Ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem für Kyocera Mita Case study. wesavetime.

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1 Rechnungseingangsverarbeitung leicht gemacht Ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem für Kyocera Mita Case study wesavetime.

2 01 Der Kunde Für westliche Ohren klingt die Management- Philosophie des Kyocera-Konzerns ungewöhnlich: Harmonisches Zusammenleben mit Natur und Gesellschaft. Trotzdem oder vielleicht deswegen entwickelte sich das Unternehmen in den mehr als 40 Jahren seines Bestehens zu einem Global Player. KYOCERA MITA Corporation Führender Anbieter von wirtschaftlichen Outputlösungen Die Kyocera Mita Corporation ist einer der weltweit führenden Anbieter von wirtschaftlichen Outputlösungen. Die Produktpalette umfasst ECOLaser-Drucker und digitale Kopier- und Multifunktionssysteme sowie effiziente Lösungen im Outputmanagement für professionelle Ansprüche. Durch das einzigartige ECOSYS-Konzept ermöglicht Kyocera Mita bei allen Produkten wirtschaftlichste Seitenpreise und niedrigste Total Cost of Ownership (TCO), die tatsächlichen Kosten über die Gerätelaufzeit. Um die Kernkompetenzen in Druck- und Kopie zu bündeln, fusionierte das bisher auf Drucker spezialisierte Unternehmen Kyocera im Januar 2000 mit dem Kopiererhersteller Mita. Entwicklung und Know-how aus beiden Sparten wurden in kürzester Zeit erfolgreich zusammengeführt. Daraus resultieren vielfältige Synergien im Drucker- und Kopiererbereich, da das neue Unternehmen sowohl das komplette Kopierer Know-how von Mita als auch die Controller-Technologie und Netzwerkkompetenz von Kyocera integrierte. Die komplette Produktpalette basiert auf einer einheitlichen Systemplattform. Alle Geräte integrieren den gleichen Controller, sind über einen einheitlichen Treiber anzusteuern und zu verwalten. Auch die Zubehörpalette Finisher, Sorter, Papierkassetten und Barcode Scanner ist identisch und kann innerhalb der Produktfamilien Geräte unabhängig genutzt werden. Kyocera Mita ist daher weltweit das einzige Unternehmen, das eine komplette Produktpalette und Systemtechnologie für den gesamten Outputbereich anbieten kann. Kyocera Mita Mitarbeiter: Weltweit ca Mitarbeiter am Standort Meerbusch: ca. 300 Hauptsitz: Osaka/Japan Produktion des Großteils aller Kyocera Mita Geräte: Seit 2002 in Shilong, Südchina Vertrieb und Marketing für den deutschen Markt sowie Sitz des European Marketing Centers, EMC ist Meerbusch... Kyocera Mita Deutschland GmbH Otto-Hahn-Str. 12 D Meerbusch Telefon: Telefax: Internet:

3 02 Die Situation Eingangsrechnungen gehören für alle Unternehmen zu den großen Herausforderungen. Pro Tag erhält Kyocera Mita über 50 Rechnungen, die zentral zeit- und arbeitsintensiv manuell erfasst, geprüft und gebucht wurden. Ziel der Kyocera Mita war es daher, diesen Arbeitsprozess zu beschleunigen und lange Durchlaufzeiten sowie mangelnde Transparenz zu vermeiden. Ein elektronisches Archivsystem muss her! Die Anforderungen an das einzuführende DMS-System waren seitens der Kyocera Mita klar definiert: Prozessoptimierung: Signifikanter Gewinn an Prozessgeschwindigkeit, Kontrolle, Qualität und Transparenz Revisionssichere und gesetzeskonforme Archivierung Einheitliche Ablagestruktur: Keine Mehrfach- und/oder Falschablagen Durchgängigkeit der Rechnungsbearbeitung Minimierung der Durchlaufzeiten Einfache Benutzerführung/Schnelle Recherche Druck- und Kopierkostenreduzierung durch Papiervermeidung Langwierige Geschäftsprozesse mit sperrigen Aktenordnern kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten. Das weiß man auch beim führenden Hersteller von hochwertigen Laserdruckern und digitalen Kopiergeräten Kyocera Mita und so sollte es bald heißen: Aktenordner adé! Ausgangslage/Motivation Lange Durchlaufzeiten Hohe Transport-, Liege- und Suchzeiten Mehrfach-, Falschablage Mangelhafte Transparenz... Projektziele Kürzere Antwortzeiten im Dialogbetrieb Reduzierung der Kosten für Administration Einheitliche Ablagestruktur Einhaltung von Compliance-Richtlinien Produktivitätssteigerung

