ECM ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT FÜR

Transkript

1 ECM ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT FÜR

2 INDEPENDENT ECM DAS EINZIG WAHRE ECM ECM - Enterprise Content Management: alter Wein in neuen Schläuchen? ECM ECM Es gibt viele Produkte im Markt, die bestehende Archivierungssysteme mit der Bezeichnung ECM neu etikettieren. Diese werden jedoch dem Anspruch - nämlich unternehmensweit vorhandene Informationen zu verwalten - kaum gerecht. Es geht nicht nur darum, jederzeit auf alle Informationen Zugriff zu haben, sondern diese zum richtigen Zeitpunkt den berechtigten Personen zur Verfügung zu stellen. Nur so lassen sich Arbeitsprozesse effizient unterstützen. ECM bedeutet also, elektronische Informationen jeglicher Art adressatengerecht zu sortieren, visualisieren, archivieren, kontrollieren und zusammenzufassen. Das Ziel: Wissen unabhängig von spezifischen Softwareprodukten verfügbar machen.

3 LEBENSZYKLUS VOM ERSTELLEN BIS ZUM LÖSCHEN Xpert.ECM deckt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab vom Empfang bis hin zu seiner Vernichtung. In dieser Zeit kann dasselbe Dokument in den verschiedensten Geschäftsfällen eine Rolle spielen und in unterschiedliche Prozesse involviert sein. Xpert.ECM stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorhaltezeiten beachtet werden. Zudem dokumentiert die Lösung den gesamten Lifecycle eines Dokuments. Die nahtlose Versionsverwaltung wird dabei ebenso berücksichtigt, wie die virtuelle Verknüpfung weiterer betroffener Dokumente und Dateien. Sie möchten mehr als nur ein Dokumenten-Management-System?

4 FÜHREN SIE ZUSAMMEN, WAS ZUSAMMEN GEHÖRT ECM VIELE QUELLEN EIN SEE... Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse effizient gestalten wollen, benötigen leistungsstarke Technologien. Xpert.ECM verwendet im Bereich Imaging die neusten technologischen Standards (OMR, OCR etc.). Das Scannen herkömmlicher Papierdokumente stellt dabei nur eine von vielen Informationsquellen dar. Dazu kommen s, Fax-Nachrichten, Web-Formulare, automatische Büroprozesse etc. Xpert.ECM indexiert und klassifiziert die Dokumente automatisch. Die Branchenanwendungen selbst generieren die grössten Dokumentenvolumen. Deshalb speichert Xpert.ECM diese Dokumente automatisch über Schnittstellen (APIs, Webservices etc.), was unmittelbare Kosteneinsparungen mit sich bringt.

5 HÖREN SIE AUF ZU SUCHEN, FINDEN SIE! ABLEGEN SUCHEN DARSTELLEN Kern eines jeden ECM-Projektes ist es, sicherzustellen, dass abgelegte Dokumente jederzeit wieder aufgefunden und im Ursprungsformat dargestellt werden können. Xpert.ECM unterstützt neben einer hierarchischen Suche auch die Suche nach Indexbegriffen (Tagging) und eine Volltextsuche. Alle Suchformen können in Kombination ausgeführt werden und integrieren das ausgereifte Rechte- Management von Xpert.Line.

6 ECM AUTOMATISIERTE ERFASSUNG QUALITÄT UND QUANTITÄT GEFRAGT Der Aufwand bei der Verarbeitung von Dokumenten hängt von der Qualität der Ersterfassung ab. Mittels moderner Technologien ist es möglich, den manuellen Aufwand für Indexierung und Datenübernahme aus Drittsystemen entscheidend zu verringern. INFORMATION DATA INFORMATION COLLECT TRANSFORM DELIEVER

7 VISIONÄRE ZIELE WERDEN REALITÄT PAPIERLOS? MORGEN BESTIMMT! Je mehr wir vom papierlosen Büro sprechen, umso mehr Papier produzieren und verwalten wir. Xpert.ECM bietet überzeugende Lösungen auf allen Ebenen der Dokumentenverarbeitung, sei es bei der Übernahme der Dokumente (Imaging, Serienbriefe, s), im Verlauf ihres Lebenszyklus (verteilen, ändern, genehmigen, elektronische Signatur usw.) oder bei der revisionssicheren Archivierung. Die Integrität der Daten und die langfristige Aufbewahrung der Dokumente sind dabei natürlich jederzeit garantiert.

