Kurzer Prozess dank IMS

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1 Kurzer Prozess dank IMS Integriertes Managementsystem September 2013 Referent: Hannes Holm Seite 0 Datum Präsentationsthema

2 DMK stellt sich vor Seite

3 DMK auf einen Blick 4,4 Mrd. Umsatz Mitarbeiter 24 Standorte in 8 Bundesländern Sitz der Gesellschaft: Zeven Sitz der Geschäftsführung: Everswinkel 6,6 Mrd. kg verarbeitete Milch Rund aktive Milcherzeuger Seite

4 Geschäftsführung/ Management Team DMK Sprecher der Geschäftsführung Dr. Josef Schwaiger Personal Ines Krummacker Finanzen/ Administration Produktion/Logistik Marketing/Vertrieb Landwirtschaft/ Rohstoff Ingredients/ ZQM/ F&E Volkmar Taucher Dr. Dirk Gloy Michael Feller Sönke Voss Ingo Müller Seite

5 Das breite DMK-Produktportfolio erfüllt höchste Kundenanforderungen Mopro Käse Ingredients Babynahrung/ Diätetik Eiskrem Gesundheitsprodukte Konsummilch (H-Milch, Frischmilch) Sahne, Sahneerzeugnisse Sauermilcherzeugnisse/ Joghurts Frische & haltbare Desserts Schnittkäse (Folie, Natur, Laibe), Käsescheiben, Käseportionen Reibe- und Stiftelkäse Mascarpone Milch- und Molkenpulver Konzentrate Halbfertigprodukte Special Ingredients Säuglingsnahrung Sondennahrung Spezialprodukte Desserterzeugnisse Tee Glaskost Getränke Waffeltüten Stieleis, Softeis Eiskrem in Schalen und Bechern Desserts, Torten und Riegel Sandwiches Traubenzuckerprodukte Functional Food Nahrungsergänzungsmittel Novel Foods Butter Seite

6 DMK ist langfristig stabiler Partner national und international Rohstoffeinsatz nach Produktgruppen Inlands- und Auslandsumsatz* *Deutsches Milchkontor eg Konzern Seite

7 Bereits heute exportiert DMK in über 100 Länder der Welt Seite

8 DMK garantiert höchste Qualität und Sicherheit vom Erzeuger bis ins Kühlregal Laufende Überprüfung der landwirtschaftlichen Betriebe unserer Muttergesellschaften DMK-Qualitätsmanagementsystem entsprechend den Regularien führender Branchenzertifizierungen (IFS/BRC) Seite

9 Integrierte Managementsysteme 1 Unsere Zielstellung 2 Die Idee 3 Die Umsetzung 4 Das Fazit Seite 8

10 1 Unsere Zielsetzung Das DMK fusionierte in 2011 aus zwei gleich großen Unternehmen - NORDMILCH AG - Humana Milchindustrie GmbH Resultierende Herausforderung - Alle Prozesse waren doppelt vorhanden. - Alle Positionen waren doppelt vorhanden. - Alle Managementsysteme waren doppelt vorhanden. Zielstellung 1: Zusammenführung zweier gleichberechtigter Fusionspartner Seite 9

11 1 Unsere Zielsetzung Das DMK als Lebensmittelproduzent unterliegt vielen Normen, gesetzlichen Anforderungen und Kundenvorschriften. Daraus resultieren diverse Managementsysteme: - Qualität - Umwelt - Energie - Arbeitssicherheit - Krisen - Risiko - Projekt - CSR (Corporate Social Responsibility) - Datensicherheit Seite 10

12 1 Unsere Zielsetzung Zielstellung 2: Zusammenführung aller Managementsysteme zu einem System! Warum? 1. Identische Prozesse wie z.b. Auditmanagement, KVP, Kostensenkung durch Verschlankung der Systeme 2. Ähnliche Aufgaben wie z.b. Durchführung von Audits Kostensenkung durch Aufwandsverringerung 3. IT Systemlandschaft verringern Ähnliche Aufgaben können mit gleichen Lösungen bearbeitet werden 4. Transparenz durch Einheitlichkeit und Schnittstellen erhöhen Ein zentrales System erhöht die Verständlichkeit für alle Beteiligten Seite 11

13 1 Unsere Zielsetzung Zielstellung 3: Gesamtsystem soll Benchmark für die Milchwirtschaft und darüber hinaus werden. Wie? 1. Alle reden von integrierten Managementsystemen Das DMK hat alle Managementsysteme integriert! 2. Ganzheitlich und vollständiges System Alle erfolgsrelevanten Prozesse sind dokumentiert und werden stetig weiterentwickelt. 3. Innovative Werkzeuge zur Kommunikation und Wissensverteilung Wikis, Blogs, soziale (firmeninterne) Netzwerke & Co. Seite 12

