Hier Position für Kanzleilogo. GoBD. Wesentliche Änderungen durch Einführung der GoBD und Umsetzungsempfehlungen von DATEV

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1 Hier Positio für Kazleilogo GoBD Wesetliche Äderuge durch Eiführug der GoBD ud Umsetzugsempfehluge vo DATEV

2 Wesetliche Äderuge ud Schwerpukte der GoBD Hier Positio für Kazleilogo Allgemeies Die Regeluge gelte sowohl für die doppelte Buchführug wie auch explizit für sostige Aufzeichuge steuerrelevater Date (isbesodere z. B. Eiahmeüberschussrechug gemäß 4 Abs. 3 EStG). Sie umfasse auch die Vor- ud Nebesysteme der Buchführug bzw. Aufzeichuge. zeitgerechte Erfassug vo Uveräderbarkeit vo Buchuge ud Aufbewahrugspflicht vo Grud(buch)- Aufzeichuge elektroische Belege, Date aus aufzeichuge Grudsätzlich gelte Aufzeichuge mit Vorsysteme ud Stammdate Erfassug vo ubare Beleg-charakter oder i Grudbücher Im Uterehme etstadee oder Geschäftsvorfälle ierhalb (Eigags- dort i digitaler Form eigegagee vo zeh Tage als ud Ausgagsbücher) mit dem Zeitpukt der aufzeichugs-/aufbewahrugspflichtige Date, Datesätze ud Orietierug Erfassug (erstmalige Aufzeichug, die icht (ist ubedeklich). zwiged IT-gestützt erfolgt) als elektroische Dokumete sid Acht-Tages-Orietierug bei uveräderbar. uverädert aufzubewahre ud der Erfassug vo Das gilt auch für Vorsysteme (Material- ud dürfe icht vor Ablauf der Aufbewahrugsfrist gelöscht werde. Kotokorret-beziehuge. Warewirtschaft, Lohabrechug, Fuktio der Grud(buch)aufzeichug (Erfassug) ka Zeiterfassug). Sie müsse für Zwecke des maschielle Datezugriffs durch die Die buchugstechische Erfassug uter auf Dauer auch durch eie Eisatz eies IT-Systems ud dere Fiaz-verwaltug vorgehalte geordete Belegablage erfüllt Uveräderbarkeit (Festschreibug) werde. werde, die die Erfassug im uterliegt erstmals kokrete Friste, die sich Das gilt icht ur für Date der Sie der erste beide am Termi der USt-Vorameldug orietiere. Fiaz-buchführug, soder auch Pukte eischließt. Bestimmte Formate (Microsoft Office) ud für alle Eizelaufzeichuge ud Aufbe-wahrugsforme (Dateisystem) erfülle Stammdate mit steuerlicher ohe weitere Maßahme icht die Ordugsmäßigkeitsaforderuge. Nebesysteme der Relevaz aus de Vor- ud Stammdate mit Eifluss auf Buchuge oder Fiazbuchführug. IT-gestützte Aufzeichuge müsse Nähere Iformatioe fide Sie uter achvollziehbar sei sowie (z. B. i durch der Ifo-Datebak, Dok.-Nr Historisierug, Protokollierug, Verfahresdokumetatio). Sostiges Kokretisierte Aforderuge a de Umfag ud die Felder vo Grud- (buch)aufzeichuge ud Buchugssätze sid zu erfülle. 2

