Elektronisches Aktenmanagement mit SAP Volker Kohlstetter, xft GmbH

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1 SEAL Systems Kundentag Schweinfurt, den Elektronisches Aktenmanagement mit SAP Volker Kohlstetter, xft GmbH

2 xft Kurzprofil Spezialist für eine effiziente Prozessbearbeitung in SAP Firmendaten Firmengründung: 01. April Geschäftsführer (Dr. Torsten Fenske, Volker Kohlstetter, Gerhard Scherer, Dr. Norbert Schroeder) 30 Mitarbeiter (Q1 / 2010) Standorte: Walldorf / Baden + Fort Lauderdale (USA) Homepage: SAP Orientierung Geschäftsführer waren bis zur Gründung langjährig bei der SAP AG in Walldorf beschäftigt Maßgebliche Beteiligung bei der Entwicklung der SAP Standard Komponenten ArchiveLink, Document Finder, Knowledge Provider, Service Provider Framework und SAP Records Management Enge Kooperation mit allen relevanten SAP Abteilungen xft setzt zu 100% auf die SAP Technologie- und Applikationsplattform Ziele Etablierung als führender Add-On Produktlieferant für SAP zentriertes Dokumenten- und Prozessmanagement Kontinuierlicher Ausbau der Professional Services im Bereich der xft Kernkompetenzen Aufbau eines starken Partnernetzwerks für Vertrieb und Einführung von Lösungen auf Basis der xft Produkte in allen relevanten Marktsegmenten

3 SAP: PLM ein unternehmensweites Thema C O N T R O L L I N G Finanzen Bilanzierung Kapital Kosten Sales/marketing Product Life Cycle Management (PLM) Engineering Produktion Vertrieb/Versand Service Maschinen Betriebsressourcen Personalressourcen R E S SO U R C EN

4 Ausgangssituation bei vielen Unternehmen im Bereich PLM / Manufacturing Isolierte Informations- und Prozessflüsse

5 Typische Probleme Informationen sind über viele unterschiedliche Datenquellen verteilt Beteiligte Systeme sind nicht miteinander integriert Insellandschaft Dokumente werden lose mit Office Tools bearbeitet (wie MS Word, Excel, ) und per verteilt (z.b. MS Outlook) Prozesse brechen zwischen den Systemen, Systemübergänge werden manuell bewerkstelligt Prozesse brechen häufig an Abteilungsgrenzen Inkonsistente Information und daraus resultierende Qualitätsprobleme Unvollständige Dokumentation der Prozesse, fehlende Versionierung, fehlende zentrale Recherche Probleme mit Compliance Mangelnde Transparenz über den Gesamtprozess Z.B. fehlende Übersicht über den Änderungsprozess Prozesse sind wegen fehlender Automatisierung zeit- und arbeitsintensiv

6 Systemtechnische Anforderungen, um die Situation zu verbessern Aus dieser Situation resultierende Anforderungen an das System Nutzung von SAP Anwendungsobjekten Kundenauftrag Dokumentinfosätze Materialien Stücklisten Integration in einer systemübergreifenden Architektur Zusammenfassung von SAP Objekten mit Dokumenten (Papier, MS Office, Zeichnungen, CAD, , Formulare, ) Einfache, intuitive und einheitliche Bedienung des Systems Transparenz durch lückenlose Dokumentation der Geschäftsprozesse Aktive Steuerung der Prozesse Prozessautomatisierung Bearbeiterfindung, Terminüberwachung Zentrale Übersicht über alle Objekte und Prozesse mit aktuellem Status

7 SAP Records Management: Grundlage für aktenbasierte Lösungen mit SAP Reports Business Objekte Dokumentinfosätze Kundenstamm Kontakt Transaktionen Rechnung Web Content Workflow Informationen Notizen Archivierte Dokumente Office Dokumente / Vorlagen Interaktive Formulare

8 Add-on Produkte von SEAL Systems und xft zur Vervollständigung der Lösungsansätze Dokumentenkonvertierung / Customer Internal Field Rep. Customer Rendition der Akteninhalte Input-/Outputmanagement Offline Akte RM Akte2go SAP GUI SAP EP Devices SAP cfolder Hintergrundverarbeitung Aufgabensteuerung MS Office Integration SAP Records/Case Management Maschinenakte Projektakte... Auftragsakte Änderungsmanagement... SAP 3rd party

