Kontenrahmen manuell Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr. 1124 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzungen 3. Vorgehensweise 3.1. Manueller Wechsel eines bebuchten Wirtschaftsjahres bis 2013 3.2. Manueller Wechsel eines bebuchten Wirtschaftsjahres ab 2014 3.3. Manueller Wechsel bei der Jahresübernahme bis 2013 3.4. Manueller Wechsel bei der Jahresübernahme ab 2014 4. Details 4.1. Buchungen sortieren 4.2. Vorjahresvergleich 5. Wichtige Informationen 2 2 3 3 7 8 11 13 13 13 13
Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt den manuellen Wechsel auf einen anderen Kontenrahmen. 2. Voraussetzungen Der manuelle Wechsel ist möglich bei: einem bebuchten Wirtschaftsjahr der Jahresübernahme. Wie in den einzelnen Fällen vorzugehen ist, entnehmen Sie der nachfolgenden Tabelle: Jahr Vorjahr (von SKR) Folgejahr (nach SKR) Info für Anwender Bis 2013 Alle verfügbaren SKR Alle verfügbaren SKR Nr. 1124 Kontenrahmen manuell 2014 SKR 03 SKR 04 Nr. 1121 Kontenrahmen SKR 04 SKR 03 automatisch SKR 70 Weitere SKR, z. B: SKR 45 Branchenpakete für Hotels und Gaststätten auf Basis 03 sowie 04 Alle weiteren SKR, z. B. SKR 04 Nr. 1124 Kontenrahmen manuell 2015 SKR 03 SKR 04 Nr. 1121 Kontenrahmen SKR 04 SKR 03 automatisch Weitere SKR Alle weiteren SKR Nr. 1124 Kontenrahmen manuell 2016 SKR 03 SKR 04 Nr. 1121 Kontenrahmen SKR 04 SKR 03 automatisch SKR 80 SKR 81 Branchenpakete für Zahnärzte auf Basis 03 sowie 04 Branchenpakete für Ärzte auf Basis 03 sowie 04 Weitere SKR Alle weiteren SKR Nr. 1124 Kontenrahmen manuell Empfehlung Führen Sie einen automatischen Kontenrahmenwechsel bei der Jahresübernahme durch: Nr. 1121 Kontenrahmen automatisch Wenn der Kontenrahmen in einem bereits bebuchten Wirtschaftsjahr oder manuell bei der Jahresübernahme gewechselt wird, müssen sämtliche Kontierungen und Stammdaten per Hand geändert werden, siehe Vorjahresvergleich.
Seite 3 3. 3.1. Vorgehensweise Manueller Wechsel eines bebuchten Wirtschaftsjahres bis 2013 Hinweis Wenn der Kontenrahmen in einem bereits bebuchten Wirtschaftsjahr gewechselt wird, müssen sämtliche Kontierungen per Hand geändert werden. Gleichartige Buchungen können durch eine Reorganisation in einem Schritt geändert werden. Beispiel Der Mandant L&L GmbH wurde im aktuellen Wirtschaftsjahr 2013 mit dem SKR 04 angelegt und bereits bebucht. In diesem Wirtschaftsjahr soll eine Umstellung auf den SKR 03 erfolgen. 1. Datensicherung erstellen»tools Aktuellen Mandanten sichern«. 2. Buchungen auslesen 1.»Transfer Daten auslesen Auslesen Buchungen«. 2. Buchungen werden pro Abrechnungsnummer ausgelesen. Abrechnungsnummer wählen. Achtung Keinen»Buchungskreis«auswählen, damit alle Buchungen ausgelesen werden. 3. Option <Agenda-Format> auswählen. 4. Dateinamen erfassen und über einen Ordner wählen. 5. Schaltfläche <Starten> anklicken. 6. Vorgang für alle Abrechnungsnummern wiederholen.
Seite 4 3. Abrechnungsnummern löschen 1.»Bearbeitung Abrechnungsnummern bearbeiten«. 2. Alle Abrechnungsnummern über löschen. 4. Kontenrahmen umstellen 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. 2. Kontenrahmen umstellen.
