Dokumenten-Technologien: Wohin geht die Reise?

Transkript

1 Dr. Ulrich Kampffmeyer SAP Leader`s Club Regensdorf/Zürich, P R O J E C T C O N S U L T Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

2 Agenda Einführung Wege aus der babylonischen Sprachverwirrung ECM Enterprise Content Management: die neue Vision Aktuelle Trends Die organisatorische Herausforderung bleibt Ausblick 2

3 Einführung 3

4 2002 Ein uraltes Thema Wissensmanagement gibt es seit en von Jahren: Wissensmanagement basierte zunächst auf mündlicher Überlieferung 4 Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

5 2002 Ein uraltes Thema Durch die Erfindung der Schrift vor Jahren wurde es möglich, Informationen und Vereinbarungen zu überliefern: Das Dokument war geboren 5 Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

6 2002 Ein uraltes Thema Die Verwaltung der Dokumente, modern Dokumentenmanagement genannt, entstand ebenfalls bereits vor Jahren in den frühen Kulturen 6 Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

7 2002 Ein altes Thema Elektronisches Dokumentenmanagement existiert seit ca. 25 Jahren. Durch die elektronische Informationsverarbeitung wird der Dokumentbegriff neu definiert: Ein Dokument ist nur noch ein flüchtiges, virtuelles Datenobjekt 7 Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

8 Der neue Dokumentbegriff Ein Dokument kann heute alles sein: 8 gescannte Faksimiles s mit Attachement Office-Dateien Host-Output Web-E-Business-Formulare Transaktionen dynamische HTML-Seiten digitale Video- und Ton-Aufzeichnungen dreidimensionale Vektorgebilde Datensätze mit zugewiesener Struktur elektronisch signierte Dateien Container mit beliebigen digitalen Komponenten etc. etc. etc. etc. etc. Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

9 2002 Ein aktuelles Thema Elektronische Dokumente erhalten ein neue Qualität: Elektronisch signierte Dokumente erhalten die gleiche rechtliche Qualität wie herkömmliche Papierdokumente 9 Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

10 2002 Funktionalität 10 Dokumenten-Technologien sind diejenigen Lösungen der Informationstechnik, die sich mit der Erstellung, Erfassung, Verwaltung, Erschließung, Aufbereitung, Kontrolle, Verteilung, Ausgabe, Speicherung und Bewahrung von schwachstrukturierten und unstrukturierten Informationsobjekten beschäftigen Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

11 Wege aus der babylonischen Sprachverwirrung 11

12 2002 Babylonische Sprachverwirrung 12 Imaging, Optical Filing, Scanning, Workflow, HSM, W Elektronische Archivierung, Records Management, E-S Dokumenten-Management im engeren Sinn, COLD, Po Groupware, E-Commerce, MultiMedia-Datenbanken, QES EDM Electronic Document Management, Capture, DMS, ED E-Business, BPM Business Process Management, IDOM, For Knowledge Automation, KM Knowledge Management, Intranet, D Repository, Data Mining, Content Management, Portal, CRM Custo EAI Enterprise Application Integration, Output Management, MoReq, F Dokumenten-Management im weiteren Sinn, Media Asset Management, M Collaborative Commerce, Document Warehouses, Wissensmanagement, Doc EDM Engineering Document Management, DAM Digital Asset Management, Singl ASP Application Service Providing, DRT Document Related Technologies, Archiv, Journ DMCO Document Management Complete Outsourcing, Collaboration, Digital Signature, Enab IDARS, ECM Enterprise Content Management, Web Content Management, OCR, ICR, E-Forms, PDF WORM, DRM Digital Rights Management, Elektronische Signatur, revisionssichere elektronische Archivierung Digital Library, Watermark, Fingerprint, CAS Content Adressed Storage, elektronische Bürokommunikation, Barcode, Cac DVD, VERS, ISO 15489, DoD , TIFF, JPEG, AFP, CD, Jukebox, Tape Library, Storage, Rendition, E-Publishing, -Archiv, EDI, GEVER, DOMEA, SAGA, Information Delivery, Browser, collaborative Knowledge Solutions, audit-proof, XML, FbA- M/O, etc. etc. etc. etc. etc. Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

13 Die Hybris des Marktes Jedes Jahr neue Schlagworte und sogenannte Trends: 13 ständig neue Begriffe verunsichern die Anwender, verringern das Investitionsinteresse und lassen das Bild der Branche verschwimmen die Anbieter sind nicht in der Lage, ständig neue Produkte zu kreieren, Copyright Umetikettierung überwiegt der Spagat, immer das Neueste zu bieten und gleichzeitig Jahrzehnte Informationsverfügbarkeit zu garantieren, meistern nur wenige GmbH 2002 / Autorenrecht Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