9 Ausgewählte xft Lösungsreferenzen: PLM Lösungen Kunde Lösung(en) xft Produkteinsatz Boehringer Ingelheim - Abweichungsmanagement - Änderungsmanagement - Maßnahmenmanagement - xft queue manager - xft task manager Brose - Änderungsmanagement - xft queue manager - xft task manager - xft document connector Dillinger Hüttenwerke - Verwaltung von QS-Vorschriften - xft queue manager - xft task manager - xft document connector Grammer - Bemusterungsdokumentation - xft ppap file Hydac - PLM Projektakte - xft project file Kasto/Keuro - Maschinen- und Anlagenakte - xft queue manager - xft task manager Mainova - Projektakte für Hausanschlüsse - xft queue manager - xft task manager Uhlmann Maschinenbau - Maschinenakte - Projektakte - Auftragsakte - xft queue manager - xft task manager - xft document connector Volvo Aero - Engineering Change Management - xft task manager

10 xft task manager: Integration als Service Provider mit SAP RM Spezifische Anwendungslogik (Produktlösung / Projektlösung) Service Provider (einige Beispiele) Record Case xft task manager Office Dokument Notiz Archive Link BOR Objekt Publizierte Interfaces von SAP Records Management SAP Records Management Framework

11 xft task manager: Akte und Prozess in einer Sicht Aufgaben / Objekte Status Termine Bearbeiterzuordnung Aufgaben und Unteraufgaben des Vorgangs Änderungsprozess Beispiel Vorgang: Änderungsauftrag

12 xft task manager: Dynamische Aktenführung anhand Prozessverlauf Schritt 1: Prozessstart (erster Knoten wird eingeblendet) Nach Statuswechsel von Schritt 1 wird Schritt 2 eingeblendet und der Bearbeiter per SAP Workflow informiert Neue Aufgabe in Workflow Inbox Aufgabe in Prozessakte wird positioniert

13 Anwendungsbeispiel Maschinenakte

14 Struktur und mögliche Inhalte einer Maschinenakte Machine Record Header Attributes Equipment, Customer, Material Equipment Material Master BW Report DMS Tech. Draw Customer Sales Record Header Attributes Sales Order, Customer Sales Quotation Sales Order As-sold AL Sales Order Manufacturing Production Order Manufacturing Bill of Delivery As-built Documents Service As-maintained Service Notification Service Service Order Service Case Remote Diagnostics Service Contract Service Plan Documents Structured data Unstructured data Homepage

15 Hauni Maschinenbau AG Business Case Wie in vielen Unternehmen der Maschinenbaubranche findet bei Hauni keine Massenproduktion, sondern individuelle Einzelfertigung statt. Maschinen werden erst auf Anfrage genau nach den Kundenwünschen gefertigt. Durch dieses Vorgehen gibt es zudem häufig keine zwei exakt baugleichen Produkte, was unter anderem den Dokumentationsaufwand erhöht. Ein weiterer Punkt sind Umbauten an einer Maschine. Die durchgeführten Änderungen haben auch Einfluss auf die Anpassung und Erweiterung der technischen Unterlagen und Dokumentationen der entsprechenden Maschine. Aus dieser Situation wurde das Bedürfnis nach einer Maschinenakte formuliert, also einer Akte, die die vollständige Information zum gesamten Lebenszyklus einer Maschine in aufbereiteter und strukturierter Form beinhaltet. Umbauten werden auf Basis dieser Akten ebenfalls verwaltet und der ursprünglichen Maschinenakte als Referenz zugeordnet.