4 03 Die Lösung Den Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung effizient, flexibel und transparent zu gestalten das war das Ziel der Kyocera Mita. Um die Prozessoptimierung auf den Weg zu bringen, entschied man sich für den Einsatz der marktführenden Dokumenten-Management-Lösungen aus dem Hause EASY SOFTWARE AG. Letztlich überzeugte das gute Preis-Leistungsverhältnis. Die einfach-richtige Lösung: EASY! Eingeführt wurde nicht nur ein elektronisches Archiv, sondern ein komplettes INVOICE-Szenario. Die Gesamtlösung zur automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung in SAP setzt sich aus den Komponenten EASY CAPTURE, EASY xtract (OCR Erkennung), EASY for mysap Level 1, EASY for mysap icenter, EASY DOCUMENTS & EASY ENTERPRISE.x zusammen. Wie funktioniert s? Heute werden die Rechnungen mit einem Kyocera- Multifunktionsgerät eingescannt und an einem zentralen Capture-Arbeitsplatz in der Buchhaltung erfasst. Nach dem Scannen wird aus den gewonnenen OCR-Daten der Extraktion ein Datensatz (enthält buchungsrelevante Informationen) im SAP-iCENTER erzeugt. Bedingt durch die volle SAP-Integration werden alle Eingangsrechnungen, mit und ohne Bestellbezug verarbeitet und anschließend wird ein Workflow in DOCUMENTS gestartet. Dieser Workflow dient der Freigabe der Rechnung und zum Vervollständigen der buchungsrelevanten Informationen. Nach den einzelnen Prüfungsschritten und der abschließenden. Freigabe der Rechnung, wird diese im icenter gebucht. Der Vorteil unserer Lösung liegt auf der Hand: Papierdokumente gelangen erst gar nicht an die einzelnen Arbeitsplätze, sondern werden nach dem Scannen nur noch elektronisch bearbeitet. Zudem liegen die Schriftstücke zentral gespeichert in einem Archiv vor, so dass niemand nach einer Rechnung suchen muss. Installierte Basis EASY CAPTURE EASY xtract (OCR Erkennung) EASY for mysap Level 1 EASY for mysap icenter EASY DOCUMENTS EASY ENTERPRISE.x Windows 2003, MS SQL 2005 Dell Power Edge Intel Xeon / Plasmon / UDO Archive Appliance (AA32) Produktivsetzung: 04/ Mengengerüst 2 EE.x Server (Prod + Test), 1 CAPTURE-Client, ca. 250 Recherche-Clients 2 Archive (Ablage SAP icenter + WF Ablage mit allen RE-Dok.) / ca. 50 Rechnungen pro Tag

5 04 Das Fazit Kyocera Mita nutzt das hohe Einsparpotenzial bei der Bearbeitung und Verwaltung von Rechnungen durch die automatische Verarbeitung und Verbuchung ihrer Eingangsrechnungen. Die Rechnungsdaten werden nun elektronisch erfasst. Die standardisierte Übergabe an ein Workflowoder Buchhaltungssystem zur Freigabe oder Weiterverarbeitung sorgt für einen durchgehenden elektronischen Genehmigungsprozess. Die anschließende Archivierung garantiert eine unveränderbare, rechts- und revisionssichere Dokumentenablage. Der wesentliche Vorteil der Umstellung von manueller auf automatisierter Rechnungseingangsverarbeitung ist vor allem die signifikante Kostensenkung innerhalb kürzester Zeit. Durch die Entscheidung für die EASY sind die Fehlerquote und Laufzeit von Rechnungen stark gesunken. Besonderheiten der Installation LDAP-Anbindung Automatischer Import von Dokumenten über den EE.x Importserver Teilautomatisierte Rechnungsverteilung an die Fachabteilungen Erfüllung der anvisierten Anforderungen Die EASY-Leistungsmerkmale Text- und Bilderkennung haben den Kunden am meisten überzeugt. Hier liefert das Zusammenspiel der Extraktion und der Kyocera Mita Multifunktionsgeräte eine 95%ige Texterkennung. Die Betreuung durch EASY (Service & Support) erhält von Kyocera Mita ebenfalls Bestnoten: Kleine Startschwierigkeiten bei der Installation und Einrichtung des icenters wurden unseren Bedürfnissen entsprechend unmittelbar behoben. Letztlich wurden alle vorher definierten Ziele von der EASY umgesetzt, so Anna Solarski, Projektleiterin bei der Kyocera Mita. Auch nach Abschluss des Projekts zeichnete sich die Betreuung durch schnelle Reaktionszeit und Hilfestellung aus. Ein weiteres Indiz für die gute Zusammenarbeit ist der Ausbau des Archivs, der bereits stattgefunden hat. So werden auch weitere Groß- und Kleinprojekte in naher Zukunft mit der EASY SOFTWARE AG realisiert: Aufgrund der guten Erfahrungen wird derzeit der Einsatz der EASY SOFTWARE auch an unseren Standorten in Holland und Österreich evaluiert. Wir freuen uns, mit der EASY hier einen erfahrenen und kompetenten Partner an unserer Seite zu haben. Papierberge gehören für die Kyocera Mita nun endgültig der Vergangenheit an.... Vorteile der Software Vollständigkeit Richtigkeit Aktualität Transparenz Revisionsfähigkeit

6 Fakten in 60 Sekunden Case study: Rechnungseingangsverarbeitung leicht gemacht Der Kunde KYOCERA MITA beschäftigt weltweit Mitarbeiter KYOCERA MITA ist eine 100%ige Tochtergesellschaft der japanischen KYOCERA Corporation. KYOCERA Konzern: Umsatz: 8,7 Mrd. Euro, Mitarbeiter: Die Situation Lange Durchlaufzeiten Mangelhafte Transparenz Die Lösung Eingangsrechnungsverarbeitung und Genehmigungsworkflow Archivierung von SAP-Belegen Fazit Revisionssichere Archivierung Effizienz, Flexibilität und Transparenz des Rechnungseingangsprozesses Eingesetzte Software Anschrift Easy Software AG Am Hauptbahnhof 4 D Mülheim an der Ruhr Telefon: Telefax: info@easy.de Internet: Ansprechpartner Frank Schoeneberg Am Hauptbahnhof 4 D Mülheim an der Ruhr Telefon: Telefax: frank.schoeneberg@easy.de Internet: Kunde Kyocera Mita Deutschland GmbH Otto-Hahn-Str. 12 D Meerbusch Telefon: Telefax: info-easy@kyoceramita.de Internet: