Löschkonzept und Umsetzung Hinweise aus der Praxis

Transkript

1 Löschkozept ud Umsetzug Hiweise aus der Praxis BvD-Verbadstag Beate Beißweger

2 Löschkozept ud Umsetzug Theme: 1. Motivatio 2. Vorgehe: DIN 66398: Leitliie zur Etwicklug eies Löschkozepts mit Ableitug vo Löschfriste für persoebezogee Date Umsetzug der Leitliie bei DATEV 3. Löschkozepte der DATEV-Produkte Veratwortug der DATEV Veratwortug der Kude Vorgehe zum Lösche Seite 2

3 Motivatio DSGVO : 1. Begrezug der Speicherug: Grudsätze Art. 5: Datemiimierug Abs. 1 lit. e) Speicherbegrezug i eier Form gespeichert werde, die die Idetifizierug der betroffee Persoe ur so lage ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werde, erforderlich ist. Erwägugsgrud (39) Dies erfordert isbesodere, dass die Speicherfrist für persoebezogee Date auf das ubedigt erforderliche Midestmaß beschräkt bleibt. Seite 3

4 Motivatio 2. Festlegug der Speicherdauer vor Begi der Verarbeitug: Artikel 30 Verzeichis vo Verarbeitugstätigkeite (1)f) we möglich, die vorgesehee Friste für die Löschug der verschiedee Datekategorie Iformatiospflichte ach Artikel 13 ud 14 Artikel 13 Iformatiospflicht bei Erhebug vo persoebezogee Date bei der betroffee Perso (2) a) die Dauer, für die die persoebezogee Date gespeichert werde oder, falls dies icht möglich ist, die Kriterie für die Festlegug dieser Dauer. Seite 4

5 Motivatio Löschaforderuge der EU-DSGVO Bereits bei der Programmetwicklug müsse Friste zur Löschug persoebezogeer Date festgelegt werde. Diese Festleguge sid i die Programmbeschreibug aufzuehme ud damit dem Aweder offezulege. Die Möglichkeit eies ersatzweise Sperres aufgrud vo techische Schwierigkeite wird icht mehr geat. Seite 5

6 DIN 66398: DIN-Norm Löschkozepte Leitliie Löschkozept mit Ableitug für Löschfriste für persoebezogee Date Normugsprojekt DIN Leitliie Löschkozept gefördert durch Blacco Cetral Europe GmbH Deutsche Bah AG Secorvo Security Cosultig GmbH Toll Collect GmbH Veröffetlichug deutsche Fassug im April 2016 eglische Sprachfassug im Dezember 2017 im Beuth Verlag Seite 6

7 DIN 66398: DIN-Norm Löschkozepte Ziele der Leitliie Hilfestellug für veratwortliche Stelle effiziete Vorgehesweise für viele Orgaisatioe eifache Löschregel bereichsspezifische Übertragbarkeit vo Löschregel Seite 7

8 DIN 66398: Begriffe für die Fristableitug Bestellug Auftrag Äderuge, Aahme Lieferug, Rechug Zahlugseigag Dokumetatiosphase Gestaltug Löschprozesse aktive Verwedug fachliche Dokumetatio rechtliche Aufbewahrugsfrist Vorhaltefrist Regellöschfrist Vertragsabschlus s späteste Löschug Seite 8

9 DIN 66398: Umsetzugsvorschlag Löschklasse Stadardfriste Startzeitpukte ab Erhebug ab Ede Vorgag sofort täglich 7 Tage 6 Moate 1 Jahr 2 Jahre 6 Jahre 8 Jahre x X X X X X X X X 14 Jahre 40 Jahre? ab Ede Beziehug X X Seite 9