Seite 5 5. Buchungen einlesen 1.»Transfer Daten einlesen Einlesen Buchungen (Freies Format)«. 2. Buchungen werden pro Abrechnungsnummer eingelesen. Einzulesende Datei über auswählen. 3. Abrechnungsnummer über wählen. 4. Keinen Buchungskreis hinterlegen. 5. Schaltfläche <Starten> anklicken. Hinweise Beim Einlesen erhalten Sie ein Fehlerprotokoll, weil die Buchungen aus einem anderen Kontenrahmen stammen. Das Protokoll kann ignoriert und geschlossen werden. Hinweismeldung mit <Ja> bestätigen. Alle importierten Buchungen werden in den Buchungskreis 1»Freie Erfassung«der entsprechenden Abrechnungsnummer abgelegt. Wenn die Buchungen nach dem Reorganisieren wieder in einem bestimmten Buchungskreis sein sollen, können die Buchungen ausgeschnitten und in den Buchungskreis eingefügt werden ( siehe»buchungen sortieren«). 6. Vorgang für alle weiteren Abrechnungsnummern wiederholen.
Seite 6 6. Buchungen reorganisieren (Konten ändern) Beispiel Das Konto 4400»Erlöse 19% USt«soll nach Änderung des Kontenrahmens auf 8400»Erlöse 19 % USt«geändert werden. Lösung: 1.»Bearbeitung Buchungserfassung«. 2. Buchungen suchen. Konto 4400 erfassen. <Suchen>. 3. Alle gefundenen Buchungen über <Strg+A> markieren.
Seite 7 4.»Bearbeiten Buchungen reorganisieren«. Kontrollkästchen <Gkto> und <Konto> anhaken. Alte und neue Kontonummer erfassen. Schaltfläche <Starten> anklicken. Hinweis Im Anschluss müssen die Buchungen per Hand angepasst werden, die nicht durch das Reorganisieren geändert wurden. 3.2. Manueller Wechsel eines bebuchten Wirtschaftsjahres ab 2014 Gehen Sie auf die gleiche Weise vor, wie bei einem manuellen Wechsel eines bebuchten Wirtschaftsjahres bis 2013.
Seite 8 3.3. Manueller Wechsel bei der Jahresübernahme bis 2013 Empfehlung Nehmen Sie einen Kontenrahmenwechsel im Rahmen der Jahresübernahme vor. Beispiel Der Mandant L&L GmbH wurde im Wirtschaftsjahr 2013 mit dem Sachkontenrahmen SKR 03 geführt. Mit dem Jahreswechsel wird auf den SKR 04 umgestellt. 1. Jahresübernahme starten 1. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen (im Beispiel 2013). 2.»Bestand Jahresübernahme«. Achtung Das Folgejahr darf dabei nicht vorhanden sein, da sonst keine Stammdaten geändert werden können! 2. Stammdaten-Änderung»bejahen«1. Jahresübernahme-Assistenten bis zum Fenster»Stammdaten-Änderungen«folgen. 2. Option <Ja> wählen. 3. Jahresübernahme bis zum Ende durchführen.
Seite 9 3. Kontenrahmen im Folgejahr umstellen 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. 2. Kontenrahmen umstellen. 4. Offene Posten übernehmen Achtung Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn mit offenen Posten gebucht wird! 1. Ins Vorjahr wechseln (im Beispiel: 2013). 2.»Bestand Jahresübernahme«. 3. Jahresübernahme-Assistenten bis zum Fenster»Offenen Posten Einzelpositionen«folgen. 4. Option <Ja> wählen. 5. Jahresübernahme bis zum Ende durchführen.
