung vorzunehmen, sind neben Betrag und Referenz die Kartennummer und prüfziffer, ebenso wie das Verfalldatum der Karte zu erfassen. Anschließend kann die Zahlung mit Klicken auf weiter eingeleitet werden. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

16 Abbildung 2.12 Eingabe der Transaktionsmerkmale Kreditkarte Sobald die Kreditkartendaten mit dem Button weiter abgeschickt wurden, erscheint eine Bestätigungsseite der Transaktionsdaten. Hier können Sie über den Button zurück nochmals Korrekturen vornehmen oder über den Button abschicken die Bezahlung einleiten. Bitte unterbrechen Sie diesen Vorgang nicht! Abbildung 2.13 Bestätigung der Transaktionsmerkmale Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

17 Abbildung 2.14 Transaktion erfolgreich Kreditkarte Bei Kommunikationsproblemen kann unter Umständen der Status der Transaktion nicht eindeutig ermittelt werden. Bitte schauen Sie in diesem Fall in Ihre VR pay virtuell Händlerkasse. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

18 3. Transaktionsrecherche Nach der Auswahl der Händlerkasse gelangen Sie in die Übersichtsmaske Ihrer Transaktionsrecherche. In dieser Ansicht haben Sie die Möglichkeit, alle über VR-Pay virtuell abgewickelten Vorgänge anzeigen zu lassen. Zu Beginn wird ein Zeitraum von zwei Wochen als Anlagezeitpunkt Ihrer Transaktion voreingestellt. Abbildung Händlerkasse Wenn Sie links den Punkt erweiterte Suchparameter wählen, können Sie Ihre Auswahl weiter eingrenzen. Abbildung 3.2 erweiterte Suchparameter Bitte beachten: Die Referenznummer erscheint zusätzlich auf dem Kontoauszug des Kunden. Die Transaktionsrecherche ist somit eine Funktion, die Ihnen dabei hilft, einzelne Vorgänge nach differenzierten Suchkriterien, z.b. der eindeutigen Referenznummer, der Kartennummer/ Bankverbindung, Zahlungsart, dem Datum oder anhand der Uhrzeit, zu sortieren und wieder zu finden. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

19 Gehen Sie z.b. per Mausklick auf das Auswahlfeld Brand und wählen Sie Kreditkarte VISA. Die Auswahl wird dann automatisch in das Eingabefeld übernommen. Auf die gleiche Art und Weise können Sie auch die Felder Bestellstatus, Transaktions-Typ und Sicherheitsverfahren füllen. Abbildung 3.3 Händlerkasse -Brandauswahl Zusätzlich stehen Ihnen auch Betragsgrenzen für die Auswahl bestimmter Transaktionen zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass Sie hier Beträge in Cent eingeben. Abbildung 3.4 Händlerkasse Betragsgrenzen Per Mausklick auf den Suche starten - Button gelangen Sie je nachdem, welche Vorauswahl Sie getroffen haben in eine Übersicht der Einzeltransaktionen. Je eine Zeile korrespondiert mit einer Referenznummer aus Ihrem System. Abbildung 3.5 Händlerkasse nach Transaktionssuche Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

20 Über den Mausklick auf eine Transaktion gelangen Sie zu einem neuen Fenster, in dem Sie Details, den Verlauf oder einen Beleg, den Sie ausdrucken und abheften können, zu Ihrer Transaktion abrufen können. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie über den Karteireiter jeweils eine andere Ansicht wählen können. Das Fenster können Sie mit Refresh ( ) neu laden, ausdrucken ( ) oder mit Exit ( ) schließen. 3.1 Die Detailansicht einer Transaktion Abbildung 3.6 Detailansicht zu einer Transaktion Die Detailansicht enthält detaillierte Informationen zu einer Transaktion: Bestellwert: der Betrag der gesamten Bestellung oder Spende Reserviert: Der Betrag wurde zur Abbuchung beim Kunden vorgemerkt. Die Buchung wurde NOCH NICHT durchgeführt. Bitte beachten Sie, dass dieser Betrag bei Kreditkartentransaktionen schon von dem Verfügungsrahmen Ihres Kunden abgezogen wird. Bitte geben Sie den Betrag rechtzeitig wieder frei. Bei der SEPA-Basislastschrift wartet das System auf eine weitere Bearbeitung, so z.b. auf den Rücklauf des SEPA- Lastschriftmandats. Gebucht: Der Buchungsbetrag wird/wurde Ihrem Konto gutgeschrieben. Gutschrift: Der Gutschriftsbetrag wurde auf das Konto des Kunden zurückerstattet. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