10 Löschkozept ach DIN Für die Erfüllug der dateschutzrechtliche Pflichte zur Löschug vo persoebezogee Date ( gesetzeskoformes Lösche ) sollte die veratwortliche Stelle dafür isbesodere festlege, welche Löschregel für welche Datebestäde gelte, wie aus de Löschregel die Umsetzug der Löschug erreicht wird, wie die Löschregel, Umsetzugsvorgabe ud durchgeführte Löschmaßahme zu dokumetiere sid ud wer für die aus dem Löschkozept etstehede Aufgabe der Umsetzug, Überprüfug ud Fortschreibug veratwortlich ist. Diese Festleguge bilde das Löschkozept der veratwortliche Stelle. Seite 10

11 Umsetzug der Leitliie Rolleerklärug der DATEV Kazlei mit DATEV-Software (Auftraggeber = Veratwortlicher) Auftragsverarbeiter Lohabrechug im Rechezetrum Software-Hersteller Service durch DATEV ud Erfassug im S&V-Tool Veratwortlicher Seite 11

12 Umsetzug der Leitliie bei DATEV Rolleerklärug Veratwortlicher à legt Zweck ud Mittel der Verarbeitug fest (Art. 4 Nr. 7, Art. 24 ff) Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8, Art. 28) à agiert ausschließlich weisugsabhägig im Auftrag des Veratwortliche Software-Hersteller à hat Dateschutz durch Techikgestaltug ud durch dateschutzfreudliche (Art. 25) Voreistelluge zu berücksichtige Seite 12

13 Umsetzug der Leitliie bei DATEV Beispiel Lohverarbeitug Veratwortlicher (VA) Auftragsverarbeiter (AV) Software- Hersteller Merkmale: veratwortlich für Eihaltug Dateschutzgesetze agiert streg weisugsgebude eu: Berücksichtigug Stad der Techik Löschpflicht: veratwortlich für Umsetzug Uterstützug, soweit vereibart eu: Produkt muss Umsetzug ermögliche Seite 13

14 Umsetzug der Leitliie bei DATEV Betriebliche Regeluge Für itere Systeme: Dokumetatio des Löschkozepts i der Verarbeitugsübersicht. Etwicklugsvorhabe: Security Guidelie: [DR-240] Löschkozept: Werde persoebezogee Date erhobe, ist ei Kozept für die Löschug der Date schriftlich festzulege. Nach Ablauf der gesetzliche Aufbewahrugsfriste sid persoebezogee Date zu lösche. Seite 14

15 Löschkozepte der DATEV-Produkte Midestaforderuge Dem Aweder muss offegelegt werde, welche persoebezogee Date gespeichert werde ud wie lage diese jeweils vorzuhalte sid. Der Aweder muss i der Lage sei, zu löschede Date mit geeigete Kriterie aufzufide, also selektiere zu köe. Die so idetifizierte Date müsse vom Aweder mit Hilfe eier Löschfuktio physisch gelöscht werde köe. Falls vo der Software im Hitergrud (für de Aweder icht offesichtlich) persoebezogee Date gespeichert werde, müsse diese ach trasparete Regel auch wieder automatisiert gelöscht werde. Seite 15

16 Löschkozepte der DATEV-Produkte Datepaket-Typ Fachliche Datepakete techische Date mit Persoebezug Es sid ausschließlich diejeige Stelle i eiem Programm vo Iteresse, a dee persoebezogee Iformatioe abgefragt ud gespeichert werde. Dabei sid diese Stelle icht eizel azugebe, soder zu sogeate Datepakete zusammezufasse. Bei der Erfassug der Löschdokumete ist für jedes dieser Datepakete ei eigeer Eitrag im SharePoit azulege ud eier der folgede Gruppe zuzuorde: fachliche Datepakete techische Date mit Persoebezug Seite 16