8 BEWEISKRAFT FÜR IHRE ELEKTRONISCHEN DOKUMENTE ECM HRM ELEKTRONISCH unterschreiben Die elektronische Signatur hat bei der Entwicklung von Dokumenten-Management- Anwendungen einen hohen Stellenwert. Umso mehr, als dass digitale Dokumente dieselbe Beweiskraft wie Papierdokumente besitzen. Xpert.ECM verfügt über alle nötigen Komponenten, damit Sie die Anforderungen der digitalen Signatur einfach umsetzen können: Vertraulichkeit der Dokumente Integrität der Daten Authentizität der verschiedenen Kommunikationspartner Unverfälschtheit der Informationen

9 WO WOLLEN SIE MORGEN ARBEITEN? WEBPORTAL Ob stand-alone oder eingebettet ins Intranet des Unternehmens das Dokumentenportal von Xpert.ECM bietet zu jeder Zeit den gewünschten Zugriff auf Ihre Dokumente. Die Portal-Lösung ist das ideale Werkzeug für die schnelle Dokumentenverteilung und garantiert darüber hinaus eine einheitliche Weitergabe von Informationen an Ihre Mitarbeitenden. Das Dokumentenportal von Xpert.ECM hält auch Mitarbeitende, die oft unterwegs sind, stets auf dem Laufenden und bindet sie in die Dokumentenprozesse des Unternehmens mit ein. Egal, ob sich ein Kollege in Zürich, Genf, Tokio oder New York aufhält Rückstände in der Informationsverteilung und -bearbeitung gehören künftig der Vergangenheit an.

10 ECM DIE WELTEN UM IHR DOKUMENT Ein in Xpert.ECM verarbeitetes Dokument findet sich über drei Dimensionen wieder: Die strukturierte Ablage sorgt für die Übersicht Die Verschlagwortung (Tagging) sorgt für die Gewichtung und mehrfache Zuordnung Die Volltextsuche erleichtert die unstrukturierte Suche Der Zugriffsschutz sorgt zudem dafür, dass nur Vertrauliches vertraulich bleibt

11 WF/BPM XPERT.ECM - EINFACH MEHR ALS STANDARD DAS UNIVERSUM VON XPERT.ECM ECM ist weit mehr als nur Dokumentenspeicherung. Es ist ein gesamter Management-Ansatz, welcher neben der Archivierung und Vorhaltung von Dokumenten auch ihren gesamten Lifecycle darstellt. Integriert in Xpert.ECM sind: Document Management (DMS) Collaboration (die Zusammenarbeit unterstützende Systeme, Groupware) Web Content Management (WCMS, einschliesslich Portale) Records Management (RM, Archiv- und Ablageverwaltungssysteme mit Nutzung von Langzeitspeichermedien) Workflow / Business Process Management (BPM) RESERVE RECORD MGMT INTEGRATION ERFASSUNG STORE CM

12 SCHWEIZ Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel info@soreco.ch SUISSE TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Tél : info@ti-informatique.com DEUTSCHLAND Soreco International Ltd. Heidenkampsweg 45 D Hamburg Tel info@soreco.de FRANCE AZUR Technology, Siège Technoparc 3, allée du Moulin Berger F Ecully (Lyon) Tél : info@azurtechnology.com ÖSTERREICH Soreco International Ltd. Schottenring 16 A-1010 Wien Tel info@soreco.at