16 Einstieg in die Bearbeitung Der Prozess beginnt mit der automatischen Anlage der Akte nach speichern eines Kundenauftrages im SAP-System. Die Task-Akte wird im Hintergrund erstellt. Sales Order Service Requests Service Orders (SAP and documents) Service Remanufacturing Order Quotation Business Orders Applications Bill of delivery (SAP and documents) Aus der Akte heraus werden automatisch die zuständigen Mitarbeiter der Entwicklungs-, Konstruktions, Produktions und Logistikabteilung über Ihre Aufgaben per Workitem im SAP Business Workplace (alternativ im Mail Eingang von MS Outlook) informiert. Logistics Warehousing (SAP and documents) Machine Record Production BOM Orders Working protocol (SAP and documents) Development and Engineering Tech. Spezifications Tech. Drawings MS Office Documents

17 Suche nach Maschinenakte via Document Finder Suchattribute Trefferliste mit Absprung in Akte

18 Screenshot Maschinenakte

19 Direkte MS Office Integration (z.b. Outlook) Maschinenakte

20 Anwendungsbeispiel Änderungsmanagement

21 Besondere Herausforderungen beim Änderungsmanagement Die Häufigkeit von Änderungen nimmt stetig zu Der Änderungsprozess ist sehr komplex und involviert verschiedene Abteilungen Für einige Unternehmensbereiche ist SAP die zentrale Abwicklungsplattform, in Entwicklung, Fertigung und Montage gibt es häufig Akzeptanzprobleme mit SAP Anwendungen Wichtige Aspekte werden immer noch auf Papier ( Laufzettel, Begleitbrief) ohne Anbindung an die IT Infrastruktur abgewickelt Im Bereich Manufacturing bestehen hohe Anforderungen an die Dokumentation, um Qualitätsstandards zu erfüllen Die Fähigkeit, schnell auf Änderungswünsche durch Kunden reagieren zu können, wird zunehmend zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil Für viele Unternehmen ist das Änderungsmanagement das Margenstärkste Geschäft Kernprozess Mitarbeiter wünschen sich, aktiv durch den komplexen Prozess geführt zu werden, z.b. um gravierende Fehler zu vermeiden Prozesssteuerung

22 Änderungsmanagement mit xft: Transparente Bearbeitung von Änderungen SAP SAP Non-SAP SAP Produktdaten SAP Adobe Interactive Forms Änderungsantrag Lieferantenformulare SAP Business Workflow Workflow Inbox Organisationsmanagement Vertreterregelung Änderungsvorgang mit xft task manager Zentrale Informationsklammer Integrierte Aufgabensteuerung Dokumentenintegration SAP Produktdaten SAP Objektverknüpfungen Bundling von Änderungen Compliance SAP Produktstruktur Materialstamm Stückliste Klassifikation DVS Dokumente Affected Items

23 Kundenbeispiel: Änderungsprozess bei Brose Projekt Änderungsmanagement GECOS Global Engineering Change Organisation System Weitergabe sowie Vervielfältigung dieser vertraulichen Unterlage(n), Verwertung und Mitteilung ihres Inhalts ist nicht ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung gestattet. Zuwiderhandlungen verpflichten zu Schadenersatz. Alle Rechte für den Fall der Patenterteilung oder Gebrauchsmuster- Eintragung vorbehalten. The copying, use, distribution or disclosure of the confidential and proprietary information contained in this document(s) is strictly prohibited without prior written consent. Any breach shall subject the infringing party to remedies. The owner reserves all rights in the event of the grant of a patent or the registration of a utility model or design.

24 Kundenbeispiel: Änderungsprozess bei Brose PLM bei Brose Alle relevanten Produktinformationen während des kompletten Produktlebenslaufes sind eindeutig, weltweit verfügbar, schnell aufrufbar und einfach zu nutzen. Weitergabe sowie Vervielfältigung dieser vertraulichen Unterlage(n), Verwertung und Mitteilung ihres Inhalts ist nicht ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung gestattet. Zuwiderhandlungen verpflichten zu Schadenersatz. Alle Rechte für den Fall der Patenterteilung oder Gebrauchsmuster- Eintragung vorbehalten. The copying, use, distribution or disclosure of the confidential and proprietary information contained in this document(s) is strictly prohibited without prior written consent. Any breach shall subject the infringing party to remedies. The owner reserves all rights in the event of the grant of a patent or the registration of a utility model or design.