3 3 Prüfug der Betroffeheit ud des grudsätzliche Hadlugsbedarfs Hier Positio für Kazleilogo Welche Systeme sollte i die Überprüfug eies evtl. Hadlugsbedarfs eibezoge werde? Haupt(buchführugs)system mit Vor- ud Nebesysteme, z. B. explizit Alagebuchführug, Lohbuchführug, Kassesystem, Warewirtschaftssystem, Zahlugsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektroische Waage, Materialwirtschaft, Fakturierug, Zeiterfassug, Archivsystem, Dokumete-Maagemet-System eischließlich der Schittstelle zwische de Systeme. Zur grobe Orietierug: Sofer Belege (Date mit Belegfuktio) afalle, die eizel oder i Summe Niederschlag i der Buchführug fide, ka vo eier Aufbewahrugspflicht ud der Notwedigkeit der GoBD-Beachtug für dieses System ausgegage werde. Welche Date sid buchführugsoder aufzeichugspflichtig ud gehöre somit zu de steuerrelevate Date? Außersteuerliche ud steuerliche Aufzeichuge, Bücher ud Uterlage zu Geschäftsvorfälle sowie alle Uterlage, die als Belege bzw. Dokumetatio der Geschäftsvorfälle ud zum Verstädis ud zur Überprüfug der Besteuerug im Eizelfall vo Bedeutug sid. Dazu gehöre als grobe Orietierug midestes: Date zu Geschäftsvorfälle, die als Betriebsausgabe oder als Betriebseiahme gebucht werde oder sich i sostiger Weise auf die Höhe des steuerliche Gewis auswirke (z. B. Abschreibuge, Eilage ud Etahme). Beispiele: Eigags-/Ausgagsrechuge, Aufzeichuge über Wareeigäge/-ausgäge, Berechuge für die Bewertug vo Wirtschaftsgüter ud Passiva (z. B. Kostestelle diee zur Berechug vo Rückstelluge oder als Grudlage für die Bemessug vo Verrechugspreise), Stammdate (Überleitugs-/Verdichtugstabelle, AfA-Regel). Sid auch Steuerpflichtige betroffe, die icht buchführugspflichtig sid? Ja, auch ei Eiahmeüberschussrecher mit Aufzeichugspflichte ist betroffe, selbst we er kei System der doppelte Buchführug utzt.

4 4 Belegablage Hier Positio für Kazleilogo Ka ei periodischer Beleg-/ Dateaustausch (moatlich, vierteljährlich, jährlich) zwische Madat ud Kazlei weiterhi aufrecht erhalte werde? Ja. I de GoBD werde zwar Friste zur Belegsicherug/ -erfassug (10-Tage-Orietierug) ud Erfassug vo Kotokorretbeziehuge (8-Tage-Orietierug) geat. Deoch ka ei periodischer Beleg-/Dateaustausch zwische Madat ud Kazlei beibehalte werde. De Erfasse im Sie der GoBD bedeutet i diesem Zusammehag icht zwiged scho die IT-gestützte Erfassug, sofer zumidest eie geordete Belegablage, erfüllt werde ka (siehe auch Folgefrage). Welche Pukte sid bei der Belegsicherug ud -ordug wichtig? Die Belege solle bie 10 Tage erfasst werde. Erfasse bedeutet i diesem Zusammehag: Belegidetifikatio, -sichtug, -sicherug ud geordete Ablage, die auch z. B. i eiem Order oder i DATEV Uterehme olie vorgeomme werde ka. Außerdem sehe die GoBD vor, dass Ware- ud Kosterechuge, die icht bie 8 Tage begliche werde (Orietierugswert), mit ihrer Kotokorretbeziehug (also kreditorisch) zu erfasse sid. Auch hier gelte die obige Aussage aalog. Bei der Aufzeichug vo bare Geschäftsvorfälle (Kassebuch) gilt weiterhi die tagesaktuelle Aufzeichugspflicht. Eie IT-techische Erfassug (z. B. i DATEV (Kazlei-)Rechugswese pro) ka, we eie geordete Belegablage vorliegt, auch zu eiem spätere Zeitpukt erfolge. Der Prozess sollte klar geregelt ud dokumetiert sei (z. B. wie wird die Vollstädigkeit der Belege sichergestellt; wie ist das Ordugssystem; gibt es eie Verfahresdokumetatio).

5 5 Festschreibe Buchuge Hier Positio für Kazleilogo Was ist bei der Festschreibug zu beachte? Bis wa muss diese erfolge? Währed erfasste Belege ud Grud(buch)aufzeichuge umittelbar ach eier IT-gestützte Erfassug gege Uveräderbarkeit geschützt werde müsse, bleibt eie Vor- oder Stapelerfassug vo Buchuge, die eie Kotrolle, ggf. Korrektur ud Autorisierug (= Festschreibug der Buchuge) durch die dafür vorgesehee Perso (z. B. i der Kazlei) erfährt, weiterhi zulässig. Die sogeate Festschreibug vo (vor)erfasste Buchugssätze hat bis zum Ablauf des Folgemoats zu erfolge, das heißt im Regelfall bis spätestes zur Umsatzsteuervorameldug. Ab der Festschreibug sid alle Äderuge lückelos achvollziehbar zu gestalte.

