Finanzbuchhaltung mit DATEV pro Kompaktkurs Kanzlei-Rechnungswesen pro

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1 Monika Lübeck, Helmut Lübeck 1. Ausgabe, Juni 2010 Finanzbuchhaltung mit DATEV pro Kompaktkurs Kanzlei-Rechnungswesen pro KP-DTV-PRO2010

2 Vorwort...4 Nachschlagewerk 1 Grundlagen Der DATEV Arbeitsplatz pro Stammdaten Mandant (Programmfenster) Kanzlei-Rechnungswesen pro (Programmfenster) Anlegen eines Mandanten Mandanten verwalten Mandanten sichern Mandanten einspielen (rücksichern) Öffnen eines Mandanten Belege buchen Funktionen der Symbole Funktionen von Tasten und Tastenkombinationen Arbeiten mit einem Buchungsstapel Der Arbeitsbereich beim Belege buchen Buchungszeile einrichten Ansicht Primanota anpassen Buchungssatz erfassen Details zur Buchung anzeigen Fehlerkorrektur beim Buchen Steuer- und Buchungsschlüssel Bedeutung der Belegfelder Abstimm- und Gruppensumme Generalumkehrbuchung Aufteilungsbuchung Zahlungen buchen Belege buchen beenden Abstimmen der Konten Zahlungsbedingungen Zahlungsbedingungen anlegen/ bearbeiten Zahlungsbedingungen zuordnen Monatsauswertungen...54 Aufgaben 6 Sachkontenplan Eigenschaften des Sachkontenplans Zusatzfunktionen der Konten Automatische Konten Struktur der Kontenrahmen SKR 03/ Sachkontenplan anpassen Personenkonten Debitoren Kreditoren (Lieferanten) Personenkonto löschen Einführung in die DATEV-Welt...60 Step 1: Wissen erwerben...60 Step 2: Selbstlernphase Stammdaten...65 Step 1: Wissen erwerben...65 Step 2: Selbstlernphase Buchungszeile einrichten...70 Step 1: Wissen erwerben...70 Step 2: Selbstlernphase Stammdaten drucken/anzeigen Vorbereitende Tätigkeiten Mandant ergänzen ASCII-Daten importieren Stapelverarbeitung Wiederkehrende Buchungen verarbeiten Saldenvorträge buchen...75 Step 1: Wissen erwerben...75 Step 2: Selbstlernphase Ein- und Verkäufe buchen...79 Step 1: Wissen erwerben...79 Step 2: Selbstlernphase HERDT-Verlag