14 Was ist der Unterschied? Document Management (DM) 14 DM KM ECM Archival Collaboration Federated Repository Groupw are Groupw are Collaboration Workflow Workflow eprocess Document Management Document Management Content Management Intranet Intranet Intranet Scanning Capture Capture Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines Document Warehouse Data Mining Document Warehouse Records Management Personalisation Web-Content-Management Portal Portal

15 Was ist der Unterschied? Knowledge Management (KM) 15 DM KM ECM Archival Collaboration Federated Repository Groupw are Groupw are Collaboration Workflow Workflow eprocess Document Management Document Management Content Management Intranet Intranet Intranet Scanning Capture Capture Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines Document Warehouse Data Mining Document Warehouse Records Management Personalisation Web-Content-Management Portal Portal

16 Was ist der Unterschied? Enterprise Content Management (ECM) 16 DM KM ECM Archival Collaboration Federated Repository Groupw are Groupw are Collaboration Workflow Workflow eprocess Document Management Document Management Content Management Intranet Intranet Intranet Scanning Capture Capture Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines Document Warehouse Data Mining Document Warehouse Records Management Personalisation Web-Content-Management Portal Portal

17 Was ist der Unterschied? DM, KM & ECM 17 DM KM ECM Archival Collaboration Federated Repository Groupw are Groupw are Collaboration Workflow Workflow eprocess Document Management Document Management Content Management Intranet Intranet Intranet Scanning Capture Capture Auto-Categorization Auto-Categorization Auto-Categorization Retrieval Intelligent Retrieval Search Engines Document Warehouse Data Mining Document Warehouse Records Management Personalisation Web-Content-Management Portal Portal

18 DRT Document Related Technologies 18 Internet, Intranet & Extranet Document, Workflow & Knowledge Management ecommerce & Electronic Signature Document Input, Distribution & Storage OCR, ICR & Pattern Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution

19 DRT Document Related Technologies 19 Internet, Intranet & Extranet DRT Document, sind Workflow & Knowledge Management ecommerce & Electronic Signature a) Systeme, die auf die Verarbeitung Document Input, Distribution & Storage OCR, un-icr oder & Pattern schwachstrukturierter Recognition Datenbases, DataWarehouses & Retrieval Imaging sind & Multimedia Archival & Records Management Secure Communication & Unified Messaging Groupware & Office Automation Solutions Forms & Output Management Middleware & Componentware Content Management, Syndication & Distribution Information ( Dokumente ) spezialisiert b) Dokumentenorientierte Funktionen, die in beliebige Anwendungen und IT-Infrastrukturen integriert werden

20 ECM Enterprise Content Management die neue Vision 20

21 Definition ECM Enterprise Content Management The technologies used to capture, manage, store, deliver, and preserve information to support business processes AIIM International,

22 Merkmale Enterprise-Content-Management Enterprise-Content-Management (ECM) geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unternehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern ( Unified-Global-Repository -Ansatz, Data- /Document-/Content-Warehouse) 22 ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Collaboration, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Web- Content-Management, Portal- und anderen Internet-Technologien

23 Merkmale Enterprise-Content-Management Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen 23 ECM ist eine Basistechnologie von ebusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse

24 ECM als Unternehmensinfrastruktur AIIM International E-Business ERP AP/AR RM/A CRM HRM EAI Enterprise Applications Integration Workflow Data Warehousing Mining Web Content Management Collaboration Doc Mgmt Imaging Enterprise Content Management Domino Exchange RDMS File System Infrastructure 24 Quelle: AIIM 2001 Industry Study

25 ECM Basisideen Integrative Middleware AIIM International ERP E-Business AP/AR RM/A CRM HRM EAI Enterprise Applications Integration Workflow Data Warehousing Mining Basis Idee Nr. 1 Web Content Management Collaboration Integrative Middleware Doc Mgmt Imaging Enterprise Content Management Domino Exchange RDMS File System Infrastructure 25

26 ECM Basisideen Dienstekonzept AIIM International ERP E-Business AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications EAI Basis Idee Nr. 2 Workflow Collaboration Unabhängige Dienste Data Warehousing Mining Web Content Management Doc Mgmt Imaging für alle Anwendungen Integration Enterprise Content Management Domino Exchange RDMS File System Infrastructure 26

27 ECM Basisideen Einheitlicher Speicherort AIIM International ERP E-Business AP/AR RM/A CRM HRM Enterprise Applications EAI Basis Idee Nr. 3 Integration Ein einheitliches, Workflow Collaboration übergreifendes Enterprise Repository Data Warehousing Web Content Doc Mgmt Miningfür jeden Management Informationstyp Imaging Enterprise Content Management Domino Exchange RDMS File System Infrastructure 27