14 Integrierte Managementsysteme 1 Unsere Zielstellung 2 Die Idee 3 Die Umsetzung 4 Das Fazit Seite 13

15 2 Die Idee Zwei Bausteine: 1. Kommunikations- und Wissensplattform 2. Prozessmanagementlösung Die eine Lösung darstellen! Schritt 1: Die Analyse der Informationen und der Aufgabenstellung durchführen. Schritt 2: Die organisatorischen Herausforderungen für das IMS Team (alle Managementsystemverantwortlichen), Prozesseigner und Mitarbeiter systematisch festhalten. Seite 14

16 2 Die Idee Stabile Welt Unternehmensstandards wie Prozesse Verantwortlichkeiten Dokumentvorgaben Werkzeugvorgaben Dynamische Welt Operativer Alltag wie Verwaltung von Vorlagen Verwaltung von Anweisungen Wissensräume Projekträume Seite 15

17 2 Die Idee Warum Microsoft SharePoint 1. Microsoft Office Welt neben SAP R3 als strategische Software platziert. (Schnittstellen Office / SharePoint vorhanden) 2. Microsoft Knowhow ist im Unternehmen vorhanden. 3. Marktanalysen versprechen eine hohe Investitionssicherheit. 4. Funktionsumfang deckt Anforderungen seitens DMK Unternehmen (nicht nur IMS Team) Betrachtete Alternativen: Lotus Notes (vorhanden bei Humana) Gegenargumente: Office Integration, Investitionssicherheit Seite 16

18 2 Die Idee Warum Nautilus 1. Integration in SharePoint 2. Einfache Modellierungsmethode (EPK nicht eepk) 3. Attraktives Lizenzmodell Betrachtete Alternativen: ARIS Toolset (bekannt aus der SAP Einführung) Gegenargumente: fehlende SharePoint Integration, Lizenzkosten, Komplexität ViFlow Gegenargumente: fehlende SharePoint Integration, fehlende Multiuser- Fähigkeit (Datenbasis MS Access) Sycat Gegenargrumente: eigene Modulwelt nicht gewünscht, fehlende SharePoint Integration Seite 17

19 Integrierte Managementsysteme 1 Unsere Zielstellung 2 Die Idee 3 Die Umsetzung 4 Das Fazit Seite 18

20 3 Die Umsetzung - Startseite Seite 19

21 3 Die Umsetzung - Startseite In der Bibliothek DMK Dokumente können Sie Dokumente finden, erstellen, speichern, aktualisieren. DMK IMS beinhaltet alle Anwenderdokumentationen / Fragen zum IMS (Wiki) In der Bibliothek Altdokumente befinden sich alle Dokumente von Alt-Humana und Alt-Nordmilch. DMK Organigramm beinhaltet alle Unternehmensorganigramme. In den IMS Aufgaben werden die Workflowaufgaben für die DMK Dokumente im IMS angezeigt. IMS Termine (Kalender) Seite 20

22 3 Die Umsetzung - Startseite Unter DMK Prozesse finden Sie alle Führungs-, Kernund Unterstützungsprozesse des Unternehmens. Tipps und Tricks als prozessorientierte Wissensmanagementkomponente In der Wiki-Bibliothek Kurzbeschreibung liegen die Funktionen der aktuellen Prozessmodelle. Seite 21

23 3 Die Umsetzung - Prozessmodell Seite 22

24 3 Umsetzung Unser Prozessmodell Seite 23

25 3 Umsetzung - Unsere Prozesslandkarte Seite 24

26 3 Umsetzung Unser Prozessmodell Das Geschäftsmodell des DMK besteht aus drei Prozessarten: A: Führungsprozesse (blau dargestellte Prozesse) Die Führungsprozesse steuern und überwachen die Gesamtorganisation. B: Kernprozesse (weiß dargestellte Prozesse) Die Kernprozesse stellen die wertschöpfenden Prozesse des Unternehmens dar. Hierzu gehören auch die initiierenden Marketing- und Vertriebsprozesse, die zu einer Produktentwicklung oder Herstellung eines Produktes führen. C: Unterstützungsprozesse (grün dargestellte Prozesse) Die Unterstützungsprozesse stellen den reibungslosen Betrieb der Führungs- und Kernprozesse sicher. Seite 25

27 3 Umsetzung Unser Prozessmodell Das Modell besteht aus der Aufbauorganisation (Organigramm) und der Ablauforganisation (Prozesse). Seite 26

28 3 Umsetzung Unser Prozessebenen Das DMK Prozessmodell besteht aus vier Ebenen. Ebene 1: Ebene 2: Ebene 3: Ebene 4: Prozesslandkarte / Prozessarten Prozesse / Teilprozesse Geschäftsprozesse Funktion / Beziehungsebene Wie sieht dies in der Praxis aus? Seite 27