3 Inhalt 6 Generalumkehr und Zahlungen buchen Step 1: Wissen erwerben...87 Step 2: Selbstlernphase Buchen in mehreren Buchungsstapeln (Belegsammlung) Step 1: Wissen erwerben...94 Step 2: Selbstlernphase Monatsabschluss bearbeiten Step 1: Wissen erwerben Step 2: Selbstlernphase Vertiefende Übungen Kurze Wiederholung Umfassende Wiederholung Besondere Fälle Step 1: Wissen erwerben Step 2: Selbstlernphase Genutzte Konten Leo Lernts KG Karin Kanns KG Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 Vorwort Dieses Buch ist gedacht als begleitende Schulungsunterlage für Seminare zu Kanzlei-Rechnungswesen pro sowie zur programmunabhängigen Rekapitulation des Erlernten. Es ist eine Weiterentwicklung des bewährten Lehrbuchs Finanzbuchhaltung mit DATEV. Die Übungsaufgaben werden Ihnen einen ersten Einblick in die Möglichkeiten des Programms Kanzlei-Rechnungswesen pro geben. Erläuterung zum Aufbau des Buches Im Nachschlagewerk werden die einzelnen Schritte einer Aufgabenstellung detailliert durch Abbildungen dargestellt und mit kurzen Texten erläutert. Es ist nach Schlagworten gegliedert, die überwiegend in einer prozessorientierten Reihenfolge stehen. Die Übungsaufgaben sind einheitlich gegliedert. Zu jedem Themenkomplex gibt es einen Hinweis auf die entsprechenden Passagen im Nachschlagewerk und jeweils zwei Steps. Zu jedem Step gehören eine kurze Situationsbeschreibung und die Aufgabenstellungen. Außerdem wird hingewiesen auf den Datenbestand, den Sie gegebenenfalls herunterladen müssen. Mit den Steps Wissen erwerben sollen die Lerninhalte gemeinsam erarbeitet werden. Der Step Selbstlernphase bietet die Möglichkeit, den Stoff selbstständig zu wiederholen und zu festigen. Für die Lösung der Übungsaufgaben ist kein umfassendes Buchführungswissen erforderlich. In dieser Hinsicht sind die Aufgaben bewusst einfach gehalten; im Vordergrund steht die Vermittlung von Programmwissen. Wer gerne auch theoretisch anspruchsvollere Aufgaben lösen möchte, wird im Kapitel Besondere Fälle fündig. Die Zusatzaufgaben sind wirklich zusätzlich. Auf die Ergebnisse dieser Aufgaben wird an keiner Stelle zurückgegriffen. Die Datenbestände und Lösungen stehen Ihnen auf der Website des HERDT-Verlages unter zum kostenlosen Download zur Verfügung. Als besonderen Service haben wir Ihnen dort auch den Mustermandanten für den Zertifikatslehrgang Finanzbuchhalter/-in (VHS) hinterlegt. Sie finden die entsprechenden Dateien, indem Sie über das obere Suchfeld nach kp-dtv suchen und in der Trefferliste den Titel des Buches wählen. Starten Sie den Download, indem Sie auf der anschließend angezeigten Webseite auf die Schaltfläche Übungsdateien klicken. Die Musterlösungen sind aus organisatorischen Gründen mit einer Mandantennummer erstellt worden, die von der in den Aufgabenstellungen abweicht, und bilden in komprimierter Form die Ergebnisse der Steps-Bearbeitung ab. Eine Zusammenstellung der genutzten Konten beider Übungsfirmen finden Sie im Anschluss an den Übungsteil. Icons Begriffsdefinition Zusatzinformation Hinweis auf (zusätzliche) Informationen an einer anderen Stelle des Buches Hinweis auf eine (weitere) mögliche Vorgehensweise oder eine für die Praxis wichtige Information Hinweis auf wichtige Details oder Warnung vor einer Fehlerquelle Hinweis auf einen Download 4 HERDT-Verlag