21 Sie haben nun je nach Status der Transaktion - die Möglichkeit, verschiedene Aktionen durchzuführen. Mit lösen Sie die entsprechende Aktion aus. In einem ersten Schritt wählen Sie bitte die gewünschte Aktion: Abbildung 3.7 Aktion auswählen Reservieren: Der Betrag wird vorgemerkt. Bei Kreditkarten wird die Karte beim Kartenherausgeber geprüft. Sollte die Kreditkarte gesperrt sein oder der Verfügungsrahmen der Karte nicht ausreichen, wird die Transaktion abgelehnt. Bei der SEPA- Basislastschrift. Reservierung stornieren: Die Stornierung einer Reservierung ist innerhalb von vier Wochen möglich. Buchen: Der Betrag wird gebucht Buchung / Kauf stornieren: Die Buchung wird storniert. Die Stornierung ist nur am selben Tag durchführbar. Betrag dem Kunden gutschreiben: Eine Gutschrift von Beträgen (auch nur teilweise) ist bei Zahlungen über Kreditkarten über einen Zeitraum von drei Monaten möglich. Gutschrift stornieren: Die Gutschrift wird storniert, der Betrag wird dem Kunden erneut belastet. Die Stornierung einer Gutschrift ist nur am selben Tag durchführbar. In einem zweiten Schritt prüfen Sie bitte den Betrag für die Aktion und passen Ihn ggf. an. Abbildung 3.8 Betrag prüfen und anpassen In dem Abschnitt Verwendungszweck finden Sie die Zusatzdaten, die bei der Anbindung Ihres Systems als Parameter VERWENDUNG1 und VERWENDUNG2 an VR pay virtuell übergeben wurden. Ob diese Daten auch auf dem Kontoauszug des Zahlungspflichtigen angezeigt werden, hängt grundsätzlich von der Steuerung des jeweiligen Kreditinstituts des Zahlungspflichtigen ab. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

22 3.2 Der Verlauf einer Transaktion Abbildung 3.9 Verlaufsansicht zu einer Transaktion Der Verlauf enthält die Historie zur jeweiligen Transaktion: In der Transaktionshistorie sind Reservierungen, Käufe, Buchungen und Stornierungen zur jeweiligen Transaktion zu finden. Die Beträge werden entsprechend dem aktuellen Geschäftsvorfall fortgeschrieben. 3.3 Der Beleg zu einer Transaktion Abbildung 3.10 Beleg zu einer Transaktion Der Beleg enthält wichtige Daten zu Ihrer jeweiligen Transaktion. Sie können ihn z.b. für Ihre Buchhaltung ausdrucken und abheften. 3.4 Ihr Tagesumsatz Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

23 Durch auslösen des Links Tagesumsätze erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Transaktionssummen pro Kartenart, Wochentag und Währung. Abbildung 3.11 Ansicht Tagesumsätze Sie können wochenweise vor- oder zurückblättern. Durch einen Mausklick auf das Plussymbol ( ) neben einer Tagessumme gelangen Sie in eine Übersicht aller Transaktionen, die in diesen Tagesumsatz geflossen sind. Abbildung 3.12 Ansicht Einzelumsätze Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

24 3.5 Transaktionsdatenexport In der Menüleiste im oberen Maskenbereich können Sie neben der Händlerkasse den Menüpunkt Transaktionsdatenexport auswählen. Auf Wunsch besteht für Sie an dieser Stelle die Möglichkeit, nach Eingabe einer von Ihnen gewählten Referenznummer Informationen zu einer Transaktion zu exportieren. Wird keine Referenznummer angegeben, so werden alle Transaktionsdaten, die den Auswahlkriterien entsprechen, exportiert. Mit Hilfe der Check-Boxen können Sie den Umfang der zu exportierenden Felder bestimmen. In der Vorauswahl sind alle Felder aktiv. Abbildung 3.13 Transaktionsdatenexport Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf den Button Export starten. Im Anschluss erscheint ein Dialog, in dem Sie Ihren gewünschten Speicherort der Exportdatei auswählen können. Bitte wählen Sie einen passenden Dateinamen mit der Erweiterung.csv. Bitte beachten Sie, dass die Anfrage je nach Datenvolumen mehrere Sekunden in Anspruch nehmen kann. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3

25 4. Abmeldung Abbildung 4.1 Abmeldung Auf jeder Seite befindet sich oben rechts ein Link ( die VR pay virtuell Händlerkasse verlassen sollten. ) zur Abmeldung, mit dem Sie Es wird empfohlen bei Beendigung Ihrer Arbeit diesen Link zu benutzen, damit sämtliche Daten aus Ihrem Dialog umgehend gelöscht werden können. Ihre Sitzung besitzt bei Inaktivität eine Gültigkeit von 20 Minuten. Benutzerhandbuch VR pay virtuell Terminal Version 2.3