25 Kundenbeispiel: Änderungsprozess bei Brose 1.) Wie sah Änderungsmanagement bei Brose aus? Änderungsantrag Genehmigung Änderungsauftrag Realisierung Weitergabe sowie Vervielfältigung dieser vertraulichen Unterlage(n), Verwertung und Mitteilung ihres Inhalts ist nicht ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung gestattet. Zuwiderhandlungen verpflichten zu Schadenersatz. Alle Rechte für den Fall der Patenterteilung oder Gebrauchsmuster- Eintragung vorbehalten. Materialstammpflege The copying, use, distribution or disclosure of the confidential and proprietary information contained in this document(s) is strictly prohibited without prior written consent. Any breach shall subject the infringing party to remedies. The owner reserves all rights in the event of the grant of a patent or the registration of a utility model or design.

26 Kundenbeispiel: Änderungsprozess bei Brose Abschätzungsphase Genehmigungsphase (Änderungsantrag) 1.) Wie sah Änderungsmanagement bei Brose aus? Änderungsablauf 2: Mitarbeiter Zuständigkeit 3-8: Änderungsverantw ortlicher siehe : Änderungsverantw ortlicher 11: Komponentenentw ickler 1 Start 2 Mitarbeiter bringt Änderungswunsch (Kunde, Lieferant, Brose) beim Änderungsverantwortlichen ein 3 Prüfung des Änderungswunsches auf Plausibilität (Abschätzung Technik, Kosten, Nutzen, Termine, Qualität) 9 Projektspezifische Teile Machbarkeit-, Kostenund Terminermittlung für Brose/Lieferant/ Kunde 12 4 Änderungsantrag erstellen? Nein Ja 5 Ende/Ablage 6 Der Anlage Prozess Änderungsantrag (Seite 1) 7 Änderungsnummer in SAP anlegen Eintrag der betroffenen Materialnummern und Zeichnungsnummern im Änderungsantrag und Vorstellung im EAK 8 Welche Teile sind betroffen? 10 Mehrfachverw endungsteile Machbarkeit-, Kosten- und Terminermittlung für Brose/Lieferant/Kunde Abstimmung mit betroffenen Kundenteams Nein 11 Standardteile/ Machbarkeit-, Kosten- und Terminermittlung für Brose/Lieferant/ Kunde Prüfung aller Anw endungen Nahtstelle/Verw eis Input/Output 2: Skizzen, Zeichnungen, sonstige Dokumente 3: Grobabschätzung muß innerhalb von 2 Kalenderwochen durchgeführt werden ggf. Lieferanten einbinden 4-14 Genehmigung der Änderung (Kosten, Technik u.termine) ggf. Kundengenehmigung 6-17 Bearbeiten des Änderungsantrages 5: Information an beteiligte Stellen/Kunden 7: betroffene existierende Material/Zeichnungsnummern bzw. Neuanlage 9-11: Anfragezeichnungen Terminpläne Kostenermittlungen Fertigungskonzept Logistikkonzept Stellungnahme- Kunde Angebot an Kunden Änderungsantrag Änderungsauftrag Änderungscheckliste R-Sheet zur Materialstammdatenpflege Weitergabe sowie Vervielfältigung dieser vertraulichen Unterlage(n), Verwertung und Mitteilung ihres Inhalts ist nicht ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung gestattet. Zuwiderhandlungen verpflichten zu Schadenersatz. Alle Rechte für den Fall der Patenterteilung oder Gebrauchsmuster- Eintragung vorbehalten. The copying, use, distribution or disclosure of the confidential and proprietary information contained in this document(s) is strictly prohibited without prior written consent. Any breach shall subject the infringing party to remedies. The owner reserves all rights in the event of the grant of a patent or the registration of a utility model or design.

27 Kundenbeispiel: Änderungsprozess bei Brose 2.) Was haben wir erreicht? Änderungsmanagement Prozeßschritte Änderungsmanagement Detailschritte Änderungsantrag 1. Schritt: Änderungsstamm generieren Genehmigung Änderungsauftrag Realisierung Materialstammpflege 2. Schritt: Änderungspaket definieren 3. Schritt: Prüfen und Genehmigen 4. Schritt: Änderungsantrag freigeben 5. Schritt: Änderungsbeauftragung 6. Schritt: Änderungspaket realisieren Weitergabe sowie Vervielfältigung dieser vertraulichen Unterlage(n), Verwertung und Mitteilung ihres Inhalts ist nicht ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung gestattet. Zuwiderhandlungen verpflichten zu Schadenersatz. Alle Rechte für den Fall der Patenterteilung oder Gebrauchsmuster- Eintragung vorbehalten. The copying, use, distribution or disclosure of the confidential and proprietary information contained in this document(s) is strictly prohibited without prior written consent. Any breach shall subject the infringing party to remedies. The owner reserves all rights in the event of the grant of a patent or the registration of a utility model or design.