29 Ebene 1: Prozesslandkarte/Prozessarten Seite 28

30 Ebene 2: Prozesse (Herstellungspr.) Seite 29

31 Ebene 2: Prozesse (Logistik) Seite 30

32 Ebene 3: Unsere Geschäftsprozesse Ebene 3: Geschäftsprozesse Die Teilprozesse (z.b. Logistik) bestehen aus Geschäftsprozessen (z.b. Produkte lagern) Die Geschäftsprozesse werden auch als ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) bezeichnet Auf dieser Ebene werden vier verschiedene Symbole (Funktion, Ereignis, Operator, Schnittstelle) verwendet. Funktion: Ereignis: Operator: Schnittstelle: Eingang A Ausgang A[Zulassung neuer Lieferanten und Materialien] Seite 31

33 Ebene 3: Geschäftsprozesse Seite 32

34 Ebene 4: Funktion / Beziehungsebene Die Beziehungsebene stellt sich in fünf Bereiche dar: Beziehungen: Aufzählen aller einzelnen Kurzbeschreibungen Werkzeuge Arbeitsschritte zu Navigierbare Dokumente einer Funktion Verknüpfungen SharePoint VorgabenWiki zu vorhergehenden Informationen Seiten und Enorme nachfolgenden Verschlankung des Prozessorientiertes Organisationselemente Funktionen EPK-Diagramms und Wissensmanagement hohe Detaillierung bspw. durchführende auf Wunsch Person Seite 33

35 3 Umsetzung EDMI - Schema Das EDMI-Schema steht für die Zuordnung von Verantwortlichkeiten zu Personen bzw. den dazugehörigen Stellen: E = Entscheider (Freigabeverantwortlicher, Unterzeichner, Entscheidungsfällender, ) D = Durchführender (aktive Durchführung der Tätigkeit) M= Mitwirkender (liefert Information, übernimmt Teiltätigkeiten) I = zu Informierender (muss durch den Durchführenden über den Vorgang informiert werden, i.d.r. als Tätigkeit beschrieben) Im Modell werden die Beziehungen wie folgt beschrieben: Tätigkeit wird durchgeführt von Stelle (D) Beispiel: Vertrag abschließen wird durchgeführt von Verkäufer [Vertrieb] Seite 34

36 3 Umsetzung - DMK Dokumente Seite 35

37 3 Umsetzung - Dokumentenbibliothek Anstatt, dass Ihr Team an verschiedenen Stellen nach Dokumenten suchen muss, z.b. auf privaten Computern, Netzlaufwerken und in -Ordnern, ist es wesentlich effizienter, eine SharePoint-Bibliothek als zentralen Speicherort zu verwenden. Die Bibliothek DMK Dokumente ist ein Ort im IMS, an dem Sie Dokumente erstellen, speichern, aktualisieren und zusammen mit Teammitgliedern bearbeiten können. In der Bibliothek werden Informationen wie der Ersteller, die Geltungsbereiche oder wann das Dokument freigegeben wurde angezeigt. Mithilfe des Genehmigungsworkflows können Sie neue Dokumente freigeben lassen. Seite 36

38 3 Umsetzung Zentrale Vorlagen Seite 37

39 3 Umsetzung - Dokumentensteuerung Die letzte Seite jedes Dokuments ist immer das Metadatenblatt: Diese kann auf Wunsch ausgeblendet oder mit ausgedruckt werden Seite 38

40 3 Umsetzung - Dokumentensteuerung Jedes Managementsystem hat Anforderungen hinsichtlich der Dokumentensteuerung in unterschiedlicher Ausprägung. Integriertes Managementsystem heißt: Ein System für alle Dokumente, dass alle Anforderungen seitens Dokumentenlenkung erfüllen muss (IFS, HACCP, ). Eckpfeiler des Systems: - Versionierung (Entwurfsversionen, freigegebene Version, Zeiträume) - Freigabe (Workflow mit Bearbeiter, Ersteller, Prüfer, Freigebender) - Geltungsbereiche (Gesellschaften, Werke, Abteilungen, ) - Zuordnung (zu Prozessen (Nautilus), Prozesseignern) - Zugriffssteuerung (Bearbeiter / Leser, Entwurfstatus / Freigabestatus, Historie, ) - Dateiarten (jede Art von Datei, Steuerungsinformationen in allen Office-Dokumenten) Einmal festgelegt für alle kein zusätzlicher Klärungs- und Steueraufwand für alle Dokumente im DMK. Seite 39