6 6 Belegfuktio: Aspekte der Formatwahl ud Aufbewahrug vo elektroische Belege bzw. Date I Hier Positio für Kazleilogo Worauf ist bei Belege ud sostige Uterlage zu achte, die i elektroischer Form i das Uterehme eigehe? Diese sid uverädert aufzubewahre ud für eie maschielle Datezugriff im Fall der Außeprüfug vorzuhalte. Beispiele für Eigagsarte: per , per Dowload, per USB-Stick. Das gilt auch, we die Date aschließed uverädert i ei IT-System importiert werde oder vor der weitere Verwedug i adere Formate (z. B. Ihouse-Format ) oder Strukture kovertiert werde. Wie ist mit Dateie zu verfahre, die ierhalb eies Uterehmes a der Schittstelle zwische icht itegrierte Systeme verwedet werde, z. B. für de Export ud Import vo eiem Nicht-DATEV-Programm i ei DATEV-Programm zur weitere Verarbeitug? Sofer das sog. Vorsystem alle Aforderuge der GoBD erfüllt ud die Schittstelledate jederzeit reproduzierbar sid oder vom System uveräderbar dokumetiert bzw. protokolliert wurde, müsse die Ex- bzw. Import-Dateie icht zusätzlich aufbewahrt werde. Ist dies icht der Fall, sollte die Importdatei aufbewahrt ud für de maschi-elle Datezugriff im Falle eier Außeprüfug vorgehalte werde. Empfehlug, falls darüber Usicherheit besteht: Aufbewahrug aller derartiger Dateie.

7 7 Belegfuktio: Aspekte der Formatwahl ud Aufbewahrug vo elektroische Belege bzw. Date II Hier Positio für Kazleilogo Köe Office-Formate weiterhi verwedet werde ud welche Formate sid ggf. besser geeiget? Office-Formate (z. B. DATEV Kasse- ud Wareerfassug für Office) köe grudsätzlich auch weiterhi verwedet werde, auch we sie Belegfuktio erfülle. Sofer jedoch keie Aufbewahrugs- bzw. Archivsysteme zum Eisatz komme (z. B. DMS), sollte ergäzede Maßahme getroffe werde, z. B. eie Kombiatio aus regelmäßige Sicheruge, Zugriffsschutz auf die Ablageorte auf dem Recher, Schreibschutzmaßahme ud Verfahresdokumetatio mit Erläuterug der Maßahme. Auch die Umwadlug ud ergäzede Aufbewahrug mit Datum der Umwadlug i weiger leicht äderbare Formate (z. B. PDF) ka die Beweiskraft erhöhe. Köe Belege ud sostige Aufzeichuge i elektroischer Form auch weiterhi auf Dateisystemebee (z. B. Datepfade im Widows- Dateisystem) abgelegt ud aufbewahrt werde? Grudsätzlich ja. Hierbei sollte da allerdigs ergäzede Maßahme zum Zugriffsschutz der Date ud zu ihrer Uveräderbarkeit ergriffe ud dokumetiert werde (siehe hierzu obige Frage). Bei größerem Belegvolume sollte geprüft werde, ob ei Archivsystem zweckmäßig ist (z. B. DATEV Uterehme olie, DATEV DMS).

8 8 Ausblick auf GoBD-bedigte Programmapassuge durch DATEV ab 2016 Hier Positio für Kazleilogo Allgemeies Wie werde die GoBD bei der Festschreibug im Kotext der UStVA iterpretiert? Aus de GoBD wird keie primär zeitliche Moatsregel, soder eie zweckorietierte Auslegug ( Nachweis, Nachvollziehbarkeit) mit Orietierug am Zeitpukt der Weitergabe der UStVA a Dritte als spätestem Festschreibugszeitpukt gefolgert. Der Aweder steuert weiterhi eigeveratwortlich die Zeitähe der Festschreibug. Was folgt daraus für die bisherige Logik der Festschreibug? Astelle der bisherige Hiweismeldug bei der Übermittlug der UStVA wird zuküftig grudsätzlich programmseitig eie Festschreibug aller Buchugsstapel gefordert, die zeitlich bis eischließlich zum UStVA-Zeitraum reiche. Ka die eue Logik i Ausahmefälle aufgehobe werde? Ja, die Festschreibugspflicht ka für eie Madate durch eie berechtigte Mitarbeiter aufgehobe werde. Dies wird systemseitig dokumetiert. Ab wa greift die eue Logik? Die eue Logik greift programmseitig für alle Buchugsjahre ab dem Ei Eigriff i uterjährig laufede Buchführuge erfolgt icht, weil dies icht als zumutbar agesehe wird. Deoch werde eie frühzeitige Vorbereitug ud die agemessee Orgaisatio des Festschreibugsverhaltes bei erfasste Buchugssätze empfohle. Werde Eiahmeüberschussrecher aalog behadelt? Ja.