5 Vorwort Abkürzungen AfA Absetzung für Abnutzung (Abschreibungen) SuSa Summen- und Saldenliste AR Ausgangsrechnung USt Umsatzsteuer BU Buchungs- und/oder Steuerschlüssel UStVA Umsatzsteuervoranmeldung BWA Betriebswirtschaftliche Auswertung WG Warengruppe e. K. eingetragener Kaufmann ZA Zahlungsausgang ER Eingangsrechnung ZE Zahlungseingang GoB Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung ZM Zusammenfassende Meldung LL Lieferungen und Leistungen ZK Zahlungskondition Über die Autoren Wir verfügen über langjährige Dozentenerfahrung bei sehr unterschiedlichen Bildungsträgern. So haben wir mittlerweile unzählige Seminare zu den Themen Finanzbuchhaltung mit DATEV und Personalwirtschaft mit DATEV durchgeführt. Diese Erfahrungen haben wir in die Entwicklung dieses Lehrbuchs einfließen lassen. Aber nobody is perfect deshalb freuen wir uns über Ihre Anregungen und Ihre Kritik, denn dadurch geben Sie uns die Chance, besser zu werden. Für die Bearbeitung der zu diesem Lehrbuch gehörenden Übungsaufgaben ist eine aktuelle Lizenz bzw. ein Online-Zugang für das Programm DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro erforderlich. Wenden Sie sich bei Interesse an die Bildungspartnerbetreuung der DATEV eg in Nürnberg. Im Buch kam die Version DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro 1.0 zum Einsatz. Die Programmnutzung für dieses Lehrbuch erfolgte mit freundlicher Genehmigung der DATEV eg. Über die DATEV eg DATEV steht für Datenverarbeitung und ist eine aus ca Mitgliedern bestehende Genossenschaft. Ihr Leistungsspektrum umfasst Software für Rechnungswesen, Personalwirtschaft, betriebswirtschaftliche Beratung, Steuerberechnung und Organisation von Unternehmen und Kanzleien. Außerdem können DATEV-Mitglieder und deren Mandanten das leistungsstarke DATEV- Rechenzentrum sowie vielfältige Fortbildungs- und Informationsangebote zu Gesetzesänderungen, Programmhandling, Betriebswirtschaft, Qualitätssicherung usw. nutzen. Vielleicht haben ja auch Sie das DATEV-Logo schon einmal gesehen: Steuerberater erstellten die Finanzbuchführungen von rund 2,4 Millionen deutschen Unternehmen mit DATEV-Software. Das Druck- und Versandzentrum bringt jeden Monat rund zwei Millionen betriebswirtschaftliche Auswertungen auf den Weg. Mehr als neun Millionen Löhne und Gehälter werden jeden Monat mit DATEV-Software abgerechnet. Als Genossenschaft ist DATEV nicht berechtigt, ihre Leistungen Nichtmitgliedern anzubieten. Um Ihnen jedoch ein praxisnahes Lehren zu ermöglichen, können Sie als Dozent die Software kostenfrei im Rahmen der DATEV-Partnerschaft für Bildung zu Unterrichtszwecken nutzen. Weitere Details zur Partnerschaft (inkl. Bestellmöglichkeit) finden Sie unter Sind Sie Schulungsteilnehmer, wenden Sie sich mit Ihren Fragen zu Softwarebezug oder -handling bitte an Ihren Dozenten. Eine direkte Betreuung der Lernenden durch DATEV ist aktuell nicht möglich. Sind Sie auf der Suche nach einer Bildungseinrichtung, die der DATEV-Partnerschaft angeschlossen ist und DATEV-Softwarekenntnisse vermittelt? Dann suchen Sie für Ihr Postleitzahlengebiet unter HERDT-Verlag 5

6 Nachschlagewerk 3 Mandanten verwalten 3.1 Mandanten sichern Um eine Datensicherung auf einen externen Datenträger durchzuführen, gehen Sie wie folgt vor: Stellen Sie sicher, dass auf das gewünschte Speichermedium (Laufwerk) zugegriffen werden kann. Schließen Sie ggf. das Programmfenster Kanzlei-Rechnungswesen pro. Klicken Sie im DATEV Arbeitsplatz pro auf die Navigationsschaltfläche. Aktivieren Sie die Geschäftsfeldübersicht Buchführung. Klicken Sie im Zusatzbereich bei Programm öffnen auf Bestandsdienste Rechnungswesen. Das Programmfenster Bestandsdienste Rechnungswesen wird geöffnet. Doppelklicken Sie auf das Arbeitsblatt Mandant. Markieren Sie im Arbeitsbereich den Mandanten, der gesichert werden soll. Sie können mehrere Mandanten gleichzeitig sichern, indem Sie die Markierung entsprechend erweitern. Eine Mehrfachmarkierung erhalten Sie, indem Sie die STRG -Taste gedrückt halten, während Sie die Mandanten nacheinander anklicken. Eine Bereichsmarkierung erhalten Sie, indem Sie die UMSCHALTEN -Taste gedrückt halten, während Sie nacheinander den ersten und den letzten Mandanten des gewünschten Bereichs anklicken. Klicken Sie im Zusatzbereich auf den Link. Aktivieren Sie die passende Option, um den Umfang der Datensicherung festzulegen. Bestätigen Sie mit. 18 HERDT-Verlag