28 AIIM Modell für ECM Enterprise Content Management MANAGE DM Collab CAPTURE STORE WCM DELIVER WF/ BPM RM 28 PRESERVE Quelle: AIIM

29 CAPTURE Human created Office Documents Form Rich Media Microfilm Application created ERP XML Recogniton OCR HCR ICR OMR Barcode Forms Processing E-Forms/Web-Forms Indexing Input Designs Categorization Finacial Applications E-Billing Aggregation COLD/ERM 29 Input

30 MANAGE DM Collab STORE WCM WF/ BPM RM 30

31 Document Management Document Management Checkin/Checkout Versionsmanagement Suchen und Navigieren Visualisierung DM WF/ BPM STORE Collab WCM RM 31

32 Collaboration Collab Collaboration DM STORE WCM Gemeinsames Editieren Wissensbasen Whiteboards Videoconferencing Informationszusammenführung WF/ BPM RM 32

33 Web Content Management Collab DM Web Content Management STORE WCM WF/ BPM RM Editieren und Gestalten Publikationsprozess Konvertierung Sicherheit Visualisierung 33

34 Records Management Collab DM Ablagesystematik STORE WCM Indizierung und Thesaurus Aufbewahrungsfristen Meta-Daten Archiverwaltung WF/ BPM RM Records Management 34

35 Workflow / Business Process Management Ablauf- und Aufbauorganisation Prozessdesign Vorgangsbildung Routen Mitzeichnung Paralleles und sequentielles Bearbeiten DM Collab Wiedervorlage, Fristen Kontrolle Protokollierung STORE WCM Workflow / Business Process Management WF/ BPM RM 35

36 STORE Repositories File Systems Content Management Systems Databases Data Warehouses Library Services Search/Retrieval Version Control Check In/Check Out Audit Trail 36 SAN NAS Magneto Optical DVD CD-ROM Technologies Tape Magnetic Storage RAID Optical Disc

37 PRESERVE Archive Paper Mikrofilm NAS/SAN CAS WORM WORM-TAPE Aussonderung 37

38 DELIVER Security as ECM Infrastructure Transformation Security Ditribution Technologies Layout/Design COLD/ERM PKI Internet, Intranet, Extranet Personalization E-Business-Portale XML Digital Rights und Fax PDF Compression Management/ Watermark Datenübermittlung mittels EDI, XML u. anderer Formate Syndication CD / DVD Publishing Konverter Digital Signature Digitales Fernsehen Viewer Papier 38 Output

39 ECM als Unternehmensinfrastruktur Anforderungen 39 Speicherung aller Arten von Informationen Speicherung dynamischer und unveränderlicher Informationen Dienstekonzept Große und kleine Lösungen Eigener Client oder Einbindung in vorhandene Anwendungen Zentrale und verteilte Datenbanken Konsistente Langzeitspeicherung Modular ausbaubar Verteilte Repositories Integration in vorhandene Systeme

40 ECM als Unternehmensinfrastruktur Implementationsfragen Definition von Metadaten, Richtlinien, Prozeduren Import, Konvertierung, Migration Plattformen, Datenbanken, Browser, Client Desktop Integration, Integration von Anwendungen, Back Office Integration Prozess- und Workflow-Modellierung Kulturelle Grenzen bei Online- vs. Offline-Arbeit Wie werden die Komponenten vernetzt? (EAI Enterprise Application Integration) 40

41 Integriertes ECM-System mit Einbindung von WCM und Applikationen Firewall Präsentation ebusiness- Transaktionen Web Server Portal Interface Portal Intranet Server Groupware- Kommunikation Redaktions- Applikation Capture Classification Content Knowledge Management Manag ement Content Repository DMS Workflow Content enabled Application Server Legacy Fachanwendung Content enabled Groupware Server Groupware Repository ERP Application ERP ERP Repository EAI 41 Enterprise Records Management (Archivierung)

42 Aktuelle Trends 42

43 Trends aus Anwendersicht Rechtssichere Archivierung Virtuelle elektronische Akten Die universelle Inbox Entlastung für und ERP Prozessunterstützung Erschließung und Wiedernutzung von Inhalten Effiziente Posteingangsverarbeitung Ablösung von Inseln und proprietären Systemen 43

44 Anforderungen aus Anwendersicht Geschwindigkeit Kosteneinsparungen Personaleinsparungen Preis und ROI Out-of-the-Box: Vorkonfiguration Sicherheit und Vertrauen Compliance IT-Konsolidierung Flexibilität 44

45 Trends aus Marketingsicht ECM Enterprise Content Management RM Records Management DAM Digital Assets Management DLM Document Life-cycle Management Capture E-Government GDPdU 45