9 9 Ausblick auf GoBD-bedigte Programmapassuge durch DATEV ab 2016 Hier Positio für Kazleilogo DATEV Rechugsweseprogramme Was sid die wesetliche Äderuge der Festschreibug im Zuge der Übermittlug eier UStVA? Spätestes im Zuge der Übermittlug der UStVA fordert das Programm eie Festschreibug aller Buchuge eies Buchugsstapels der jeweilige Periode (z. B. moatlich, quartalsweise) für das Wirtschaftsjahr. Diese Festschreibugspflicht ka durch berechtigte Aweder für eie Madate aufgehobe werde, dies wird systemseitig dokumetiert. Die Iformatio, ob die Buchuge eies Stapels festgeschriebe sid oder icht, wird bei eiem Im-/Export im DATEV- sowie im ASCII-Format mitgeführt. Für Soderfälle besteht die Möglichkeit ebefalls systemseitig dokumetiert die Festschreibekeug beim Import durch eie berechtigte Aweder aufzuhebe. Welche Buchuge bzw. Buchugsstapel sid vo der eue Logik ausgeomme? Wird eie Kezeichug, ob der Stapel festschriebe wurde, im Zuge der Übermittlug der UStVA a die Fiazverwaltug vom Programm mitgegebe. Vo der Festschreibugspflicht ausgeomme sid Stapel, die ur OPOS-EB-Werte oder AHK-Werte ethalte sowie kalkulatorische Buchuge, sofer sie i eiem gesoderte, dafür vorgesehee Bereich ( eigee Buchugsstapel) geführt werde. Nei.

10 10 Ausblick auf GoBD-bedigte Programmapassuge durch DATEV ab 2016 Hier Positio für Kazleilogo DATEV Rechugsweseprogramme Wird auch bei Übermittlug über das Telemodul eie vorherige Festschreibug gefordert? Ja, auch bei Weitergabe der Date zur Übermittlug über das Telemodul gilt dieselbe, obe beschriebee Logik. Durch die eue Logik werde häufiger Storo-/Geeralumkehrbuchuge etstehe. Köe diese ausgebledet werde? Ja. Um bei vermehrte Geeralumkehrbuchuge trotzdem die Übersichtlichkeit vo Auswertuge zu gewährleiste, wird die Möglichkeit geschaffe, i ausgewählte Auswertuge die vorgeommee Geeralumkehrbuchuge auszublede. Gibt es eie programmseitige Festschreibugspflicht vo erfasste Buchugssätze für Madate ohe UStVA? Nei. Abhägig vom Zeitpukt ud vom Zyklus der Buchugssatzerfassug steuert der Aweder weiterhi eigeveratwortlich die Zeitähe der Festschreibug durch orgaisatorische Maßahme. Zwar köe die Aforderuge a die Grud(buch)aufzeichuge auch dauerhaft durch eie geordete Belegablage (siehe obe) erfüllt werde. Sobald aber eie IT-gestützte Erfassug der Buchugssätze i (Kazlei-)Rechugswese erfolgt ist, ist die Orietierugsfrist ( bis zum Ablauf des Folgemoats ) für de späteste Festschreibugszeitpukt zu beachte.

11 11 Iformatioe zu de wesetliche Äderuge durch die GoBD Hier Positio für Kazleilogo für Madate, die Belege a die Kazlei zuliefer oder Belege vorerfasse Wer ist betroffe vo de GoBD? Die Regeluge gelte sowohl für die doppelte Buchführug wie auch explizit für die sostige Aufzeichuge steuerrelevater Date, das heißt sie gelte uabhägig davo, ob die Eiahme aus Haupt- oder Nebeerwerbe wie z. B. eier Photovoltaikalage erzielt werde. Was ädert sich für Sie durch die GoBD? Die GoBD forder eie geordete Belegablage für ubare Geschäftsvorfälle bie 10 Tage ach Belegeigag bzw. Eitritt des Geschäftsvorfalls, z. B. i eiem Papier-Order mit eiem etsprechede Ordugssystem. i DATEV Uterehme olie. Ware- ud Kosterechuge, die icht bie 8 Tage begliche werde (Orietierugswert), solle mit ihrer Kotokorretbeziehug (also kreditorisch) erfasst werde. Bei der Aufzeichug vo bare Geschäftsvorfälle (Kassebuch) gilt weiterhi die tagesaktuelle Aufzeichugspflicht. Um die Beachtug der Ordugsmäßigkeitsaforderuge achweise zu köe, ist i alle Fälle eie kurze Verfahresbeschreibug zu empfehle. Die Aufbewahrugspflichte bleibe uverädert, sollte jedoch wege zahlreicher Klarstelluge vom Umfag her überprüft werde. Wir berate Sie gere zu Details.

