PRESSEINFORMATION. Plattformunabhängigkeit mit ELOprofessional 4.0. ELO Digital Office GmbH auf der Systems `03 in Halle A2, Stand A2.

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1 ELO Digital Office GmbH auf der Systems `03 in Halle A2, Stand A2.225 Plattformunabhängigkeit mit ELOprofessional 4.0 Blatt 1 von 5 Systems/München, 20. Oktober 2003 Zur Systems `03 zeigt die ELO Digital Office GmbH das bereits angekündigte Release 4.0 ihrer DMS-/Archivsoftware ELOprofessional in Halle A2, Stand A Zu den wichtigsten Neuerungen zählen wahlweise nutzbare neue Java Micro- Serverkomponenten und damit eine Plattformunabhängigkeit der Archivserverkomponenten sowie eine einfachere Administrierbarkeit und Lastenverteilung. Erweitert wurden zudem die Security- und Berechtigungssteuerung sowie das User-Interface. Weitere Highlights sind das Aktivitäten-Management und die ISO-konforme Protokollierung, die automatisierte Informationsaufbereitung sowie die Integration einer qualifizierten elektronischen Signaturkomponente. Im Zentrum all dieser Weiterentwicklungen standen höhere Effektivität in verteilten Unternehmensstrukturen sowie Kosteneffizienz. Investitionsschutz wird auch bei ELO groß geschrieben. Daher kommen nun in der neuen Version von ELOprofessional wahlweise nutzbare Java Micro- Serverkomponenten zum Einsatz. Diese gewährleisten eine Plattformunabhängigkeit der Archivserverkomponenten sowie eine einfachere Integration in eigene Portallösungen, über die sich die Informationsinhalte des ELO- Archiv- und Content-Servers problemlos in eigene Applikationen und Wissensportale einbinden lassen. Weitere Vorteile sind die einfachere Administrierbarkeit und Lastenverteilung sowie Einbindung in zentrale Directory- Systeme. Außerdem wurde der Protokollverkehr um High-Level-Security- Mechanismen erweitert. Im Rahmen der Erweiterung der Security- und Berechtigungssteuerung wurde sowohl die Schlüssel- als auch die Berechtigungssteuerung über ACL-Listen optimiert. Auf diese Weise lassen sich die User-Einzelrechte in Bezug auf Dokumente, Strukturdaten und Funktionsprofile noch detaillierter steuern. Im Hinblick auf größere Datensicherheit bietet ELO nun neben der bewährten Verschlüsselung von Archivbereichen auch die Möglichkeit, Daten mit Hilfe der elektronischen Signaturkarte sicher zu verschlüsseln.

2 Blatt 2 von 5 Damit sind die Daten sowohl beim -Versand als auch beim Verlust eines Notebooks sicher. Bei der Neukonzeption der User-Interfaces stand eine individuelle Gestaltung der Oberfläche mit Hilfe eines Standard-Customizing im Vordergrund. Nun lässt sich jedem Ablage-, Objekt- sowie Dokumententyp eine individuelle Grafik zuweisen. Optimiert wurden außerdem die Optik sowie die freie Maskengestaltung. Verbessert wurde hier insbesondere die Ansichtsgestaltung von Datenbankinformationen und Dokumenteninhalten. Ziel dabei ist es, Informationsinhalte und Geschäftszustände optimal zu visualisieren. Nun lassen sich sowohl statische als auch dynamische Objektansichten generieren. Dies entspricht zunehmend den Anforderungen des Wissensmanagement in Bezug auf die Aufbereitung der Informationsinhalte und berücksichtigt die Wünsche der Anwender. Daten- und Indexfelder in den Masken wurden um eine Autoergänzung sowie individuelle Zusatz-Buttons erweitert, die mit frei programmierbaren Scripten hinterlegt werden können. Ein Highlight bei der Überarbeitung des Datenmanagement ist die Möglichkeit, bestehende Explorerstrukturen nun per Drag & Drop in den Archivbereich zu überführen. Dabei werden Strukturdaten und Datenbankinformationen automatisch generiert. Im ELO-Archiv wurde die Ebenenbegrenzung aufgehoben, wodurch sich Objektstrukturen nun beliebig mischen und schachteln lassen. Außerdem wurde die Check-Out-Funktionalität erweitert, so dass sich jetzt nicht nur Einzeldokumente, sondern ganze Vorgänge, Akten und Ablagestrukturen auschecken und somit ganzheitlich von einem Sachbearbeiter offline bearbeiten lassen. Verbesserungen erfuhr auch die Mobilversion ELO-Mobil: Sie repliziert automatisch und ohne großen Verwaltungsaufwand die erforderliche Archivstruktur und deren Dokumente in ein Offline-Archiv. So stehen dem mobilen Nutzer alle benötigten auch unternehmensübergreifenden Dokumente und Daten unterwegs per Mausklick zur Verfügung. Der Datenab-