46 Trends aus Marktsicht Wieder verstärktes Interesse an DRT Marktkonsolidierung Konvergenz Das Partnergeschäft wird schwieriger Keine geschlossene DMS-Branche mehr Öffentliche Verwaltung Gesundheitswesen Industrie-Mittelstand 46

47 Trends aus Produktsicht 47 JAVA XML Linux Browser-basierte Clienten Dienste-Konzept Standards Branchenlösungen -Archivierung Records Management Workflow Rechnungseingangserfassung Automatische Klassifikation Portallösungen Administrationstools Content-Server Farbscannen Speichersysteme Output-Management ECM Suiten

48 Die organisatorische Herausforderung bleibt 48

49 Grundsatz Strategie vor Organisation, Mensch und Organisation vor Technik 49

50 Herausforderungen an DRT-Projekte Veränderung des Arbeitsplatzes Veränderung der Ablauforganisation Veränderung der Aufbauorganisation Veränderung des Berufsbildes Veränderung der Qualifikationsanforderungen Veränderung der Ablageorganisation Veränderung der Arbeitsweisen Veränderung der Kommunikation mit Kollegen Veränderung gewohnter Benutzeroberflächen 50 Veränderungen, Veränderungen, Veränderungen...

51 Einige kritische Aspekte 51 Einführungsprojekte: Zurück in die Linie Beteiligung: Was wollen die Querköppe vom Personalrat hier Qualizifierung: Da ist doch der Meier viel zu alt für Akzeptanz: Das kann doch gar nicht funktionieren Homo Buerocraticus: Das haben wir noch nie so gemacht Informationszugang: Das soll doch nicht jeder wissen

52 Einige Konsequenzen 52 Fokus auf Kosteneinsparung und ROI: Mehr Arbeitslosigkeit Keine Integration: Insellösung Proprietäre Lösung: Mangelnde Migrationssicherheit Schlechte Administrationswerkzeuge: Hohe Betriebskosten Sparen bei der Systemauslegung: Mangelnde Sicherheit Keine Neuorganisation von Prozessen: Elektrifizierung der Ineffizienz

53 DRT-Projekte sind Unternehmensentscheidungen!... benötigen die Unterstützung und das Committment des Managements!... sind nur erfolgreich bei konsequenter Projekt- und Einführungsorganisation!... führen nur bei sozial- und humanverträglicher Einführung zu Erfolg!... dürfen nicht allein unter dem ROI-Aspekt sondern im Sinne der Nachhaltigkeit durchgeführt werden!... müssen im vollen Bewusstsein, der Auswirkungen durchgeführt werden!

54 Ausblick 54

55 Der Wert von Information Information hat nur dann einen inhärenten Wert, wenn man die Information als Wissen auch in Prozessen nutzbar macht Dem Wert von Information muss bei der Planung und beim Betrieb mehr Rechnung getragen werden 55 Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

56 Die Abhängigkeit von Information Die Abhängigkeit von der Verfügbarkeit und der Richtigkeit von elektronischer Information wächst ständig Unternehmen, Behörden und Gesellschaft sind von der Verfügbarkeit von Information inzwischen existentiell abhängig geworden 56 Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

57 Die Bedeutung von DRT Wir ertrinken in Information und dürsten nach Wissen. John Naisbitt, Megatrends Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

58 Information Overflow Wir leiden an einer Informationsüberflutung und müssen die werthaltige, wichtige Information mühsam suchen Der systematischen Erschließung der exponentiell wachsenden Information kommt eine immer größere Bedeutung zu 58 Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

59 Die gesellschaftliche Bedeutung von Information Elektronische Archive sind das Gedächtnis der Informationsgesellschaft. Erkki Likaanen, EU-Kommissar, Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

60 Information Gap Die ersten Lücken in der elektronischen Überlieferung treten auf: Elektronisches Wissen ist bereits unwiederbringlich verloren gegangen Die geordnete und nutzbare Bewahrung wertvoller Information wird zunehmend wichtiger 60 Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

61 Information Divide Information steht nicht jedem gleichermaßen zur Verfügung Die Trennung betrifft Kontinente und Gesellschaftsschichten, aber auch die einzelnen Mitarbeiter in Unternehmen und Verwaltung 61 Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

62 Die Vision vom papierlosen Büro Das papierlose Büro wird es genauso wenig geben wie das papierlose Klo von Pierer zugeschrieben das papierreiche Büro das papierarme Büro 62 das papierlose Büro das menschenlose Büro Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

63 Fazit: 3 Argumente Anfangen, nicht länger warten: 1. Die Basistechnologien sind matur! 2. Die wachsenden Probleme werden durch Zuwarten nicht kleiner! 3. Ihr Wettbewerber tut es bereits! 63 Copyright GmbH 2002 / Autorenrecht

64 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Dr. Ulrich Kampffmeyer 64 WebSite, Newsletter, Informationen... Diskussionsforum