12 Iformatioe zu de wesetliche Äderuge durch die GoBD Hier Positio für Kazleilogo für Madate, die Geschäftsvorfälle i eiem Rechugsweseprogramm vorerfasse Wer ist betroffe vo de GoBD? Die Regeluge gelte sowohl für die doppelte Buchführug wie auch explizit für die sostige Aufzeichuge steuerrelevater Date. Was ädert sich für Sie durch die GoBD? Die GoBD forder eie geordete Belegablage für ubare Geschäftsvorfälle bie 10 Tage ach Belegeigag bzw. Eitritt des Geschäftsvorfalls, z. B. i eiem Papier-Order mit eiem etsprechede Ordugssystem. i DATEV Uterehme olie. Ware- ud Kosterechuge, die icht bie 8 Tage begliche werde (Orietierugswert), solle mit ihrer Kotokorretbeziehug (also kreditorisch) erfasst werde. Bei der Aufzeichug vo bare Geschäftsvorfälle (Kassebuch) gilt weiterhi die tagesaktuelle Aufzeichugspflicht. Bitte schreibe Sie die Buchugsstapel, die sie us für die Erstellug eier moatliche Umsatzsteuervorameldug zukomme lasse, icht fest, soder übergebe Sie us diese ohe Festschreibug. Um die Beachtug der Ordugsmäßigkeitsaforderuge achweise zu köe, ist i alle Fälle eie kurze Verfahresbeschreibug zu empfehle. Die Aufbewahrugspflichte bleibe uverädert, sollte jedoch wege zahlreicher Klarstelluge vom Umfag her überprüft werde. Wir berate Sie gere zu Details. 12

13 Iformatioe zu de wesetliche Äderuge durch die GoBD Hier Positio für Kazleilogo für Madate, die selbst buche Wer ist betroffe vo de GoBD? Die Regeluge gelte sowohl für die doppelte Buchführug wie auch explizit für die sostige Aufzeichuge steuerrelevater Date. Was ädert sich für Sie durch die GoBD? Die GoBD forder eie geordete Belegablage für ubare Geschäftsvorfälle bie 10 Tage ach Belegeigag bzw. Eitritt des Geschäftsvorfalls, z. B. i eiem Papier-Order mit eiem etsprechede Ordugssystem i DATEV Uterehme olie Ware- ud Kosterechuge, die icht bie 8 Tage begliche werde (Orietierugswert), solle mit ihrer Kotokorretbeziehug (also kreditorisch) erfasst werde. Bei der Aufzeichug vo bare Geschäftsvorfälle (Kassebuch) gilt weiterhi die tagesaktuelle Aufzeichugspflicht. Bitte beachte Sie die kokretisierte Aforderuge a eie zeitahe Festschreibug der erfasste Buchugssätze ( bis zum Ablauf des Folgemoats ). Das bedeutet für die praktische Hadhabug eie Festschreibug spätestes im Zuge eier moatliche UStVA. Um die Beachtug der Ordugsmäßigkeitsaforderuge achweise zu köe, ist i alle Fälle eie kurze Verfahresbeschreibug zu empfehle. Die Aufbewahrugspflichte bleibe uverädert, sollte jedoch wege zahlreicher Klarstelluge vom Umfag her überprüft werde. Es empfiehlt sich eie Klärug mit de etsprechede Abieter vo Vor-/Nebesysteme (z. B. Warewirtschaft), ob mit diese Systeme ei GoBDkoformes Arbeite möglich ist ud we ja, wie. Wir berate Sie gere zu Details. 13

14 14 Hier Positio für Kazleilogo Habe Sie och Frage? Meie Mitarbeiter ud ich stehe Ihe gere zur Verfügug. Wir uterstütze Sie gere!

15 15 Hier Positio für Kazleilogo Hier Positio für Kazleilogo