7 3 Mandanten verwalten Wählen Sie im Fenster Ordner suchen das Laufwerk (hier E:) bzw. den Ordner aus, in dem die Daten gesichert werden sollen, und bestätigen Sie mit. Bestätigen Sie den Abschluss der Datensicherung mit. Schließen Sie das Fenster Bestandsdienste Rechnungswesen mit. 3.2 Mandanten einspielen (rücksichern) Um eine Datensicherung von einem externen Datenträger zu übernehmen, gehen Sie wie folgt vor: Stellen Sie sicher, dass auf das gewünschte Speichermedium (Laufwerk) zugegriffen werden kann. Falls sich über die Autostart-Funktion ein Fenster öffnet, schließen Sie es. Klicken Sie im DATEV Arbeitsplatz pro auf die Navigationsschaltfläche. Aktivieren Sie die Geschäftsfeldübersicht Buchführung. Klicken Sie im Zusatzbereich bei Programm öffnen auf Bestandsdienste Rechnungswesen. Das Programmfenster Bestandsdienste Rechnungswesen wird geöffnet. Doppelklicken Sie auf das Arbeitsblatt Mandant. Klicken Sie im Zusatzbereich auf den Link. Es öffnet sich das Fenster Mandanten einspielen. Klicken Sie auf den Auswahlpfeil. Das Fenster Ordner suchen wird geöffnet. HERDT-Verlag 19

8 Nachschlagewerk Wählen Sie im Fenster Ordner suchen das Laufwerk bzw. den Ordner aus, in dem sich die Datensicherung befindet, und bestätigen Sie die Auswahl mit. Betätigen Sie im Fenster Mandant einspielen den Link. Prüfen Sie die Liste der zum Einspielen angebotenen Mandanten. Deaktivieren Sie ggf. die Kontrollkästchen vor den Mandanten, die nicht eingespielt werden sollen. Bestätigen Sie Ihre Auswahl in den Fenstern Mandanten einspielen und Mandant einspielen jeweils mit. Im Fenster Mandant einspielen wird Ihnen der Umfang der einzuspielenden Daten (Finanzbuchführung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung) angezeigt. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit. Die eventuell auftretende Kontrollfrage, ob bestehende Daten überschrieben werden sollen, bestätigen Sie mit. Bestätigen Sie den Abschluss des Einspielens mit. Schließen Sie das Fenster Bestandsdienste Rechnungswesen mit. 20 HERDT-Verlag

9 2 Stammdaten 2 Stammdaten Nachschlagewerk: Anlegen eines Mandanten Zahlungsbedingungen Sachkontenplan Sachkonten ändern Personenkonten Stammdaten drucken/anzeigen Step 1: Wissen erwerben Situation Sie sollen ab Januar des laufenden Jahres für einen neuen Mandanten Ihrer Kanzlei die Buchführung bearbeiten. Da die Buchführung bisher per Hand geführt worden ist, müssen Sie den Mandanten anlegen. Sie haben alle Ihnen bekannten Angaben zusammengestellt und wollen diese Daten erfassen. Aufgabenstellung Legen Sie die Leo Lernts KG an. Berücksichtigen Sie dabei die folgenden Angaben: Zentrale Mandantennummer: 1000 Mandantentyp: Unternehmen Mandant seit: Unternehmensname: Unternehmensform: Leo Lernts KG Kommanditgesellschaft Leistungen: Buchführung 2010 Beraternummer: Straßenadresse: Grüblergasse 77, Hannover Telefon: Finanzamt: leolernts@lernts.de Hannover Nord Steuernummer: Unternehmensgegenstand: Branchenschlüssel: Klassifizierung nach WZ 2008 Möbelgroßhandel Großhandel mit Möbeln Gründungsdatum: Wirtschaftsjahr: Umsatzsteuer-ID: DE HERDT-Verlag 65