17 Löschkozepte der DATEV-Produkte Datepaket-Typ Fachliche Datepakete techische Date mit Persoebezug Merkmale fachlicher Datepakete: Ei fachliches Datepaket ist eie Klammer über verschiedee (persoebezogee ud weitere) Date, die dem gleiche (fachliche) Zweck diee, damit auch der gleiche Löschfrist uterliege ud vo daher als eie Eiheit behadelt werde solle. Fachliche Datepakete sid Eiheite, mit dee der Aweder arbeitet, die er also selbst alegt, verädert oder durch Programmfuktioe bewusst erzeugt. Seite 17

18 Löschkozepte der DATEV-Produkte Datepaket-Typ Fachliche Datepakete techische Date mit Persoebezug Merkmale techischer Date mit Persoebezug: Techische Date werde i. d. R. aus techische/architekturbedigte/ supportbedigte Grüde durch ei Programm agelegt. Techische Date solle die Bearbeitug durch de Aweder uterstütze, trete i. d. R. für de Aweder aber icht i Erscheiug. Techische Date sid i. d. R. automatisiert durch das Programm zu lösche. Seite 18

19 Programm Aweder Programm Austauschdateie importiere Date erfasse/ überehme/ eispiele Date bearbeite/ verwede Ergebisse erzeuge Eistelluge speicher Protokolle schreibe Metadate erzeuge Auswahlliste/Vorbeleguge bereitstelle Austauschdateie erzeuge Date/Ergebisse übermittel/ weitergebe/ bereitstelle Date/Ergebisse archiviere techische Date fachliche Datepakete techische Date Seite 19

20 Löschkozepte der DATEV-Produkte Gesetzeskoformes Lösche Löschkozept Wir als DATEV-Produktetwicklug komme de otwedige gesetzliche Aforderuge ach, idem wir u. a. dafür sorge, dass usere Aweder persoebezogee Date gesetzeskoform lösche köe. Dies bedeutet isbesodere, dass wir: i usere Aweduge die otwedige techische Voraussetzuge schaffe, um gesetzeskoformes Lösche zu ermögliche. usere Aweder uterstütze, die erforderliche Löschkozepte vorzuhalte ud umzusetze. Seite 20

21 Dokumetatio eies Löschkozepts i eier Kazlei Bestadteil der DSGVO ist auch die Verpflichtug, ei Löschkozept für persoebezogee Date vorliege zu habe. Dieses Löschkozept ka also auch Aufahme i die AGB der Kazlei fide. Ihalt: Wer löscht wa welche Date i der Kazlei? Relevat auch: Welche Date werde icht gelöscht? Warum? Umgag mit Afrage vo Madate bzw. der Korrektur vo Date. Hiermit köe Afrage vo Madate bereits im Vorfeld geklärt werde. Seite 21

22 Übersicht der Dokumetatioe Dateschutz- Steckbriefe der Programme Beispiel: Reisekoste Beispiel: Rechugswese Basisiformatioe zur DSGVO Dok.-Nr veröffetlicht, fertig veröffetlicht, och i Bearbeitug icht veröffetlicht, i Bearbeitug Erläuteruge zum Dateschutz- Steckbrief Leitfade So mache Sie sich fit für die DSGVO. Eistiegsdokumet für de Veratwortliche im Sie der DSGVO bei der Nutzug vo DATEV-Produkte Dok.-Nr Steckbrief-Selektor Führug eies Verzeichisses vo Verarbeitugstätigkeite (Art. 30 DSGVO) Dok.-Nr Iformatiospflicht (Art. 13 ud 14 DSGVO) Dok.-Nr Lösche gem. Löschkozept (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) Dok.-Nr Auskuftsrecht (Art. 15 DSGVO) Dok.-Nr Recht auf Berichtigug (Art. 16 DSGVO) Dok.-Nr Recht auf Löschug (Art. 17 DSGVO) Dok.-Nr Recht auf Eischräkug der Verarbeitug (Art. 18 DSGVO) Dok.-Nr Recht auf Dateübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) Dok.-Nr DaGobert TP5 [VK1] Seite 22

23 Frage? Seite 23

24 , alle Rechte vorbehalte