Seite 10 5. EB-Werte erfassen 1. Neues Wirtschaftsjahr öffnen (im Beispiel: 2014). 2.»Bearbeitung Buchungserfassung«. 3. Die EB-Werte müssen per Hand in der Abrechnungsnummer 1 und im Buchungskreis 1 erfasst werden. 6. Anpassung der Stammdaten In verschiedenen Stammdaten sind ggf. Konten anzupassen: Sachkonten:»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten«Buchungskreis:»Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise«Kontoauszugs-Manager:»Stammdaten Kontoauszugs-Manager VergleichstexteStammdaten Mandanten-Adressdaten Register: Bank Fibu-Konto für Bank«Wiederkehrende Buchungen:»Stammdaten Buchungserfassung Wiederkehrende Buchungen«
Seite 11 3.4. Manueller Wechsel bei der Jahresübernahme ab 2014 Empfehlung Nehmen Sie einen Kontenrahmenwechsel im Rahmen der Jahresübernahme vor. Beispiel Der Mandant L&L GmbH wurde im Wirtschaftsjahr 2014 mit dem Sachkontenrahmen SKR 03 geführt. Mit dem Jahreswechsel wird auf den SKR 04 umgestellt. 1. Jahresübernahme starten 1. Mandanten und Wirtschaftsjahr öffnen (im Beispiel 2014). 2.»Bestand Jahresübernahme«. Achtung Das Folgejahr darf nicht vorhanden sein, da sonst keine Stammdaten geändert werden können! 2. Jahresübernahme durchführen 1. Jahresübernahme-Assistenten folgen. 2. Abfrage nach der Übernahme der Konten mit <Nein> beantworten. 3. Jahresübernahme bis zum Ende durchführen. 3. Kontenrahmen im Folgejahr umstellen 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Allgemein«. 2. Kontenrahmen umstellen. 4. Offene Posten übernehmen Achtung Dieser Schritt ist nur notwendig, wenn mit offenen Posten gebucht wird!
Seite 12 1. Ins Vorjahr wechseln (im Beispiel: 2014). 2.»Bestand Jahresübernahme«. 3. Jahresübernahme-Assistenten bis zum Fenster»Offenen Posten Einzelpositionen«folgen. 4. Option <Ja> wählen. 5. Jahresübernahme bis zum Ende durchführen. 5. EB-Werte erfassen 1. Neues Wirtschaftsjahr öffnen (im Beispiel: 2015). 2.»Bearbeitung Buchungserfassung«. 3. Die EB-Werte sind per Hand in der Abrechnungsnummer 1 und im Buchungskreis 1 zu erfassen. 6. Anpassung der Stammdaten In verschiedenen Stammdaten sind ggf. Konten anzupassen: Sachkonten:»Stammdaten Buchungserfassung Sachkonten«Buchungskreis:»Stammdaten Buchungserfassung Buchungskreise«Kontoauszugs-Manager:»Stammdaten Kontoauszugs-Manager Vergleichstexte«.»Stammdaten Mandanten-Adressdaten Register: Bank Fibu-Konto für Bank«Wiederkehrende Buchungen:»Stammdaten Buchungserfassung Wiederkehrende Buchungen«
Seite 13 4. 4.1. Details Buchungen sortieren Buchungen werden in den Buchungskreis 1»Freie Erfassung«importiert. Wenn die Buchungen in einen bestimmten Buchungskreis sollen, schneiden Sie die Buchungen im Buchungskreis 1 aus und fügen die Buchungen in den gewünschten Buchungskreis ein. Buchungen sortieren 1. Betreffende Buchungen in der Buchungserfassung markieren. 2.»Bearbeiten Buchungen ausschneiden«. 3. In gewünschten Buchungskreis wechseln. 4.»Bearbeiten Buchungen einfügen«. 4.2. Vorjahresvergleich Nach einem manuellen Kontenrahmenwechsel sind keine Vorjahresvergleiche in Agenda FIBU möglich (z. B. BWA oder Jahresabschluss). Um einen Vorjahresvergleich durchführen zu können, muss im Vorjahr ebenfalls auf den neuen Kontenrahmen gewechselt werden. 5. Wichtige Informationen Nr. 1121 Kontenrahmen automatisch Nr. 2107 Kontenrahmen wechseln in Agenda ANLAG