10 Aufgaben Kontenrahmen: Umsatzsteuerberechnung: Voranmeldezeitraum: Meldezeitraum ZM: Offene-Posten-Buchführung: Zuordnungstabelle: SKR03 Sollversteuerer monatlich vierteljährlich Nutzen Personenhandelsgesellschaft HGB (KG) Speichern Sie alle erfassten Daten und schließen Sie dabei das Programmfenster Stammdaten Mandant. Öffnen Sie die Buchführung 2010 für die Leo Lernts KG. Benennen Sie die Sachkonten wie folgt um: Konto Beschriftung Konto Beschriftung 1100 Postbank Hannover Sparkasse Hannover Drucken Sie den Kontenplan für die individuell beschrifteten Konten aus und schließen Sie das Register Kontenplan. Legen Sie die folgenden Zahlungsbedingungen an: Fälligkeitstyp In Tagen ; bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen wird 3 % Skonto gewährt; innerhalb von 30 Tagen ist die Rechnungssumme ohne Abzug fällig. Fälligkeitstyp In Tagen ; es wird kein Skonto gewährt; die Nettofälligkeit beträgt 20 Tage. Ändern Sie die Listeneinstellung so, dass Ihnen die ersten 9 Spalten angezeigt werden. Drucken Sie die Zahlungsbedingungen aus. Ordnen Sie die Zahlungsbedingungen entsprechend zu und schließen Sie danach das Programmfenster Stammdaten Mandant. Den Kunden wird üblicherweise die Zahlungsbedingung mit Skontogewährung eingeräumt. Bei den Lieferanten gilt in der Regel ein Zahlungsziel von 20 Tagen. Legen Sie die Debitoren an und weisen Sie die individuelle Zahlungsbedingung (ZK) zu. Konto Debitor Diverse Kunden Pfützen-Hotel Nasse Ecke 1c, Hannover ZK 20 Tage netto Sohn & Mutter OHG, Möbel für Junggebliebene Freudallee 1, Burgwedel Drucken Sie das Geschäftspartnerprotokoll der Debitoren. 66 HERDT-Verlag

11 2 Stammdaten Legen Sie die Kreditoren an: Konto Kreditor Diverse Lieferanten Schrott & Rost GmbH, Werkzeug- u. Möbelherstellung Kann-Nichts-Weg 27, Hannover Nord LB Hannover Konto Horst Maria Schrammen e. K., Möbelfabrik Kratzerstraße 13, Burgdorf Drucken Sie das Geschäftspartnerprotokoll der Kreditoren. Schließen Sie das Programmfenster Kanzlei-Rechnungswesen pro. Step 2: Selbstlernphase Situation Ihre Kanzlei hat einen weiteren neuen Mandanten. Da Sie sich gerade in die Erfassung der Stammdaten eingearbeitet haben, nutzen Sie die Gelegenheit, Ihr neues Wissen zu vertiefen, und erfassen die Daten des Mandanten. Aufgabenstellung Legen Sie den Mandanten entsprechend den Vorgaben an. Nutzen Sie dabei das Nachschlagewerk und die programminterne Hilfefunktion, wenn Sie Unterstützung brauchen. Legen Sie die Karin Kanns KG an. Berücksichtigen Sie dabei die folgenden Angaben: Zentrale Mandantennummer: 2000 Mandantentyp: Unternehmen Mandant seit: Unternehmensname: Unternehmensform: Karin Kanns KG Kommanditgesellschaft Leistungen: Buchführung 2010 Beraternummer: Straßenadresse: Telefon: Finanzamt: Flotte Gasse 1a, Hannover Hannover Mitte Steuernummer: HERDT-Verlag 67