41 3 Umsetzung - Dokumentensteuerung Seite 40

42 3 Umsetzung - Metadaten Metadaten Beschreibung Dokumentart Bezeichnung des Dokuments (z. B. Verfahrensanweisung) Geltungsbereich Werk Geltungsbereich Abteilung Herkunft Abteilung Geltungsbereich Standort Managementsysteme Schlagwörter Workflow - Involvierte Personen - Status des Dokumentes - Versionierung Für welche Geschäftsbereiche (z. B. DMK Konzern: gilt für alle DMK Werke und 100% Töchter) der Inhalt des Dokuments gilt Für welche Abteilungen (Personalabteilung, Qualitätsmanagement usw.) der Inhalt des Dokuments gilt Aus welcher Abteilung das Dokument stammt, bzw. in welcher Abteilung das Dokument erstellt wurde Für welche Werke (Bremen, Everswinkel usw.) der Inhalt des Dokuments innerhalb des Geschäftsbereiches gilt Für welches Managementsystem (Qualität, Energie, Umwelt, Soziale Verantwortung, usw.) das Dokument gilt Schlagwörter sind frei definierbar und werden verwendet, um Suchergebnisse zu verbessern Verschiedene Felder aus dem Bereich der Dokumentensteuerung. Seite 41

43 3 Umsetzung - Suchfunktionen Es gibt drei Möglichkeiten die Suche zu starten: 1. Suche über das Suchfeld auf der DMK NET Startseite 2. Suche über das Suchfeld im DMK IMS 3. Suche über den Schlüsselfilter 4. Filtern in der Dokumentenbibliothek Seite 42

44 3 Umsetzung - Suchfenster Seite 43

45 3 Umsetzung Metadaten in der Suche Seite 44

46 3 Umsetzung - Schlüsselfilter Seite 45

47 3 Umsetzung - Schlüsselfilter Unterhalb der Schnellstartleiste befindet sich der Schlüsselfilter. Zum Einschränken der Suchergebnisse kann nach folgenden Metakategorien gefiltert werden. Geltungsbereich Werk Geltungsbereich Abteilung Herkunft Abteilung Geltungsbereich Standort Managementsysteme Dokumentenart Seite 46

48 3 Umsetzung Filtern in der Ansicht Alternativ können Sie auch den Filter Titel, Version, Dokumententyp, usw. in der Dokumentenbibliothek nutzen. Die Spalte Name kann nicht gefiltert werden! Beispiel: Filtern nach Titel: Wählen Sie aus der alphabetisch sortierten Liste Ihr Dokument aus. Seite 47

49 3 Umsetzung Weitere Funktionalitäten Wiki Datenbank für Kurzbeschreibungen und Tipps & Tricks Verlagerung der Textbeschreibungen auf Abteilungsebene Jeder Mitarbeiter kann Texte ergänzen Versionsmanagement garantiert die Informationssteuerung Aufbau eines prozessorientierten Wissensmanagements Prozessbibliothek (ggf. auch Organigrammbibliothek) Prozessberichte (EPK, EDMI-Schemata, Beziehungstabelle) wird automatisch erstellt Prozessberichte können gesteuert werden (wie ein Dokument) Prozessberichte sind in der SharePoint Suche mit Metadaten vorhanden Prozessberichte können gedruckt werden Einhaltung der formalen Anforderungen seitens Gesetze und Normen Weitere Ideen Auditmanagement im SharePoint (Schnittstelle zu Prozessen) Maßnahmenmanagement im SharePoint (Schnittstellen zu Prozessen) Seite 48

50 Integrierte Managementsysteme 1 Unsere Zielstellung 2 Die Idee 3 Die Umsetzung 4 Das Fazit Seite 49

51 3 Fazit Teil 1 Ziel: Zusammenführung der Systeme aus Organisationssicht 1. Aufwandsreduzierung in der Zukunft hinsichtlich Pflege der Systeme 2. Erhöhung der Transparenz für alle Mitarbeiter 3. Synergieeffekte durch Verschmelzung der Systeme 4. Gemeinsames Agieren der Systembeauftragten im Unternehmen 5. Steigerung der Akzeptanz der Notwendigkeit aller MM-Systeme 6. Systemübergreifende Prozesseigner und Aufgabenverantwortlichkeiten Seite 50

52 3 Fazit Teil 2 Ziel: Aufbau eines IMS auf IT-Basis 1. Stringente Prozessorientierung in allen Informationen 2. Verbindung von Auf- und Ablauforganisation erhöht die Verbindlichkeit der DMK Standards 3. Systematische Prozessmodellierung (kein freies Malen) 4. Neue Methoden zur Wissensvermittlung 5. Flächendeckende Erfüllung von Dokumentenlenkungsanforderungen 6. Moderne und innovative IT Plattformen begeistern die Mitarbeiter und führen zu einem höheren Akzeptanz- und Beteiligungsgrad Seite 51

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54 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!