3 Blatt 3 von 5 gleich und die Synchronisation mit dem ELO-System erfolgen vollautomatisch. Bezogen auf Aufgaben und Dokumente wurde ELO mit einem umfassenden Aktivitäten-Management ausgestattet. Die Folge ist ein lückenloser Verlauf der Bearbeitungsstände sowie durchgeführten Maßnahmen. Aktivitäten lassen sich objektbezogen vorgeben (Beispiel: Das an Herrn Müller versendete Vertragswerk muss bis zum zurück sein). Ein weiteres Add-on ist die Versende-Mappe. Diese erlaubt den internen oder externen Versand einer größeren Anzahl an Dokumenten (z.b. Projektunterlagen) und protokolliert den Vorgang im Lieferschein. Pro Dokument lässt sich eine Änderungsmitteilung aktivieren, die den Benutzer automatisch benachrichtigt, wenn ein Dokument modifiziert und bearbeitet wurde. Eine noch intelligentere Dokumentenaufnahme erlaubt die erweiterte API- Funktionalität. Die Mechanismen zur Formularerkennung sind nun über eigene Applikationen ansteuerbar. So ergänzt das neue Modul intelligente Klassifizierung die automatische Informationsablage von Dokumenteninhalten wie und gescannter Post. Intelligente Mechanismen nehmen hier eine Auswertung der Dokumenteninhalte vor, die sie anhand gelernter Klassen selbst durchführen und in einen logischen Kontext überführen. Ein zentraler ELO-Server-Agent archiviert automatisch alle -Attachments und ersetzt diese durch Links. ELO führt eine Dublettenprüfung durch und vermeidet somit die doppelte Speicherung identischer Dokumente und Dateien. Diese werden nur als logische Kopien abgelegt. Die Folge sind massive Einsparungen im Speichermanagement. Die grafische ELO-Workflow-Komponente bietet nun auch die Möglichkeit, Freigabeprozesse rechtskonform mit einer qualifizierten digitalen Unterschrift zu versehen, die beim Trustcenter der deutschen Telekom zertifiziert ist. Digital abgewickelte Geschäftsprozesse erhalten einen rechtskonformen

4 Blatt 4 von 5 Charakter. Das Workflow-System zeichnet sich nun dadurch aus, dass es filtergestützt eigene Prozessansichten erzeugt. Ergänzt wurde die Suchfunktionalität um eine Thesaurusfunktion. Diese ermöglicht die Erstellung eigener definierter Zuordnungstabellen, beispielsweise um unterschiedliche Sprachvarianten abzubilden. In der Praxis bedeutet dies, dass auch Beiträge in anderen Sprachen zum fraglichen Thema angezeigt werden, wenn man einen deutschen Suchbegriff eingibt. Des weiteren lassen sich komplexe Suchanfragen logikbezogen selbst programmieren. Hierzu wurde die API-Funktionalität entsprechend erweitert. Komplett überarbeitet wurde auch die Palette an Interaktionsmöglichkeiten mit vorhandenen systemen. Ergänzt wurde sie beispielsweise um Novell GroupeWise. Gerade bei großen Exchange-Installationen sorgt ein neuer -Transmitter zum einen für Entlastung, zum anderen für eine automatisierte Archivierung der s inklusive deren Attachments. Dies steigert die Performance und reduziert den Verwaltungsaufwand. Bei den Neuerungen im Lotus Notes-Umfeld wurde vor allem der zentralen Rolle von Notes als GroupeWare-System Rechnung getragen. Dies betrifft sowohl die Funktionalität als auch die Administrierbarkeit, die nun in einem hohen Maße direkt aus Lotus Notes heraus durchgeführt werden kann. Weitere Detailverbesserungen an den bestehenden ELO-Funktionen umfassen z.b. die Open-Sourcefähigkeit unter Linux und die Einbindung von Open-Source-Produkten wie OpenOffice usw. Neu ist zudem die Auto- Route-Druckfunktion. Sie führt eine automatische Formaterkennung durch, konvertiert die Daten ggf. und steuert gezielt die automatisierte Druckausgabe.

5 Blatt 5 von 5 ELO Digital Office GmbH ELO Digital Office GmbH ist als Tochterunternehmen der Unternehmensgruppe Louis Leitz, einem der führenden Hersteller von Ablage- und Archivierungssystemen sowie Büroprodukten in Europa, hervorgegangen. Als eigenständiges Unternehmen entwickelt und vertreibt die ELO Digital Office GmbH Produktlösungen in den Bereichen elektronisches Dokumentenmanagement und digitale Archivierung über ein dichtes Netz an Distributoren, Fachhändlern und Systemhäusern. Unter der Produktbezeichnung ELO - Elektronischer Leitz Ordner - werden Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen für Behörden, Kommunen, Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Handel, Industrie, Dienstleister, Verwaltung, Banken, Versicherungen und Verlage angeboten. Die Produktpalette reicht von der Einstiegslösung für den Mittelstand (ELOoffice) bis hin zum hoch skalierbaren modularen Client/ Server-Systemen für große Unternehmen (ELOprofessional und ELOenterprise). Die ELO-Produkte finden aufgrund des hohen Leistungspotenzials zunehmend Einsatz in großen Konzernen der unterschiedlichsten Branchen. Zu namhaften Kunden zählen Unternehmen wie Lufthansa, MAN, ALSTOM, Debitel, BMW, EADS, DaimlerChrysler, Zott, Südzucker AG, Commerzbank, Griech. Nationalbank, BDI, DRK, BKK, Landes- und Bundesbehörden. Des weiteren entwickelt ELO Digital Office GmbH für den Esselte/Leitz-Konzern spezielle Softwareprodukte und Kundenlösungen für die traditionelle Aktenverwaltung. Die Unternehmensgruppe Louis Leitz wurde im August 1998 von der schwedischen Esselte AB gekauft. In diesem Zuge erfolgte eine Ausgliederung der ELO Digital Office GmbH als eigenständige, unabhängige Einheit. Pressekontakt Karl Heinz Mosbach ELO Digital Office GmbH Leitzstraße 54 D Stuttgart Tel: 0049[711] Fax: 0049[711]