12 Aufgaben Unternehmensgegenstand: Branchenschlüssel: Klassifizierung nach WZ 2008 Gründungsdatum: Wirtschaftsjahr: Umsatzsteuer-ID: DE Kontenrahmen: Umsatzsteuerberechnung: Anmeldezeitraum: Offene-Posten-Buchführung: Zuordnungstabelle: Großhandel mit Büromöbeln Großhandel mit Büromöbeln SKR03 Sollversteuerer monatlich Nutzen Personenhandelsgesellschaft HGB (KG) Speichern Sie die Daten und schließen Sie dabei das Programmfenster Stammdaten Mandant. Öffnen Sie das Programmfenster Kanzlei-Rechnungswesen pro für die Karin Kanns KG. Legen Sie die folgenden Zahlungsbedingungen an: 8 Tage netto 10 Tage netto 10 Tage 3 % Skonto, 30 Tage netto 12 Tage 1,5 % Skonto, 24 Tage netto Ändern Sie die Listeneinstellung so, dass Ihnen die ersten 9 Spalten angezeigt werden. Drucken Sie die Zahlungsbedingungen aus. Hinterlegen Sie die individuellen Sachkontenbezeichnungen: Konto Beschriftung 1100 Postbank Hannover Sparkasse Hannover Wareneingang WG 01 Tische 3402 Wareneingang WG 02 Stühle 3403 Wareneingang WG 03 Schränke 3305 Wareneingang WG 05 Hausen ohne Stil 8401 Umsatzerlöse WG 01 Tische 8402 Umsatzerlöse WG 02 Stühle 8403 Umsatzerlöse WG 03 Schränke 8305 Umsatzerlöse WG 05 Hausen ohne Stil Drucken Sie den Kontenplan der individuell beschrifteten Konten aus. 68 HERDT-Verlag

13 2 Stammdaten Legen Sie die Debitorenkonten an und weisen Sie die Zahlungsbedingung (ZK) zu. Konto Debitoren/Kreditoren Diverse Kunden ZK: 10 Tage netto Hotel Am Müllberg, Miefige Ecke 2, Hannover ZK: 12 Tage 1,5 %, 24 Tage netto Krösus & Geiz OHG, Innenausstatter, Schotterallee 12, Hannover ZK: 10 Tage 3 %, 30 Tage netto Schlaufuchs & Co., Steuerberater, Weiß-Nichts-Str. 44, Langenhagen ZK: 12 Tage 1,5 %, 24 Tage netto Legen Sie die Kreditorenkonten an und weisen Sie die Zahlungsbedingung (ZK) zu Diverse Lieferanten ZK: 8 Tage netto Hammer & Nagel GmbH, Möbelfabrik, Bruchstraße 13, Wunstorf ZK: 10 Tage 3 %, 30 Tage netto Horst Maria Klapptnicht, Möbelfabrik, Ausrede 3, Lehrte Dresdner Bank Hannover, BLZ , Konto ZK: 10 Tage 3 %, 30 Tage netto Drucken Sie ein Geschäftspartnerprotokoll mit allen Debitoren und Kreditoren. Zusatzaufgaben Wählen Sie den Menüpunkt Hilfe und aktivieren Sie die Registerkarte Index. Erfassen Sie das Schlüsselwort Bestandsdienste Rechnungswesen. Lassen Sie sich den Hilfeeintrag zum Thema Bestands-Manager anzeigen. Wozu dient der Bestands-Manager Mandant? Lassen Sie sich den Hilfeeintrag zum Thema Mandant sichern anzeigen. Nutzen Sie den Link Basisfunktion anwenden. Klicken Sie in der Liste mit den Links auf Mandant sichern. Drucken Sie den Hilfetext aus und schließen Sie anschließend das Hilfefenster. Betätigen Sie die Navigationsschaltfläche Basisdienste. Doppelklicken Sie in der Übersicht auf Basisdienste Rechnungswesen. Doppelklicken Sie in der Übersicht im Ordner Bestandsmanager auf Mandant. Sichern Sie den Mandanten 3000 auf dem Desktop. HERDT-Verlag 69