28 Kundenbeispiel: Änderungsprozess bei Brose 2b.) Was haben wir erreicht? Aufgaben, Verantwortlichkeiten und der Status der Bearbeitung sind jederzeit einfach und schnell abrufbar Aufgaben Verantwortlicher Status Weitergabe sowie Vervielfältigung dieser vertraulichen Unterlage(n), Verwertung und Mitteilung ihres Inhalts ist nicht ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung gestattet. Zuwiderhandlungen verpflichten zu Schadenersatz. Alle Rechte für den Fall der Patenterteilung oder Gebrauchsmuster- Eintragung vorbehalten. The copying, use, distribution or disclosure of the confidential and proprietary information contained in this document(s) is strictly prohibited without prior written consent. Any breach shall subject the infringing party to remedies. The owner reserves all rights in the event of the grant of a patent or the registration of a utility model or design.

29 Kundenbeispiel: Änderungsprozess bei Brose 2c.) Was haben wir erreicht? Einfache Einbindung von Objekten wie Zeichnungen, Materialstämmen und Officedokumenten Direkter Absprung in erforderliche SAP Transaktionen und Objekte Zeichnung Materialnummer Änderungscheckliste Transaktionen Weitergabe sowie Vervielfältigung dieser vertraulichen Unterlage(n), Verwertung und Mitteilung ihres Inhalts ist nicht ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung gestattet. Zuwiderhandlungen verpflichten zu Schadenersatz. Alle Rechte für den Fall der Patenterteilung oder Gebrauchsmuster- Eintragung vorbehalten. The copying, use, distribution or disclosure of the confidential and proprietary information contained in this document(s) is strictly prohibited without prior written consent. Any breach shall subject the infringing party to remedies. The owner reserves all rights in the event of the grant of a patent or the registration of a utility model or design.

30 Kundenbeispiel: Änderungsprozess bei Brose 2d.) Was haben wir erreicht? Aktive Information von Verantwortlichen und direkter Absprung zur Durchführung von Genehmigungen Weitergabe sowie Vervielfältigung dieser vertraulichen Unterlage(n), Verwertung und Mitteilung ihres Inhalts ist nicht ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung gestattet. Zuwiderhandlungen verpflichten zu Schadenersatz. Alle Rechte für den Fall der Patenterteilung oder Gebrauchsmuster- Eintragung vorbehalten. The copying, use, distribution or disclosure of the confidential and proprietary information contained in this document(s) is strictly prohibited without prior written consent. Any breach shall subject the infringing party to remedies. The owner reserves all rights in the event of the grant of a patent or the registration of a utility model or design.

31 Kundenbeispiel: Änderungsprozess bei Brose 2e.) Was haben wir erreicht? Einfache, weltweite Recherche nach Aufgaben und Änderungsstammdaten über alle Änderungsvorgänge Weitergabe sowie Vervielfältigung dieser vertraulichen Unterlage(n), Verwertung und Mitteilung ihres Inhalts ist nicht ohne unsere vorherige schriftliche Genehmigung gestattet. Zuwiderhandlungen verpflichten zu Schadenersatz. Alle Rechte für den Fall der Patenterteilung oder Gebrauchsmuster- Eintragung vorbehalten. The copying, use, distribution or disclosure of the confidential and proprietary information contained in this document(s) is strictly prohibited without prior written consent. Any breach shall subject the infringing party to remedies. The owner reserves all rights in the event of the grant of a patent or the registration of a utility model or design.

32 DANKE für Ihre Aufmerksamkeit!!! Kontakt Volker Kohlstetter Geschäftsführer xft GmbH SAP Partnerport Altrottstraße Walldorf Tel: +49 (0) Fax: +49 (0) Mobil: Joachim Becker Beratungsleiter PLM xft GmbH SAP Partnerport Altrottstraße Walldorf Tel. +49 (0) Fax +49 (0)

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